2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類、按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編同一案卷號，然后每盤再依次編排序號。

3.編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號。

4.保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠度、有效性等因索，劃定保管期限。

5.文字說明的基木內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等、

6.照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號--文字說明--參見號--攝制時(shí)間--攝制者。

7.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標(biāo)注頁碼，然后按要求逐項(xiàng)填寫。

第四條聲像檔案的保管

1.聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對己被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

2.底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13℃~15℃之間，相對濕度應(yīng)在35%一45%之間。照片庫溫度應(yīng)保持在14℃一24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在7.5%一67.5%之間；錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持在18℃一24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在40%-60%之間。

3.底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁帶盒與盒的間距不小于3毫米，存放磁帶最好不用鐵皮柜。

4.對庫存的照片檔案，每半年檢查一次。

5.歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改，銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔同意后，報(bào)主管審批并登記造冊。

6.建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。

第五條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

三、檔案立卷歸檔流程

1.劃定各部門檔案（歸檔）范圍

2.指定相應(yīng)檔案責(zé)任人

3.有關(guān)材料的日常收集、積累

4.項(xiàng)目或年度結(jié)束時(shí)整理材料

5.材料清理、鑒別、補(bǔ)全、去除

6.確定保存期限、密級

7.材料分類、編目、摘要、登記

8.裝訂成冊

9.立卷上架、歸檔、保管

四、檔案管理表格

表1檔案索引表

部門

序號檔案號名稱建檔日期存儲位置摘要保管期限備注

表2檔案目錄卡

檔號：卷名：

本案文件目錄

件數(shù)收文號來文號發(fā)文號頁數(shù)備注

1

2

3

表3檔案明細(xì)表

保險(xiǎn)庫號柜位號保存年限

單位部門文件名稱類別入庫日期出庫日期收件人

簽章

年月日年月日

審核：主管：經(jīng)辦：

表4作廢檔案銷毀登記簿

檔號收文號發(fā)文號保存起止時(shí)間銷毀理由銷毀日期

審核：監(jiān)督：執(zhí)行：

表5檔案調(diào)閱單

日期調(diào)卷部門調(diào)卷人

調(diào)卷用途

調(diào)卷期間

收文號檔號柜號

歸還日期歸還人保管人簽章

文件內(nèi)容摘要

備注

審核：保管人：調(diào)閱人：

第二（節(jié)）圖書資料管理

一、圖書資料管理制度

第一條目的

公司購進(jìn)圖書資料的目的，在于為公司經(jīng)營業(yè)務(wù)、科學(xué)研究提供資料以及提高員工的素質(zhì)。

第二條組織實(shí)施

1.公司圖書資料管理由行政部設(shè)立專門的圖書資料室，由專兼職人員負(fù)責(zé)管理。

2.公司圖書資料的購進(jìn)、保管、整理、外借與歸還等管理按本規(guī)定辦理。

3.公司內(nèi)部資料原則上按文書管理?xiàng)l例進(jìn)行管理，文書管理規(guī)定外的事項(xiàng)，按本規(guī)定執(zhí)行。

第三條資料的分類

1.圖書資料(單行本、辭書等)。

2.定期刊物(報(bào)刊、雜志等〕。

3.文書資料(手冊、目錄、專利資料、報(bào)告等)。

4.視聽聲像資料(照片、錄像、地圖、畫冊、錄音帶、膠片等)。

第四條圖書資料購買流程

1.需要購買資料時(shí)，首先填寫“資料購買申請書”，經(jīng)主管審批交資料室主任，再由資料室主任決定、發(fā)出訂購單。

2.資料室主任在受理“資料購買申請書”之后，把受理要點(diǎn)填寫在“資料購買簿”中。

3.資料室在購進(jìn)資料后對新進(jìn)的資料貼上標(biāo)簽，進(jìn)行編號。

4.資料購進(jìn)并編號后，由資料員發(fā)出通知，告知申請購買者。

4.編號后的新進(jìn)資料，原則上必須在資料室中保管一定時(shí)間。

5.在資料購買的申請期間、希望終止購買時(shí)，應(yīng)立即通知資料室主任。

6.資料室的資料員應(yīng)經(jīng)常就資料購買的情況，尤其是開支狀況，做出統(tǒng)計(jì)，并且對計(jì)劃內(nèi)購買的資料、金額與數(shù)量做出調(diào)查，在月末及年末，向資料室主任做出報(bào)告，便于資料室主任掌握資料購買的開支狀況。

7.資料室主任在前條規(guī)定基礎(chǔ)上，于年度購買金額或開支內(nèi)，按照經(jīng)營業(yè)務(wù)的要求，分配購買各類資料的金額比例。如果超支須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理向總裁提出報(bào)告，按總裁指示辦理。

第五條圖書資料整理

1.新進(jìn)的圖書資料要進(jìn)行分類整理，并貼上標(biāo)簽。

2.設(shè)專兼職圖書資料保管員，對圖書資料進(jìn)行分類、整理與借閱工作、

3.所有圖書資料都必須按要求進(jìn)行登記，注明購入時(shí)間、著作名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年以及必要的項(xiàng)目。

4.圖書資料都必須附上借閱卡及裝卡紙袋，并把裝卡紙袋貼在封底內(nèi)側(cè)。

5.所有圖書都必須在封面、目錄和第一頁上以及在圖書中間的兩三處加蓋公司印章。

6.每年按圖書資料管理卡，對書架中的全部圖書資料進(jìn)行一次清點(diǎn)與核對。

7.如果圖書資料丟失，或者需要捐贈與處理，必須填寫報(bào)廢單，向主管做出報(bào)告，按指示辦理。

8.必須經(jīng)常整理圖書管理卡，把那些已經(jīng)不存在或被清理掉的圖書資料管理卡剔除出來保存。

9.資料室必須每年整理出一份圖書資料總目錄，提供給各部門主管，并且按月把新進(jìn)圖書資料情況通知各部門。

第六條圖書資料借閱流程

1.圖書資料原則上只借給公司員工，除資料室主管允許的情況外，不得轉(zhuǎn)借其他人員。

2.員工如果因業(yè)務(wù)工作上的需要，可以申請借出資料，但必須填寫“資料借出卡”，按借出卡的有關(guān)欄目要求填寫完畢后，交給資料保管員。資料保管員必須在

“借出資料登記簿”做好登記。

3.員工借閱完畢后，及時(shí)把所借出資料歸還給資料室，資料室同時(shí)把“資料借出卡片”退還借閱者本人。

4.資料在原則上不得外借，只允許在閱覽室中閱覽。凡借閱資料、在閱覽室進(jìn)行閱讀者、都必須登記。

5.資料借出應(yīng)設(shè)置一定期限，期限一滿，立即歸還給資料室。如有特殊情況可以續(xù)借。

需要補(bǔ)級的資料原則上不外借，由資料室妥善保管。

第七條附則

1.本管理制度由行政部制定并報(bào)董事會研究決議后實(shí)施，解釋與修改亦由行政部負(fù)責(zé)。

二、資料室管理規(guī)定

第一條為提供技術(shù)人員進(jìn)修、研習(xí)、修護(hù)等應(yīng)備之技術(shù)資料，特實(shí)施資料管理。

第二條凡有關(guān)技術(shù)方面之資料，如“技術(shù)手冊”、“零件手冊”、“零件價(jià)目表”、“技術(shù)通報(bào)”、“技術(shù)圖表”、“技術(shù)性刊物”、“參考書籍”及“技術(shù)性說明書”等悉依本章之規(guī)定處理，但不包括本公司之藏書。

第三條前條所指各項(xiàng)資料，統(tǒng)由行政部列冊管理，行政部應(yīng)備妥一套完整之資料，不得外借，并宜另加標(biāo)印識別之。

第四條行政部除自存貨料列冊管理外，并應(yīng)依各服務(wù)單位之工作性質(zhì)及其需要，適量供給之。資料發(fā)給后，各單位應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)保管。

第五條凡已失時(shí)效或內(nèi)容業(yè)經(jīng)大幅修改之資料，不宜再使用時(shí)，行政部應(yīng)予收回銷毀，各單位不得自行處理或遺贈他人。

第六條凡應(yīng)予繼續(xù)保存之資料，行政部應(yīng)依資料之性質(zhì)，予以分類后歸檔之。

第七條國外部向國外訂購新商品前，有關(guān)商品之說明資料應(yīng)轉(zhuǎn)行政部研究歸檔，并于訂購時(shí)同時(shí)向廠商索取有關(guān)之技術(shù)資料，如“技術(shù)手冊”、“零件手冊”“零件價(jià)目表”等最遲應(yīng)于商品進(jìn)口后一個(gè)月內(nèi)，提供給行政部做為售后服務(wù)及訂購零件之依據(jù)。

第八條資料因遺失，或殘缺不全不付使用時(shí)，行政部應(yīng)即以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函通知國外部申請補(bǔ)充。

第九條對于本公司商品之修護(hù)及使用技術(shù)有直接助益之參考書籍，各單位人員建議行政部選購，一經(jīng)購入，即依本章之規(guī)定管理。

第十條凡對本公司商品之修護(hù)及使用技術(shù)有直接助益之技術(shù)性刊物“期刊”，經(jīng)呈核準(zhǔn)后，得由行政部訂閱，唯行政部應(yīng)逐期將其內(nèi)容、要點(diǎn)作成“技術(shù)通報(bào)”，寄發(fā)各單位。

第十一條國外部于接獲廠商提供之原文“技術(shù)通報(bào)”之當(dāng)天，應(yīng)即轉(zhuǎn)送行政部研究，行政部于該資料送達(dá)之一周內(nèi)，應(yīng)譯印妥，并即分發(fā)各單位，供修護(hù)參考。

第十二條國外部于接獲廠商寄達(dá)之技術(shù)資料(技術(shù)通報(bào)除外)后，應(yīng)即轉(zhuǎn)送行政部列管，如屬必要應(yīng)列入行政部月份工作計(jì)劃內(nèi)，限期編譯完成。

第十三條各單位保存之資料，如破損不堪使用，應(yīng)繳舊換新，舊資料由行政部負(fù)責(zé)銷毀，如果遺失，遺失人應(yīng)提書面報(bào)告送交行政部研懲后補(bǔ)發(fā)之。

第十四條遺失如為參考書籍，應(yīng)依時(shí)價(jià)賠償，如依廠商提供資料，應(yīng)予行政處分。

第十五條所有技術(shù)資料，除因工作需要，應(yīng)分發(fā)各單位使用者外，并視資料之重要性而得借閱或借出研讀。

第十六條技術(shù)資料如欲借出，應(yīng)于“借出卡”上簽名，并應(yīng)依限期歸還，唯其對象，限為公司之技術(shù)人員，一旦遺失應(yīng)依第十四條論處。

第十七條如各單位資料遺失而無法確定遺失人時(shí)，負(fù)責(zé)保管人員應(yīng)依第十四條規(guī)定論處。

第十八條行政部每年至少應(yīng)實(shí)施兩次不定期檢查，每次檢查得選出最優(yōu)及最劣單位各一名，分別予保管人員以獎(jiǎng)懲之。

三、圖書資料管理適用表格

表1圖書資料借閱登記簿

編號名稱金額借閱人借出

日期歸還日期批準(zhǔn)人有無押金備注

表2借出卡

分類表號

資料名稱

購入價(jià)格

歸檔日期

借出時(shí)限

借出日期借出人歸還簽字