第一（節）對外接待辦法

第一條總則

1.對外接待是公司行政事務和公關活動的重要部分，為使對外接待工作規范有序，具有統一的公司形象，特制定本辦法。

2.本辦法適用于全公司各部門。

第二條二、對外接待范圍

1.本辦法規定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。

2.接待的對象分為內賓和外賓。

第三條對外接待部門

1.公司行政部為公司負責接待的職能部門。

2.遇到重大接待工作和活動，可由總經理室協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。

第四條對外接待原則

接待應遵循“平等、對口、（節）約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。

1.平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權限相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。

2.對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調，誰出面接待誰結帳。

3.（節）約原則。內部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，主方人數不多于賓客人數。

4.周到原則。接待程度應銜接周密，接待方式應完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。

5.保密原則。向不定期賓介紹情況，注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的部題。

第五條接待規格的確定

1.高規格接待，陪客比來賓職務高一些。適用于上級機關派員來人、其他企事業單位來員洽商重要事宜、下屬企業領導來訪匯報情況。

2.對等接待。適用于一般性接待活動。

3.低規格接待，陪客比來賓職務低一些。適用于經常性業務往來。

第六條接待禮儀

1.見面。原則為主動、熱情、禮貌。

2.接待：主動起迎，問明來意。

3.安排交談地點：

⑴根據來客來意和身份，安排適當地點（辦公室、接待室、會議室）進行交談；

⑵手前頭忙，一時難以抽身時，應向客人說明暫請他人代接呀另商時間；

⑶切忌讓客人久候而無人問津。

⑷客戶提出國家領導或他人交談，應立即聯絡，并將客人引至約定地點等候會面，介紹后再行離開。

第七條引見

1.首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名）。

2.引見順序；

⑴把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的；

⑵按職務高低，依次介紹一行來客；

⑶職務相同，先介紹年紀大的。

⑷領導與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。

第八條行路

1.陪同客人行路，請客人行于自己右側；

2.乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關門；

3.自己處于主陪地位，應并排在客人旁邊，不要落在后邊。

第九條其他

1.穿著不得過于隨便，按規定著裝，衣著整潔，有風度；

2.主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；

3.尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮（節）。

4.因故未能準時赴約，盡早通知對方，并以適當的方式致歉。

第十條接待內容和程序

㈠接待內賓。

1.接受任務，弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。

2.布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規格、方式、安排、費用預算，并報請上級批準。

3.迎接安排。根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館，安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。

4.看望、商議日程。來賓住下后，公司有關人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關部門。

5.安排有關領導會見。按接待規格和禮儀，安排有關領導去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。

6.組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業務部門向客人介紹情況，參觀現場；對上級檢查，安排匯報、座談會。

7.送別。根據客人意見，預定車、船、機票，協助客人結算食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。

8.小結。每次較大規模接待完成后進行一次小結，以便總結經驗、改進后續工作。

㈡接待來賓。

接待內容與程序基本相同，主要內容和注意點為：

迎送。

1.安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當的對口、對等人員迎送。

2.對身份較高的外賓，事先應在機場（車站、碼頭）安排貴賓休息室，并備有飲料。

會見會談。

1.會見會談的時間、地點、雙方人員名單應至少提前1天通知對方，并盡量不改變計劃；會見時，我方主要人員要高于或等于外賓身份；會談時，身份一般對等。

2.我方人員應提前到達，并在門口迎送。

3.對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場所較大時，宜裝擴音系統，桌上放置中外文座位卡。

4.會見的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。團長安排在我方主談人右手第一位，副團長坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。

5.會談時用長桌的，中外各一方，請外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。

6.如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。

宴請。

1.有宴會（早宴、午宴、晚宴）、招待會（冷餐會和酒會）、茶話會、工作進餐。

2.舉辦何種宴請活動，根據活動目的、對象、經費開支等因素確定。

文藝晚會。

1.根據活動目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定（節）目，根據客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位為佳。

參觀游覽。

1.根據來訪目的、性質、外賓意愿和興趣，選擇有針對性的游覽項目，安排身份相當的陪同人員和解說員、導游。

接待標準

⑴用餐標準。

1.招待官員、關系戶80~120元/人?餐

2.較重要官員、關系戶50~80元/人?餐

3.地方一般干部、外單位來人10~30元/人?餐

4.公司分支機構來人15元左右/人?餐

5.?？蛦T工標準

（2）住宿安排。

招待對象標準審批權限

較重要官員200~350元/天總經理

較重要官員150~200元/天總經理

公司分支機構按公司標準

常客自愿

第十一條附則

涉及重大接待活動，需部門協調執行。

第二（節）接待來訪工作流程

1.起立招呼，使用禮貌用語

2.讓座倒茶。

3.詢問來訪人姓名、單位、身份、來訪目的、是否預約

4.決定接待對象和方式：秘書接待、有關部門接待、領導接待。5.是否安排工作餐或宴請訂餐

6.接待完畢，禮貌送客：

7.按賓客身份分送至辦公室門口、樓（電）梯口、公司大門口

8.填寫訪客記錄，必要時向領導匯報

第三（節）接待來訪工作管理適用文書

一、介紹信

：

茲介紹我公司同志等人（系我公司），前往貴處聯系事宜，請接洽。

此致

敬禮

XXXXX公司（蓋章）

年月日

二、請柬

同志：

我公司定于月日時舉辦，屆時敬請光臨。

此致

敬禮

XXXXX公司（蓋章）

年月日

地址：電話：聯系人：

三、出席典禮邀請函

謹定于年月日（星期）時整在會議展覽中心一號展覽廳舉行典禮。

恭請

XXX市

XXXX局長蒞臨主禮

XXXX會總裁

演講及頒獎

敬候

光臨指導

XXXX會館

主席XXXX敬約