第8章
回顧階段：保障系統的有效運行

實行這套工作流程管理方法的目的，并不是讓你的大腦偷懶，而是想盡辦法充分利用大腦的資源，并讓它工作得更加優雅、更有效率、更具創造性。只有在大腦100%投入到當前的工作中時，才能達到這一目的。為了做到這點，你必須確信你正在做的事情是確實需要完成的，而其他沒有進行的工作確實可以暫時“不去進行”。這能改善現有條件，使你始終保持最佳行動狀態。定期回顧你的系統，反思其內容，保持其時效功能，這是實現系統清晰度和穩定性的前提。

例如你有一個電話清單，但是如果有一些你必須要打的電話卻沒有被列在這個清單上，你的大腦就不會再相信這個電話清單，從而導致你的大腦在完成這個低腦力要求的活動時也無法感到輕松。結果，你的大腦又不得不重新擔負起記憶、加工處理和提醒的責任，從而又像以前一樣低效運轉。

所有這一切意味著，你的系統不可能處于靜止不動的狀態。這個系統必須實時更新，緊跟事態的發展，這樣才能幫助你在行動的時候做出恰當的選擇，這也正是回顧過程的主要目的。同時，回顧過程還可以從不同角度對你的生活與工作進行持續不斷的評估。

現在，你需要考慮兩個重要問題：

一次真正意義上的回顧檢查活動，將使你的思維變得主動、活躍，并更加高效地面對你的生活和工作。這類思維可以是精力集中的產物，也可能源于心血來潮，而這些思維的火花，通常都是在你對行動和項目清單進行有規律的回顧時迸發出來的。

要回顧哪部分的內容？在什么時候進行？

在你的個人管理系統中，你應該可以在任何需要的時候看到需要的行動提示，這正是個人管理系統和個人行為的基礎。其實，這個道理是顯而易見的，但是很少有人在處理和組織后能夠達到這一要求。

當你身邊有部電話并且正巧有些空余時間時，你就可以拿出電話清單掃上一眼，是否選擇一個電話號碼撥打出去全由你自己決定；當你正準備去與老板或者合伙人會面時，花一分鐘瀏覽一下你所記錄的要與他討論的所有事情，會讓你的這次會晤更有成效；當你打算去干洗店取回衣物時，應該先快速檢查一下還有沒有可以在途中解決的事情，以便一次性辦妥。

人們經常問我：“你花多少時間來關注你的系統？”我的回答是：“只要我能夠對當前的行動感覺良好就足夠了。”實際上，我花在這方面的時間通常是這里兩秒、那里三秒這樣累積起來的。從某種意義上來說，我的各種行動清單就構成了我的辦公室。就像你在辦公桌上貼著即時貼、堆著文件一樣，類似的記錄在我的“下一步行動”清單和日歷表上也隨處可見。如果你已經徹底完成了收集、加工、組織整理一切事務的步驟，很可能只需要零散地在這里或者那里短暫回顧一下，就能幫你找到當天所要執行的行動計劃。

首先看一看你的日程表

查看最頻繁的應該是你的日程表（或者是每日備忘錄之類的東西），這樣你就能看到哪些是當天必須進行的工作。這樣你就了解了當日的時間和空間要素。比如，你看到自己早8點到晚6點都排滿了會議，只有中午有半個小時的午飯時間，這能幫你確定當天是否還要執行其他任務。

然后看一看你的行動清單

當你檢查了所有對時間有嚴格要求的活動，并對它們進行了適當的安排之后，接下來你該瀏覽的是對應當前情境的行動清單。例如，當你正坐在辦公室中時，你就可以看一下你的電話清單、電腦工作清單，以及其他辦公室內的事務清單。但是這并不意味著你要完成清單上所有的內容；你僅僅需要結合當前的時間長度、自己的精力等，選擇一個合適的行動，并將其執行。你應該充滿自信：自己絕不會遺漏任何重要的事情。

坦白地說，如果你的日程表的內容非常可靠，并且你的行動清單也沒有問題，那么在你每天的工作中，只查看這兩樣東西就足夠了。事實上，我有的時候根本就不需要去查看行動清單，因為在我看了日程表之后，就知道自己已經沒有時間去完成其他任務了。

根據情景選擇恰當的回顧內容

你應確保自己能隨時查閱想查看的清單。當你和生活伴侶勞碌奔波了一天，最終放松下來的時候，你希望確定你們共同承擔的家庭事務，這時如果你能拿出需要共同討論的事務清單無疑是非常方便的。如果你的老板突然走進你的辦公室，打算與你談談當前的工作，你能夠立刻拿出最新的工作清單和準備的話題清單，這顯然將大大提高你的工作效率。當然，這也有助于樹立良好的工作形象。當你突然得到一個書面邀請，請你和某個剛認識的潛在客戶共進午餐，這雖然不在計劃之列，但極具戰略意義，那么，你能用多快的速度整理相關資料、打印相關數據，重新考慮為本次會面（進展順利的話，可能會延長到下午）準備的其他會談內容？

更新你的系統

要保證你的系統是值得信賴的，關鍵的一點就是定期以更高的視點檢視自己的內心，并對系統進行更新。當然，如果你很長時間都沒有對系統進行更新，系統會遠遠落后于客觀情況，更新一次系統將會耗費大量的時間和精力。要知道，如果你的系統遠遠落后于客觀情況，你的大腦就不得不把大量的精力浪費在“記憶”、“回憶”之類的低級工作上。

現在我們將面對一個很大的挑戰：一旦你體驗到了擁有一個清晰的大腦是怎樣一種滋味，領悟到事事處于你的控制之下是多么愜意，那么你要怎樣做才能維持這種狀態呢？經過我多年的研究和實踐，并且經過很多人的實踐檢驗證明，保持狀態的最好辦法就是“每周回顧”。

每周回顧的重要作用

如果你和周圍的大多數人一樣，你會發現，你的腦子再好使，也不可能跟上世界變化的步伐。而我們大多數人，則都有這樣一種傾向：放任自己糾纏于大量超過自己處理能力的事務。工作時，我們把一天的時間安排得滿滿的，一個會議接一個會議；下班后還是不時地想起要完成的任務、要履行的約定；我們每天在任務、合同、約定、協議中糾纏，我們的創造力也在這日復一日的勞作中不斷萎縮。

這種旋風式的生活模式更加凸顯了每周回顧的重要性，它讓你有機會奪回生活的主動權，對事情重新評估、重新安排，讓自己重新找到平衡。而這些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，無論如何也做不到的。

每周回顧還有一個重要的作用，就是讓你在面對如潮水般涌來的事務時，始終記得最要緊的工作、最重要的目標，把握住自己的方向。這會讓你認識到，有的時候必須學會說“不”——而且要斬釘截鐵、毫不猶豫——才能讓你保持清晰的方向，免于陷入混亂的境況。給自己留一點時間吧——至少讓自己能從“項目”的層面考慮一下自己面對的問題，這會對你大有幫助的。

什么是每周回顧

非常簡單，每周回顧就是為了再次清空大腦并為未來幾周確定方向而需采取的行動。它執行了工作流程管理階段——收集、理清、組織、回顧所有那些待定的承諾、意圖和傾向——直到你能夠確認：“我目前已經完全掌控了我沒有處理的一切事情，一旦我決定處理，馬上就可以付諸行動。”

從實用的角度來看，實現這個目標需要這三個舉措：確認、更新和創新。確認即確保你收集的所有東西都得到處理。更新即確保你的所有定向“地圖”或清單經過審查并保持最新。隨著你實現了確認和更新，創造部分在一定程度上可以自動發生，你將很自然地形成某些想法和觀點，令你的工作和生活思考增值。

確認

這是將你在忙碌的一周中產生的所有碎片化結果進行歸攏的初始階段。會議筆記、你收集的收據和名片、孩子學校的通知，以及你在錢包、公文包、智能手機、夾克等所有不可思議的位置和你的更衣室柜臺上不知不覺間積累的各種東西，此外還有在電子郵件文件夾、社交媒體等標準輸入渠道出現的東西。

收集散落的紙片和材料 搜羅出各種各樣的零碎紙張、名片、收據，以及所有藏在你的辦公桌、衣服縫隙中的紙片，把它們統統收入你的工作籃，以備處理。

清空收集工具 檢查所有日志、會議記錄和記事本上的各種內容，確定并列出其中的所有行動項目、等待事宜、日程表事宜，以及將來要完成的事情，并將其中包含的資料進行歸檔，需要閱讀的資料要歸入“閱讀”文件夾，將電子郵件、文本和語音郵件的文件夾清空。在這一過程中一定要嚴格要求自己，收集、處理你所遇到的一切有關交流、工作、創意、信息的記錄，同時清理掉沒用的垃圾。

清空大腦 把大腦中的一切事情都寫下來，包括新的項目、行動、等待事宜、未來要完成的事情，以及所有尚未捕獲和理清的事務。

更新

你現在應該“后衛前置”，清除你系統中的過期提示內容，保持你的活躍清單完整反映即時情況。步驟如下：

回顧“下一步行動”清單 清除系統中已經完成的行動（不是刪除，而是標記為“已完成”），檢查將要執行的行動的提示信息，以便記錄。很多時候我都動作過快，以至于沒有機會標記清單上的許多未完成項目，更無暇弄清下一步行動。現在是采取適當行動的時候了。

回顧過往的日程表數據 仔細檢查日程表上兩三周之前的詳細項目，搜尋未完成或緊急行動項目、參考信息等諸如此類的資料，并將它們重新納入你當前運行的系統中。掌握每一項“哦！這提醒我……”內容及其相關行動。你可能會注意到自己參加過的會議和活動，從而觸發你思考有關此項內容的下一步行動。一定要保證將上一周的日程表全面地掃描一遍，確保沒有遺漏。

回顧即將到來的日程 瀏覽一下將來的事務安排情況（長期的和短期的），確保對即將發生的事情和約會做出安排和準備。你的日歷表是可以定期回顧的最佳核查清單之一，可以借此回避最后一分鐘的壓力，并觸發創造性的思考。應結合項目對即將到來的旅行、會議、會見、假期等進行評估，將你已經探測到但尚未實施巡航控制的任何情形添加到你的“項目”和“下一步行動”清單中。

回顧“等待”清單 是否有必要采取任何跟進行動？是否需要發送電子郵件，以了解最新情況？是否需要在有關某人的日程清單上添加項目，以便能和他/她進行基于最新內容的談話？記錄任何下一步行動，檢查已經記錄的任何內容。

回顧“項目”（和更大成果）清單 逐一地評估所有的項目、目標和愿景，以確保你目前的管理系統沒有遺漏任何一個需要采取行動的項目。瀏覽任何積極、相關的項目計劃、支持材料和任何其他進展材料，以促成新的行動、完成項目、待辦事項等。

回顧任何相關的核查清單 基于你的各種約定、利益和職責，是否有你需要或想要去做但尚未完成的其他事宜？

創造

這種方法并不僅僅涉及清理和清除，雖然它們是幫你達到理清和專注狀態的關鍵手段。不過，就我本人在這個領域的探索經驗而言，最終動力還是為分析、評價具有創意和價值的新思想、新方向營造空間。如果你迄今一直在實施這種方法，那么在很大程度上這并不需要你投入大量精力去實現。我們人類天生具有創造性，我們的存在就是為了生活、成長、表達和擴展。挑戰并不在于創造性，而在于消除阻礙我們的創造性能量自然流動的東西。就實踐而言，這涉及集中你的行動，讓思路自然涌現，捕捉并利用它們的價值。在閱讀和應用任何此類技術的過程中，如果你遇到了類似于“啊哈！這讓我想起了……”或者“嗯，我想我可能要……”的任何情形，你就會將你的思維具體化并加以反思，這樣的話，你就是在證明這個過程的自然性。

正如我說的，你或許不必關注這個問題，因為你的大多數創意思維可能已經涌現并納入了這個過程。不過，你或許會發現，一些額外觸發因素有利于完成這個過程。

回顧“將來/也許”清單 核查其中有哪些內容變得更值得關注、更具行動價值，將其轉化為項目。刪除已經存在很久的項目內容，因為環境和你的重心發生了很大變化，這些內容已經完全可以忽略。但要在清單中添加你剛剛考慮到的可能發生的新情況。

收集你的奇思妙想和新奇的點子 你的腦中是不是經常會冒出一些新鮮、巧妙、富有創意、發人深省、風險十足的念頭。你可以利用這個機會對它們進行整理，并添加到你的管理系統或“外腦”中。

整個回顧處理過程只是一個對未盡事宜集中整理的過程，但是卻很少有人能做到持續執行。要知道，每次執行這樣一個過程之后，我們都會重新獲得清醒的頭腦，并再次體驗到那種輕松控制生活的狀態。當然，回顧的范圍是極大的，尤其是如果你個人管理系統的結構和空間不足以容納最新的完整數據的話，需要回顧的范圍會更大。而且，鑒于你面臨的各種日常壓力和需求，即使你有一個適當的控制中心，你也無法輕而易舉地做出反思和調整。

進行回顧的恰當時間和地點 每周回顧是非常關鍵的，你有必要為它建立一個合適的環境、準備合適的工具，并逐漸養成習慣。一旦你為整個系統工作建立起一個舒適的工作區域，你會發現定時進行回顧變得輕而易舉——你完全可以把更多的精力放在具體事情的處理上。

到那時，你所需要做的就是，每周抽出幾個小時，讓自己擺脫日常事務的干擾——并不是要完全置身事外，而是將視野至少提升至審視所有項目及其狀況的高度，來更好地總攬你關注的所有其他內容。

如果你擁有自己獨立的工作空間，你就可以讓自己免于外界的干擾；如果你的工作是周一至周五的標準五天制，那么我建議你在最后工作日下午留出兩個小時的時間，專門用于每周回顧。之所以選擇這個時間，主要是因為下面三個原因：

也許你是那種非常忙的人，忙到連正常周末休息都無法享受。我就是這樣，在周六和周日，需要處理的事情和平時一樣多。但是，我們還是需要尋找合適的時間來進行每周回顧。我出差的時候經常會經歷長途飛行，這為回顧提供了一個理想的機會。許多人都養成了適應自身生活方式的“每周回顧”習慣，從每周六早上照常到他們最喜歡的咖啡館消磨時光，到每周日在女兒參加唱詩班活動時待在教堂后排，這些時間都可以用來進行回顧。

無論你的生活方式屬于哪一種，都必須形成一個每周重新審視行動計劃的“慣例”。也許你已經擁有了這種模式（或者與之類似的某種形式），那么嘗試在其中加入更高層次的回顧內容，將它變成你的每周回顧吧。

有些人發現他們很難抽出時間進行回顧檢查，因為工作和家庭隨時都會出現新的問題，他們根本就沒有閑暇時間停下來重新組織工作。我所見過的壓力最重的專業人士，要數那些在工作時必須隨叫隨到并且能夠迅速做出響應的人，下班后，他們還要回家應付幾個不到10歲的孩子，以及同樣奔波了一天、滿身疲憊的配偶。唯一稱得上閑暇時間的，可能就是每天上下班途中的一小時空閑了。

如果你恰巧屬于這種情況，那么你所面臨的最大困難就是找到合適的時間和地點，來讓自己的每周回顧一直貫徹下去。我建議你要么每周五的晚上在辦公室中加班幾個小時，要么在家里打造一個令人放松的、可以正常工作的空間。

高級管理人員的回顧時間 我培訓過許多管理人員，我建議他們在每周五的日程安排中規劃出兩個小時的時間。對于他們來說，最大的問題就是，在“高質量的思考”和“及時處理突發事件”這兩者之間難以取舍，這確實讓人難以抉擇。然而，那些工作經驗更豐富的人卻能認識到“磨刀不誤砍柴工”的道理——安排一段不被打擾的時間，仔細梳理自己的工作——這其實就是某種程度上的每周回顧。我們的一個客戶供職于一家全球最大的公司之一，負責高管選拔，他建議利用高質量的時間進行回顧和重新分組，以確認某人具有其組織高層嚴重缺乏的出色的直覺決策能力。

甚至連那些已經把靜心思考融入工作中的管理人員，仍然常常對那些更加宏觀的回顧和1樓視野層面（項目）的思考漠不關心。一邊是一個個緊張的會議，一邊是攜酒漫步于夕陽下的池塘邊，在這兩者之間，需要有一個中間狀態，讓你有時間對事務進行思考和重組，讓自己在更高的層面上控制自己的生活。要知道，任何人都不可能隨時保證自己的所有事情都已經徹底得到確認、澄清、評估和實施，這根本就不可能。

“大局”的回顧

某些時候，你必須搞清楚你的宏觀目的、長期目標，以及從根本上對你的決定起推動、評估和排序作用的愿景和原則。

在你的工作中，最重要的目標和目的是什么？你有明確的一年或者三年規劃嗎？你的職業生涯如何規劃？目前的生活方式是否令你滿意？從長遠目標的角度來看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？

本書的重點并不是那些3樓到5樓視野的事情。但是我希望讀者能夠著眼于更高的層面來思考問題，其實這也是我的目的所在——幫助你使自己的生命體驗變得更加輕松愉快。當你在“地面”和“1樓視野”層面上能夠更快地處理問題時，你自然就會有時間去思考其他更高層面的問題了，因為這樣才能讓你的頭腦獲得真正的清靜。

對于更高層面的回顧工作，你需要多久進行一次呢？這個問題只有你自己才能回答。在這里，我必須提出的原則是：

無論是在生活還是工作中，如何找到合適的范圍、如何做出合適的決定、如何確定合理的時間間隔，都只有一個標準，就是讓你自己感到一切都清清楚楚就可以了。這是對你的終身邀約，也是你的終身義務，旨在讓你實現所有未竟使命或者意向。

多年來，我通過自己的切身經驗和密切參與許多人的日常生活發現，從根本上推進并掌控日常生活的方方面面，能自然而然地為更高層次的事務提供豐富的靈感。正是因為深層動機的驅使，我們才背上了各種復雜的職責，在履行職責的過程中才會感到困惑，力不從心。你覺得很有必要生孩子；現在你有了自己的孩子，他們成了你至少需要管理20年的重大事項。你覺得必須有所成就，在這個世界創造被認可（并能貨幣化）的價值；于是你創辦了一家企業，或者致力于一項高尚的事業，因此你現在事務纏身，覺得無力應付。對現在的你而言，更多的目標或許是不必要的，你需要在追求已經付諸行動的目標時有種輕松感，并相信你可以自如地執行任何新目標。

其實，我們往往可以從一個新角度來審視我們的愿景、價值觀和目標。不過，以我的經驗來看，如果你認為自己未能順利應對你為自己創建的世界，你就會拒絕和自己對話。改變你心目中的一個目標或愿景需要多久？如果要改變的話，不需要太久。讓你相信可以實現自己承諾的成果需要多久？我的經驗是，至少需要兩年時間來執行這種方法，并使之成為一種習慣，才能達到這種程度的自信。這并非壞消息——這很正常。好消息是，一旦你開始應用這些最佳做法，就可以即刻在日常更具操作性的生活和工作層面實現更大的掌控，而且，它很可能揭示你此前無法認識或利用的更重要行動的真實意義。

這種未來導向的思維方式的另一個方面是在設定目標時保持極大的靈活性和隨意性。一個重要的例子首先出現在軟件領域，即“敏捷項目管理”成為成功創業的規范做法。創建一個愿景，盡最大努力想象它的樣子，嘗試做出一個可能被市場接受的產品，然后在來自現實世界的反饋的基礎上靈活行事，而你的愿景和執行方式也隨之日漸成熟。這里的啟示是：積極的未來思維固然很關鍵，也很美妙，但是，未來思維只有與物質世界里的執行信心相結合，并全程納入響應和校正措施后，才會最有效地呈現。

收集、處理、組織整理和回顧這幾大過程的最終目的以及最大的挑戰是回答這個問題：現在的時間是星期三早上9點22分，你要做些什么呢？