第7章
組織整理：建立好清單

一個完整的、沒有漏洞的組織整理系統(tǒng)，可以賦予你無窮無盡的力量，因為它可以讓大腦徹底擺脫那些低層次的思維，把精力投入到更重要的事情中，并且不會留下任何未經(jīng)處理的事務(wù)來分散你的精力。但是，你的組織整理系統(tǒng)一定要比你自己的大腦更可靠，這樣你才能信任它、依賴它，這也是實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的基本前提。

組織整理意味著讓某個事項所處的位置與其意義相匹配。如果你決定把某事項保存為參考材料，把它存放在必要的位置，這就是組織整理。如果你認(rèn)為需要提醒自己打一個很重要的電話，只要你把提示內(nèi)容存放在適當(dāng)?shù)奈恢茫憔褪窃谶M(jìn)行組織整理。這聽起來簡單，但它回避了一個非常重要的問題：某個事項對你來說有何意義？在前一章里已經(jīng)闡明的事實(shí)是，人們試圖組織整理的很多事項都不夠明確。而且即使這些事項足夠明確，也有可能存在較細(xì)微的區(qū)別，從而對你的創(chuàng)造力和控制力提出了更高要求。我將在本章闡述這方面的一些問題，我會帶你體驗處理工作籃時的一些必要組織整理步驟和組織工具。開始處理新事務(wù)時，你要創(chuàng)建清單，將你希望組織整理的事項分類，并始終牢記將附加項目納入其中。換句話說，你的組織整理系統(tǒng)絕不可能立刻憑空建立起來。它會隨著你處理材料的過程而變化，并測試是否已將各事項存放在了最佳利用位置。隨著你對材料進(jìn)行處理，組織整理系統(tǒng)應(yīng)該也確實(shí)會隨之變化。就各事項對你的意義來說，它們的本質(zhì)區(qū)別永遠(yuǎn)不變，但一年之后，這些事項的最佳管理結(jié)構(gòu)會不同于你今天構(gòu)想的處理結(jié)構(gòu)。

工作流程圖的外環(huán)內(nèi)容（圓角方框）顯示出的是處理材料后可能遇到的所有情況。這些內(nèi)容指明了在你判定事務(wù)的本質(zhì)以及下一步行動后這些材料的去向。

基本分類

從組織整理和操作的角度來看，需要跟蹤和管理的事情可以分為7大類（就是除去“垃圾箱”以外的7個外圍圖標(biāo)中的內(nèi)容）：

界線的重要性

保持不同類別事項彼此之間界線分明，這一點(diǎn)至關(guān)重要。每一種類別都代表著我們與自己達(dá)成的一類協(xié)議，以便在某個特定時間以特定方式提醒我們，如果它們彼此混淆、沒有界線，那么整個組織整理工作也就喪失了意義。

因此，對組織整理而言，首先要捕捉并理清你和未盡事宜之間的具體關(guān)系。大多數(shù)人試圖只靠“組織整理”加強(qiáng)化對自己所處環(huán)境的掌控，結(jié)果只能重新調(diào)整仍不明朗的未盡事宜清單。不過，只要你遵從我此前建議的流程，你就會得出明確的跟進(jìn)內(nèi)容，并能掌握對其進(jìn)行分類和信息描述的實(shí)用方法。

如果你忽視了這個分類流程，將不同種類的事項列入同一個清單，你往往會對這些事項無動于衷。比方說，把參考資料混入那些你想要閱讀的資料中，你就會對這些需要閱讀的資料失去興趣；如果你把應(yīng)該列在日程表中的工作（因為這些事情必須在指定日期完成）寫在“下一步行動”清單中，你就會不再依賴日程表，轉(zhuǎn)而頻繁地查看行動清單，以免漏掉這個工作；如果有一項工作你暫時還不想實(shí)施，那么它就必須歸入“將來/也許”清單，這樣你才能在瀏覽“項目”清單的時候，全身心地考慮具體的行動計劃；如果你把交給他人辦理的事情放在你的某個“下一步行動”清單中，那么你在執(zhí)行這個清單的時候，自然會因為這個事情引發(fā)的無意義思考而造成無謂的停頓。

你需要的僅僅是清單和文件夾

一旦你認(rèn)清需要跟蹤的內(nèi)容（在前一章“理清階段”中已經(jīng)論述過了），你真正需要的就只有清單，以及足以保存提示信息、參考資料和輔助信息的工具，即文件夾了。你的清單（如我曾經(jīng)指出過的那樣，清單也可以以文件夾的形式出現(xiàn)）將保存所有的“項目”和“將來/也許”的內(nèi)容，以及其他需要你跟蹤的事務(wù)。文件夾（電子或者書面的）也將用于保存正在開展中的各項工作的參考資料和輔助信息。

很多人都在使用清單，但是大多數(shù)人都無法讓清單發(fā)揮應(yīng)有的效力，這也導(dǎo)致了許多人對我所推薦的這樣一個以清單為基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)持懷疑態(tài)度。這不是清單本身的缺陷，因為多數(shù)人都沒有把事情分門別類地列入清單，甚至清單上的內(nèi)容都不是完整的，所以清單在保持你頭腦清醒方面的效力自然大打折扣。一旦你把要完成的各種事務(wù)合理地分類整理成幾個清單，事情就會變得非常簡單，你只要管理好這些清單就行了。

正如我曾經(jīng)提到的，你大可不必對清單中的內(nèi)容按照重要程度進(jìn)行排序，因為一旦情況有變，你就不得不重新排序。對于許多人的組織整理工作而言，強(qiáng)行對事情進(jìn)行排序正是導(dǎo)致挫敗感的根源。事實(shí)上，當(dāng)你看到整個清單時，完全能夠根據(jù)實(shí)際情況快速找出其中最重要的事情。清單僅僅是一個目錄，它幫助你跟蹤那些正在進(jìn)行的事情，并讓你在回顧的時候有一個依據(jù)和參照。

當(dāng)我提及一個“清單”時，請記住，我只不過是指一群具有相似特征并被歸為同類的事情的集合。清單可以是下面3種形式中的任何一種：

1. 一個文件夾或者容器，每頁紙記錄一件事情，這些事情都具有相似特征并被歸為同一類。

2. 在一張有標(biāo)題的紙上列出的確切事務(wù)列表（當(dāng)然也可以列在活頁夾或者小本子上）。

3. 一個保存在軟件程序或者數(shù)字移動設(shè)備中的項目列表。

組織整理行動提示信息

如果你已經(jīng)清空了工作籃，你無疑會為自己創(chuàng)建一大堆“懸而未決”事務(wù)的行動提示信息。它們代表那些用時超過2分鐘，并且無法委派給他人的任務(wù)。一般來說，這些事務(wù)的數(shù)量可能會在20~70項之間，當(dāng)然也有可能更多。同時，你肯定還有一堆有關(guān)委派任務(wù)的提示信息，很可能還有一些事務(wù)被列入日程表或者“將來/也許”清單。

你需要將這些提示信息分門別類地進(jìn)行整理，以便在有時間的時候執(zhí)行和回顧。你還需要決定用何種形式對這些信息進(jìn)行組織整理：文件夾還是清單，紙質(zhì)的還是電子形式的？

納入日程表的行動提示信息

正如我曾說過的，從組織整理的角度出發(fā)，行動可以分為兩個基本類型：對執(zhí)行時間有剛性要求的；沒有指定時間、越快完成越好（有的或許指定有最后完成日期）的。日程表上記錄的行動就是前者，你可以指定具體時間（“上午10點(diǎn)~11點(diǎn)與吉姆會面”）或者指定具體日期（“周二給雷切爾打電話，問她是否收到了建議書”）。

當(dāng)你處理“工作籃”中的東西時，遇到這類有時間要求的事情，你應(yīng)該很自然地將它們寫入你的日程表中。比如說你想做個內(nèi)科檢查，你肯定會立即打電話到醫(yī)院去預(yù)約（因為打電話預(yù)約肯定用不了2分鐘），約好時間后將它立刻寫入日程表，這簡直再自然不過了。

對于日程表，大多數(shù)人都有個老習(xí)慣，就是每天把第二天想做的事情都列成一個待辦事項清單，想當(dāng)然地把那些第二天能完成的事情都寫在里面，但是實(shí)際卻很難將這些事情如期完成，這就需要將那些未完成的事情再轉(zhuǎn)到后天的待辦事項清單中。千萬別這么做。將日程表當(dāng)作一個神圣不可侵犯的圣域吧，切不可將那些沒有硬性時間要求的事情寫入其中。這樣一來，日程表中的行動會更加清晰，也更容易完成或者了解它們。當(dāng)你按照這樣的規(guī)則來安排你的日程表時，剩下的自然就是那些沒有苛刻時間要求的ASAP行動了。

組織整理需要盡快完成的行動提示信息（ASAP行動）：

根據(jù)情境分類

經(jīng)過多年的實(shí)踐，我發(fā)現(xiàn)管理這些ASAP行動的最好方法是，將它們按照情境進(jìn)行分類——所謂的情境，就是完成該行動所需要的工具、地點(diǎn)或者情形。比如，某個行動需要在電腦上完成，你就可以把它列入“在電腦旁”清單。如果某個行動需要你開車到附近轉(zhuǎn)悠（去銀行或者去電腦市場），那么將其列入“外出事宜”清單就是追蹤這個任務(wù)的最好方式。如果某一工作的下一步行動是與你的同事艾米莉當(dāng)面談?wù)劊蔷蛻?yīng)該把這個行動列入“艾米莉”文件夾或清單當(dāng)中。

那么，如何確定情境分類的數(shù)量呢？這取決于：（1）你所需要跟蹤的行動的數(shù)量；（2）不同行動所要求的環(huán)境差異的大小。

如果你是那種只有25個下一步行動在等待執(zhí)行的“稀有動物”，那么單獨(dú)一個“下一步行動”清單就足夠了。它的內(nèi)容可以五花八門：“買釘子”、“和老板談?wù)創(chuàng)Q工作崗位的事”、“起草有關(guān)委員會會議的想法”，等等。如果你手上有50甚至100個行動等待完成，將它們記錄在一個龐大的清單中會造成很多麻煩，你很難看到你應(yīng)該看到的東西。當(dāng)你有時間來完成某些行動時，你不得不花費(fèi)一些時間搜索你能完成的行動，比如你的時間只夠打個電話，但是你必須在一大堆不相干的行動中找到那個要打的電話。當(dāng)你外出去干些瑣事的時候，一個清爽的“外出事宜”清單比一個包含大量不相干任務(wù)的清單更加方便。

這種分類組織行動的方式的另外一個好處就是，充分利用你所處的環(huán)境，將你的能力最有效地發(fā)揮出來，以提高效率。如果你有一個“電話”清單，當(dāng)你手邊有部電話的時候，你就能以非常高的效率集中打出多個電話。當(dāng)你打開電腦并且處于在線狀態(tài)時，有一個“在線”清單，不用花費(fèi)時間轉(zhuǎn)到其他狀態(tài)，你就可以完成大量的類似行動。從一種工作狀態(tài)離開并進(jìn)入另一種工作狀態(tài)所花費(fèi)的時間和精力要比一般人想象的多得多，這會造成巨大的浪費(fèi)。當(dāng)一個人造訪你的辦公室的時候，如果你的手頭已經(jīng)準(zhǔn)備了需要和他一起解決的問題清單，那么就可一次解決所有問題，這簡直太完美了。

有關(guān)行動提示信息最常見的分類

以下常見的下一步行動清單的標(biāo)題會對你有所幫助：

“電話”清單 這是一個包含了所有要撥打電話的清單，只要手上有一部電話，你就可以逐項地完成它上面的內(nèi)容。你越是行蹤不定（特別是當(dāng)你有手機(jī)的時候），就越會發(fā)現(xiàn)一個涵蓋所有待打電話的清單是多么有價值：當(dāng)你不在辦公地點(diǎn)（在附近外出）或者正在旅途中時，你總能找到一些碎片化的空閑時間（比如等飛機(jī)的時候、等孩子放學(xué)的時候），這時你就可以拿出“電話”清單來完成其中的內(nèi)容。擁有一個獨(dú)立的“電話”清單，可以讓你很容易地利用點(diǎn)滴時間來完成打電話的任務(wù)。

另外，我建議你花一些時間，在清單的每一項內(nèi)容旁邊記錄相關(guān)的電話號碼。通常情況下，如果電話號碼列在清單上，你很可能就會順手撥出這個電話；如果要在打電話前費(fèi)力去查電話號碼，你可能就懶得再行動了；而如果你使用的是移動設(shè)備，只需一按就能撥打電話。

“在電腦旁”清單 如果你的工作與電腦密不可分（特別是如果你擁有筆記本/平板電腦，或者在工作地點(diǎn)和家里都有電腦），那么“在電腦旁”清單會對你的工作大有幫助。它能讓你對需要利用電腦完成的所有工作一目了然，提醒你需要回復(fù)的電子郵件，需要完成的Word或者Excel文檔等。

因為我經(jīng)常坐飛機(jī)旅行，所以我除了擁有一個“在電腦旁”清單，還單獨(dú)準(zhǔn)備了一個“在線”清單。因為在飛機(jī)上的時候，由于沒有Wi-Fi，我是沒辦法上網(wǎng)的，也就沒辦法完成那些必須在線完成的任務(wù)。為了避免在飛機(jī)上審視“在電腦旁”清單的時候，還要反復(fù)考慮是否需要上網(wǎng)才能完成，所以我特地將這類任務(wù)歸入“在線”清單，這樣就能節(jié)省我的腦力資源用在更需要的地方了。

如果你只在辦公室或家里用電腦完成工作，你可以把相關(guān)行動全部列入這些特定位置的清單里，不過當(dāng)你身處該環(huán)境時，你或許仍能看到關(guān)于需要在電腦上完成的工作內(nèi)容提示。另外，如果你的工作和活動環(huán)境主要以移動設(shè)備為主，你可以在筆記本電腦、平板電腦和智能手機(jī)上進(jìn)行同樣的操作，然后把提示內(nèi)容保存在同一個數(shù)字設(shè)備中，或者將其存入最適合的位置。

“外出事宜”清單 把所有需要外出時處理的事情歸納到一起，這種做法非常必要。當(dāng)你需要外出時，在路上看一眼這個清單會大大提高你選擇處理諸多事宜的效率。像“從銀行保險箱中取出股票證券”，“到裁縫那里取衣服”以及“到花店為羅賓買花”一類的行動都應(yīng)該列入這個清單。

當(dāng)然，這個清單可以是你存放在計劃手冊或者冰箱門上的一張便利貼，也可以是一些數(shù)字任務(wù)管理設(shè)備中的“外出事宜”類內(nèi)容。

在個人的“外出事宜”清單中建立一些子清單，通常會非常有效。例如，如果你需要經(jīng)常從五金商店購買材料，那你就可以在“外出事宜”清單中創(chuàng)建一個“五金商店”子清單，然后在此記錄下你打算去那里購買的特定物品。在運(yùn)用低技術(shù)含量工具時，你可能會在一張便利貼上創(chuàng)建一個“五金商店”的清單，而當(dāng)你擁有先進(jìn)的高科技產(chǎn)品時，如果你使用的是一個電子形式的清單，那你就可以在“五金商店”一項后面附加一個“備忘錄”，并在那里輸入詳細(xì)的內(nèi)容。

“在辦公室時”清單 如果你在辦公室工作，那么肯定有些事情是必須在那里才能完成的。很顯然，擁有一個包含這類事務(wù)的清單一定會非常有用。盡管在你的辦公室也有電話和電腦，但擁有單獨(dú)的“電話”和“電腦”清單也很有意義。我更傾向于在“在辦公室時”清單中列出那些需要我親自到場處理的所有事項，比如清理辦公室的文件柜，或者和工作人員一起打印、審核重要文件。

當(dāng)前的一個重要趨勢，是組織變得更開放、更靈活、更虛擬化。“酒店式”辦公（即沒有固定辦公場所，而是在任何可利用的場所“見縫插針”地做事）正在增多。因此，“在辦公室時”清單所指的行動，必須可以在任意幾個場所完成。或者，對一些人來說，同時擁有辦公室“A”和辦公室“B”清單，有利于完成與這兩個特定位置直接相關(guān)的行動。

“在家時”清單 許多行動只能在家里完成，因此，針對這個環(huán)境創(chuàng)建一個清單也很有必要。我相信，你一定有許多私事和需要在家里處理的各種雜活兒。通常，這類事務(wù)的“下一步行動”就是直接的實(shí)際行動。比如“掛一張新的水彩打印畫”、“整理旅行用品”以及“把衣柜里的衣服換成冬裝”，都是這個類型的代表性例子。

如果你像我一樣，在家里設(shè)有辦公室，那么只有那些需要在家中的辦公室解決的事情才可以放到“在家時”清單中。（如果你僅僅在家中工作，而且并不去其他地方辦公，那你就根本不用創(chuàng)建“在辦公室時”清單，僅有一個“在家時”清單就夠了。）

和在不同地點(diǎn)工作的人類似的是，許多人有多個個人工作環(huán)境，比如度假屋、船舶乃至于當(dāng)?shù)氐拿牢犊Х鹊辍！霸谛前涂藭r”可以成為一個行動清單的細(xì)分類別！

“議事日程”清單不可避免的是，你總會發(fā)現(xiàn)許多下一步行動需要與別人進(jìn)行交流，或者需要在委員會、團(tuán)隊或者員工會議上提出來討論。比如說，你必須與合作伙伴討論一下有關(guān)明年發(fā)展的想法；你希望同生活伴侶協(xié)商一下春假的日程安排；你需要給秘書指派一項復(fù)雜的任務(wù)，沒辦法一下子在電子郵件中交代清楚；你必須在周一召開的有關(guān)調(diào)整費(fèi)用報銷政策的員工會議上宣布一項新決定。

這些行動應(yīng)該各自記錄在單獨(dú)的清單上，每個清單對應(yīng)一個人或者某個會議（假設(shè)你定期參加這個會議）。有些人已經(jīng)在使用類似的方法了：把要向老板匯報的信息整理在一個文件夾中。如果你認(rèn)真整理你的下一步行動，你會發(fā)現(xiàn)需要3~15個此類清單。我建議為以下這些人設(shè)立單獨(dú)的清單：老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外，還應(yīng)該考慮你的律師、投資顧問、會計師、電腦顧問，以及你要通過電話或當(dāng)面與之商討一件以上事情的人。

如果你經(jīng)常參加某個長期的例會——員工會議、計劃會議、委員會會議、家長/教師會等——它們也同樣應(yīng)該擁有獨(dú)立的文件夾，把需要在這些場合用到的資料放到對應(yīng)的文件夾中。

如果某一段時間內(nèi)，你會與某個人進(jìn)行頻繁的接觸，你也應(yīng)該在此期間保存一個關(guān)于此人的清單。比如說你的房子正在進(jìn)行裝修，那么就應(yīng)該為這個工程的工頭設(shè)立一個單獨(dú)的清單。當(dāng)他下班以后，你可以在施工現(xiàn)場轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，看看有什么事情需要同他交換意見，然后把它們寫入這個清單。這個清單一定會給你帶來巨大的幫助。

鑒于這類清單效果顯著，你的管理系統(tǒng)應(yīng)該允許你方便快捷地增添新的“議事日程”清單。比如，在活頁夾式計劃手冊中的“議事日程”部分，為某個人或者某個會議插入一頁紙或者一個表格，只需要幾秒鐘就能完成。同樣，往平板電腦的“議事日程”目錄中增加一個專門的“備忘頁”也花不了太多時間。

“閱讀/回顧”清單 你肯定會發(fā)現(xiàn)你的“工作籃”中有不少東西是需要你閱讀的。對于這些東西，你應(yīng)該已經(jīng)遵照“兩分鐘原則”的要求，對許多內(nèi)容進(jìn)行了大致的瀏覽——扔掉無用的，把有用的歸檔，需要進(jìn)一步閱讀的則進(jìn)入下面的處理程序。

那些需要你花費(fèi)兩分鐘以上閱讀的資料，應(yīng)該一并妥善保管，使之成為一堆注明“閱讀/回顧”的文件。按照我對清單的定義，這樣的一堆文件就可以稱之為清單了。但更有效率的做法是：按照其內(nèi)容，對這些文件和雜志進(jìn)行分類，放置在指定的文件托盤或者便攜文件夾中。

對于許多人來說，需要“閱讀/回顧”的東西很可能是一大堆資料，這也是我們強(qiáng)調(diào)只有那些你確實(shí)希望花兩分鐘以上時間閱讀的東西才能歸為此類的原因。即便這樣，你面對的資料數(shù)量也足以讓你手足無措。如果你的閱讀資料沒有明確的界線（未做到清晰分類），那么這肯定會讓你對這堆資料逐漸變得麻木，并最終導(dǎo)致系統(tǒng)全面失控。而有了清晰的邊界，至少能讓你準(zhǔn)確了解其中包含的內(nèi)容和存貨數(shù)量。這樣一來，你就可以根據(jù)自己的閱讀能力來調(diào)整閱讀資料的數(shù)量，你能更準(zhǔn)確地判斷哪些資料需要保留、哪些應(yīng)該扔掉了。

一些專業(yè)人士（如律師）仍然堅持使用大量的印刷文件，盡管他們的大多數(shù)文件是以數(shù)字格式生成和維護(hù)的，但采用實(shí)物形態(tài)的文件處理問題仍然是最佳方式。在這種情況下，除了“閱讀/回顧”文件盒或文件籃，根據(jù)重要程度為需要仔細(xì)閱讀的材料創(chuàng)建一個“閱讀/回顧”類別，是很合情合理的。

當(dāng)你參加的會議被延誤的時候，當(dāng)你在研討會會間休息時，約了牙醫(yī)卻不得不等候片刻時，當(dāng)然還有準(zhǔn)備在火車或飛機(jī)上打發(fā)時間時——在這些時間碎片中，如果你身旁恰好擁有這樣一疊閱讀資料，那對你將會非常實(shí)用，因為這些零碎的時間都是可以用來閱讀的大好時機(jī)。由于生活中充滿了這種可以利用的時間片段，那些手邊缺少“閱讀/回顧”資料的人只會讓這些時間白白浪費(fèi)。

我們獲得的數(shù)字信息包含需要閱讀和回顧的數(shù)據(jù)，其中大部分對我們的工作或生活并非至關(guān)重要，而可能只是有趣，可以在事務(wù)所處的相關(guān)領(lǐng)域創(chuàng)建一個整理箱。在你的電子郵件文件夾下或“瀏覽網(wǎng)站”行動清單里創(chuàng)建一個“回顧/觀察”文件夾，用來妥善保存推薦視頻、博客或網(wǎng)絡(luò)鏈接的電子郵件。

組織整理“等待”清單

如同行動需要整理成清單一樣，那些等待別人完成的任務(wù)也需要組織成清單以提醒自己。“等待”清單上的內(nèi)容，應(yīng)該是那些你不關(guān)心過程，只關(guān)心結(jié)果的事情（或由別人負(fù)責(zé)的事情）。比如你可能正“等待”在劇場預(yù)訂的戲票、公司訂購的新掃描儀、用戶對某個提議的答復(fù)，諸如此類。如果某件事情的下一步行動需要由別人來完成，你就沒有必要將這個行動列入行動清單了，你只要想辦法提醒自己這個任務(wù)該由誰來完成就可以了，這就形成了“等待”清單。你的任務(wù)就是根據(jù)需要定期回顧這個“等待”清單，檢查完成的情況，并決定是否需要你執(zhí)行某些行動以推動事態(tài)的發(fā)展。

對許多人尤其是管理者或監(jiān)督者來說，收集、更新、完善、審閱我們所關(guān)心的他人未兌現(xiàn)承諾清單，會令你感到輕松愉悅，并能明確工作中需要重點(diǎn)推進(jìn)的事務(wù)。

也許你會發(fā)現(xiàn)，這個“等待”清單只有放在手邊才能發(fā)揮作用，而且與“下一步行動”清單放在同一系統(tǒng)中才能取得最佳效果。某個任務(wù)在結(jié)束之前，可能會多次在不同的清單中來回轉(zhuǎn)移。比如，你可能需要給賣方打電話，要求他們提出一個工程方案（這當(dāng)然要記在“電話”清單中）；打完電話之后，你要做的就是等候他們提出方案（然后就轉(zhuǎn)到了“等待”清單中）；當(dāng)接到方案之后，你就要找時間看看（轉(zhuǎn)入“閱讀/回顧”清單）；看完之后，你可能把方案交給領(lǐng)導(dǎo)，由他最后拍板（再次進(jìn)入“等待”清單或者你的“在電腦前”清單）。

當(dāng)你和負(fù)責(zé)完成清單中所列事項的人會面或談話時，隨時利用你的“等待”清單大有裨益。與坐等時間流逝和陷入尷尬氣氛相比，提及此前的某個事由（比如：“哦，岡薩雷斯的建議進(jìn)行得怎么樣了？”）會顯得更得體。

對于此類內(nèi)容尤為重要的是，清單上要包含每個項目的時間要求，以及商定的所有截止期限。當(dāng)你說“但我的訂購日期是3月20日”或者“三周后你可能拿到投標(biāo)書”時，你一定要遵守這個時間，這是非常重要的。就我的個人經(jīng)驗來說，單是這個戰(zhàn)術(shù)細(xì)節(jié)就極為重要。

要知道，“等待”清單中的內(nèi)容都是要由別人完成的。當(dāng)你認(rèn)識到這一點(diǎn)的時候（特別是手中正拿著這樣一份清單的時候），你的感覺肯定會很棒。

使用原始信息作為它自身的行動提示

跟蹤任務(wù)最高效的辦法就是，當(dāng)提示信息出現(xiàn)的時候，就第一時間將其相關(guān)行動列入清單或存入文件夾。一般來說，原始的提示信息在經(jīng)過處理之后就沒有用了。比如，與領(lǐng)導(dǎo)開會的時候你會寫些筆記，但是會后你把這些筆記歸納整理成具體的工作和行動之后，筆記本身就沒有用了。有些人喜歡保留語音消息，總覺得“以后可能用到”，但這種方式對于提示信息的管理來說，實(shí)際上并不怎么高效。

但是，也確實(shí)存在一些例外。某些類型的輸入信息，其本身就是最為有效的行動提示，使用它們本身要比把它們列入清單的效果更好。這種方法尤其適用于某些書面資料和一部分電子郵件。

紙質(zhì)提示信息的管理

某些事務(wù)本身就是其工作的最佳提示。最好的例子就是，“閱讀/回顧”中所包含的文章、出版物和文件資料等。顯而易見，你完全可以直接把《財富》雜志放到“閱讀/回顧”籃中充當(dāng)提示物，如果你還堅持要在行動清單中寫下“看一下《財富》雜志”，這就有點(diǎn)畫蛇添足了。

另一個例子是：有些人仍然使用紙質(zhì)賬單進(jìn)行支付，你可能覺得把所有的賬單留起來一同支付比較容易，那么你就可以把自己的各類賬單存放在一個標(biāo)題為“待支付的賬單”（或者“待處理的財務(wù)票據(jù)”）的文件夾或者籃子里。與此相似，報銷的發(fā)票也應(yīng)該如此，要么立刻處理，要么保存在“未報銷的收據(jù)”信封或者是文件夾中。

對于你的具體工作類別、新事務(wù)和工作場所來說，僅使用原始文件本身或許更有效。比如，一位客服人員可能會接收到許多服務(wù)申請，并將這些申請按要求填寫在統(tǒng)一格式的表格中。在這種情況下，這些表格就可以作為最佳的行動提示。律師或會計師可能會處理那些需要花時間審核的文件，以便明確行動計劃，而這些文件可能會堆積在書桌上特定類別的文件夾中。

當(dāng)你決定保存事務(wù)提示信息（是列一張清單？還是采用文件夾或數(shù)字目錄中的原始文件？）時，還要考慮后勤方面的問題。如果你經(jīng)常外出，就要考慮提示信息的便攜性。但是，如果你的所有工作都可以在辦公室里完成，那么把原始文件當(dāng)作其提示信息的載體可能會是更好的選擇。

無論你選擇采用哪種方式來保存提示信息，你都應(yīng)當(dāng)將它們按照“下一步行動”的類型分成不同的組。如果某個客服任務(wù)需要你接下來打個電話，那么就應(yīng)該把它列入“電話”清單（或者文件夾或數(shù)字存儲設(shè)備）中；如果下一步行動需要你查看某些信息并將其輸入到電腦中，那么它就應(yīng)該納入“在電腦旁”清單。依我之見，對工作流程管理的最大破壞，就是把同類型的所有文件（比如客服申請單）都放在一個工作籃或文件夾中，根本不考慮完成它們需要采取的下一步行動是否是同類型的。某個申請需要你回個電話，另一個申請需要你查看一下相關(guān)的數(shù)據(jù)，而另外一個則需要等候其他人提供進(jìn)一步的信息，可你卻把它們都放在一起了。這樣的做法最直接的后果就是，每次你啟動一項任務(wù)，都要再次判斷它的下一步行動是什么，這很快就會讓你厭煩，并且對這一大堆沒有明確下一步行動的文件感到麻木。

我的個人管理系統(tǒng)都是基于清單構(gòu)成的，所以它非常方便，但是我仍在辦公室保存了一個“閱讀/回顧”文件夾，還保存有一個塑料材質(zhì)的旅行版同名文件夾。盡管我還以數(shù)字形式存儲并閱讀某些雜志，但在手邊保存有形版本仍能發(fā)揮后勤保障和審美愉悅功能。

電子郵件類提示信息的管理

與紙質(zhì)材料類似，那些需要付諸行動的電子郵件，其本身就是最好的行動提示——它們自動保存在你的電子郵件管理軟件中。特別是當(dāng)你的工作是以電子郵件為核心（每天接收大量郵件，大部分時間花在處理郵件上）的時候，尤其如此。在這種情況下，你就可以直接將電子郵件管理軟件作為你的工作管理系統(tǒng)，而不是把電子郵件中包含的任務(wù)從收件箱提取出來列成清單，或者分配給另一個清單。

許多人都會發(fā)現(xiàn)在電郵軟件的導(dǎo)航欄上建立兩三個特殊的文件夾會非常有用。其實(shí)在電郵軟件里面，大部分文件夾都是用來存放、歸檔各種參考資料的，只要我們想想辦法，就可以找到一套有效的方法來組織和管理我們的行動提示信息（也就是需要付諸行動的電子郵件）。我們要把這些郵件放到“收件箱”（郵件接收后自動存放的目錄，這里也是大多數(shù)人習(xí)慣存放郵件的地方）之外的地方。

如果你選擇這種方式，我的建議是，為那些需要“超過兩分鐘行動”的郵件建立一個單獨(dú)的文件夾（在此重申，對電子郵件，你也應(yīng)該遵照“兩分鐘原則”進(jìn)行處理）。這個文件夾的命名應(yīng)當(dāng)以特殊字符開頭，這是為了：（1）以此來區(qū)別這個文件夾與其他保存資料的一般歸檔文件夾；（2）讓這個文件夾始終處在導(dǎo)航欄的最頂端。微軟系統(tǒng)里的“@”和Lotus里的“–”標(biāo)記或連字符就可以。那么你可以建立一個“@行動”文件夾來存放這些需要采取行動的郵件。

接下來，你應(yīng)該創(chuàng)建一個標(biāo)題為“@等待”的文件夾，它將出現(xiàn)在“@行動”相鄰的位置上。當(dāng)你接收到的郵件有你需要跟蹤的信息時，你就可以將它們拖入“@等待”文件夾中。這里還可以存放那些通過電子郵件委派出去的任務(wù)：你要做的就是將發(fā)出的電子郵件拷貝一份（抄送或密送），放入“@等待”文件夾中就可以了。

有一些電郵軟件（如Lotus Notes）允許你在發(fā)送郵件的同時，復(fù)制一份并歸檔存入你自己的文件夾中[發(fā)送的時候使用“Send and File（發(fā)送并歸檔）”按鈕]。其他軟件（如Outlook）可以在“Sent Mail”（已發(fā)送郵件）中找到發(fā)送出去的郵件。在后一種情況中，對于許多人來說，最有效的方法是：當(dāng)他們通過郵件分派任務(wù)時，給自己“抄送”（cc）或者“秘密抄送”（bcc）一份，然后把接收到的郵件存入“@等待”文件夾中。（通過簡單的設(shè)定，就可以讓Outlook把你轉(zhuǎn)發(fā)給自己的郵件自動保存在某個指定的文件夾中。）

清空電子郵件“收件箱” 采用上面的方法，可以讓你清空收件箱中的所有郵件——這可以讓你的視線更加清晰、頭腦更清醒、工作更輕松。恢復(fù)“收件箱”的本來功能——它是一個接收信息的緩沖區(qū)，它所包含的語音郵件新信息或未讀文本需要你盡快處理，以便為接收新的信息騰出空間。很多人把“收件箱”當(dāng)作一個保存信息的倉庫，歸檔文件、參考資料、未確定下一步行動的資料甚至包括垃圾，統(tǒng)統(tǒng)混雜在一起，這肯定會讓你對“收件箱”內(nèi)的東西感到麻木——雖然你雙眼盯著屏幕，但你的大腦根本沒有思考。

再說一次，清空“工作籃”（對電子郵件來說就是“收件箱”）中的內(nèi)容并不意味著你已經(jīng)解決掉了其中所有的問題。它僅僅代表著，你已經(jīng)刪掉了一切可以刪掉的內(nèi)容，把你暫時不需要采取行動但希望保存的事情歸檔了，完成了所有那些不需要兩分鐘就能解決的事情，并把那些等待結(jié)果和需要行動的郵件移入相應(yīng)的文件夾中。現(xiàn)在，只要你打開“@行動”文件夾，就能看到所有你需要花時間采取行動的郵件。這與你手忙腳亂地搜索很多頁郵件，生怕漏過某些重要的事情相比，是不是簡單多了呢？

關(guān)于四處散落提示信息的警告

把要做事情的提示信息置于你的視線之外，這明顯存在著危險。個人工作管理系統(tǒng)的首要任務(wù)就是讓你能隨時看到想要看到的行動提示，這樣才能讓你正確地選擇將要采取的行動。離開辦公室之前，或者你決定當(dāng)天主要執(zhí)行計劃外事項之前，你應(yīng)該逐一查看那些未確定下一步行動的郵件，就像你對待“電話”清單和“在電腦旁”清單一樣。而電郵軟件中的“@行動”文件夾，其本質(zhì)就是“在電腦旁”清單的一個延伸，所以對它們也應(yīng)當(dāng)一視同仁。紙質(zhì)的“懸而未決”文件夾（記得前面提到的大量申請表格嗎？）也應(yīng)當(dāng)視為一個記錄了提示信息的清單來處理。

無論提示信息散落于何處——在文件夾里、在清單上，還是在電郵軟件里——只要能夠平等對待它們，并且保證定期回顧，那么就不存在任何問題。你需要確保不把任何行動提示信息遺落在系統(tǒng)的角落中，而讓它無法發(fā)揮應(yīng)有的作用：提示你去采取行動。在數(shù)字時代，這樣做或許會招致風(fēng)險，因為一旦脫離顯示屏，這些材料往往無法發(fā)揮提示作用。這使得許多電腦達(dá)人重拾紙質(zhì)材料——紙質(zhì)材料具有實(shí)體性和可見性，使人們更加相信這種提示工具真的可以有效提醒他們。

為了能夠真正做到心里沒有牽掛、無憂無慮（為了與好朋友聚會、出去散步），你必須讓自己確認(rèn)所有的行動提示信息都已經(jīng)妥善保管了，所有事情都在你的掌控之中，不用擔(dān)心會漏掉任何事情。并且，你應(yīng)該可以在幾秒鐘之內(nèi)就完成整個確認(rèn)過程，而不用花費(fèi)幾天。

組織整理項目提示信息

創(chuàng)建并維護(hù)一個包含所有項目（再重申一次，需要多個步驟才能完成的事情，我們將其稱為項目）的清單吧，這絕對意義重大！這個清單里包含的事情肯定比你預(yù)想的多。如果你還沒有開始創(chuàng)建這個“項目”清單，那么我建議清單的格式應(yīng)該簡單，與你的行動清單類似就行了：可以是電子清單，或者一頁紙的清單，或者是寫著“項目”字樣的文件夾（每頁紙一個項目）。

“項目”清單

“項目”清單中不應(yīng)該包含項目執(zhí)行的具體細(xì)節(jié)或方案，也不應(yīng)該按照重要性、大小、緊急程度來排序——其實(shí)它就是一個包含了所有未完成任務(wù)的目錄。實(shí)際上，在日常工作中，你根本不用去理睬這個“項目”清單；每天占據(jù)你主要精力的是你的日程表、行動清單，以及突發(fā)的特殊事務(wù)。記住，你無法執(zhí)行“項目”，你能夠執(zhí)行的是“行動”。不過，了解各個項目所涵蓋的范圍非常關(guān)鍵，它可以提高你對自己的控制及關(guān)注內(nèi)容的長期滿意度。

“項目”清單意味著你可以憑借它來宏觀控制各個項目的進(jìn)度，并確保各個項目都處于自己的掌控之中，同時它也能讓你對自己的工作量有一個客觀的認(rèn)識。

一個完整項目清單的價值

我曾經(jīng)提出了一個非常寬泛而又簡單的項目定義，即實(shí)現(xiàn)一個預(yù)期結(jié)果需要一個以上的行動這個定義很重要，它可以捕獲影響你意識的微妙因素。如果你在一個基于正規(guī)項目（制造、軟件、咨詢等）的行業(yè)工作，或許很難意識到“為我們的孩子找條狗”和“找一個好裁縫”是項目！但是，不管你叫它們“項目”還是其他什么，仍然需要給予它們某種關(guān)注，以緩解它們給你造成的心理壓力。

將這些完整、即時、明確的事項列入自己的清單，并養(yǎng)成維護(hù)它們的習(xí)慣，這或許是你最具價值的行動，它能讓你從此實(shí)現(xiàn)無壓力的工作效率。下面是部分理由：

對于控制和關(guān)注至關(guān)重要 當(dāng)你意識到需要處理的事情在不斷干擾你的大腦時，無論它們是大是小，你都不可能真正放松自己，獲得良好的工作狀態(tài)。這就像在未完成、未定期回顧此類事項的外部清單時，“我得去重審我的駕駛執(zhí)照”在你的大腦中所占的空間會和“我需要為明年的會議制定一個議程”一樣大。

緩解微妙的緊張狀況 我們意識到的需要處理的小事或更微妙的事情之所以會造成更具挑戰(zhàn)性的處理壓力，這僅僅是因為它們沒那么“顯眼”。項目往往不是條理清晰且井然有序地出現(xiàn)的。它們一開始似乎只是某種簡單的情況、溝通或行動，但它們會慢慢超出你的預(yù)期。你以前想過處理女兒上幼兒園的事情，但現(xiàn)在登記表出了問題，或是后勤細(xì)節(jié)發(fā)生了某種變化。你以前認(rèn)為你開出的發(fā)票完整無誤，但現(xiàn)在客戶說他不認(rèn)同你收取的某項費(fèi)用。首先確認(rèn)這種情形是否真實(shí)存在，并將其列入你的預(yù)期結(jié)果系統(tǒng)，從而采取適當(dāng)行動，這將會創(chuàng)造可觀的新能量，并產(chǎn)生意想不到的積極效果。

使每周回顧的重點(diǎn)一目了然 正如我在其他地方指出的，每周回顧是實(shí)現(xiàn)長期承諾和日常行動成功匹配的關(guān)鍵因素。而一個完整的項目清單應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)的關(guān)鍵所在。每周確保自己知道要（或者不要）為孩子找狗，以及要（或不要）為明年的會議制定議程，這種做法至關(guān)重要。但是，在你有能力從這一角度考慮事情之前，相關(guān)的項目清單必須已經(jīng)存在，至少應(yīng)該有個雛形。

促進(jìn)關(guān)系管理 無論你是和你的老板、員工、搭檔談話，還是喝你的家人談話，對于你所做出的可能與這些人相關(guān)的所有承諾進(jìn)行管理和回顧是極為重要的。在時間、金錢和注意力等有限資源的分配方面，你總是會面臨各種挑戰(zhàn)。當(dāng)其他人也在爭取此類資源時，就這些顯性和隱性協(xié)議進(jìn)行談判（和頻繁談判）是有效緩解這些內(nèi)在壓力的唯一途徑。一旦高管及其配偶和員工看到企業(yè)許諾他們的工作和生活前景，就會促使相關(guān)參與方進(jìn)行極具重要性和建設(shè)性的對話。但是，如果沒有一份完整的清單，這種情況絕不會發(fā)生。

何處尋找待發(fā)現(xiàn)項目

你有可能在這三個主要領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)“隱藏”項目：

當(dāng)前活動 有些項目往往需要從你簡單保存的日程表、行動清單和工作區(qū)中收集。

你列在日程表上的哪些會議討論結(jié)果（過去的和未來的）無法通過會議本身完成或解決？你可能會注意到有個預(yù)定電話會議，會議內(nèi)容涉及客戶要求獲得新的定制程序。瞧！這就是一個項目——“為客戶XYZ查找可行的定制程序”。你兒子所在學(xué)校的老師為學(xué)生家長安排了一場晚會，并且已經(jīng)定好了日期，這讓你想到有個關(guān)于兒子上課時間的問題需要解決。對于值得確認(rèn)的項目來說，如即將開始的個人或商務(wù)旅行、列在日程表上的會議等所有事項均應(yīng)接受評估。

此外，你的清單上還很可能有涉及下一步行動的未確認(rèn)項目。我們的同事很多時候都會在“電話”清單上列出“打電話給馬里奧：籌資事宜”這樣的事項，卻未能將“敲定籌資人”確認(rèn)為應(yīng)該列入“項目”清單的事項。

顯然（但有時并沒有這么明顯），你的公文包里會有待審查的建議書或者合同，你家里的書桌上會有待填寫的表格，你的手包里或許會有一塊壞掉的手表，這些都是真正的項目構(gòu)件。要進(jìn)行復(fù)核，就要將它們與進(jìn)一步的結(jié)果和最終結(jié)果關(guān)聯(lián)起來，而不要保持工作流程各自獨(dú)立。

較高視野的興趣和項目 你或許有一個好機(jī)會，可以從更長遠(yuǎn)和更重要的角度，即職責(zé)、目標(biāo)、愿景及核心價值觀，來敏銳地關(guān)注你的某些項目和興趣。

對你的專業(yè)職責(zé)（那些你需要在本職工作中做好的事情）和需要你維持特定水準(zhǔn)的生活領(lǐng)域進(jìn)行回顧，能提示你那些一直引起某種程度關(guān)注的事項，以這種方式來確定相關(guān)項目很重要。

如果你有職業(yè)目標(biāo)、公司目標(biāo)和戰(zhàn)略計劃，你是否確認(rèn)了你的所有相關(guān)項目，以便執(zhí)行相應(yīng)行動？如果行政人員沒能意識到至少要為自己理清一個相關(guān)項目，我通常不會讓她取出并審核任何長期規(guī)劃文件。

你已經(jīng)開始關(guān)注并準(zhǔn)備對其采取某種行動的事項——孩子長大或父母老去、你的退休事宜、生活伴侶的愿望、你想探究的趣事和創(chuàng)意行動——是否會在近期介入你的個人生活？這種思考往往能導(dǎo)致創(chuàng)建一些至少是“探究”性質(zhì)的項目，這些項目一旦得到確認(rèn)，將令你產(chǎn)生一種全盤掌控自己世界的滿足感。

當(dāng)前的問題和機(jī)會 一個豐富的清單項目收集來源往往是那些范圍廣泛但不夠明確的事項，如果不確認(rèn)此類事項，未將其處理成具有行動步驟的真正項目，它們就會干擾你的注意力。

這些事項分為三類：

項目問題會在何時發(fā)生？總會發(fā)生。當(dāng)你將某個事項評估為問題，而不是評估為可以直接接受的事項本身時，你就是在假設(shè)有一個潛在解決方案。是否存在解決方案有待確定，但你至少需要做些探索研究。“探索改善弗雷德里克和他學(xué)校的關(guān)系”、“解決房主的處境和建筑維護(hù)事宜”、“結(jié)束與商業(yè)伙伴的賠償糾紛”，對于這些非常真實(shí)的項目，你或許會反對做這樣的定義。一旦你真的對其評估、列入清單并設(shè)計了下一步行動，你會驚訝自己在無壓力工作效率游戲中的優(yōu)雅表現(xiàn)上升到了一個新高度。

此外，無論是在職業(yè)還是個人領(lǐng)域，你的管理、維護(hù)和工作流程中總會有潛伏項目。你發(fā)現(xiàn)自己在抱怨哪些系統(tǒng)問題？或者簡單地說，事情搞定（或沒搞定）的程度如何？在你的歸檔、存儲、溝通、招聘、跟蹤或記錄程序中，有什么事令人沮喪？在你的個人或業(yè)務(wù)費(fèi)用報告、銀行業(yè)務(wù)或投資流程方面，是否有任何地方需要完善？你如何與朋友和家人保持聯(lián)系？還有一些項目類型往往不可捉摸——當(dāng)它們逾越了輕度刺激和真正干擾（或鼓舞）之間的界限而值得處理時，你卻很難及時注意到它們。

最后，或許還有一些事項是你一直告訴自己要了解或體驗的，以便促進(jìn)你的自身發(fā)展或創(chuàng)意表現(xiàn)。你想學(xué)意大利烹飪或是畫畫兒嗎？你是否一直在告訴自己，最好去學(xué)習(xí)有關(guān)數(shù)字?jǐn)z影或社交媒體營銷的網(wǎng)上課程？許多這樣的“或許想要”項目只是安然待在你的“將來/也許”清單上，這是很有可能的。但是，隨著你對GTD的效果更加熟悉，你會愿意采用這種方法，更樂意定義項目清單上的相關(guān)預(yù)期結(jié)果，從而將新的、有趣的、有用的經(jīng)驗納入你的生活。

僅用一張清單？還是進(jìn)一步細(xì)分？

大多數(shù)人發(fā)現(xiàn)，使用一張清單是最佳的選擇，因為“項目”清單是作為一個總目錄來用的，而不是用作每日的工作指導(dǎo)。在組織整理系統(tǒng)中，“項目”清單為你記錄所有尚未完成的事務(wù)，這樣你就能更加容易地總攬全局，做出恰當(dāng)?shù)膽?zhàn)略決策。

坦白地說，你擁有多少個項目清單都無關(guān)緊要，只要你可以根據(jù)需要經(jīng)常地瀏覽這些內(nèi)容就行了，這也是“每周回顧”的主要內(nèi)容。

細(xì)分項目清單的幾種常見方式

在某些情況下，進(jìn)一步細(xì)分“項目”清單可能會緩解焦慮情緒。下面，我們來逐一看看這些情況。

個人/職業(yè) 許多人喜歡把自己的項目劃分為兩個清單：個人私事和職業(yè)工作。如果你也屬于這類人，那么我建議你要像對待你的“職業(yè)”清單那樣，認(rèn)真對待“個人”清單，而不是等到周末空閑的時候才去查看它。很多私人事務(wù)也需要你在平日里去處理，這一點(diǎn)與“職業(yè)”清單中的事情一樣。私人事務(wù)處理中的疏漏，也可能造成不良后果，甚至?xí)?yán)重影響你的工作。

委派給他人的項目 如果你是一位高級管理人員或者公司主管，你肯定有那么幾項已經(jīng)交給下屬去完成的工作。把這些項目直接列入“等待”清單中，要比單獨(dú)創(chuàng)建一個“項目–已委派”清單效果更好：你只要定期查看“等待”清單，就可以確認(rèn)所有委派的工作是否按照計劃進(jìn)行了。

特定類型項目 很多人在工作中都會遇到同一類型的多個不同項目，在這種情況下，為這類項目建立一個子清單可能會更有效。例如，企業(yè)培訓(xùn)師或主題演講人可能會建立一個獨(dú)立的類別，叫作“項目–待交付”，按時間順序，列出所有即將由自己處理的此類事件。這和其他“項目”清單中的內(nèi)容類似，都需要關(guān)注并持續(xù)維持推動它們的進(jìn)展，直至將其完成；不過與其他項目不同的是，它們都按日程順序被列入了一個獨(dú)立清單，這么做很有用。

如果你是一名房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人，那你肯定會同時處理多個客戶要求，所以若能一目了然地看到所有“進(jìn)行中的銷售”，肯定會對你很有幫助。它可以是列入某個項目管理軟件或數(shù)字設(shè)備中的獨(dú)立清單，但是為了使其功能得到最佳發(fā)揮，需要使清單保持完整，并定期回顧清單中的項目。

一些人喜歡根據(jù)自己關(guān)注的領(lǐng)域進(jìn)行項目分類——家長跟進(jìn)有關(guān)自己子女的項目，企業(yè)家按其承擔(dān)的各種職責(zé)（財務(wù)、銷售、經(jīng)營）劃分項目，等等。

此外，確定以何種方式進(jìn)行項目分類很重要，但更重要的是，確保你的項目清單的完整性和及時性，并在對項目充分評估之后將其清出你的大腦。不管你現(xiàn)在采取的是什么組織方式，一旦你的管理系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)驗變得豐富，一旦工作和生活的重心發(fā)生了變化，你就會改變現(xiàn)有的清單結(jié)構(gòu)。

如何處理子項目

某些項目中會包含一些子項目，這些子項目都可以視為一個獨(dú)立的項目。比如說，你現(xiàn)在搬進(jìn)了新房子，要裝修，那么你會列出一些需要采取行動的任務(wù)：“完成露臺施工”、“升級廚房”、“設(shè)置家庭辦公空間”等等，這些任務(wù)都可以被當(dāng)作相互獨(dú)立的“項目”來處理。在這種情況下，是在項目清單中寫個“裝修新房”就涵蓋了所有這些工作呢？還是將各個子項目一一列出？

事實(shí)上，怎么做都可以，只要你保證能夠根據(jù)實(shí)際需要經(jīng)常回顧項目的各項內(nèi)容就可以了。這世界上沒有包治百病的靈丹妙藥，對于多個項目的橫向管理和單個項目的縱向管理也是如此，沒有萬能的工具和方法，你終歸還是要定期回顧和掌握進(jìn)行中項目的整體情況（一般都利用“每周回顧”的機(jī)會進(jìn)行）。如果你將一個大項目的主題列入“項目”清單，那你就應(yīng)該針對該項目另列一個子項目清單，將其與項目計劃等資料放在一起，共同作為回顧項目時候的“項目支持資料”，以便你在回顧主項目時取用。如果各個子項目之間存在邏輯上的先后關(guān)系，我建議你采用這種方式。在這種情況下，某些子項目需要“等待”其他子項目完成之后，才能夠開展，所以也就無須先考慮它的“下一步行動”。比如，在“評估和升級家庭用電系統(tǒng)”完成以前，“廚房升級”工作是無法開展的。或者，你每次只能開展一項重大住房工程，所以要按照優(yōu)先程度依次進(jìn)行。不過，在其他子項目之外，“完成露臺施工”或許是你可以單獨(dú)推進(jìn)的事項。因此，對于大項目中可以單獨(dú)推進(jìn)的部分內(nèi)容，你要持續(xù)更新其下一步行動。

不要在這個問題上猶豫不決。如果你還沒確定方案，那我推薦你將“大項目”列入“項目清單”，然后在“項目支持資料”中收錄“子項目清單”，以確保在“每周回顧”中能看到它們。這往往便于你從更高的角度隨時審視你的整體生活狀況。如果你覺得這種方法不太完善，那你還可以將那些進(jìn)行中的子項目列入項目清單中。

沒有任何一種方法能夠完美地追蹤所有的項目和子項目。你要做的就是確保自己不會忘記這些項目，并且知道在哪里能找到這些項目的提示信息。

項目輔助資料

項目輔助資料不是項目的行動信息，也不是項目提示信息，它只是支持項目行動和決策的輔助信息。

不要把項目輔助資料作為項目提示信息 通常的情況是，人們保存了一堆文件或者塞滿資料的文件夾，以及大量的電子郵件和數(shù)字文件，以此提醒自己：（1）他們接到了一個項目；（2）他們需要對此采取一些行動。人們基本上是將這些項目支持文件當(dāng)作行動提示信息了。問題是，這些項目所需要的“下一步行動”和“等待”的任務(wù)都還不明確，都包含在成堆的文件和電子郵件當(dāng)中，你需要從中挖掘出具體的下一步行動——這簡直就是大量等待處理的材料，而不是具體的下一步行動。它會持續(xù)不斷地催促：“趕快行動！快做決定！快點(diǎn)跟進(jìn)！”當(dāng)你忙于每天的具體工作時，這種文件肯定是你最不愿意拿起來的東西。你會對這種成堆的文件逐漸感到麻木，它們不會讓你立刻投入行動，它們只會讓你變得更加煩躁和焦慮。

如果置身于這樣的環(huán)境之中，你首先要做的就是將這個項目列入“項目”清單當(dāng)中，并以此提醒自己它的存在。然后，將具體的行動步驟和“等待”的事情組織到合適的清單當(dāng)中。最后，當(dāng)可以采取具體行動的時候（比如說打個電話），你才需要將項目支持資料都拿出來以支持你的具體行動（在打電話的過程中可能需要查閱一些資料）。

再次強(qiáng)調(diào)（別嫌我煩），不要將輔助資料作為行動提示信息——那是行動清單的職責(zé)。如果這些資料中除了包含一些特定的參考資料，還涉及地方計劃方案以及工作概況等內(nèi)容，這時你就需要把這些資料安置在一個更加醒目并且便于隨時調(diào)用的地方，而不是與文件柜或電腦中其他的參考資料混在一起。如果你養(yǎng)成在每周例行的回顧檢查時拉開文件柜的抽屜，或者打開電腦中的相應(yīng)目錄和文件來掃一眼每個計劃的良好習(xí)慣，文件柜就是存放這些資料（或許是來自電腦文件夾的打印件）的最好地點(diǎn)；如果做不到這一點(diǎn)，你最好還是把這類工作的輔助材料存放在一個常備的文件夾中，或者置于一個獨(dú)立的“懸而未決”的工作籃中，放在你的書桌上或者文件柜中，抑或是其他容易看到的地方。

讓我們再回頭看一看裝修新房的例子。你可能建立了一個標(biāo)明“升級——平克頓37號”的文件夾，專門用于保存有關(guān)露臺、廚房和布線的各種計劃、細(xì)節(jié)問題以及備忘錄。當(dāng)你進(jìn)行每周回顧時，一看到“工作”清單上“升級新房”這一項內(nèi)容時，你就會取出“新房子”文件夾，翻看所有的備忘錄，以確保不會遺漏任何行動。接著這些行動便會被立即執(zhí)行、委派給他人處理或者推遲并放入你的行動清單之中。而在你執(zhí)行具體行動的過程中或者下次每周回顧的時候，你就可以再次拿出這個文件夾查看并進(jìn)行整理。

許多人與現(xiàn)有和潛在客戶交往時，往往試圖使用“客戶文件夾”和/或客戶關(guān)系管理（CRM）軟件來“管理客戶”。問題是，這種方式將兩類東西混在了一起：一些是需要作為背景資料來保存的事實(shí)或者歷史數(shù)據(jù)；而另一些則是需要持續(xù)跟蹤的具體行動，它們直接推動人際關(guān)系的發(fā)展。把后者放在你的行動清單體系中會更加有效，而客戶信息則可以存入有關(guān)客戶的一般性參考資料中或者存放在“客戶信息庫”中。但是，如果我需要給一個用戶打電話，我希望提示信息清清楚楚地列在我的“電話”清單上，而不是隱藏在別的什么地方。

組織整理對項目的想法

在第3章中，我曾經(jīng)提到過，你的大腦會經(jīng)常閃現(xiàn)出一些與工作相關(guān)的想法和念頭，它們不是可以立即執(zhí)行的行動，但是你希望將它們保存起來。這些想法和念頭正好屬于“項目輔助資料”的范疇。它們可能是有關(guān)你下一次旅行的一個念頭，也可能是對某一項工作計劃的闡釋。這些想法可能源于收音機(jī)里的一條新聞，或者是雜志里的一篇文章，誰知道呢，反正是你腦海中冒出的有用的東西，那么你該怎樣處理這些想法呢？

在這里，我建議你考慮這樣幾個問題：要用何種形式來保存項目提示信息；如何在這種保存方式下寫入更多信息；如果有大量相關(guān)信息，應(yīng)該保存在哪里？大多數(shù)人都有多種方式來保存“輔助資料”：在清單中加入說明；采用電子郵件或者數(shù)據(jù)庫方式來管理電子信息；用文件夾或者筆記本的方式來管理紙質(zhì)信息。

添加筆記 大多數(shù)管理軟件都允許你在清單或者日程表的條目上添加筆記。如果你在某個軟件中保存了一個“項目”清單，你就可以在清單中找到某個項目，打開（或者新建）筆記，敲入你的想法。這種方式對于“信封背面”的思考方式尤其適合。如果你的“項目”清單是紙質(zhì)的，那么你就可以在項目后面貼上一個即時貼，寫上你的想法；或者在每頁一個項目的文件夾中，在相應(yīng)項目的那頁紙上寫下你的想法。無論如何，你要保證你在回顧項目的時候，能夠看到你的這些想法，并能對其善加利用。

電子郵件和軟件應(yīng)用程序 在數(shù)字時代，處理項目的方式無窮無盡。電子郵件或許包含與項目相關(guān)的適用信息，可以將它保存在一個專門的電子郵件參考文件夾中，并做相應(yīng)的標(biāo)記。如果與某個項目相關(guān)的電子郵件數(shù)量很多，可以考慮創(chuàng)建兩個文件夾：“約翰遜合作關(guān)系——積極”和“約翰遜合作關(guān)系——檔案”，諸如此類。如果你還沒有這樣的文件夾，不妨創(chuàng)建一個更加嚴(yán)格的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫，來組織整理有關(guān)某個項目或課題的想法，你會發(fā)現(xiàn)這么做是值得的。21世紀(jì)，此類工具競相涌現(xiàn)——從簡單、優(yōu)雅的云記錄和允許隨意自定義的筆記本管理軟件，到集體共享文件和項目管理系統(tǒng)，再到個人項目組織應(yīng)用程序（從獨(dú)創(chuàng)性的思維導(dǎo)圖到組織大規(guī)模寫作和研究工作無所不能）。

在數(shù)字項目支持方面，好消息是選項分類可以多種多樣，美中不足的是，我們很容易經(jīng)受不住誘惑，將具有潛在意義的信息分別存到不同位置和設(shè)備中，以至于我們幾乎無法回到原點(diǎn)：我們不知道它的全貌，無法在適當(dāng)?shù)臅r間、從適當(dāng)?shù)慕嵌雀爬ㄆ湔w狀況，不能確定將何種數(shù)據(jù)保存在什么位置……所以，我們最終會嘗試協(xié)調(diào)它的所有內(nèi)容，令其全部回歸我們的大腦！我不斷尋找有趣的新方法，來跟蹤有關(guān)我所做的各種事情的信息，不過，只有在我保存了描述清晰、方便理解的項目清單，并確保就相關(guān)細(xì)節(jié)定期回顧所有相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)容時，我才能保持頭腦清醒。

紙質(zhì)文件夾 每個項目都有一個單獨(dú)的文件夾，這樣的系統(tǒng)非常便于保存紙質(zhì)的支持資料；雖然技術(shù)含量不高，但確實(shí)是一種非常簡潔的方案。管理簡單、運(yùn)用靈活，這些特點(diǎn)造就了一個良好的通用參考資料的歸檔體系，它能夠讓你輕而易舉地將那些從會議上搜羅來的零碎紙片歸入恰當(dāng)?shù)奈募A。有時候，在規(guī)劃會議和談話中利用有形文件夾回顧并評估項目相關(guān)信息，要比試圖利用數(shù)字文件夾更容易些。我經(jīng)常會打印出與項目相關(guān)的所有潛在可用材料，如電子表格、時間表、電子郵件、網(wǎng)頁等，把它們放在手頭以備交流之需。

筆記本/活頁夾 活頁筆記本的一大優(yōu)勢是，可以為某個項目設(shè)定一頁或者幾頁紙作為其專門區(qū)域。多年來，我一直堅持使用一個中號的筆記本，前面是“項目”清單，后面是“項目輔助”資料區(qū)。在后頁的部分中，我隨時保留幾張空白頁，用于記錄我的靈感和想法，或者用于制訂計劃以及考慮細(xì)節(jié)問題。盡管紙質(zhì)個人系統(tǒng)結(jié)構(gòu)日益讓位于數(shù)字系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，但記事本模式仍然有其價值，它可以支持一個更加集成和多層次的平臺，以便進(jìn)行極具針對性的思考。

上述每一種方法，對于項目思考成果的管理，都能取得顯著的效果。關(guān)鍵在于：發(fā)現(xiàn)項目筆記中隱含的具體行動；根據(jù)需要定期回顧這些記錄。

此外，為防止整個系統(tǒng)變得“陳腐”，一旦項目筆記中的內(nèi)容過時或者無用了，你就應(yīng)該立刻刪除這條筆記。我發(fā)現(xiàn)捕捉這些思考成果、想法的最大益處在于促進(jìn)了我的思考過程，而不是那些記錄下的想法（其實(shí)大部分想法都沒有付諸實(shí)現(xiàn)！）。所以，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)某些想法變得無用以后就盡快刪除它們吧，以免讓這些舊的想法擾亂你的思緒。

組織整理非行動性資料

很多人都習(xí)慣于將可執(zhí)行的事務(wù)和大量不可執(zhí)行的事務(wù)（這些事情或資料可能是有價值的，但是不需要采取行動）混在一起，這恰好是很多人的個人管理系統(tǒng)存在的最嚴(yán)重問題之一。在工作和生活中，我們也應(yīng)該將那些非行動性的事務(wù)和資料管理得井井有條，這一點(diǎn)和管理行動提示信息與項目提示信息同樣重要。如果沒有將這些非行動性資料很好地組織起來，就很可能會影響我們整個系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

非行動性資料可以劃分為三大類：參考資料；提示信息，它們所代表的事情在當(dāng)前不需要采取任何行動，但日后可能有此種需求；以及你根本不需要的東西（垃圾）。

參考資料

一般來說，你在工作和生活中接收的大部分資料都屬于參考資料。你不需要對這些參考資料采取任何行動，但是它們包含了一些信息。出于各種原因，你想保留這些資料。你所要決定的是：要保存多少資料，需要多大空間，以何種形式保存，要保存在什么地方。這通常由個人或組織來決定，當(dāng)然要基于相關(guān)的規(guī)范，并且要考慮到合理性和個人喜好等因素。在這個過程中，我們一般不需要關(guān)心參考資料的具體內(nèi)容，但如果（由于系統(tǒng)中保存的信息過多或過少）需要對整個系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，你就需要考慮參考資料的具體內(nèi)容了。

大多數(shù)人都存在的一個問題是：他們收集到的所有資料依舊停留在“材料”階段。也就是說，他們并沒有分清哪些是行動性的，哪些是非行動性的。一旦你明確了它們各自的界線，作為參考資料的“材料”就不會再分散你的注意力，也不會混入待完成的工作，它僅僅是你的資料庫而已。你所需要決定的僅僅是這個資料庫有多大。當(dāng)你充分實(shí)行參考資料管理之后，你會變成一只碩大無比的北美老鼠（善于貯藏物品），能夠充分利用你的空間（包括實(shí)體的和數(shù)碼形式的）來儲存各種參考資料。當(dāng)我增大了電腦中硬盤的容量，并將外接驅(qū)動器和云空間的備份容量擴(kuò)展到幾乎無窮大時，我也能因此保存更多的電子郵件，而且其中更多的是數(shù)字照片。既然增加參考資料的數(shù)量不會給你增加任何精神負(fù)擔(dān)，那么何樂而不為呢？

各種參考資料管理系統(tǒng)

參考資料現(xiàn)在會以各種方式（主題和媒體形式）出現(xiàn)，對其進(jìn)行組織整理的方式也有很多。下面簡單介紹一下最常用的幾種：

一般性參考資料歸檔系統(tǒng) 正如我在此前幾章強(qiáng)調(diào)過的，一個好的歸檔系統(tǒng)是保證處理和組織整理過程正常進(jìn)行的關(guān)鍵。而且，當(dāng)你面對大量需要處理的紙質(zhì)資料和特定數(shù)字信息的時候，一個良好的歸檔系統(tǒng)就是不可或缺的。按理說，你現(xiàn)在應(yīng)該已經(jīng)在清空工作籃的過程中建立起了一個“一般性參考資料歸檔系統(tǒng)”。這個歸檔系統(tǒng)應(yīng)該非常方便快捷，它應(yīng)該就在你的手邊、觸手可及，便于實(shí)施個人管理和回顧，甚至可以保存參考性紙質(zhì)文件或者你在網(wǎng)上讀到的某篇文章，并把歸檔的過程變成一種享受。如果你現(xiàn)在還沒有建立起一個這樣的系統(tǒng)，那么我建議你立即翻回到第4章，重新閱讀相關(guān)段落。

大多數(shù)人最終都要創(chuàng)建一到四個有形文件夾、數(shù)十個電子郵件參考資料夾，以及可能多達(dá)數(shù)百個的其他數(shù)字存儲位置和類別。網(wǎng)絡(luò)本身也不過是一個龐大的數(shù)字檔案柜，它既能弱化你創(chuàng)建數(shù)字參考圖書館的必要性，也能生成你希望在自有系統(tǒng)收集并組織的那類信息。信息過剩及其評估和組織形式的持續(xù)增多，會迫使你區(qū)分不可執(zhí)行和可執(zhí)行信息，創(chuàng)建和維護(hù)一個便于使用的參考數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)。

專門資料的歸檔 如果關(guān)于某一主題的歸檔資料需要占用50個以上的文件夾，或者歸檔資料內(nèi)容龐雜，那么你就應(yīng)該考慮為它分配一塊專門的區(qū)域、抽屜或者數(shù)據(jù)庫，并建立一個獨(dú)立的字母排序的歸檔系統(tǒng)，或者其他便于搜索的系統(tǒng)。比如說，你正在忙于兩個公司的合并，需要保存大量的紙質(zhì)文件，你就很可能需要整整兩個文件柜來保存這些要用到的資料。如果你有某項特別的業(yè)余愛好，比如園藝、航海或者烹飪，那么你很可能需要一個專用的抽屜來放置相關(guān)資料才能滿足自己的需求。

這里要特別指出的是，如果某個參考資料同時可以歸入多個領(lǐng)域（可以放入某個一般性資料歸檔文件夾，也可以作為專門資料進(jìn)行歸檔），那么你就很可能陷入一個兩難的境地：放入一般性資料歸檔系統(tǒng)呢，還是放入專門歸檔系統(tǒng)？當(dāng)你讀到一本關(guān)于木柵欄的工具書并想將其保存起來的時候，是應(yīng)當(dāng)放到“園藝”資料柜中，還是將其作為普通的“家務(wù)事”放入一般性歸檔系統(tǒng)？一般來說，除非是明確屬于某一特定類別，最好還是將資料都?xì)w入一個統(tǒng)一的一般性參考資料系統(tǒng)。

聯(lián)系人管理工具 在你所需要保存的信息當(dāng)中，有很大一部分是你所處的社會關(guān)系網(wǎng)中其他人的聯(lián)系方式。你需要保存各類信息——手機(jī)號碼、住宅電話號碼、辦公電話號碼、電子信箱地址，等等。此外，如果你認(rèn)為有價值，也許你還會保存他們的生日、家庭成員的名字、個人愛好、興趣等信息。如果從人事管理和法律的角度考慮，需要保存的信息就更多了：雇用時間、工作履歷、目標(biāo)和前途等。

大多數(shù)數(shù)字和紙質(zhì)管理工具的“聯(lián)系人”部分（連同日程表）是最常使用的內(nèi)容，因為人人都需要查詢電話號碼。需要指出的是，這些信息是最為純粹的參考資料，無須對它們采取任何行動，將它們保存起來僅僅是為了將來查詢之用。盡管這個世界似乎變得越來越數(shù)字化，許多人仍然收集成堆的名片，它們在隱隱約約地喊叫：“快點(diǎn)做決定！對我做點(diǎn)什么！”

但是，一旦你從這些新事務(wù)中過濾出了可執(zhí)行項目，這類信息的保存也就不再神秘，你只需考慮個人需要和便攜性就可以了。只有當(dāng)人們試圖將其聯(lián)系人管理工具當(dāng)作行動提示的時候，問題才會不請自來。要知道，這種方法根本行不通，除非它是一個功能強(qiáng)大的CRM系統(tǒng)的一部分，既包含客戶信息，也包含經(jīng)過適當(dāng)分配和整合的行動觸發(fā)因素。只要與你聯(lián)系人相關(guān)的所有行動都經(jīng)過了確認(rèn)，并已列入你的行動提示清單，聯(lián)系人管理工具的作用就等同于數(shù)據(jù)存儲了。

現(xiàn)在唯一的問題（或機(jī)會）是你要保存多少信息，要以何種形式（或設(shè)備）來保存才能讓你隨時隨地查閱呢？目前為止還沒有一個完美的解決方案，但是隨著移動數(shù)字互聯(lián)網(wǎng)工具的力量日益強(qiáng)大，并能鏈接至各種數(shù)據(jù)存儲空間，訪問的便利性和選項模糊性也會同時增強(qiáng)。

圖書館/檔案館式的歸檔系統(tǒng)：基于個人的 同一信息載體，在不同的層次上都包含著各種有用的信息。如果你深入挖掘，你會從中獲得各種各樣的信息。鑒于你的需求、對數(shù)據(jù)的具體適應(yīng)程度，以及推動你的關(guān)系網(wǎng)成為全球性信息的科學(xué)技術(shù)處于不斷變化中，保存多少資料、需要多詳細(xì)、采用何種方式這些問題也就沒有確定的答案了。相對于你的個人組織和工作效率而言，這并非一個核心問題，只要你所有的項目和行動都已經(jīng)納入一個管理系統(tǒng)當(dāng)中，就應(yīng)該能滿足你的需求和能力了。

建立某種程度的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)會使歸檔這件事情變得更加輕松。那些隨時需要查閱的資料，應(yīng)該記入你隨身攜帶的移動設(shè)備或記事本中。那些需要在特定會議或事件中使用的資料，應(yīng)該放入公事包、電腦包或者書包中。那些在辦公室才會用到的資料，可以放在辦公室的個人歸檔系統(tǒng)中或者放在辦公網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)器中。那些工作中很少用到的資料，則應(yīng)該放在檔案部、儲藏室或者浩瀚的云空間里。那么對那些在互聯(lián)網(wǎng)上查到的資料呢？除非你需要在網(wǎng)絡(luò)連接不佳的情況下使用這些資料，否則你不用保留它們。如果需要的話，可以把這些網(wǎng)上資料打印出來或者存入電子設(shè)備，這樣你就可以把它們帶在身邊了。

你瞧，對參考資料系統(tǒng)的組織和管理，已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了一系列簡單的、基于目的的邏輯判斷。在這里，區(qū)分行動性和非行動性是非常重要的一步。第二步則是確定這些信息的潛在用途，以及它因此應(yīng)以何種方式存儲在什么位置。一旦你完成了這一步，要管理多少參考資料就完全由你來決定了。某些資料是否值得你花費(fèi)時間、空間和精力進(jìn)行保存，這完全取決于個人判斷。“完美”的參考資料系統(tǒng)并不存在。它的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要求做出極具個性的決定，這個決定應(yīng)該基于現(xiàn)有價值和必要的收集、維護(hù)工作之間的比值。你最好從你真正想保存的信息著手，確定將其放在哪個可供檢索的最佳位置，一切從頭開始，不要試圖選擇或設(shè)計只具有理論意義的系統(tǒng)。隨著時間的推移，你一定可以將自己的參考材料圖書館打磨成一個更具規(guī)模和合理性的框架，如果這能在升級日常事物管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行，那就再好不過了。在這個尋找最佳處理方式的過程中，某種程度的模糊性是可以接受的。關(guān)鍵在于定期回顧、評估你的系統(tǒng)，進(jìn)行必要的動態(tài)進(jìn)程校正。

“將來/也許”類事情的管理

現(xiàn)在，在你組織未執(zhí)行項目方面，還有第二個功能需要完善，那就是記錄那些可能在以后需要付諸行動的事情。比如說：打算將來進(jìn)行的一次旅行、想要閱讀的書籍、下一個財年要著重解決的問題，或者是你想要學(xué)習(xí)的某項技能。為了實(shí)現(xiàn)這一功能，我們需要建立某種能將事務(wù)記錄下來，并讓我們可以再次對其進(jìn)行思考的機(jī)制。

有好幾種方法可以實(shí)現(xiàn)上面的目的，它們都能幫助你將這類事情清出你的大腦，并且妥善保管。你可以建立各種形式的“將來/也許”清單，也可以將這類事情寫入日程表或者紙質(zhì)“備忘錄”中。

“將來/也許”清單

當(dāng)你對自己的大腦進(jìn)行“大掃除”時，通常會發(fā)現(xiàn)一些不確定何時進(jìn)行的事情。在這類事情中，比較典型的有“學(xué)習(xí)西班牙語”“為瑪茜買一匹馬”、“攀登華盛頓山”、“寫一部懸疑小說”以及“蓋一間度假小屋”等。

無論你現(xiàn)在采用的是什么樣的個人管理系統(tǒng)，我都強(qiáng)烈建議你創(chuàng)建一個“將來/也許”清單。然后把自己想到的事情都寫到里面去，你會發(fā)現(xiàn)，這個過程會讓你創(chuàng)造力大爆發(fā)，想出好多新奇的好點(diǎn)子。

你很可能還會驚奇地發(fā)現(xiàn)，你以前列在這個清單上的一些事情已經(jīng)快要實(shí)現(xiàn)了，而你可能并未刻意為此進(jìn)行過努力。如果你相信“想象會改善認(rèn)知和行為”，那么也就不難理解“將來/也許”清單是如何在潛移默化中影響你的工作和生活了。羅列清單的過程本身，就會讓你對自己所期許的事情有更加清楚的認(rèn)識和準(zhǔn)備，也會促使你在日常生活中向這些目標(biāo)努力。“機(jī)會只垂青有準(zhǔn)備的人”，這也是我長久以來的人生體驗。除了你的工作籃以外，這類“將來/也許”的事情還有兩個重要來源：你那富有創(chuàng)造性的想象力，還有你目前正在執(zhí)行的項目清單。

為你創(chuàng)造性的想象力創(chuàng)建一個清單 當(dāng)你有了時間、金錢和機(jī)會，你都希望做哪些事情呢？把它們逐一地記錄在“將來/也許”清單上。典型的事情包括有：

重新評估當(dāng)前進(jìn)行中的項目 這是一個好機(jī)會，可以讓你從全新的角度（即職業(yè)、人生目標(biāo)和個人承諾的角度）出發(fā)，回顧檢查你的“項目”清單，并且考慮你是否應(yīng)該把當(dāng)前的各種承諾和責(zé)任轉(zhuǎn)移到“將來/也許”清單中。如果通過審慎的思考使你認(rèn)識到，“項目”清單中的某項內(nèi)容可能在今后幾個月或者更長的時間內(nèi)，都不會進(jìn)入實(shí)施階段，那你應(yīng)該干脆把它轉(zhuǎn)入“將來/也許”清單中。

人們有時發(fā)現(xiàn)，將他們的“將來/也許”項目進(jìn)行更詳細(xì)的分類很有好處。與你想象性質(zhì)的“遺愿清單”（比如：攀登尼泊爾的一座山，或者為弱勢兒童創(chuàng)建一個基金）相比，思考那些一旦條件具備就會在你家里真正實(shí)施的項目或許會有很大不同。如果是在一家公司，這種差別或許會體現(xiàn)在“停車場”想法（“我們把這個問題留待下個季度的會議上討論吧”）和不斷跟進(jìn)項目（你會在大量資金涌現(xiàn)時極力推動的項目）想法之間的對比。這里的關(guān)鍵是，隨著你嘗試這些選項，你要注意你的清單和子類別是令你不安，還是給了你激勵。

“將來/也許”的特殊類別

每個人都會有一些自己非常感興趣的事情。將這些事情列入清單的過程，肯定會給你帶來不少樂趣。比如：

這類清單處于“參考資料”類和“將來/也許”類的交叉區(qū)域。說它是參考資料，因為你可能只是收集它們，把你喜歡的上等葡萄酒、餐廳、書籍添加到對應(yīng)的清單中去，以備日后隨時查詢；說它屬于“將來/也許”一類，是因為你需要經(jīng)常回顧這些內(nèi)容，以提醒自己在有機(jī)會的時候嘗試一下清單中的內(nèi)容。

這也正是進(jìn)行組織整理工作的又一個好理由：讓你更輕松地抓住那些感興趣的東西，讓生活更加多姿多彩，而不是整日身陷無休止的工作。

堆積“保存及回顧”文檔的危險

許多人都有堆積如山的“保存及回顧”文件夾、一個塞得滿滿的抽屜或者電子郵件文件夾，它含糊地涵蓋了“將來/也許”類的事情。人們對自己說：“等我有空的時候，我會看看這部分內(nèi)容”。乍看起來，這個“保存及回顧”文件夾似乎是存放東西的一個極為方便的場所。但是我個人不建議采用這種方式，因為在我所接觸的所有人中，他們只做到了“保存”但卻并不“回顧”。他們對這一大堆資料麻木不仁，而且充滿抵觸情緒。如果你無法定時對“將來/也許”清單保持關(guān)注，并且頭腦清醒地思考其中的內(nèi)容，那么“將來/也許”清單也就喪失了它存在的價值。

此外，我們還應(yīng)注意到，一個管理良好的“將來/也許”清單與保存各種“材料”的收納箱之間，是存在著巨大差別的。通常來講，你收納的大部分材料都是需要你進(jìn)一步加工處理的，有的需要?dú)w入“閱讀/回顧”類，有的需要放入?yún)⒖假Y料系統(tǒng)，而有的則需要轉(zhuǎn)化為實(shí)際的下一步行動并標(biāo)注在日程表或者備忘錄中。實(shí)際上，在大多數(shù)情況下，對那些“保存及回顧”文件夾中的內(nèi)容進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚碇螅銜l(fā)現(xiàn)“保存及回顧”文件夾已經(jīng)被徹底清空了。

用日程表記錄將來要做的事情

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)需要提醒自己在未來進(jìn)行某件事情的時候，日程表將是一個非常好的選擇。對于日程表的使用，很多人都習(xí)慣于在里面放置大量的事情（就像前文說到的），但是顯然這是個不好的習(xí)慣，而且這樣也遠(yuǎn)沒有發(fā)揮出日程表的真正效用。

日程表的三大用途之一，就是記錄那些“需要在特定日期獲取信息”的任務(wù)。這類用法涵蓋了不少事務(wù)，但是最明智的做法是：記錄在日程表里的事務(wù)，一定得是你想暫時拋于腦后但又希望在某一天得到提醒的事情。這樣的事務(wù)數(shù)不勝數(shù)，下面列出幾類：

提醒自己開始落實(shí)某個項目 如果你手頭有一個項目，目前還不需要對其開展工作，但是需要在將來某個時間提醒自己開始行動，這時，你就可以在日程表中選擇一個合適的日期，寫入這個項目的提示信息。這些指定日期的信息，應(yīng)該寫在日程表的日期格中；當(dāng)那一天到來的時候，你看到了這個提示信息，就會把這個項目列入你的“項目”清單中，從而激活這個項目，使之步入正軌。下面列出了這類事情的幾個例子：

你可能想要參與的活動 也許你經(jīng)常收到各種研討會、演講、培訓(xùn)班和社交文化活動的通知，你可能希望當(dāng)活動臨近時再決定是否參加。因此，你先確定一個“臨近”的時間，并在日程表中這個適當(dāng)?shù)娜掌谏蠈懮弦还P，如：

如果你現(xiàn)在突然想到了任何類似的活動，就立刻把它寫入你的日程表吧。

提醒自己做出決定 有時候，你需要做出一個非常重要的決定，但是又無法（或不希望）立刻就做出這個決定。沒關(guān)系，在涉及你的自我管理程序時，你只需確定決策所需的額外信息是來自你自身，而不是外部（比如，你只是想把問題留在第二天解決），或者你有充分的理由直到最后時刻才做出決定（從而能在你選擇推進(jìn)方式之前盡量保證所有因素的即時性）。但是，為了能使不做決定成為適當(dāng)舉措，你最好要撒出一張可靠的安全網(wǎng)，對未來可能出現(xiàn)的相應(yīng)問題保持關(guān)注。日程表就像一條“安全帶”，它會確保你不會忘記去做這個決定。

屬于此類的某些典型決定：

你肯定會想：“把如此重要的決定就這樣放在日程表中，合適嗎？”那么你可以問問自己：“是不是有這樣的情況：一些重大任務(wù)并不需要立即做出決定，可以把它推遲到以后再處理，以便讓自己在當(dāng)前可以保持較為輕松的工作狀態(tài)？”如果答案是肯定的，那么日程表就是放置這類任務(wù)提示信息的最好地方。

“備忘錄”系統(tǒng)

對于管理那些需要在日后執(zhí)行的行動，還有一種堪稱一流的方法，那就是“備忘錄”系統(tǒng)。它就像是一個三維立體的日程表。對于那些你日后會感興趣的事情，你可以將它的原始版本以實(shí)體形式的提示信息保存在其中。它可被看作是你自己的郵遞系統(tǒng)，你可以建立屬于自己的郵局，通過它給未來的自己發(fā)封郵件，通知未來的自己到時候去完成某件事情。我自己多年來就一直在使用“備忘錄”系統(tǒng)。盡管通過科技手段將這類提示轉(zhuǎn)化為軟件和移動設(shè)備上的數(shù)字化內(nèi)容很容易，但用“備忘錄”這種低技術(shù)含量的方式能使你的諸多事項管理起來更容易。有關(guān)這些事項的數(shù)字化管理前景正在不斷推進(jìn)，但在我的個人系統(tǒng)中，仍有許多事項是由充當(dāng)提示信息的有形系統(tǒng)進(jìn)行有效管理的。

從本質(zhì)上講，“備忘錄”系統(tǒng)是一個非常簡單的文件夾系統(tǒng)，它允許你將未來需要的各種提示信息收入其中，并在指定的日期展示在你面前，就好像這些提示信息會“自動”地出現(xiàn)在你的工作籃中一般。

如果你有一個秘書或助手，你就可以把這項工作交由他來完成，這個過程和“備忘錄”系統(tǒng)的使用頗有幾分類似。典型的例子有：

每當(dāng)新的一天到來，你都可以拿出當(dāng)天的文件夾，查看一下有什么要做的事情。

如果你擔(dān)任高級職務(wù)，想在工作中讓你的助手完成這類工作，我沒有意見。但是如果你想將這種井井有條的管理方式融入你的生活，你就必須保持自己的“備忘錄”系統(tǒng)功能。這個文件夾系統(tǒng)能發(fā)揮許多功能，它的工作范圍甚至可以超過你的助手，在處理私人事務(wù)上也能使你得心應(yīng)手。我利用自己的備忘錄系統(tǒng)來管理我某天需要攜帶的旅行文件、關(guān)于即將到來的生日和特別活動的提醒（這會在我的數(shù)字日歷表中占據(jù)過多視覺空間）、一些有趣事項的打印件（我或許會在幾個月后有空時再做探究），諸如此類。

你只需每天花幾分鐘時間，就能讓這個“備忘錄”系統(tǒng)運(yùn)作起來。與你的付出相比，你的回報將非常豐厚。這是一種獨(dú)特的執(zhí)行功能：決定不在某個時間點(diǎn)之前做出決定。

建立一個“備忘錄”系統(tǒng) 如果你在一個物理系統(tǒng)中這么做，你需要準(zhǔn)備43個文件夾：其中31個分別注明從“1”到“31”，代表一個月份內(nèi)的31天，另外的12個上面寫上一年中的12個月份。代表日的文件夾放在前面，最前端放置的是明天的文件夾（如果今天是10月5號，那第一個文件夾就應(yīng)該是“6”號）。隨后的文件夾代表著本月中剩余的日子（從“6”到“31”）。在“31”號文件夾后緊跟著下一月的月份文件夾（11月）。再往后，是編號“1”至“5”的日文件夾。接著是剩余的月份文件夾（12月、1月到10月）。每天結(jié)束時，把第二天的文件夾中的內(nèi)容放入工作籃，再把這個文件夾排列到后面，（這時，這個原本代表10月6日的文件夾，就變成了11月6日的文件夾）。按照同樣的方法，當(dāng)下一個月的文件夾排到最前端時（在10月31日你清空所有的日文件夾后，緊接著看到的就是“11月”文件夾，而所有的日文件夾則按照“1”至“31”的順序緊隨其后），把其中的內(nèi)容都放入工作籃，將這個已經(jīng)清空的月文件夾排在其他月文件夾的后面，這時它代表的就是下一年的“11月”。這個“備忘錄”系統(tǒng)的好處是，隨時都可以保存接下來的31天和12個月內(nèi)要提醒的事情。

采用文件夾來建立你的備忘錄系統(tǒng)的最大好處是，你可以在其中存儲貨真價實(shí)的文件資料（在某個日期你需要填寫的表格，需要審查的會議議程，以及你準(zhǔn)備到某天予以支付的發(fā)票，等等）。

為了促使這個系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，你必須做到每日檢查和更新。如果你忘記清空每日文件夾，你就不會再信賴這個系統(tǒng)來處理重要的資料，而不得不尋找其他途徑來管理你的事務(wù)。如果你即將離開一段時間（或者在周末無法查看這些文件夾），那你必須保證在離開之前檢查你離開那段時間的文件夾，并對其內(nèi)容進(jìn)行預(yù)先處理。

核查清單：創(chuàng)造性和建設(shè)性提示

在個人系統(tǒng)的組織整理工作中，最后一個值得我們注意的問題就是建立和使用核查清單，它可以幫助你關(guān)注項目、工作流程和程序、事件、愛好、職責(zé)等領(lǐng)域中可能出現(xiàn)的潛在問題。就本質(zhì)而言，我們討論過的任何提示清單或類別都是核查清單，因為它們的功能是提供核查或?qū)彶槭马棧源_保你不會在該領(lǐng)域遺漏事項。不過，核查清單的更普遍含義是指列出有關(guān)某個主題、程序或者某種關(guān)注/行動領(lǐng)域的內(nèi)容，供你在特定時間或參與特定類型行動的任何時間使用。這些內(nèi)容的范圍很廣泛，從你工作或生活方面的總體關(guān)注領(lǐng)域，一直到關(guān)于如何將圖片上傳到網(wǎng)站上的詳細(xì)說明。

很多年前，阿爾弗雷德·諾斯·懷特黑德中肯地指出：“文明是通過越來越多的不假思索的重大行動來推動的。”清單為這種宏觀觀察提供了一個微型版本：無論何時，當(dāng)你因為某種規(guī)律性的新現(xiàn)象（“每年年底，我想要/需要……”）或者因為需要你詳細(xì)回想的某種特定情形（“舉辦研討會之前，我需要……”）而必須進(jìn)行思考時，你都應(yīng)該把這些工作委托給你的“外腦”——這個管理系統(tǒng)要保存需要你在特定時刻從事的具體行動。

數(shù)量極多的潛在核查清單可以讓你更輕松地控制生活和工作領(lǐng)域的各種情形。如果你曾經(jīng)為了做菜而參考食譜，你就是在使用核查清單來提高你的關(guān)注度和工作效率。如果你的董事會曾委任你在年內(nèi)完成三個關(guān)鍵舉措或成果，那么在董事會召開之前，你可以利用核查清單進(jìn)行回顧。

由于我所描述的是如何理清和組織你大腦中的內(nèi)容，為了開始執(zhí)行這個系統(tǒng)，我將側(cè)重于人們通常面臨的一系列主題，核查清單往往是這些主題的最佳解決方案。

你希望關(guān)注的事項

當(dāng)我們幫助別人清理其大腦時，所呈現(xiàn)的往往是這樣的事情：

面對你內(nèi)心這些含糊不清的承諾和分散你注意力的事情，你應(yīng)該怎么辦呢？

首先，對項目和行動心中有數(shù)

對于大多數(shù)這類“材料”而言，它們是可以轉(zhuǎn)化為項目或?qū)嶋H行動的。對于許多人來說，完全可以把“定期參加體育鍛煉”轉(zhuǎn)化為“制訂定期運(yùn)動的計劃”（項目）或者“給薩莉打個電話問一下健身房和私人教練的情況”（實(shí)際行動）。這時，內(nèi)心的承諾就可以轉(zhuǎn)化為項目或?qū)嶋H行動，之后就可以按照正常的方式納入你的個人管理系統(tǒng)中了。或者，“讓我的團(tuán)隊保持高昂的斗志”應(yīng)該成為一個具備特定行動步驟（“給我的人力資源總監(jiān)發(fā)電子郵件，聽聽她對這個機(jī)會的看法”）的項目（“在我的部門探索團(tuán)隊建設(shè)進(jìn)程”）。

然而，在這類情況之外，還有些別的情況，而且往往需要借助適當(dāng)?shù)暮瞬榍鍐渭右越鉀Q。

規(guī)劃工作和責(zé)任范疇內(nèi)的關(guān)鍵性區(qū)域

像“堅持鍛煉身體”或者“讓我的團(tuán)隊保持高昂的斗志”這類目標(biāo)，還是需要制定某種概況核查清單，才會便于定期回顧和檢查。面對任何事情時，你的大腦都會在各個層面設(shè)定不同愿景和標(biāo)準(zhǔn)，它們直接影響你的決定和選擇。所以，了解自己在各個層面上的不同愿景和標(biāo)準(zhǔn)是非常有必要的，只是很難做到習(xí)慣性保持和遵守。

我在前面曾經(jīng)建議過，你的“工作”至少可以定義為6個級別，每一級別都應(yīng)該擁有專門的確認(rèn)手段和評估方法。在每一個不同的級別中，你都應(yīng)當(dāng)建立一個核查清單，它應(yīng)該包含該級別中所有對你來說重要以及有所承諾的事情。它可以包括：

現(xiàn)在我們下降一個層次，專門針對你的工作來進(jìn)一步考慮。對責(zé)任、員工、行業(yè)價值等不同的方面，你都需要為自己建立一些提示。這可能會包含以下各點(diǎn)：

所有這些事務(wù)全都可以納入你個人管理系統(tǒng)的各個清單中去。根據(jù)需要來提醒自己，以保證你的航船能沿著正確的方向平穩(wěn)前進(jìn)。很多時候，個人管理系統(tǒng)的價值僅在于可以確認(rèn)特定領(lǐng)域的狀況良好，不需要添加或改變?nèi)魏螙|西。不過，明白這一點(diǎn)也會促使你減少不必要的關(guān)注。

情況越是異常，控制力越應(yīng)加強(qiáng)

對于某件事情（或某個領(lǐng)域）來說，我們對核查清單和外部監(jiān)控的需求，與我們對這件事情的熟悉程度成反比。如果你已經(jīng)從事某項工作有相當(dāng)長的時間了，并且不需要在這方面做出任何改變，那么也就沒有必要在你的個人管理系統(tǒng)中專門對其設(shè)立外部監(jiān)控措施。你知道工作的每個步驟應(yīng)該在何時進(jìn)行、如何進(jìn)行，這樣才能保證一切正常。你可以在睡夢中實(shí)施管理，但實(shí)際上這種情況非常罕見。

你是否曾經(jīng)不得不遵照某種規(guī)定的順序，去管理某筆獨(dú)立的金融交易，登錄并更新某個軟件應(yīng)用程序，甚至通過幾個必要步驟查詢朋友的度假屋，同時你還曾經(jīng)問自己：“等一下，我現(xiàn)在想要怎么辦？”在此類狀況下，如果你希望或需要重復(fù)這些步驟，那你就需要一個核查清單。我在電腦和軟件方面是個半文盲，每當(dāng)我們的IT專家指導(dǎo)我解決一些常見故障時，我很容易說服自己要記住他們告訴我的步驟。我歷盡千難萬險，學(xué)會了為他們創(chuàng)建核查清單。

許多時候，在你對某項工作足夠熟悉以前，你都需要某種形式的核查清單來幫助你抓住工作的重點(diǎn)。比如，如果公司的CEO突然不知所蹤，你不得不立即填補(bǔ)他的空缺，那你就需要立刻過目一些資料，以掌握目前工作中最為緊迫的方面。如果你剛剛接受了一個新職位的任命，其中一些新職能對你來說相當(dāng)陌生，那你一定希望擁有一個控制和管理的指導(dǎo)框架，哪怕只是在最初的幾個月也好。隨著我們在公司內(nèi)部設(shè)計了一個新的組織結(jié)構(gòu)和操作系統(tǒng)，我們已經(jīng)可以使用許多關(guān)鍵核查清單來幫助執(zhí)行我們的會議決策，直到它們成為我們工作中必不可少的一部分。

通常，在情況快要失去控制的時候，我會暫時開列一張清單，上面寫著我不得不處理的任務(wù)，直到情況重新得到控制。比如，當(dāng)我和妻子決定為我們經(jīng)營多年的生意創(chuàng)造一個全新的經(jīng)營模式時，我承擔(dān)了一些以前沒有的職責(zé)，如財會、電腦操作和維護(hù)、市場營銷、法律事務(wù)和管理。一連幾個月，我都必須堅持認(rèn)真地把這些責(zé)任范圍內(nèi)的核查清單擺在面前，填補(bǔ)所有的空白，盡最大努力平穩(wěn)度過這一過渡期。當(dāng)生意在某種程度上穩(wěn)定下來以后，我就不再需要這些核查清單了。

各個級別的核查清單

根據(jù)你的需要大膽地創(chuàng)建各種類別的核查清單吧。你可以建立各種各樣的核查清單——從“生活的核心價值”、“郊游的有關(guān)事宜”到“可能的假日禮物”。列出清單——特別是當(dāng)你一想到某件事情時就為它列出清單，這將成為對你最有效，同時也最便捷的一種方式。

為了激發(fā)你的創(chuàng)造性思維，下面我列出一個核查清單題目列表，這些都是我使用過多年的清單。

慢慢地習(xí)慣于使用各種核查清單，包括特殊的、臨時性的和永久性的核查清單。根據(jù)需要隨時創(chuàng)建和刪除核查清單。確保你有一個方便訪問的空間，用來保存一個有吸引力甚至有參與樂趣的新清單，比如一個活頁記事本，或者一個隨時可用的軟件應(yīng)用程序。合理而恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用核查清單，可以極大地提高你的個人工作效率，并緩解你的心理壓力。

小結(jié)

到目前為止，你應(yīng)該已經(jīng)收集了生活和工作中所有的未盡事宜，并且已經(jīng)進(jìn)行了逐項的處理，明確了它們的價值和需要采取的行動，最后還把處理結(jié)果納入了一個完整的系統(tǒng)——這個系統(tǒng)包括了對當(dāng)前和未來所有工作項目的完整概覽。當(dāng)你完成上述事項后，你也就已經(jīng)準(zhǔn)備好進(jìn)入下一個步驟了——檢查回顧。