第2章
掌控生活：橫向管理工作流程的5個步驟

輕松掌控知識工作的核心方法，是熟練掌握工作流程管理的5個階段，這5個階段也是我們經驗的總結和體現。無論在什么情況下，我們在處理生活和工作中遇過的問題及持續發生的新事務和變化時都將經歷這5個獨立階段。無論是私事還是公事，要想使事務處于你的控制之中，都需要經歷這些階段。而這些不同階段各有其最佳方法和管理工具。它們必須作為一個整體發揮作用，你才能在復雜的工作環境中呈現出最佳狀態，提高工作效率。這些管理方法不只限于“組織整理”或者“確定優先事項”，這些方法固然很好，但它們只是應用這5個階段所獲得的結果，而不是階段本身。我即將描述的這些階段應該作為一個整體發揮作用，它們所產生結果的便利性和挑戰性將出乎你的意料。

我們：（1）收集引起我們注意的事務和信息；（2）理清每個項目的意義和相關措施；（3）組織整理結果，提出選項；（4）進行思考回顧；（5）選擇行動。這些階段共同構成了我們生活中的橫向管理系統，而且我們還可以隨時向其中添加需要考慮的新事項。

這些并非主觀或純粹理論性的建議，當我們想控制并穩定某些事情，令其發揮建設性作用時，大家都會這么做。如果你打算為朋友做頓飯，但到家時發現廚房一團糟，你會怎樣處理？首先要確認擺放不到位的所有東西（收集）；決定保留什么，扔掉什么（理清）；把東西歸位——放回冰箱、扔進垃圾箱，或放進水池（整理）；然后核對你的食譜，以及已有的食材和廚具（回顧），然后把黃油放進鍋里融化，開始做飯（行動）。

這幾個步驟的原理很簡單。可能你沒有察覺到，不過這確實就是我們習以為常的處理事情的方法。但是根據我的經驗，大多數人在這5個階段中，都還有很大的效率提升空間。我們對工作流程的管理包括了5個環節，并且管理的效果通常取決于這5個環節中最薄弱的一環。因此，除非所有環節都緊密結合，并按統一標準加以管理，否則，其最終效果將難以保證。

在生活和工作大背景下，大多數人都在管理工作的過程中效率嚴重低下，不過，在這個新世界帶來的種種壓力面前，這些不足之處正變得沒那么突出。就在你閱讀本書的時候，唾手可得的信息和不斷發生的變化，使你的生活和工作變得更加復雜。只需打理雜亂的廚房，就能起到緩解作用！隨著壓力的增加，小疏漏會變成大問題。錯過電子郵件、不履行承諾或是避免做決定都會擴大后果的影響力。由于相關待辦事項數量不減，新任務的增加速度亦無放緩，如果不能掌握工作流程控制方法的話，無異于自討苦吃。

大多數人在收集階段存在著諸多紕漏。他們的大多數行動承諾只是想想罷了。人們的大腦會記錄各種事務，包括必須做、應該做和想要做的事情，其數量之多超過了他們在其他任何地方所做的記錄。

許多人收集了大量信息，但未能真正理清其中的內涵，也沒能對于采取何種針對性行動（如果必要的話）做出決定。隨處可見的隨機清單，會議記錄，以及貼在冰箱上、顯示在電腦屏幕上或數字設備“任務”功能項下含糊的項目清單，實際上，這些清單上的待辦事項并未付諸行動，并且會使人們變得麻木。這些清單本身制造的壓力往往超過它們所能緩解的壓力。

另一些人雖然及時做出了妥善的決定，但因未能有效組織整理相關成果，從而使其決定喪失了預想價值。他們確定應將某事告知老板，但這個決定只停留在他們的大腦深處，無法在適當的情形下以可靠的形式加以施展。

還有一些人雖然擁有良好的管理系統，但卻未能持續回顧相關內容，以使其發揮作用。他們可能擁有各種有效的清單、計劃和備忘錄（通過收集、理清和組織生成），但未能及時對其進行更新或充分利用。許多人并不能持續跟進所要處理的重大事項，不能及時更新待辦事項和截止日期，難免變成最后一分鐘焦慮的受害人。

最后，只要上述步驟出現任何一個薄弱環節，那么無論選擇在哪個時間點采取的行動，都不甚理想。大多數關于行動和關注的決定都是由最新和最突出的事務促成的，并且是基于預期而不是信任度。人們有一種持續的不滿足感，覺得自己所從事的事情不是自己應該做的，覺得自己“沒時間”執行具有真正意義的關鍵行動，覺得自己無法理解有關無壓力工作效率的重大實質性行動。

了解了這5個步驟的本質和相互關系后，還需要運用一些有效的技巧和工具，才能順利完成各階段的工作任務。我發現，如果將這5個步驟分開來做，會取得更好的效果。有時候，我只收集各種信息，而不做進一步處理。而有時，我又只進行分析和處理（比如利用會議后的間隙，整理會議筆記）。我還會利用長途旅行的路上時間，對收集和分析處理后的材料進行組織整理。還有一些時候，我會查看我的工作清單，回顧檢查我的工作狀況。很顯然，大部分時間我都會充分利用起來，去做我該做的事情。

許多人無法把工作安排得井井有條，主要原因是他們試圖一口氣完成這5個階段的工作。當他們坐下來開列工作清單時，大多數人試圖按照重要性和緊急程度來羅列“最重要的事情”，但他們卻沒有擬訂任何具體的行動方案。如果你因為某些事情（比如秘書的生日）目前“并非那么重要”，而暫時將它擱置一旁不做任何考慮，那么這件事就成了一個懸而未決的問題。而它也將時刻消磨你的精力，阻礙你集中精力思考那些真正重要的事情。

本章將從總體上闡述這5個階段的內容。在第4章到第8章，會分別講述各個階段的內容。這些章節針對每一階段介紹了具體的管理方法，并且附有大量經典案例和最佳實踐。

收集

我們首先需要了解該收集哪些信息，以及如何有效地完成這一工作，這一點非常重要。只有這樣，你才能有效進行下一步的處理。為了把大腦從那些低層次的、希望抓住一切事務的意識中解放出來，你必須（利用文件夾）百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少決定去做的事情。而且在將來的某個時間，你還將處理和回顧這些“未竟之事”。

百分之百地收集一切“未竟之事”

你需要尋找和收集你的一切未竟之事，無論大小、輕重、緩急，只要是那些等待處理的、需要改進的、引起注意的事務，都要收集起來。

在你讀到這里的時候，許多事務正處于收集之中。信箱里收到了有形和無形的新信件。你或許還在家里等著收取包裹和信件。你的文件夾里仍有有形郵件，你的數字設備里則有電子郵件、短信和語音郵件。但與此同時，你也正在從周圍的環境中收集引起你注意的信息，并儲存到自己的大腦，而且大腦還會不停地思考，時不時形成一些想法和主意，它們也需要你的關注。這些信息不像電子郵件那樣醒目，但它們也是“材料”，需要用某種方法對其進行處理，所以也是收集的對象。比如，在記事簿上記錄的某些決策，應該盡快付諸實施；在你書桌的抽屜里，某些不好用的文具需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放著一些過期的雜志——這些全都屬于“材料”的范疇。

一旦你給某項事務貼上“需要做”或者“應當做”的標簽，它就變成了一件“未竟之事”。比如，如果你還在猶豫某件事是否需要完成或如何完成，那么它就是“未竟之事”。這包括全部的“我將要……”，也就是那些你已經有所計劃，但是尚未付諸行動的事情。當然，未竟之事還包括所有正在處理中、尚未結束的事務，以及那些你已經實施但尚未最終確認完成的事務。

為了正確管理這些“未竟之事”，你需要暫時把它們全部放入一個“存儲器”中。等到有時間的時候再來確定它們到底是一些什么樣的問題，需要如何處理和解決。為了確保這個收集工具的有效性，你必須定期清空這些“存儲器”。

如果你將大腦也當作一個“存儲器”來看待的話，那么很可能對你而言具有潛在意義的各種“未竟之事”現在就已經被你收集起來了。但是如果無法找到一個可靠的外部系統對它們進行直接管理，那這些事情必定會藏匿于你腦中的某個角落，并且無法定期有效清空。事實上，如果你沒有把某項任務放入你的文件夾，那它就必定存在于你的大腦中。我們在這一階段所要做的，正是要確保一切必要的事情統統得以收集，并且存儲在你大腦之外的某個地方。

收集工具

有很多工具，無論其科技含量高低，均可用于收集那些未竟之事。下面列出的幾種工具可以用于收集你的想法以及從外部獲取的資料：

有形文件夾

標準的塑料籃子，木制、皮革或金屬編織的籃子，都是多年來最常見的、用于存放紙質和其他有形資料的工具，其他任何需要處理的物品也可以存放其中，如信件、雜志、會議記錄、公司報告、票據、收據、存儲卡、名片，甚至包括沒電的手電筒！

書寫用的紙張或記事簿

活頁及裝訂式筆記本、卡片和便箋簿，都可以隨時記錄你的想法、搜羅來的信息，以及有待處理的事情等。只要能滿足你的習慣和需要即可。

電子產品

計算機、平板電腦、智能手機和每天涌現的移動技術新設備都可以用來收集有待隨后處理的信息，臨時記錄需要你記得處理的事情。

電子郵件和短信

如果你通過電子郵件和短信與外界保持聯系，那么，你的計算機中會有一些區域，用于保存收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。

組合使用

數字世界的演變增加了自動集成各類渠道的可能性。我們可以即時記錄、確認紙張和白板上的書面筆記，然后將其輸入存儲系統。語音設備可以用來記錄信息，可以對該信息進行數字化處理并打印出來。你可以通過移動設備給你的郵箱發送簡短的郵件。

無論是否屬于高科技，我所描述的所有工具和設備都可以視為工作籃，可以用來收集具有潛在重要性的信息、任務、想法和行動安排。

影響成功收集的因素

遺憾的是，僅僅有合適的收集工具，并不能保證順利完成所有收集工作。大多數人都擁有某種形式的收集設備，但是，這些設備或多或少存在失控的情況，或者根本得不到充分利用。我們一起來看看成功收集的3個必要條件：

1. 把一切趕出你的大腦

如果你還在利用自己的大腦來追蹤多個事務的進展，那么你自然會喪失使用和清空工作籃（或者其他收集工具）的動力。大多數人之所以并不把這些收集工具放在心上，是因為他們知道，這些工具所收集的事務并不完整。在他們的工作籃和大腦中，都存放著一部分未竟之事，因此，他們無法完全信任其中的任何一個。這就導致他們的大腦處于兩頭兼顧、疲于奔命的狀態之中。就像在漏洞百出的彈球臺上玩彈球一樣，彈球非常容易掉入洞里，讓人根本沒有興趣繼續玩下去。

應該讓收集工具成為你生活方式的一部分。你應該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣一來，無論你身在何處，都可以記錄下各種靈光一閃的想法。把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的錢包、駕駛執照或眼鏡一樣。確信不會遺失任何具有潛在用途的東西，這種感覺能讓你天馬行空地去構想更多好主意。

2. 盡量減少收集工具的數量

你需要多少個工作籃，就應該設置多少個，但要限制在你可以應付的最大數量以下。由于你需要收集的信息可能隨時隨地冒出來，因此，在任何情況下，你都需要能夠發揮功效的收集工具。然而，如果收集工具的種類和數量過多，你可能無法對這些分散的信息進行妥善處理。

在高科技含量和低技術含量領域，很容易發生收集工具過剩的情況，尤其是那些低技術含量的工具（如記事簿和工作籃）更容易出現這類問題。比如別人給你的便條，就應該好好整理，而不是隨心所欲地把它們堆在一起、夾在記事簿里或塞進抽屜中。其他類似的紙質和有形文件也應該井然有序地放進工作籃，而不能亂七八糟地堆積到各個角落里。在高科技領域，隨著社交媒體、多樣化的聯網設備和無處不在的電子郵件紛紛涌現，需要進行評估和處理的潛在“材料”來源急劇增多。現在，人們往往有不止一個電子郵件賬戶，活躍于至少一個甚至多個社交媒體，并且同時操作眾多數字設備。奇怪的是，數字革命使我們的生活更加便利，但大量隨機產生的待處理的新問題，其積壓趨勢卻在不斷加劇，因此而感到焦慮的人數也在迅速增多。

隨著生活和工作變得日益復雜煩瑣，采用標準化的工具和手段來捕捉想法和信息就顯得尤為重要。在你的職業生涯當中，你也許會發現，一些工作上的好點子往往不是在工作時間產生的（通常是在你休息的時候產生的）。如果能夠利用高效的收集工具來輔助你的思考，那么你便獲得了掌控自己世界的法寶。

3. 定期清空收集工具

保證收集階段成功的最后一個因素是顯而易見的：如果不定期清空收集工具，處理里面盛放的“材料”，那么它只是一間裝滿雜亂資料的倉庫。我們這里說到的清空并不意味著完成，這里并不要求你完成存放在語音信箱、電子郵箱或工作籃中的全部事務；其實，它僅僅要求你把資料從存儲器中取出來，判定這些事情的實質是什么，應該采取什么具體行動才能推動它的發展，如果你無法立即完成它，那么把這些行動組織整理到你的系統中就行。千萬不要把它丟棄，或者再次放回到工作籃中去！不清理你的工作籃，簡直就和不倒垃圾桶和不處理郵箱一樣——你只能不斷購買新的容器，來盛放那些新產生的垃圾。

不過，為了定期完成工作籃的清理工作，你得有一個集成性的生活管理系統。如果沒有有效的“輸出”，工作籃（有形和數字的）里容納的材料自然會堆積如山。一般來說，對于那些你無法立即處理的事情，把它們留在“工作籃”里以便給自己提個醒，這確實是簡單易行的辦法。（特別是對于紙質文件或者電子郵件之類的信息尤其方便。）但問題是，當工作籃（或電子收件箱）中存入過量的資料和信息時，就只會讓你感到面臨崩潰的危險，根本無法起到提醒的作用了。

當你掌握了下一個階段的技巧，學會如何輕松快捷地處理和安排那些亂七八糟的未竟之事時，“工作籃”就可以被順利清空了。讓我們一起來看一看，要怎么做才能在不立即完成具體工作的情況下，清空你的工作籃和電子郵箱吧！

理清

對于參加這個課程的所有人來說，我幫助他們所做出的最大改進，恐怕就是指導他們按部就班地對每一項工作進行思考，并最終清空他們的工作籃。當我與某家跨國公司一個主要部門的經理共同清空了她的“工作籃”以后，她坐在那里，感到前所未有的輕松。此前，她為了減輕大量會議帶給她的繁重壓力，便通過工作日程表來提醒自己會議日程，效果還不錯。在我的幫助下，她對工作的其他方面也進行了歸納和整理，從而使自己工作的各個方面都變得井井有條了。現在，我們已把她需要提醒自己的行動和信息分門別類地逐個確定，并存入一個看得見、摸得到的具體系統中。

對于你所收集到的每一封電子郵件和語音郵件、每一條備忘錄或者每一個自然萌生的念頭，你該如何處理呢？這是行動管理過程中的一個組成要素，它是整個個人組織整理體系的基礎。許多人試圖把一切安排得井井有條，但是他們卻錯誤地直接整理那些收集到的、不完整的材料。你無法有效地組織和整理“材料”，你只能對它們進行收集和處理。分析和處理這些材料后產生的下一步行動，才是真正的組織整理的對象。在事務處理的工作流程圖中（見下頁圖），處理和組織整理這兩個階段是整個過程的主干部分。

它是什么？

這個問題并不愚蠢。我們前面已經討論了收集工具以及收集的材料。但是，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要我們如何處理。比如，我們從上級主管處接收的很多信息，往往因為含糊不清，很容易被我們的個人組織整理系統漏掉，我們是不是應該先搞清楚這些信息的含義呢？當我們收到人力資源部門發來的電子郵件，通知我們有關某某政策的某某情況時，我們是不是也需要先看清楚郵件內容？我曾經從客戶堆積如山的文件中，挖掘出十多條有價值的信息，這僅僅是由于他們當時不愿意花上幾秒鐘的時間來搞清楚文件內容就隨手一扔造成的。搞清楚了這個問題，我們也就可以了解下一步決策的重要性了。

是否需要采取行動？

對于這個問題有兩種回答：是和否。

不需要采取行動 如果答案是“否”，也就是“它”不需要我們采取任何行動，那么就有三種可能的情況：

這三種情況各有一套處理方法，我們將在后面的章節中詳細介紹。就目前而言，對于要刪除的東西，你需要的就是一個垃圾箱和刪除鍵；對于那些需要在日后處理的事情，就將它們寫在備忘錄或者日程表中；對于那些有潛在價值的參考資料和信息，把它們放在一個完善的歸檔系統中保存就可以了。

需要采取行動 這一類材料需要我們親自著手處理。典型例子可能是一封電子郵件，要求你提供擬在某個午餐會上發表的講話概要；或者可能是與集團副總裁會面后放在工作籃中的備忘錄，內容涉及聘請顧問這個重要的新項目。

面對這類需要著手處理的材料時，你必須決定兩件事情：

如果它代表一個項目 如果手頭的事情需要一系列的行動才能實現它的目標或結果，你就可以將其視為一個項目并將它列入“項目”清單中。這如同在地上樹起一個樹樁，不斷提醒你有些目標尚未達成，直到全部完成。每周回顧一下這個清單（參見后文）會幫你想起這個尚未解決的問題。這些目標會一直保存在你的管理系統（而不是大腦）中，直到你達成或者放棄這個目標。

下一步要采取什么行動？ 對于你所收集到的任何材料來說，這都是一個關鍵的問題，如果你能給出合適的答案，你便擁有了下一步組織整理工作的基本原料。“下一步行動”是指那些可執行、可操作的具體行動，并且只有將其完成之后才能推動整個事情向著既定目標發展。

“下一步行動”的幾個例子：

這些都是需要我們實施的真實而具體的行動，這些行動的提示信息將對個人管理系統是否有效起到決定性作用。

立即執行、指派他人，或者延遲處理 一旦你決定了下一步行動，緊接著，你就會面臨以下三種選擇：

組織整理

在工作流程圖的外圍，是8個獨立的處理方向，涵蓋了處理“材料”后可能遇到的所有情況。將它們綜合在一起，就構成了一個完整的系統。這個系統可以組織整理你的當前工作，也可以隨時接納新內容。

對于那些無須采取行動的事務，可以將它們丟入垃圾桶、保存為等待分析的資料或歸檔為參考資料。如果無須針對某事項采取行動，你可以把它當成垃圾丟掉，也可以“存入備忘錄”以備日后再次評估，還可以歸檔保存起來以備日后隨時查閱。對于那些可以付諸行動的事務，你則需要：一個項目清單、一個保存項目規劃和資料的存儲系統、一個日程表、一個下一步行動清單，以及一個等待清單（清單中包含的內容是那些等待別人完成的任務）。

由此可見，這8類事務都可以（而且也應該）分別放入幾個客觀存在的容器中。本書中我們將這種容器統稱為“清單”，意思是可供人們經常查閱的一組提示信息。這個清單可能是紙質的備忘錄手冊，也可能是一個電腦程序，還可能是塞滿紙質文件的文件夾。舉個例子來說吧，一個當前項目清單，可以是活頁記事本中寫滿個人目標的一頁紙，可以是保存在某個軟件應用程序的“任務”功能分類中的電子清單，或者是個貼著“項目清單”標簽的塑料文件夾。提示信息（如“3月1日后，與我的會計師聯系，約定一次會面”）可以保存在書面形式的備忘錄、“待辦事項”文件夾或者電子日程表內。

項目

我是這樣給項目下定義的：任何一個需要多個步驟才能完成的任務。這就意味著你的“項目清單”中會出現一些你以前不會視為項目的小事情。我對項目如此定義的根據是：如果某項工作不能一步完成的話，那么，你就需要建立某種機制來提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒有建立這樣一個提醒機制的話，這件事情很有可能會回到你的大腦中，重新成為一個盤踞在你大腦中的懸而未決的問題，并時刻干擾你的工作。另外，我們也可以將項目視為一系列未竟之事。

項目清單的內容范例

這些項目不需要從一開始就按照某種特殊的順序（如規模或重要性）進行排列，你只需要把它們列在一張主清單上便足夠了。這樣你就可以經常回顧它們，以確保你針對每個項目制定出恰當的“下一步行動”方案。

事實上，你不可能直接執行一個項目，你所能執行的是與項目相關的下一步行動。當你完成了足夠多的正確步驟以后，才能達成項目的預期目標。實際上，這個項目清單就是一份羅列了我們面前的各種終點線的實用手冊，它保證我們所采取的每一步行動都能將事務朝著正確的方向推進。

或許你可以基于自己關注的不同領域將你負責的項目進行詳細分類，但最好從一開始就創建一個囊括所有項目的總清單，這會便于你建立一個完善的管理系統，從而在日后的應用過程中更加得心應手。

項目的輔助性資料

通常，我們會為大部分項目積累大量的相關信息，這些信息都應當按照主題、題目或項目名稱組織整理起來。這時，“項目”清單便成為一個索引。各個項目所對應的細節、計劃、輔助資料都應該分門別類地存放于獨立的文件夾中，或存入電子文檔、筆記本或者活頁文件夾中，以便你在處理各個項目時可以方便地查閱取用。

輔助性資料與參考資料 一旦你把項目的輔助性資料按照主題或者題目分類組織整理時，你會發現，它們與你的參考資料非常類似，甚至可以將它們一起保存在同一個系統中（例如，“婚禮”文件可以保存在常用參考資料文件夾中）。它們之間唯一的區別是，對于正在進行中的項目，那些項目的輔助資料可能需要更頻繁地查詢，以確保項目的順利完成。

我通常建議人們將項目輔助性資料保存在視線之外的地方，但是，如果你擁有一個運行良好的參考文件歸檔系統，而且它就在你觸手可及的地方，那么將項目資料保存在這個視線內的系統中會更加簡易和高效。項目輔助性資料有時需要頻繁查閱，將資料放在抬眼就可看到的地方會更加方便快捷。在這種情況下，這些紙質的資料通常可以放在桌面的文件筐里或者抽屜中。

荒謬的是，數字世界已經令參考和輔助材料的組織工作變得既簡單又復雜。從某個地方捕獲某些東西并將其復制到其他地方很容易，但是，由于我們可利用的材料保存位置過剩，加上他人或自己可利用的信息來源過多，要決定這些材料的去向可能沒那么容易。最好的做法是盡量簡化你的數字信息存儲，并進行持續的回顧和清理。

下一步行動的歸類

如同工作流程圖所顯示的那樣，下一步行動的決策是最核心的環節。對于每一個懸而未決的問題，下一步行動都應當是可執行的、一目了然的、沒有歧義的具體行動。

那些不到兩分鐘即可完成的工作和那些你早已完成的工作是已經過去的行動，你就沒有必要繼續跟蹤了。需要緊追不放的是：那些將要在某一個特定時間或日期執行的行動（把它們記入你的日程表），那些需要盡快完成的行動（把它們添加到你的“下一步行動”清單中），以及那些等待他人去辦理的事情（把這些納入“等候”清單）。

日程表

行動的提示信息可以分為兩類：一類是需要在某一指定日期或時間里執行的行動提示信息；另一類是應該盡快完成的行動提示信息。而日程表所負責記錄的就是第一類行動提示信息。

你的日程表上應標注三種情況：

需要在指定時間執行的行動 這其實是給日程起了一個花里胡哨的別名。比如說，某項目的下一步行動是參加某日某時召開的會議，你只需把它標注在日程表的對應時間點上就可以了。

需要在指定日期執行的行動 一些事情需要在某個特定的日期進行，但不一定非得苛求于某一個確定的時間。也許你告訴瑪麗星期五會給她打電話，問問你給她的報告有沒有問題。因為她星期四才可能拿到報告，而星期六又要出國，因此星期五是采取行動的最佳時機，但在這一天的哪個時間采取行動是無關緊要的。那么，只要標注在那一天的工作日歷中就行了。所以，將指定時間的行動和指定日期的行動在日歷中分開標注是非常實用的。

需要在指定日期獲取的信息 有時候，你需要在特定的日期了解某些信息，但是并不一定要采取行動，這樣的事情，也可以記錄在日程表中，用以提醒自己。比如有關安排約會的注意事項，他人（家人或員工）的日程安排，或者是其他對你有用的信息。同時，你也可以在日程表中記載一些短期的提示信息，如提醒自己等某人度假回來以后，給他打個電話等。你也可以在此保存重要提示，在某個確定時間提醒某件事的最后期限，或者某件事需要在何時啟動（若該事項尚未啟動）。

不再需要“每日工作清單” 在我的做法中，只有上面那三種情況才被允許記錄在日程表中，其他的一概免談！我知道，這對于上世紀的時間管理方法來說，簡直如同異端邪說。按照傳統的時間管理方法，“每日工作清單”就是一劑百試不爽的靈丹妙藥。但實際上，這種日程表嵌入型工作清單的收效卻令人大失所望，這主要有以下兩個原因。

首先，由于會不斷出現新的問題需要處理，工作的重點也可能不斷地轉移，每天的工作安排也必將隨之做出相應的調整，因此，人們不可能100%提前確定每日工作清單。制定一個工作清單作為工作參照自然是有益處的，但是，實際情況是這個工作清單可能不得不隨時進行調整。如果你在日程表相應的日期處記錄一串長長的任務，一旦無法執行，又不得不將它們的內容逐項重新抄錄到另一個日期處，這未免有些令人泄氣，同時也浪費了寶貴的時間。我提倡使用的“下一步行動”清單能夠容納所有行動的提示信息，甚至是那些有嚴格時間要求的行動。這樣就避免了每天在日程表中重復抄寫同樣的任務了。

其次，如果日程表上的某一項工作不一定非要在這一天中完成，那么，它將對其他工作起到弱化作用，并造成一定的負面作用。比如說，我必須在星期五給某人打個電話（因為我只有在那一天才能找到她），然而同時，我又在那一天的日程安排中擠進了其他5個電話，它們無足輕重，也不存在嚴格的時間限制。如果那一天我忙得暈頭轉向的話，就可能把給某人打電話的事情給拋到九霄云外了。這樣就必須讓大腦提醒自己：這個電話必須要打，否則我不可能再有其他的機會了。依我看，日程表是一塊神圣的領地。一旦在那里標記了某個行動，你就必須在那個特定的時間完成，而在別的時間則根本不用考慮這個行動。只有在約會本身發生變動的時候，才允許在日程表中進行相應的變更。

盡管如此，從你的“下一步行動”清單中挑選那些“如果我有時間，一定會去做”的事項，然后為其創建一個便捷的非正式候選清單，這么做絕對沒錯。只不過不應將它和你的“必做事項”清單相混淆，而且這個清單應該便于處理，以便在當天發生不可避免的意外情形時，你能迅速對清單所列事項做出取舍或變更。

“下一步行動”清單

你所有的行動提示信息應該記在哪里呢？答案是“下一步行動”清單。它和日程表一起，構成每日行動管理組織和導向的核心結構。

任何已經確定的需要兩分鐘以上才能夠完成，并且無法指派其他人完成的行動都應該記錄在某個地方。“給吉姆·史密斯打電話，談談預算會議的事情”，“通過電子郵件把家人的最新情況告訴朋友們”，以及“為年度銷售會議起草計劃”都是這類行動。這些行動的提示信息需要在適當的列表或工作籃中加以保存，以便我們在日后完成。

如果這類行動的數量是20或30項，那么你完全可以把它們統統列進一個“下一步行動”清單中，這樣你什么時候有空都可以瀏覽一遍。然而，對于我們大多數人而言，這類行動很可能會有50~150項之多。在這種情況下，把“下一步行動”進一步細分不失為一個明智的做法。比如當你有空且手頭有電話時，你可以拿出要打的電話清單，或者當你在電腦旁邊時，可以選擇通過電腦來執行的任務。

無須付諸行動的事務

如同處理那些需要付諸行動的工作一樣，對于一些不能夠立即落實的事務，你同樣需要一個組織良好、自成一體的系統。這個系統中的事務可以進一步劃分為三類：垃圾、需要醞釀的資料和參考資料。

垃圾

對垃圾的處理不用多說，一切沒有行動價值或者參考價值的東西都應統統扔掉、粉碎或回收。如果你繼續保留這些東西并與其他資料混在一起，那么這些垃圾就只會對系統的正常運轉和環境清晰度造成損害。

需要醞釀的資料

除了垃圾以外，還存在其他兩類情況。它們無須立即投入行動，但是你仍然希望保存這些材料。再重申一次，把那些不必立即付諸實施的事情與需要盡快解決的問題區分開來是至關重要的。否則，面對堆積如山的工作，你會逐漸變得束手無策，不知道該從哪里切入，或者不知道要做些什么。

當你瀏覽一個新聞稿時，偶然獲得了一點啟發，但是你不打算立即執行，而是在以后的某個時間里再付諸行動。而你也希望今后能夠再一次得到提醒，以便日后再評估行動方案。或者你注意到本地交響樂團的演出季節即將開始，而且你發現自己對演出的曲目頗有興趣，但是距離演出還有4個月的時間——時間太長了，不可能立即確定行動（你還無法確定4個月后的行程安排）。但是，如果到那時你還留在城里，你很可能會去觀看演出。在這種情形下，你應該怎么辦呢？

目前，有兩種醞釀工具可以應付這一局面，即“將來/也許”清單和備忘錄系統。

“將來/也許”清單 這類清單可以用于保存一些目前你不打算實施，但又希望在將來某個時候處理的工作。擁有這樣一個清單不僅具有實用價值，而且令人備受鼓舞。這就好比是一座“停車場”，用來保存那些你當前無法處理，卻又不打算徹底遺忘的事情。這樣一來，你就會定期得到提醒。

比較典型的“將來/也許”清單

這些項目屬于這一類：“這是我希望去做的項目，但不是現在……不過我希望能經常收到提醒”。如果你想最充分地利用這類清單，你就得經常回顧清單上的內容。我建議你在“每周回顧”（見后文）時瀏覽相關內容。

你或許還有類似于“將來/也許”類型的其他清單，上面所列內容可能只需你在有意采取行動時加以回顧。例如下列清單事項：

這類提示可以大大拓寬“將來/也許”清單上所列事項的選擇范圍。擁有一個可方便制作臨時項目清單的管理工具是很值得的。

“備忘錄”文件夾 第二類應該納入備忘錄的內容，是你不愿意去做的事情，或者需要在未來某個指定時間之前持續收到提醒的事情。在保存備查資料的所有工具中，堪稱上品的當屬“備忘錄”。有時，我們也稱之為“懸而未決”或者“有待繼續跟進”文件夾。實際上，有了這個系統，你就可以在未來的某個時刻收到提醒。

你的工作日程表也發揮著相同的功效。比如，日程表在3月15日處提醒你還有一個月就該交稅了，或者在9月12日那里記錄著6周后芭蕾舞團將在市內劇院上演《天鵝湖》。

在第7章，你將會看到更詳盡的介紹。

參考資料

你收集的很多資料并不要求你付諸任何行動，但是它們都是具有重要價值的信息。你希望保存這些信息，并能在需要時進行查看，所以你可以先把這些信息以書面或者電子形式加以保存。

書面形式的資料——可以是當地一家餐館的外賣菜單，也可以是一項環境美化工程的計劃書、某些草圖或者供應商信息——最好存儲在一個有效的有形或無形的收集裝置中。這些裝置形式多樣，你可以用一個活頁夾或幾頁筆記，來記錄你所偏愛的一些飯館的名字或者學校委員會成員的電話號碼，也可以啟用整個文件柜來存放有關公司合并的一切資料。盡管越來越多的信息是以數字形式顯示，但有時打印版本仍是有效的存儲和查看形式。

電子存儲器的種類更是包羅萬象，可以是基于云計算的數據存儲，也可以是通信軟件中的存檔文件夾。

這里要特別提醒的是，保存的參考資料要能夠在需要時毫不費力地查尋到。一般情況下，參考資料系統有兩種形式：（1）按特定主題或特定領域分類存儲的系統；（2）一般性參考資料歸檔系統。第一種通常按照資料的內容進行分類保存——比如，某個文件夾專門用來存放按日期順序排列的合同文本，而另一個文件夾僅用于保存有關雇員賠償問題的機密文件；還有幾個文件柜專門用于保存已經了結的法律案件檔案，以便日后查閱；另外，還保存有面向客戶的客戶關系管理（CRM）數據庫和歷史展望資料。

一般性參考資料歸檔系統 參考資料系統的第二種形式，是將資料保存在觸手可及的地方，常備幾個文件夾用于收集那些沒有指定類別的信息。你總是需要有一個地方來存放廚具的使用說明手冊、某個特定工程的手寫會議記錄，以及你上一次去東京旅行結束時沒來得及兌換的幾個日元（下次去時還可以使用）。

對于個人行動管理系統來說，一個不能高效運行的一般性參考資料歸檔系統，通常會成為整個系統的最大瓶頸。如果歸檔的程序煩瑣而緩慢（甚至枯燥乏味），那么，你很可能不會對參考資料進行存檔，而只是堆疊放置在某個位置，或以電子形式積壓在數字設備中，而不對其進行妥善處理。如果你沒有給參考資料設定清晰可辨的界線，那就無法區分哪些是可以采取行動的事件，哪些是暫時無法處理的工作。大腦在面對這種局面時，會失去正常的思考能力，變得混沌麻木。因此，針對這類資料建立一個運行良好的系統，將是我們推行輕松高效行事方法的一個重要保障。我們將在第7章詳細闡述。

回顧

在紙上記下你“需要牛奶”是一回事，而在商店里回想起“需要牛奶”就是另一回事了。同樣，把“給朋友打電話，詢問他在經歷某件人生大事之后的情況并表示祝福”記錄下來，有別于當你守著一部電話無事可做的時候，喚起對此事的回憶。

你需要每隔一段時間，全面回顧自己的總體生活和工作情況，并對擬采取的具體行動進行詳細檢查。對于大多數人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現出來的。也就是說，你至少需要每周瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問題，這非常重要。在后文中，我將其稱為“1樓視野”（見下文）。你應該把握住這個機會，快速地清理自己面臨的行動和抉擇，以便從根本上對需要在某個時間處理的工作給出有效判斷。

你的生活比任何單一系統的描述或歸納都更復雜，但是，GTD方法創建了一個保存關鍵要素的相關模型，你需要關注并持續更新這個模型，并以適當的方式對其進行檢查。大多數人都會在各種地方記錄這類簡單要素，但其內容和效用都是基礎性的。

回顧的內容和時機

如果你按照我所推薦的方法建立起個人的組織整理系統，那么擁有一個“項目”清單、一個日程表、“下一步行動”清單（一個或多個）和一個“等待處理”清單就是回顧的全部內容。

這其中，瀏覽最為頻繁的大概要數日程表了，它會提醒你這一天里的“必做任務”（當天必須處理的事情）。這并不意味著這些寫入日程表的事情就是最為“重要”的，其實，它們只不過是必須在當天完成的事情。在任何時候，只有在對不得不完成的事情和其要求的時間都了如指掌的情況下，你才有可能更加機動靈活地安排其他工作。處理日程表的最好方式是，將上面羅列的任務（如開會、打電話、完成到期報表的最終稿等）逐項完成，不要遺漏。

完成了對日程表的查看以后，就該轉向你的“下一步行動”清單了。這類清單的內容是一些預先確定下來的具體行動，一旦時間允許就應該予以實施。如果你將這些任務按照不同情境編入不同的清單（比如“在家里”、“在電腦旁”、“與領導開會時”），這樣一來，遇到合適的情境就可以按照對應的清單來完成行動了。

對于“項目”、“等待處理”和“將來/也許”清單，根據你的需要進行定期查閱，只要能保證你不會在心中對其中的內容念念不忘就行，因為那會影響你的工作效率。

成功的關鍵因素：每周回顧

一切需要采取行動的事情，我們都應當對其進行定期的回顧，以使我們的大腦不再花費精力來記憶和回想這些事情。我們無時無刻不在憑借我們的直覺對某些行動做出快速的判斷，要保證這些判斷的正確性，我們也必須有機會從更高的角度俯看全局。根據我的經驗（這也是成千上萬人總結出來的經驗），使這些事項轉化為行動的關鍵就是：每周回顧。

所有懸而未決的事務：“項目”清單（包括現行項目規劃）、“下一步行動”、“議事日程”、“等待處理”，甚至“將來/也許”清單，都應該每周回顧一次。你自己也同時得到一次機會，確認大腦中無牽無掛，而且過去幾天中的零星瑣事已經統統被收集、處理并組織起來了。

如果你同大多數人一樣，那你就會有這樣的體驗：在經過幾天特別忙碌的工作之后，你對周圍的工作就可能失去了控制。這沒有什么值得大驚小怪的，但是，隨著你始終保持忙碌狀態，這種狀況會持續加劇。你當然沒有必要為了保證整個系統的井然有序，而隨時中斷手頭上正在進行的工作。但是，為了保證整個系統健康正常地運轉，你確實需要清理房間，每周更新一次內容。

每周回顧應該完成以下任務：

大多數人并未真正擁有一個完善的、沒有疏漏的系統，他們之所以無法從回顧中真正有所收獲，正是因為他們無法做到總攬全局。他們總是模糊地感覺好像還有些事情被漏掉了。而一個完善的系統，將形成一個良性循環：你建立的系統越完備，你就越信賴它；你越信賴它，你就越有堅持運行這個系統的內在動力，而每周回顧則是保持系統完善性的關鍵步驟。

大多數人在年假開始的前一個星期里，總是感覺事事遂心，但這并不是因為他們要去度假。你在遠游出行之前的一周里會做些什么呢？你會徹底清理一切瑣碎事務，能了結的就了結，并且會重新協調部署各種安排。只有這么做，你才能在休閑時心無旁騖，才能輕松地在海灘、高爾夫球場或者山坡上放松身心。在這里，我建議你每周做一次這樣的清理工作，而不是每年一次，以便將這種“活在當下”的狀態帶入你的日常生活中。

執行

這個工作流程管理系統的基本目標是，為你任何時候所能做出的正確選擇提供支持。星期一上午10點33分，你正在猶豫是給桑迪打個電話處理某個提案，還是清理你的電子郵件呢？一切跟著感覺走。但是，如果事前已做了計劃，你對自己的決定就會表現出十足的信心。你對自己行動的態度將從期望升級為信任，由此將大大提高你行動的速度和效力。

選擇行動方案的三種方法

讓我們假設一下，出于安全考慮或者是怕耽擱工作，你對所有的“事情”都可能抱著來者不拒的態度。因此，在你面前總是擺放著一份長長的事務清單，而你總是找不到充足的時間來處理。在這種情況下，你是如何決定做哪些工作和不做哪些工作的呢？

答案是：靠你自己的直覺。如果你面前的事務都經過了收集、處理、組織整理和回顧這幾大步驟，那么，你就已經完成了對工作和自身價值的全面思考，這會在無形中大大激發和強化你的感性判斷。

我已經建立起三種選擇模式，可以對你的決策過程有所幫助。它們不會直接告訴你以下問題的答案：你是否應該給馬里奧打一個電話，是否需要給上學的兒子發一封電子郵件，或者是否去跟你的秘書進行一次非正式談話。但是，它們將幫你進行更加明智的決策，而這正是那些簡單的時間管理法和優先事務管理法做不到的。

1. 確定某一時刻具體行動的“四標準法”

在星期三下午3點22分時，你如何選擇下一步行動呢？這個時候，你可以按順序采用下面四個標準：情境、有多少時間、有多少精力和重要性。

前三個標準描述了你每次采取行動的制約因素，第四個標準則是評估行動的價值大小。

情境 每時每刻，你都受限于自己的行動能力。只有很少一部分事情對地點沒有特別要求（像拿一支鋼筆和一張紙就可起草對一個項目的想法），但是，大多數事情都只能在特定的地點完成（在家或辦公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部電話、一臺電腦），而這正是限制我們行動選擇的首要因素。

有多少時間 你所能支配的時間長短也是一個重要的限制因素。如果5分鐘后你就必須去開會，你現在就不可能去執行那些耗時更久的行動。

有多少精力 你有多少精力呢？某些事情需要你頭腦清醒、思路清晰、富于創造力，而另一些則要求你具備充沛的體力。還有一些事情則對這兩方面都沒有特別要求。

重要性 當你考慮了情境、時間、精力這三個條件后，最后你就要判斷哪個行動選項會給你最高的回報了。現在，你有1個小時的時間，你坐在辦公室里守著電話和電腦，你的精力指數為7.3（最高為10）。你應該做些什么呢？給客戶回一個電話？考慮一下新的提案？處理一下語音信箱里的留言和電子郵件？或者聯系一下你的配偶，看看她/他這一天過得怎么樣？

這時，你可以借助你的直覺，并依賴你此時此刻的判斷力。為了進一步探究這個問題，我們再來討論一下另外兩種模式，看一看怎樣找到目前最重要的事情。

2. 確認每日工作的“三分類法”

當你著手處理事務，也就是人們在一般情況下提到的“工作”時，你可能是在從事以下3種不同類型的活動：

執行事先安排好的工作 當你執行事先安排好的工作時，你實際上是在按照“下一步行動”清單和日程表，不斷地向前推進著去落實那些你早已經確定了的行動，或者控制工作流程的運轉。例如，按照電話清單撥打電話，記錄頭腦風暴的成果，參加會議，或者起草要同律師磋商的問題清單。

處理突發事件 通常會有一些預料之外的事情突然冒出來，你可能不得不放下手頭的工作來應對這些緊急情況。例如，你的合作伙伴走進了你的辦公室，希望同你談一談新產品發布的安排情況，結果你就放下手頭正在處理的工作同她聊了起來。每天你都會碰到一些突發事件，你肯定會為此付出一定的時間和精力。但如果你轉而處理這些突發事件，那就證明你認為這些事情要比你此時必須完成的那些工作更加重要。

安排自己的工作 安排你的工作，這包括清空你的工作籃，處理你的語音信息和電子郵件，整理你的會議記錄，并把一項項新工作分解成多項具體的、可操作的行動。在你加工這些信息的過程中，毫無疑問，你隨手解決了那些用不了兩分鐘就可以完成的事情（處理突發事件的另一種形式），同時把其他事情分類歸檔。在這個過程中，相當大的一部分工作是明確那些需要去做，但不能立刻執行的行動，并將它們分門別類地編入你的行動清單。

一旦你完成了對工作的安排，你也就完成了行動清單的更新。有了這些行動清單，再根據情境、時間、精力進行篩選，你就能得出需要著手處理的具體任務了。

最后，我們還要考慮的問題是：工作的實質是什么，工作的目標和完成的標準又是什么呢？

3. 總體檢視工作的“六層次法”

事情的重要性是決定你行動選擇的基本根據。但是，并沒有一個可靠的模型或工具能夠幫你確定實際工作中各項任務的優先級別。為了明確到底哪些工作才是最重要的，我們必須首先搞懂我們工作到底是為了什么。至少可以從六個不同的層次對此進行審視。我們可以用視野即知覺距離的概念進行類比。就像從一幢建筑物里往外看，你會在不同的樓層看到不同的景象。

讓我們由下至上入手。

地面：當前行動 在你的行動清單上，堆積著需要處理的一切事務：所有你需要打的電話，所有等待回復的電子郵件，所有要外出處理的事情，還有你打算向老板匯報的日程安排，以及希望同生活伴侶交流的信息。即使地球停止轉動、你不再接收更多的任務和信息，你大概也要處理超過100件這樣的事項。

1樓視野：當前項目 當前需要完成的工作，通常數量在30~100項之間。這些都是你希望在相當短的時間內取得成效的事情。例如，為家里購置一臺電腦，組織一次銷售會議，把公司總部遷往新址，去看牙醫等。

2樓視野：關注點及責任范圍 你的興趣及承擔的責任和義務，讓你承擔了之前的各種工作。在生活和工作的重點領域里，你希望各個方面都能取得一定的成果或者保持一定水準。在工作方面，你的責任可能包括若干方面，如戰略計劃、行政支持、員工培訓、市場調研、客戶服務或者資產管理。此外，你的個人生活中也有很多領域需要你關注：健康、家庭、財務收支、住宅環境、宗教信仰、娛樂休閑等。這些并不是必須完成的事項，可以將其作為評估我們的經驗和行動的標準，以使我們在工作和生活方面保持均衡和可持續發展。將這些責任和義務一并訴諸文字，并經常回顧檢視，將有助于你更加全面地對自己的項目清單進行分析和評估。

3樓視野：目標 在生活的不同領域，你希望有哪些新的體驗？通過1~2年的努力，要為自己的工作開創一個什么樣的新局面？隨著一些新的責任和義務的產生，你需要經常調整自己的工作重心，以完成所制定的目標。在個人生活領域，情況也大同小異，你希望某些事情盡快完成，這將增加你對生活中某些方面的關注，同時減少對其他方面的關注。

4樓視野：愿景 展望未來3~5年的發展前景，你必定會從一個更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環境發展的趨勢、事業和生活轉變的條件。內在的因素包括事業、家庭、財務以及生活質量訴求和考量方面的長期目標；外部因素包括技術進步、全球化進程、市場趨勢及競爭等，這些勢必都會影響到你的工作和組織整理方法。而在這一層面的決策將會影響前述各個層面的內容。

5樓視野：目的及原則 這就是我們整個生活的全景。你的公司為何存在？你自己為何存在？你真正在乎的事情是什么？事物的核心意義會指明它的發展方向。本層是整個檢視系統的最高層，是生活的終極指南。你制定的所有目標、前景展望、規劃、行動都由此決定，也都為此服務。

以上這種在高度方面的類比多少有些主觀。在現實中經常出現的關于生活或工作的重要話題，可能無法準確地劃入上面描述的某一個具體層次，然而，這種多層次的思考方法會為你提供一個有效的思維框架，幫助你認識你的義務和責任都具有多個層面的本質。

顯而易見，如果你希望對工作的實質以及落實的時機做出準確的判斷和決策，那么，你就必須考慮大量因素。從傳統意義上講，“確立事務重要性的先后順序”主要聚焦于你的長遠目標和價值取向上。盡管這一環節是一個極其必要的工作，但是，它對于我們日復一日接觸到的、數量巨大的決策和任務而言，并不能提供一個具有現實指導意義的管理框架。只有從各個層面入手，全面地掌控你的工作流程，才能為你提供一個更加全面的、令人精神振奮的事務管理方法。

本書的第二部分將會提供一些具體的訓練指導，并幫助大家學習如何運用這三種方法來指導你選擇行動，以及如何發揮收集材料、加工處理、組織整理和回顧檢查這幾個環節的最佳功效，以使大家早日達到事業和生活的巔峰。