第一（節）機構設置

一般企業的行政管理組織機構是由企業行政總監領導下的職能型組織機構，下設行政部、總務后勤部等相關職能部門，直接對行政總監負責。各職能部門根據工作需要再設立相應的職能崗位。

一、行政部

根據工作需要可以設立以下人員編制：

1.行政部經理，全面負責行政部工作。

2.行政主管，在行政部經理的領導下負責行政部日常各類工作。

3.公關主管，在行政部經理的領導下負責企業公共關系工作。

4.行政助理、秘書等行政工作人員。

二、總務后勤部

根據工作需要可以采取以下人員編制：

1.總務后勤部經理，全面負責總務后勤工作。

2.總務后勤主管，在總務后勤部經理的領導下負責企業后勤管理工作。

3.物業、保安等后勤人員。

三、組織體系表

名稱行政總監

部門行政部人數總務后勤部人數

編制經理行政部經理1總務后勤部經理1

主管行政助理總務后勤主管

行政主管

公關主管

一般工作人員

四、行政辦公人員職位說明表

姓名職務隸屬部門

工作概要

職責范圍

使用設備

主要權利

直接責任

監督管理

任職條件

其他說明

第二（節）行政管理職責劃分

一、行政部職責范圍

行政部受行政總監領導，直接向行政總監報告工作。部門職責如下：

1.各職能部門的關系協調；

2.建立各項規章制度并檢查實施情況，促進各項工作規范化管理；

3.負責公司資料、信息等管理，以及宣傳報道工作，溝通內外聯系和上下聯系；

4.公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作；

5.公司印章管理；

6.公司證照管理；

7.員工入職、離職過程中與行政相關的手續辦理；

8.公司各類檔案的整理、歸檔、保管、借閱等；

9.員工考勤、出勤統計、報表、分析等；

10.員工暫住證、就業證等事項辦理；

11.保健管理

1）員工保健規章的制定；

2）定期保健體檢的實施；

3）特約或定點醫院的選擇；

4）特約或定點醫院的聯絡；

5）辦理工傷事故；

12.福利管理

1）員工福利制度的制定，并經批準后實施；

2）福利制度的研究、修訂、改進等事項；

3）福利事項的辦理；

4）福利工作總結、分析和改進；

5）退休、撫恤制度的制定及辦理；

13.文件控制

1）發文制度及行文程序的擬定和實施；

2）公司文件發放；

3）文件與資料登記、編號、發行、保管、維護等；

4）過期文件的處理；

5）文件匯編；

6）文件與資料的有效性控制。

14.公司公共關系維護和改善工作

1）內部公共關系的建立和維護；

2）外部公共關系的建立和維護，包括政府、同行、社區、新聞等公共關系。

15.行政稽查；

16.行政開支預算的編制；

17.行政開支成本控制；

18.其他相關職責。

二、總務后勤部職責范圍

總務后勤部受行政總監領導，直接向行政總監報告工作。部門職責如下：

1.基本建設管理

1）基本建設規劃的擬定，并經批準后實施；

2）基本建設預算編制；

3）基本建設招標、監理、進度控制、結算、造價審計等事項辦理；

4）基本建設支出控制。

2.房產、房屋管理，產權事項辦理；

3.企業綠化與企業環境管理；

4.環境保護與職業健康安全體系運行和認證；

5.清潔用品、辦公用品、電器配件等物資管理；

6.固定資產管理（機電設備部管理部分除外）與實物核算；

7.廠區、宿舍財產及員工安全的保障；

8.房屋、道路等維修；

9.清潔衛生維護；

10.宿舍管理；

11.宿舍分配、水電管理等；

12.伙食供應及管理；

13.休閑、文化娛樂設施管理；

14.車輛、人員進出管理；

15.安全保衛管理，消防管理，安全檢查；

16.公務車管理；

17.災害及其他突發事件處理；

18.配電系統的建立、檢查、維護等。

19.其他相關職責。

第三（節）行政管理綱要

一、總則

第一條為強公司行政事務管理，明確公司內部關系，使各項管理標準化，制度化，提高辦事效率，特制定本制度。

第二條本制度行政事務管理包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、報刊及郵發管理等。

二、檔案管理

第三條歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術報告、財務審計、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

第四條檔案管理

要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔。

2.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，井辦理借閱手續。

第六條檔案的銷毀

1.任何部門或個人未經允許無權銷毀公司檔案。

2.若按規定需銷毀時，凡屬密級檔案須經總經批準后方可銷毀；一般內部檔案，須經總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

3.須經批準銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

三、印鑒管理

第七條公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。

第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項制度，造成的后果由直接責任人員負責。

第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢、存檔。

第十條不得開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條后方可開出。

第十一條蓋章后出現的意外情況由批準人負責。

四、公文打印管理

第十二條公司公文的打印工作由行政部負責。

第十三條各部門打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦室打印，按價計費。

第十四條公司各部門所有打印的公文、文件，必須一式三份，交行政部留底存檔。

五、辦公及勞保用品管理

第十五條辦公用品的郵發

1.每月月底前，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交行政部。

2.行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經主管副總經理審批后將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃地分發給各個部門，由部門主任簽字領回。

3.除正常配給的辦公用品外，若還需要其他用品的須經行政部經理批準后方可領用。

4.公司新聘工作人員辦公用品，行政部根據部門負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。

5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理，開支適當、用品保管良好。

6.負責購發辦公用品的人員要建立賬本，辦好人庫、出庫手續，出庫一定要由領取人簽字。

7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔，注意安全、防火、防盜嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。

第十六條勞保用品的購發

勞保用品的配給，由行政部根據各部門的實際工作需要統一購買、統一發放。

六、報刊及郵發管理

第十七條報刊管理人員每半年按照公司的要求制定訂閱報刊計劃及預算，負責辦理訂閱有關手續。

第十八條報刊管理人每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，然后分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回行政部，由報刊管理人員統一保存，存檔備查。

第十九條任何人不得隨意將報刊挪作它用。

第二十條郵發管理

1.私人信件一律實行自費交行政部辦公室或自行送往郵局。

2.所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發。

3.控制各類掛號信，凡因公需掛號者，需經各部門主任批準，行政部經理審核后方可郵發。

七、附則

第二十一條本制度如有未盡事宣或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交行政部研究并提請總經理批復。

第二十二條本制度解釋權歸行政部。

第二十三條本制度自發布之日起生效。

第四（節）保密工作條例

一、總則

為保障公司合法權益不受侵犯，維護公司正常經營管理秩序，特制定本條例

二、公司密級劃分

1.絕密：一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害。

2.機密：一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害。

3.秘密：一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害。

4.內部資料：一旦泄密會使公司利益遭受一般損害。

5.公開資料：公開有助于公司利益。

三、密級的確立

1.依據保密分級表確立各類文件資料的密級。

2.公司各部門對其產生的文件資料，提出定級意見，由公司領導簽發，確立后均在文件右上角注明。

3.屬公司秘密事項但不能標明密級的，通過口頭通知、傳達接觸范圍內的人員。

四、密級變更及解密

1.因工作需要或環境變化，需要變更密級的，由原產生秘密件部門或行政主管提出申請，交公司領導批準變更，或由公司領導直接變更。

2.對尚在保密期的文件事項，因工作需要或環境變化，需公開但不損害公司利益的，由原產生秘密件部門或行政主管提出申請，交公司領導批準解密，或由公司領導直接解密。

3.保密期屆滿，除要求繼續保密事項外，自行解密。

五、保密管理

1.實行全員保密教育和保密知識系統培訓，確保國家和公司秘密不被泄露。

2.公司設專人分管保密工作，有條件的專門設立保密室。公司各部門、下屬企業想備專人或兼管負責存管保密材料。

3.公司全體員必須貫徹執國家有關安全和保密法律、行政法規和紀律。

4.保密室為公司重要工作場所，任何無關人員未經許可不得入內；室內一切設備、設施，未經許可不得使用或隨意翻動。

5.定期檢查保密場所的電器設備、防盜、消防器材的完好狀態，確保秘密檔案材料的安全。

6.對保密材料須專門登記入冊，并定期清查，防止丟失和錯漏。

7.傳閱保密材料由機要人員統一掌握，劃定傳閱范圍，不得自行擴大，不得讓無關人員閱看，控制傳閱件的行蹤，以防丟失。

8.保密材料不得私自復制。復印件視同原件管理，復印過程的廢頁及進銷毀。

9.保密材料嚴格按領導批準的份數打印的印刷，不得擅自多印多留。草稿視同原件一樣管理。打印過程形成的廢頁、廢件及時銷毀。

10.絕密件由機要人員另行打印、復印。

11.傳遞保密材料要有保密措施，傳遞應專送，不得辦理無關事項，密件不得攜入不利于保密的場所。

12.外出工作須攜帶保密材料，要經公司領導批準。出國工作攜帶保密材料的，除經公司領導批準外，還須經政府有關部門審批。

13.做好公司重要會議的保密工作。會址應選擇有利于保密的地方，嚴格控制無關人員進入，嚴禁濫發會議文件，檢查有無遺留材料、筆記本。

14.注意在通訊和辦公自動化中的保密工作。不在無保密措施的電話、傳真機上傳遞保密材料。建立專門的信息網絡保密制度。

15.嚴格限定密件的接觸范圍。凡查閱公司密件，一律須辦理申請批準手續和登記手續，可使用文件調閱單。

16.對保密內容未經許可，不得擅自摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞；否則由此造成的后果由當事人承擔責任。

17.公司保證員工的穩私權不受侵犯，個人資料不被有意泄露。

六、保密紀律

1.不該說的話，不要說；

2.不該問的事，不要問；

3.不該看的文件，不要看；

4.不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄）；

5.不得擅自攜帶密件外出；

6.不得在公共場合談論公司秘密；

7.不得在私人通信中涉及公司秘密；

8.不在不利于保密的地方放置密件；

9.不得利用公用電話、明碼電報，以及郵局辦理秘密事項；

10.發現泄密及時報告，采取補救措施，避免或減輕損害；

11.客人問及公司秘密，應予以婉拒、避談。

七、附則

1.本保密工作條例與檔案管理辦法、公文處理辦法、打字復印辦法、收發管理辦法、傳真長話管理辦法等配套使用。本條例對其他管理辦法的保密方面具有指導性。

2.本條例由公司總經理常務會議通過后頒發執行。

第五（節）行政秘書日常工作流程

提前到達上班地點

↓

負責本人及領導辦公場所衛生清潔

↓

領導文具、茶水準備、家具、物品有序擺放

↓

分拆信件、分送報紙

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領導到達時

↓

提示領導本日日程匯報有關事項詢問領導本日日程

↓

督辦重要事項，急事急辦

↓

進行正常事務工作

↓

接聽電話接待來賓資料整理撰寫文稿打印復印來往文件

并記錄并校對收發傳真處理催辦叫服務

↓

領導臨時交辦的其他任務

↓

下班時間向領導征詢需辦事項

↓

檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班