第一（節）公文概述

公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。

一、公文的種類

（一）請示

請上級指示和批準，用“請示”。

（二）報告

向上級機關匯報工作，反映情況，用“報告”。

（三）指示

對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。

（四）布告、公告、通告

對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。

向國內外宣布重大事件，“用公告”。

在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。

（五）批復

答復請示事項，用“批復”。

（六）通知

傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同

級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。

（七）通報

表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。

（八）決定、決議

對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。

經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

（九）函

平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。

（十）會議紀要

傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。

二、公文格式

公文格式一般包括：標題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位（部門）、公文字號、主題詞等。

（一）公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明發文單位和公文種類。

除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

（二）向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位（部門）；如果需要上報另一個上級單位（部門）時，可以用抄報的形式。

（三）發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。

（四）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文，只標明主辦單位（部門）的公文編號。

（五）公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。

（六）收、發文單（部門）位應寫單位（部門）全稱或規范化簡稱。聯合發文，應將主辦單位（部門）排列在前。

（七）文字一律從左至右橫寫橫排。

（八）公文紙一般用16開，在左側裝訂。“通告”等用紙大小，根據實際需要確定行文關系。

第二（節）公文處理

公文處理，是公司對公文及公文運行過程的管理。為了保證公文準確、迅速、安全地運轉和傳遞，以充分地發揮公文的作用，應遵循一定的程序和規則。

一、公文處理程序

（一）收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。

1．上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件，均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。

2．承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。

3．凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。各單位收到急件時，應在3天內答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內應辦理并退回文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。

4．加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。

5．領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。

（二）發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

1．草擬公文的要求：

（1）要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。如提出新的政策規定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。

（2）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。

（3）引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

（4）草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。

（5）數字的寫法。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。

（6）章（節）序數的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“（一）”，

第三層為“1”，第四為“（1）”。

（7）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

2．公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的，由董事會和分管領導審核。

審核的重點：

（1）是否需要行文。

（2）是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發過的公文是否銜接。

（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

（4）處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規定。

（5）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。

審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。

3．公文簽發。公司行政文件，由分管副總經理簽署意見后，由總經理簽發。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發，重要文件，由最高行政領導簽發。

4．公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。

5．簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。

6．公文簽發后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。

7．公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。

二、文件的管理

（一）各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。

（二）各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄

音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關

人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應

該歸檔的文件。

（三）沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷毀。

第三（節）企業公文實用表格

附表16-1請示

××公司

××公司/部門

關于××××的請示

××部門：

（正文）

當否，請批復。

××公司/部門

年月日

抄送：

附表16-2報告

××公司

××公司/部門

關于××××的××報告

××部門：

（正文）

××公司/部門

年月日

抄送：

附表16-3決議

××公司文件

總發辦字[×]第[×]號簽發人：

××會關于××××決議

（年月日××會議通過）

（正文）

年月日

主題詞：

抄送：

××公司

年月日

（共印××份）

附表16-4決定

××公司文件

總發辦字[×]第[×]號簽發人：

關于××××××決議

（正文）

年月日

主題詞：

抄送：

××公司

年月日

（共印××份）

附表16-5批復

××公司文件

×函[×]第×號

××公司關于××××公司的批復

××××公司（部門）

你公司（部門）于××××年××月××日×法[××]號請示收悉。現批復如下：

（正文）

特此批復

年月日

主題詞：

抄送：

××公司

年月日

（共印××份）

附表16-6通知

××公司文件

總發辦字[×]第[×]號簽發人：

關于××××的通知

總公司各中心（部、室）、各分公司、子公司：

（正文）

年月日

主題詞：

抄送：

××公司

年月日

（共印××份）

附表16-7通報

××公司文件

總發辦字[×]第[×]號簽發人：

關于××××的通報

總公司各中心（部、室）、各分公司、子公司：

（正文）

年月日

主題詞：

抄送：

××公司

年月日

（共印××份）

附表16-8公函

××公司文件

×函[200×]第[×]號簽發人：

××公司關于×××的復函

××公司：

××××年××月××日函收悉，關于一事，經我×××研究，回復如下：

（正文）

特此復函

××公司

年月日

附表16-9送件登記簿

日期發送部門\單位發文類型件數文號發件機關或收件人收件人蓋章

附表16-20收文登記簿

日期收文號文件標題來文單位來文號密級份數處理情況

附表16-21發文登記簿

文件號文件標題簽發人擬稿部門密級印數余存登記日期發出日期備注