第一（節(jié)）會議管理制度

一、會議管理辦法

第一條總則

1.為使公司的會議管理規(guī)范化和有序，提高會議形式的行政決策效率，特制定本辦法。

2.公司會議制度本著精減、有效、（節(jié)）儉原則運行。

第二條會議種類

(一)公司設(shè)立四級例會制度

1.公司常務(wù)會議；

2.總經(jīng)理辦公會議（碰頭會）；

3.部門工作會議；

4.全體員工會議。

(二)公司設(shè)立其他的會議制度

1.計劃調(diào)度會；

2.投資決策（審議）會議；

3.工作匯報會；

4.鑒定、評審、論證會；

5.新聞發(fā)布會；

6.研討會；

7.工作午餐會。

(三)公司會議分為常設(shè)會議、定期會議和臨時不定期會議。可針對不同會議制定細(xì)則管理。

第三條會議管理體制

1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須在行政部審批或登記備案。

2.行政部須在年度計劃中提出全年會議工作計劃和費用預(yù)算以及壓縮會議開支的指標(biāo)，在上級批準(zhǔn)后遵照執(zhí)行。

3.公司嚴(yán)格控制未預(yù)見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批。

4.會務(wù)工作主要由行政部承辦；其他部門主辦的會議，行政部應(yīng)予協(xié)助。

5.公司財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對會議開支預(yù)算方案的審核，減少不合理費用，并確保合理經(jīng)費及時到位。

6.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。

第四條會議程序

(一)會前準(zhǔn)備

對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列度人員。

對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：

1.會議名稱；

2.會議主旨和目標(biāo)；

3.會議議項；

4.會議時間；

5.會議地點；

6.會議議程；

7.會議主持人；

8.出席人員（名單）；

9.會議財務(wù)（支出收入）預(yù)算；

10.接待工作說明；

11.現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；

12.（可能）存在的問題、解決方案及要求；

13.籌劃備時間進(jìn)度表。

該報告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。

（二）通過口頭或書面形式提出會議申請。口頭僅適用于例會召開的確認(rèn)。

（三）會議通知。根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前張貼或發(fā)送。對重要會議須發(fā)幾輪通知的，應(yīng)做好每輪工作。

出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并作出相應(yīng)安排。

（四）會議承辦人及時準(zhǔn)備會議場所、會議文件或資料。必要時要進(jìn)行會場布置、設(shè)備調(diào)試。對重點發(fā)言對象須確保其發(fā)言。

（五）在會議進(jìn)行中要做好記錄。記錄方式為要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。

第六條本規(guī)定由行政部制定，經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

二、會議室管理制度

第一條會議室是公司舉行會議，接待來客的場所，為加強(qiáng)管理，特制定本規(guī)定。

第二條會議室使用細(xì)則

1.會議室由行政部負(fù)責(zé)管理。

2.會議室只限本公司相關(guān)職能部門使用，外單位借用會議室須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，并到辦公室辦理借用手續(xù)。各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。

3.公司各部門使用會議室須經(jīng)辦公室同意后，辦理相關(guān)手續(xù)，領(lǐng)取會議室鑰匙。

4.使用會議室的部門，必須愛護(hù)會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。用后應(yīng)及時清洗水杯和煙缸，打掃衛(wèi)生，檢查安全，鎖好門、關(guān)好窗，將鑰匙交還辦公室。

5.任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)作他用。

6．會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清潔；

7．每次會議之前，管理人員應(yīng)進(jìn)行電源核查、配備飲用水、水果（必要時）等工作；

8．會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)（含花木等），做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖；

9．與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公用財務(wù)，損壞賠償，不許將室內(nèi)物品移作他用。

第三條本規(guī)定由行政部制定，經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

第二（節(jié)）會議操作流程

確立會議議題

（領(lǐng)導(dǎo)提出、行政部門收集、和部門提出、董事會要求）

↓

安排會議議程

（議題順序、發(fā)言順序、準(zhǔn)備有關(guān)文件）

↓

提前發(fā)出會議通知

（時間、地點、出席人、議題、議程、編組）

↓

會務(wù)準(zhǔn)備

會場布置、座次安排、會場簽到、會議證件、會場設(shè)備（音響、錄像等）

↓

做會議記錄和攝像、錄音

↓

撰寫會議紀(jì)要、決議

↓

上級閱改、簽批

↓

印發(fā)有關(guān)部門、人員、并歸檔

第三（節(jié)）會議管理文書及適用表格

表1：年度會議計劃表

會議名稱

舉辦次數(shù)

舉辦日期

舉辦時間

目的

參加者

司儀

主席

事務(wù)負(fù)責(zé)人

議事記錄

黑板記錄員

出席者參考資料

會場分發(fā)的資料

會前分發(fā)的資料

表2：會議室使用申請表

會議名稱日期時間地點人數(shù)備注

申請使用單位：管理單位：

單位名稱填表人主管管理人主任副經(jīng)理

表3：會議用品及設(shè)備申請表

會議名稱

召集單位

負(fù)責(zé)人

設(shè)備名稱單位數(shù)量規(guī)格備注

一般設(shè)備桌子

椅子

黑板

黑板架

講臺

茶杯

煙灰缸

文具筆

紙張

電器設(shè)備攝影機(jī)

投影儀

幻燈機(jī)

錄音機(jī)

麥克風(fēng)

放映機(jī)

插座

其他設(shè)備

表4：會議程序表

[]會議程序

時間：

地點：

出席人數(shù)：缺席人數(shù)：

會議第一項

會議第二項

會議第三項

會議第四項

會議第五項

會議第六項

召集會議單位主持人主任副經(jīng)理

表5：會議記錄表

年月日會議編號：

時間地點主持人記錄人

會議名稱

參加者

缺席者

主要議題

對策措施

期限

負(fù)責(zé)人

落實情況

其他事項

審核：

表6：會議通知

先生：

謹(jǐn)定于年月日時分召開會議，請準(zhǔn)時參加為荷。

隨本通知送提案書1份，若有提案請?zhí)顚懞笥陂_會前提交。

此致

召集人：

提案書：提案人：

提案內(nèi)容：