第9章
執(zhí)行階段：選擇最合適的行動(dòng)

具體到每一個(gè)繁忙而辛勞的工作日中，你該如何根據(jù)各種情況來(lái)選擇最合適的行動(dòng)呢？

正如我曾經(jīng)提到的，答案非常簡(jiǎn)單：相信你的感覺(jué)，或者說(shuō)相信你的本能反應(yīng)、你的直覺(jué)——可以作為你的參考點(diǎn)的任何東西，它們能讓你退后一步，與自身的智慧源頭聯(lián)結(jié)。如果你既做過(guò)深思熟慮的選擇，也做過(guò)膝跳式反射般的應(yīng)激性決策，你就會(huì)理解我的意思。

這并不意味著讓你的生活隨心所欲——當(dāng)然，除非你真想如此。實(shí)際上，我曾經(jīng)嘗試過(guò)在生活中放棄一切，而且我可以說(shuō)，這段經(jīng)歷如果不是必需的話，也自有其價(jià)值。

如同在第2章概括出來(lái)的那樣，有3個(gè)評(píng)估方法對(duì)行動(dòng)的決策過(guò)程極有幫助，它們是：

這些標(biāo)準(zhǔn)或模式的排列次序，恰好與典型的由上至下的思路相反。這也正是本書(shū)所提供的管理方式與其他個(gè)人管理方式的不同之處。接下來(lái)，就讓我們從最底層開(kāi)始入手吧。

確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法”

記住，當(dāng)你確定下一步行動(dòng)時(shí)，是依據(jù)下面的四重標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的：

為了能夠讓你更加深入地理解這些標(biāo)準(zhǔn)，下面我將逐個(gè)進(jìn)行說(shuō)明。

情境

在任何時(shí)候，你首先要考慮的是你能夠做些什么？你身處哪里？手頭上擁有什么工具？是不是有一部電話？你是否能見(jiàn)到你想見(jiàn)的人，與他當(dāng)面討論你早已寫(xiě)在日程表上的那些內(nèi)容？你是否在逛商店，而這里恰好有你想買(mǎi)的東西？因?yàn)椴辉诤线m的地點(diǎn)，或者手上缺乏合適的工具而沒(méi)有辦法完成某些行動(dòng)，那么你也就沒(méi)有必要想起那些行動(dòng)了。

正如我前面談到的，你應(yīng)該根據(jù)不同情境來(lái)組織整理你的行動(dòng)提示信息——“電話”、“在家時(shí)”、“在電腦旁”、“外出”、“與喬相關(guān)的事”、“有關(guān)員工會(huì)議的安排”，諸如此類(lèi)。既然情境在你選擇最佳行動(dòng)方案時(shí)是發(fā)揮作用的第一要素，那么，按照情境而分類(lèi)整理的行動(dòng)清單，自然可以在你選擇行動(dòng)的時(shí)候減少大量不必要的選項(xiàng)。如果你把大量行動(dòng)羅列在同一個(gè)清單中，但是卻不能在同一個(gè)情境下執(zhí)行，那么在選擇行動(dòng)的過(guò)程當(dāng)中，你就不得不花費(fèi)大量的精力對(duì)這些行動(dòng)進(jìn)行重新的思考和篩選，以決定到底該執(zhí)行哪個(gè)行動(dòng)。

如果你前去客戶(hù)的辦公室，等到了那里，發(fā)現(xiàn)會(huì)見(jiàn)要推遲15分鐘，你就可以參考你的“電話”清單，找出可以有效利用時(shí)間的事情來(lái)做。你應(yīng)該根據(jù)需要，隨時(shí)打開(kāi)或者合上行動(dòng)清單。

根據(jù)相應(yīng)情境來(lái)對(duì)行動(dòng)提示內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)的另外一個(gè)好處是：這讓你不得不在處理事務(wù)的時(shí)候就決定其具體的下一步行動(dòng)。我的所有行動(dòng)清單都是按照這種方式組織起來(lái)的，所以在我確定某個(gè)行動(dòng)應(yīng)該放在哪個(gè)清單中的時(shí)候，必須先確定該行動(dòng)的具體內(nèi)容。（這個(gè)行動(dòng)需要用到電腦嗎？還是會(huì)用到電話？或者需要去商店？與我的妻子實(shí)時(shí)對(duì)話？）那些只給自己準(zhǔn)備了一個(gè)“混合”行動(dòng)清單的人，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在應(yīng)該執(zhí)行行動(dòng)的時(shí)候，卻在思考下一步行動(dòng)到底是什么。

我經(jīng)常鼓勵(lì)我的合作伙伴在開(kāi)始清理工作籃時(shí)，就建立起不同類(lèi)型的清單。因?yàn)檫@會(huì)自然而然地讓他們明確，為了推進(jìn)項(xiàng)目發(fā)展，所需要執(zhí)行的具體行動(dòng)是什么。

創(chuàng)造性的情境分類(lèi)

隨著這個(gè)方法的持續(xù)執(zhí)行，你必然會(huì)找到一種創(chuàng)造性方式，根據(jù)自身情況對(duì)情境類(lèi)別進(jìn)行定制。盡管通常是按照所用工具或所需物理位置進(jìn)行分類(lèi)，但往往還有其他獨(dú)特方法可以對(duì)你的提醒內(nèi)容進(jìn)行篩選。

我會(huì)在長(zhǎng)途旅行之前創(chuàng)建一個(gè)臨時(shí)性的“出行前”類(lèi)別，將必須在出發(fā)前處理的所有行動(dòng)清單內(nèi)容納入其中。在執(zhí)行完畢之前，我需要回顧的唯一清單就是這個(gè)了。有時(shí)候，我會(huì)有許多下一步行動(dòng)需要采用“創(chuàng)造性寫(xiě)作”模式；盡管這些行動(dòng)在電腦上有記錄，但和需要在筆記本電腦上處理的其余事情相比，它們需要的思考時(shí)間和思維模式有所不同。將那些內(nèi)容分類(lèi)列入一個(gè)不同的“創(chuàng)造性寫(xiě)作”行動(dòng)清單，你會(huì)覺(jué)得管理重點(diǎn)事項(xiàng)變得更加輕松，也更有效率。現(xiàn)在，我把我需要電腦輔助的各項(xiàng)行動(dòng)分成了三類(lèi)：不需要互聯(lián)網(wǎng)連接的、需要互聯(lián)網(wǎng)連接的，以及純粹的網(wǎng)上沖浪（有待在網(wǎng)上搜索的可能有趣或值得關(guān)注的事項(xiàng)）。

多年來(lái)，我見(jiàn)證了人們有效采用了以下類(lèi)別：“傻瓜行動(dòng)”（不要求動(dòng)腦筋的簡(jiǎn)單行動(dòng)）和“不到5分鐘行動(dòng)”（快速“制勝”）。有時(shí)候，人們更愿意根據(jù)其生活和工作的重點(diǎn)領(lǐng)域——“財(cái)務(wù)”、“家庭”、“管理”等——進(jìn)行提示內(nèi)容分類(lèi)。最近，有人和我分享了她在基于行動(dòng)的直接情感回報(bào)（服務(wù)他人、生活穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展等）進(jìn)行分類(lèi)方面的價(jià)值收獲。構(gòu)建“下一步行動(dòng)”清單的方法談不上“正確”與否，但它必須最適合你，而且這部分系統(tǒng)內(nèi)容可能隨著你的生活發(fā)生改變而變動(dòng)。

如果你是這個(gè)流程的初學(xué)者，或許覺(jué)得掌握這些細(xì)節(jié)和區(qū)別沒(méi)那么必要或重要。你必須記住，當(dāng)你為了履行你的生活和工作承諾，去真正確認(rèn)你要采取的所有下一步行動(dòng)時(shí)，你的確認(rèn)數(shù)目很可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)100個(gè)。要真正創(chuàng)建一個(gè)有效的“外腦”并取得驚人成果，就要以某種程度的敏銳性去管理此類(lèi)基礎(chǔ)性工作，從而獲得不可估量的回報(bào)。

有多少時(shí)間

選擇行動(dòng)的第二個(gè)要素就是你所擁有的空閑時(shí)間的長(zhǎng)短。“10分鐘后必須參加會(huì)議”與“連續(xù)幾個(gè)小時(shí)的空閑”，這兩種情況一定會(huì)讓你做出不同的選擇。

顯而易見(jiàn)，了解一下目前可供自由安排的時(shí)間一定會(huì)大有幫助（這正是日歷和時(shí)鐘的價(jià)值所在）。如果你的行動(dòng)清單中羅列的行動(dòng)非常全面，那么它就能提供更多的選擇、更全面的信息，從而使你更加輕松地根據(jù)當(dāng)前的空閑時(shí)間來(lái)選擇恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)。換句話說(shuō)，如果你在開(kāi)會(huì)之前只有10分鐘的時(shí)間，你就應(yīng)該選擇執(zhí)行一個(gè)10分鐘內(nèi)能夠完成的行動(dòng)。但是如果你的清單上只羅列著那些“重大”或者“重要”的工作，你就無(wú)從選擇了，因?yàn)橥ǔ＿@類(lèi)事情都無(wú)法在短短的10分鐘內(nèi)完成——尤其是它們?nèi)笔乱徊叫袆?dòng)提示的話。對(duì)于那些花費(fèi)時(shí)間較短的行動(dòng)，你完全可以利用每日的零碎時(shí)間來(lái)完成它們，這也是提高辦事效率的最有效的途徑。

此外，很多時(shí)候你得連續(xù)數(shù)小時(shí)絞盡腦汁地埋頭工作，此時(shí)你會(huì)希望轉(zhuǎn)移一下注意力，用輕松的方法實(shí)現(xiàn)小目標(biāo)。因此，對(duì)于你的行動(dòng)列表上的某些簡(jiǎn)單事宜，要盡量令其處理步驟方便、快捷。更改餐館預(yù)訂、打電話給某個(gè)朋友祝他/她生日快樂(lè)、訂購(gòu)鳥(niǎo)食，或者只是步行到隔壁市場(chǎng)或藥店采購(gòu)你“任務(wù)”清單上列出的物品，都屬于此類(lèi)。

有多少精力

為了提高工作效率，你可以改變所處的情境，或者轉(zhuǎn)移工作的焦點(diǎn)，但是你卻無(wú)法決定自己的精力是否充沛。每當(dāng)一天快要結(jié)束時(shí)，經(jīng)過(guò)了一整天馬拉松式的預(yù)算規(guī)劃會(huì)議，恐怕你連給客戶(hù)打個(gè)回訪電話、著手起草一項(xiàng)績(jī)效審查政策、和生活伴侶討論一個(gè)新的敏感話題都感到力不從心了。但你完全可以選擇給航空公司打個(gè)電話訂張機(jī)票，處理一下積攢的報(bào)銷(xiāo)票據(jù)，走到露臺(tái)上觀看日落，掃一眼商務(wù)日志，或者只是清理一下書(shū)桌抽屜。

將所有要執(zhí)行的下一步行動(dòng)都列入你的清單吧，這會(huì)讓你根據(jù)自己的精神狀況來(lái)選擇最合適的行動(dòng)去執(zhí)行。

我建議你時(shí)刻帶著一份小事清單：上面列出的都是一些花費(fèi)極少精力或創(chuàng)造力就能完成的事情。當(dāng)你精神疲憊、體力不支時(shí)，就可以拿出這份清單來(lái)執(zhí)行。這類(lèi)事情包括閑時(shí)瀏覽（雜志、文章、目錄和網(wǎng)上沖浪），將聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)錄入電腦中，文件夾的整理，筆記本電腦中資料的備份，甚至僅僅是給花澆澆水、裝訂書(shū)釘——實(shí)際上，你有大量類(lèi)似的瑣碎工作等待你去完成，可不要將你的高效時(shí)間浪費(fèi)在這些事情上。

這也就是我們要求個(gè)人管理系統(tǒng)一定要界線分明的最好理由：即使當(dāng)你并非處于巔峰狀態(tài)時(shí)，它也可以使你能夠輕松自如地保持較高的辦事效率。試想，如果在你感到疲憊不堪時(shí)卻面對(duì)這樣一番景象——需要閱讀的資料雜亂無(wú)章，各種票據(jù)擺滿書(shū)桌，歸檔系統(tǒng)毫無(wú)條理，工作籃里面更是一團(tuán)亂麻——這會(huì)讓你感到有大量亟待整理和組織的工作；還會(huì)讓你感覺(jué)更糟糕、心情更郁悶，讓你根本無(wú)法完成任何事情。提升士氣的最好辦法就是完成某些工作，所以，經(jīng)常留一些輕松的小事在手頭上吧。

選擇下一步行動(dòng)所依據(jù)的3個(gè)首要標(biāo)準(zhǔn)（情境、時(shí)間和精力）表明了建立完善的下一步行動(dòng)提示系統(tǒng)（也就是行動(dòng)清單）的必要性。在執(zhí)行行動(dòng)的過(guò)程當(dāng)中，很多時(shí)候你是不需要進(jìn)行協(xié)調(diào)性和組織性思考的，因?yàn)檫@一過(guò)程應(yīng)該早已完成了。你要做的就是從眾多清晰具體的下一步行動(dòng)中選擇適合當(dāng)前狀況的就可以了。

重要性

當(dāng)你根據(jù)前三個(gè)要素，劃定了下一步行動(dòng)的選擇范圍的時(shí)候，之后應(yīng)該考慮的就是相對(duì)重要性：“在篩選出的這些行動(dòng)中，對(duì)我來(lái)說(shuō)，哪一項(xiàng)最重要？”

“我怎樣確定哪件事情是最重要的呢？”我的學(xué)員經(jīng)常問(wèn)我這個(gè)問(wèn)題。通常他們面對(duì)的工作數(shù)量超過(guò)了他們的承受能力，所以必須在這些工作中做出選擇，同時(shí)也意味著有些工作無(wú)法完成了。

在你結(jié)束了一天的忙碌時(shí)，為了能夠坦然面對(duì)未能處理的事情，你必須對(duì)自己的責(zé)任、目標(biāo)和價(jià)值觀有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。這通常是一系列內(nèi)容的復(fù)雜組合，包括你所在組織的目標(biāo)、價(jià)值和方向，你生命中的重要人物，還有各種重要的關(guān)系等等。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)源于包含六層視野的承諾模型，我曾經(jīng)提及這個(gè)模型，并將在本書(shū)的后面部分進(jìn)一步闡述。

評(píng)估每日工作的“三分類(lèi)法”

確立事務(wù)的先后次序，也就意味著某些事情比其他事情更重要，但是這種重要性是針對(duì)什么而言呢？在這里，我們說(shuō)的重要性，是針對(duì)你的工作——你從自己或其他人那里接手的事務(wù)或任務(wù)——而言的。這時(shí)，我們就需要在你的思考過(guò)程中引入接下來(lái)的兩個(gè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)了，它們能夠幫助你確認(rèn)需要進(jìn)行的工作。這里需要提醒各位，雖然本書(shū)的方法是立足于你的日常工作的，但是這里的“工作”卻是更加廣義的，它包含了你打算促成的任何事情，無(wú)論是職業(yè)的還是個(gè)人的。

對(duì)于當(dāng)今的多數(shù)職業(yè)人士來(lái)說(shuō)，每天的日常工作本身就已經(jīng)成為一項(xiàng)艱苦的挑戰(zhàn)。了解到這一點(diǎn)，將對(duì)我們創(chuàng)建一個(gè)高效的管理系統(tǒng)有所幫助。就像我在前面曾經(jīng)解釋過(guò)的那樣，在一天的工作中，在任何一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，你所進(jìn)行的活動(dòng)不外乎以下3種：

也許你正忙于處理行動(dòng)清單上的事情，或者正在對(duì)付剛剛冒出來(lái)的新問(wèn)題，或者正在處理著新接收的信息，以確定接下來(lái)的具體行動(dòng)：要么立刻動(dòng)手，要么列入清單稍后執(zhí)行。

這本是一個(gè)基本常識(shí)。然而卻有許多人對(duì)第二項(xiàng)活動(dòng)糾纏不休——似乎對(duì)付出乎意料的事情更容易一些——而對(duì)其他兩項(xiàng)置之不理。這種做法絕對(duì)是弊大于利。

比如，星期一上午10點(diǎn)26分，你正在辦公室里。你剛剛接聽(tīng)了一個(gè)不期而至的電話，是一個(gè)客戶(hù)打來(lái)的，足足談了半個(gè)小時(shí)，你還做了長(zhǎng)達(dá)3頁(yè)的電話記錄。11點(diǎn)時(shí)，也就是半個(gè)小時(shí)后，你還有一個(gè)預(yù)定的員工會(huì)議需要參加。頭一天晚上，你陪岳父岳母一同外出到很晚，直到現(xiàn)在還感覺(jué)有些頭昏腦漲、反應(yīng)遲鈍（你告訴你的岳父，今天要給他帶回什么東西來(lái)著？）。你的助手把剛收到的兩個(gè)國(guó)際快遞包裹放到你的辦公桌上，并說(shuō)希望談?wù)勱P(guān)于三個(gè)緊急會(huì)議邀請(qǐng)函的事情，因?yàn)樗€不知道你的態(tài)度。兩天后，你還要參加一個(gè)大型戰(zhàn)略決策會(huì)議，而你還沒(méi)有把自己的想法寫(xiě)下來(lái)。早上你開(kāi)車(chē)上班的路上，汽油表的警告燈亮了，該加油了。早些時(shí)候，當(dāng)你在大廳遇到你的老板時(shí)她告訴你，在今天下午3點(diǎn)的會(huì)議之前，你應(yīng)該仔細(xì)看看她發(fā)給你的電子郵件，會(huì)上要討論相關(guān)內(nèi)容。

在星期一上午10點(diǎn)26分時(shí)，你的系統(tǒng)是不是已經(jīng)完好地建立起來(lái)，并能夠協(xié)助你應(yīng)付這個(gè)局面了呢？如果你仍然把某些事情存在頭腦中，如果你仍然在苦苦掙扎、試圖拼命抓住你清單中“最關(guān)鍵”的問(wèn)題，那么我認(rèn)為答案便是否定的。

我已經(jīng)注意到，人們更傾向于處理意料之外的事情或者是緊急狀況，而不愿意著手處理、組織、回顧以及評(píng)估那些并不明了的工作。人們很容易陷入“忙碌”和“緊急”的狀態(tài)之中，特別是當(dāng)你的辦公桌、電子郵箱以及大腦中堆積著大量尚待處理的問(wèn)題時(shí)。

在我們的生活和工作中，大多數(shù)事情都是不期而至的，通常，它們都自然而然地成為當(dāng)前最重要的事情。對(duì)于某些專(zhuān)業(yè)人士（以及幼兒的家長(zhǎng)）來(lái)說(shuō)，這毫不夸張，因?yàn)樗麄兊墓ぷ餍再|(zhì)要求他們能夠當(dāng)機(jī)立斷地處理那些突然冒出來(lái)的新工作和新問(wèn)題。比如，當(dāng)你的老板突然出現(xiàn)并希望占用你幾分鐘時(shí)間的時(shí)候，你就必須予以關(guān)注。一位高級(jí)管理人員要求你處理某個(gè)緊急狀況，這個(gè)任務(wù)就一下子凌駕于你的所有工作安排之上，成了頭等大事。在執(zhí)行一位大客戶(hù)的訂單時(shí)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題時(shí)，你就不得不立刻著手處理它。或者你的寶寶咳得很厲害，這也需要緊急處理。

這些緊急的情況都可以理解。然而，當(dāng)你沒(méi)有對(duì)清單上的其他工作進(jìn)行重新查看和評(píng)估時(shí)，你的焦慮情緒就會(huì)不斷增加。只有在你清楚地知道所有你“應(yīng)該執(zhí)行卻尚未執(zhí)行的工作”時(shí)，這種焦慮才不會(huì)繼續(xù)困擾你。這就要求對(duì)工作籃進(jìn)行定期處理以明確你的工作，并且堅(jiān)持定期全面回顧包含了所有預(yù)定工作的各類(lèi)清單。

如果你能根據(jù)情況有意識(shí)地放棄事先已經(jīng)確定的工作，轉(zhuǎn)而去應(yīng)對(duì)那些突發(fā)事件，那么這肯定是你盡自己所能做出的最佳選擇。然而，大多數(shù)人在面對(duì)大量的項(xiàng)目和行動(dòng)的時(shí)候，評(píng)估、管理和決定的能力還尚待提高。如果你盲目地讓自己忙于處理隨時(shí)冒出的突發(fā)事件，結(jié)果就只能導(dǎo)致自己精神沮喪和焦慮不安。而人們卻經(jīng)常將壓力和效率低歸罪于這些“意外的事件”，但如果你清楚地認(rèn)識(shí)到哪些事情是你在做的，哪些事情是你將要做的，“意外的事件”就只不過(guò)是發(fā)揮創(chuàng)造力和特長(zhǎng)的好機(jī)會(huì)而已。

人們對(duì)意料之外的要求或請(qǐng)求持消極態(tài)度的另一個(gè)原因，是他們認(rèn)為自己的系統(tǒng)和行為無(wú)法“標(biāo)記”需要采取的任何后續(xù)行動(dòng)，或者他們此時(shí)正在進(jìn)行的工作。他們明白自己需要針對(duì)剛出現(xiàn)的新工作采取某種行動(dòng)，但他們不相信僅憑文件夾中的簡(jiǎn)單提示，就能確保自己能夠?qū)π鹿ぷ鬟M(jìn)行適時(shí)處理。所以，他們停下了此前的工作，立即著手處理剛出現(xiàn)的事情，還抱怨剛出現(xiàn)的新工作擾亂了他們的生活。其實(shí)并沒(méi)有發(fā)生中斷目前工作的情況，只是出現(xiàn)了管理不善的情形。

此外，如果你只是把注意力放在突發(fā)事件上，而使工作籃和行動(dòng)清單長(zhǎng)時(shí)間地遭受冷落，那么原本不緊急的事情，在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間之后，也會(huì)以緊急事件的形態(tài)重新找上門(mén)來(lái)。這進(jìn)一步地增加了突發(fā)事件的數(shù)量，簡(jiǎn)直就是火上澆油。

許多人借口處理這些不斷出現(xiàn)的突發(fā)事件，來(lái)逃避安排工作、管理清單的責(zé)任。特別是當(dāng)你對(duì)個(gè)人管理系統(tǒng)失去控制的時(shí)候，往往更容易傾向于應(yīng)付手頭上那些實(shí)際并不十分重要的事情。我們經(jīng)常以此為借口逃避堆積如山的工作。

在這里，我們就要提出“知識(shí)工作”技能的概念了。當(dāng)今世界要求人們?cè)诠芾砗涂刂茢?shù)量龐大的懸而未決事務(wù)時(shí)明確工作界線，但大多數(shù)人成長(zhǎng)的環(huán)境卻并非如此，所以人們通常缺少這方面的技能。一旦你培養(yǎng)起這種技能和習(xí)慣，對(duì)輸入的信息進(jìn)行加工處理，并輸送到一個(gè)完善的系統(tǒng)中去，你就能夠更加自信地決定：哪些事情需要做，哪些事情可以稍后做，哪些事情應(yīng)該立刻做。

時(shí)刻保持自己的平衡

當(dāng)你達(dá)到大師級(jí)別時(shí)，你就可以像格斗家一樣閃電般地移動(dòng)雙腳，隨心所欲地移動(dòng)重心。比如，當(dāng)你處理工作籃時(shí)，助手走進(jìn)來(lái)告訴你有一個(gè)情況需要你立刻處理一下。別急，你的工作籃不會(huì)自己跑掉的，等你回來(lái)的時(shí)候還可以繼續(xù)處理其中的內(nèi)容；在你撥完電話號(hào)碼，等待對(duì)方接聽(tīng)時(shí)，可以掃一眼你的行動(dòng)清單，了解一下打完這個(gè)電話之后可以執(zhí)行的另一項(xiàng)行動(dòng)；當(dāng)你的小寶貝兒在客廳爬來(lái)爬去，而你要高度關(guān)注你必須處理的特別事項(xiàng)時(shí)，你可以針對(duì)自己的“在電腦旁”清單做些簡(jiǎn)單的網(wǎng)上研究；在你等候會(huì)議開(kāi)始時(shí)，可以拿出隨身攜帶的“閱讀/回顧”文件袋來(lái)進(jìn)行閱讀；當(dāng)老板與你的談話時(shí)間超出你的預(yù)估，讓你離下一個(gè)會(huì)議開(kāi)始前只有12分鐘可以支配時(shí)，你仍然可以不費(fèi)力地把這段時(shí)間充分地利用起來(lái)。

任何人都不可能多任務(wù)并行，都是一次只能做一件事。如果你停下手頭的工作，與辦公室中的某個(gè)人攀談起來(lái)，你就無(wú)法執(zhí)行清單上的行動(dòng)或者處理剛剛出現(xiàn)的情況。這要求你對(duì)自己做出的決定充滿信心。

那么你應(yīng)該怎樣做出決定呢？還是需要依靠你的直覺(jué)——某個(gè)意外出現(xiàn)的工作真的比其他工作更重要嗎？為了保證能夠自信地做出決定，你需要每隔多久清空一次工作籃？每隔多久對(duì)全部清單進(jìn)行一次回顧？

人們常常抱怨說(shuō)是接二連三的干擾阻礙了他們完成工作。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，干擾和打斷原本就是難以避免的。當(dāng)你能夠熟練地、快速地分析處理突發(fā)事件，并學(xué)會(huì)利用各種零碎時(shí)間來(lái)完成行動(dòng)的時(shí)候，你就可以在不同的任務(wù)之間敏捷地切換了。比如，你可以在等待電話會(huì)議接通的時(shí)間里瀏覽一下電子郵件。但是，這種切換的過(guò)程務(wù)必要保證整個(gè)管理系統(tǒng)的平衡。研究已經(jīng)證明，你無(wú)法真正做到多重任務(wù)化，也就是說(shuō)，你無(wú)法在同一時(shí)間有意識(shí)地專(zhuān)注于一件以上事情；如果你試圖那么做，它會(huì)顯著削弱你的執(zhí)行能力。如果你的大腦是你保存內(nèi)容的唯一系統(tǒng)，你會(huì)在內(nèi)心嘗試執(zhí)行多重任務(wù)，這在心理學(xué)意義上是不可能的，也是許多人感受到諸多壓力的原因。不過(guò)，如果你確立了將尚待完成的項(xiàng)目暫時(shí)擱置的做法，你的注意力顯然就能轉(zhuǎn)移到下一個(gè)行動(dòng)上，然后等卷土重來(lái)時(shí)，你已經(jīng)能像同時(shí)迎戰(zhàn)四個(gè)對(duì)手（其實(shí)是靠快速轉(zhuǎn)移注意力）的武術(shù)家那樣動(dòng)作精準(zhǔn)。

盡管如此，即使你在捕捉和標(biāo)記即時(shí)事件方面達(dá)到了“黑帶”水平，你也必須學(xué)會(huì)在諸多任務(wù)中做出快速、適當(dāng)?shù)倪x擇，以保持工作流程的良好平衡。記住，要保證你的所有選擇都服從你的生活或工作目標(biāo)。

應(yīng)付意外事件的能力是一個(gè)人工作能力的一項(xiàng)重要指標(biāo)，也是其保持正常和可持續(xù)生活方式的關(guān)鍵。但是，如果你沒(méi)有做到將所有事情納入你的管理系統(tǒng)、置于你的控制之下，即使你一天24小時(shí)都在忙忙碌碌地處理各種突發(fā)事件，也不可能達(dá)到理想的工作效率。為了讓自己在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)知道該如何處理（是丟在工作籃中，還是打斷手頭的工作立刻處理），你需要全面、深入地了解自己的所有任務(wù)及其兼容情況。達(dá)到這一境界的唯一途徑就是，在多個(gè)層面上，對(duì)生活和工作進(jìn)行正確的評(píng)估。

總體檢視工作的“六層次法”

我們已經(jīng)在第2章里討論過(guò)，工作中的六個(gè)層次可以類(lèi)比為高度：

其中每一個(gè)層次都是其上一級(jí)層次的具體和細(xì)化，并要為上一級(jí)提供支持和服務(wù)。換句話說(shuō)，每一層次都要服從上一級(jí)，越是在上面的層次，重要性越高。如果你打算打一個(gè)電話，而這與你的生活目標(biāo)或者價(jià)值觀發(fā)生沖突，那么這時(shí)你就應(yīng)該毫不遲疑地維護(hù)自己的立場(chǎng)，取消這個(gè)行動(dòng)。如果你的工作安排無(wú)法讓你實(shí)現(xiàn)自己的短期目標(biāo)，那么你就有必要重新思考工作的重點(diǎn)和職責(zé)。

讓我們一起來(lái)看一下有關(guān)由下至上管理方法的第一個(gè)實(shí)例。你需要打的這個(gè)電話（行動(dòng)）事關(guān)你目前正在促成的一個(gè)合同（項(xiàng)目），這會(huì)直接影響你簽訂的合同總額（工作職責(zé)）。這單生意可能是你在銷(xiāo)售方面有所進(jìn)展和突破（工作目標(biāo)）的一個(gè)良機(jī)，因?yàn)槟闼诘墓究释M(jìn)軍這個(gè)全新的市場(chǎng)領(lǐng)域（機(jī)構(gòu)的目標(biāo)）。這將促使你在經(jīng)濟(jì)和事業(yè)兩方面都更加接近你的奮斗目標(biāo)（人生目標(biāo)）。

或者我們換一個(gè)角度，從上往下來(lái)一次。你已經(jīng)下定決心打算自立門(mén)戶(hù)，發(fā)揮你在某一領(lǐng)域中得天獨(dú)厚的資源和才能（人生目標(biāo)），因此，你開(kāi)辦了自己的公司（前景），并在此期間完成了幾個(gè)短期的具體目標(biāo)（工作目標(biāo)）。這賦予你一些重要的角色和職務(wù)（工作責(zé)任），還有一些需要盡快完成的任務(wù)（項(xiàng)目）。而這些任務(wù)，都需要你執(zhí)行具體的操作（下一步行動(dòng)）才能獲得進(jìn)展。

想要達(dá)到輕松掌控生活的境界，最好的方法莫過(guò)于均衡掌控以上各個(gè)層次。無(wú)論對(duì)于哪個(gè)層次，你都應(yīng)當(dāng)盡全力完全收集其中的未盡事宜、內(nèi)心的承諾等牽扯你精力的事情。它們?nèi)加幸鉄o(wú)意地來(lái)自?xún)?nèi)心各層次視野的推動(dòng)和影響。只有對(duì)自身和所處的環(huán)境都有全面客觀的認(rèn)識(shí)，并確信你能管理自己的創(chuàng)建事項(xiàng)，才能讓自己脫離忙碌的苦海。你的電子郵件有什么內(nèi)容？你需要啟動(dòng)或者和你的孩子共同完成什么項(xiàng)目？你在現(xiàn)有工作崗位上需要處理哪些事項(xiàng)？你的錄音電話上還有沒(méi)處理的留言嗎？你為子女問(wèn)題制定了哪些目標(biāo)和項(xiàng)目？你的工作職責(zé)是什么？激勵(lì)你工作下去的目的和動(dòng)力是什么？這些都是你要收集和處理的問(wèn)題，有些問(wèn)題通常隱藏得很深，難以發(fā)覺(jué)，但是在挖掘、搜索和處理的過(guò)程當(dāng)中，你通常會(huì)變得更加敏銳，從而很容易就發(fā)現(xiàn)被忽略的重大目標(biāo)。

洞察生活中的真實(shí)狀況是一件令人不可思議的事情，對(duì)現(xiàn)實(shí)情況的正確觀察所帶來(lái)的神奇效果，一定會(huì)令你震驚。檢查一下個(gè)人經(jīng)濟(jì)狀況的精確細(xì)節(jié)，搞清你打算收購(gòu)的這家公司的歷史資料，或者就一起人際關(guān)系的糾紛了解一下到底誰(shuí)對(duì)誰(shuí)說(shuō)了什么話，即使無(wú)法立竿見(jiàn)影地解決問(wèn)題，也會(huì)對(duì)你大有幫助。

完成一切，并且對(duì)此感覺(jué)良好，這要求你主動(dòng)認(rèn)知和適當(dāng)處理進(jìn)入你意識(shí)生態(tài)系統(tǒng)的所有事務(wù)。要想掌握擺脫壓力、提高效率的藝術(shù)，這一點(diǎn)是不可或缺的。

自下而上地工作

人們?yōu)榱颂岣吖ぷ骱蜕畹男剩ǔ６际遣捎米陨隙碌乃伎挤绞健Ｏ胂胱约旱降诪楹未嬖谟谶@個(gè)世界上；然后找到能夠?qū)崿F(xiàn)自己人生價(jià)值的生活方式；什么樣的職業(yè)或工作才能使你實(shí)現(xiàn)這種生活方式；目前你的工作又需要完成哪些具體的事情；最后再考慮有哪些行動(dòng)是需要你立刻實(shí)施和落實(shí)的。

實(shí)際上，你隨時(shí)都可以從任何一個(gè)層次入手，來(lái)思考生活和工作的重點(diǎn)。對(duì)于我來(lái)說(shuō)，在任何一個(gè)層次上都有一些我可以完成的事情，它們都可以加強(qiáng)我對(duì)生活和自身的認(rèn)知。我從不會(huì)感到無(wú)所事事，等待我完成的事情太多了：描繪和展望愿景；重新評(píng)估目標(biāo)；識(shí)別或創(chuàng)建項(xiàng)目；確定具體的行動(dòng)。訣竅就是在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)內(nèi)去關(guān)注那些需要你關(guān)注的方面，以便讓你及時(shí)明確了解自己的一切行動(dòng)。

所有事情的重要程度都是由它的上一層次所決定的，因此人們都會(huì)認(rèn)為采用自上而下的思考方式會(huì)更有效率。比如，你花費(fèi)了大量的時(shí)間思考和籌劃當(dāng)前的工作，可隨后發(fā)現(xiàn)這個(gè)工作并不是你想做的，這樣你就把本該用在另一項(xiàng)重要工作上的時(shí)間和精力給浪費(fèi)了。可問(wèn)題在于，如果你對(duì)實(shí)際操作的層次（進(jìn)行中的項(xiàng)目和行動(dòng)）缺少控制能力，并對(duì)自己在其他層次的控制管理能力缺乏信心，那么盲目地采用自上而下的思考方式就只能讓自己不斷受挫。

從實(shí)用的角度來(lái)講，我建議采用自下而上的方式進(jìn)行工作。這兩種方式我都曾教授給我的學(xué)員。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的觀察，我發(fā)現(xiàn)那些牢牢控制工作和生活細(xì)節(jié)的學(xué)員，往往能以此為基礎(chǔ)，有效地提升視點(diǎn)。

采用這種自下而上的工作方式的首要原因就是，這種方式能夠讓你清除內(nèi)心的煩擾、釋放受困的心靈，讓你有精力去關(guān)注那些更有意義、更重要的方面。同時(shí)，這種方式還具備高度的適應(yīng)性和自由度，無(wú)論你處理什么事情，它都會(huì)讓你更有效率。因此，無(wú)論你目前從事何種工作，這種方法都是值得學(xué)習(xí)和借鑒的。改變你的想法吧！你會(huì)很快適應(yīng)這種新的行事方法。重新設(shè)定一個(gè)愿景或目標(biāo)輕而易舉，但要以一種簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和無(wú)壓的方式去具體落實(shí)，卻必須經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐。這將證明你自己完全有能力面對(duì)更大的挑戰(zhàn)，相信我。

多年的經(jīng)驗(yàn)告訴我，你考慮最多的事項(xiàng)就是你要處理的最重要事情。你認(rèn)為它不應(yīng)該占據(jù)你的大腦，這是事實(shí)，但此事無(wú)關(guān)緊要。它存在，而且有其存在的理由。在某種具有理論意義的排序清單中，“買(mǎi)貓食”當(dāng)然不可能排名靠前，但如果你此時(shí)考慮最多的就是這件事，那么以某種方式進(jìn)行處理就是你的“1號(hào)任務(wù)”。一旦你處理了關(guān)注事項(xiàng)，就會(huì)感到如釋重負(fù)，從而看到你真正的關(guān)注事項(xiàng)。而當(dāng)你又做了處理，你又會(huì)看到你的真正關(guān)注事項(xiàng)，依此類(lèi)推。我曾與之合作的高管們幾乎無(wú)一例外地遭遇一個(gè)最大困擾，那就是要管理日常生活中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴——電子郵件、會(huì)議、旅行、陷入混亂的項(xiàng)目，等等。一旦他們開(kāi)始掌控一切，他們的注意力必然會(huì)轉(zhuǎn)向更高視野的關(guān)注和興趣領(lǐng)域——家庭、事業(yè)和生活質(zhì)量。所以，不要擔(dān)心哪種層次的視野或者哪種生活內(nèi)容是最優(yōu)先處理對(duì)象，只管處理當(dāng)前情況。一旦這么做，你會(huì)更有效地發(fā)現(xiàn)并解決對(duì)你而言真正重要的事項(xiàng)。

雖然“5樓視野”（目標(biāo)和原則）是最高的層次，但是經(jīng)驗(yàn)告訴我，只有我們充分了解和實(shí)施了其他各個(gè)層面的工作（特別是“地面”和“1樓視野”高度的事務(wù)），我們才可能獲得更大的自由度、更豐富的資源，去關(guān)注和開(kāi)展那些更加重要的工作。如果你的船正在沉沒(méi)，你顯然不會(huì)在乎它的航行方向！自下而上的方式絕不代表下面的層次重要性更高，但從實(shí)踐的角度來(lái)看，在人們力求達(dá)到平衡、高效和舒適的生活境界時(shí)，這種方式確實(shí)能起到極為關(guān)鍵的作用。

地面 首先你需要保證行動(dòng)清單完整無(wú)缺，這本身就可能是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。那些專(zhuān)注于收集和落實(shí)這些行動(dòng)的人發(fā)現(xiàn)，有許多事情（往往有一定重要性）已被他們遺失、忘記，或者干脆被徹底忽視了。

如果你所收集到的日程表以外的“行動(dòng)”和“等待”事項(xiàng)總數(shù)不超過(guò)50個(gè)（要包括所有的約會(huì)、會(huì)議等），那么你的收集很可能還不徹底。如果你已按照第二部分相關(guān)章節(jié)給出的步驟嚴(yán)格執(zhí)行，那我確信你已經(jīng)將所有任務(wù)完全收集起來(lái)了。如果你沒(méi)做到這點(diǎn)，而你也確實(shí)想要徹底完成這個(gè)層次的事務(wù)，那么我建議你專(zhuān)門(mén)留出一段時(shí)間，按照第4~6章的內(nèi)容嚴(yán)格執(zhí)行一次。

當(dāng)你對(duì)這一層次的所有內(nèi)容都已經(jīng)完全掌控的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己自然而然地對(duì)各件事情孰輕孰重（事情的優(yōu)先級(jí)）有了一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，而在此之前，你是不可能達(dá)到這種狀態(tài)的。

1樓視野 完成你的“項(xiàng)目”清單。這個(gè)清單應(yīng)該包含所有需要一步以上的行動(dòng)才能夠完成的事情。這會(huì)幫你認(rèn)識(shí)到每周的工作內(nèi)容，并且讓你的大腦從無(wú)休止的回憶和思索中解脫出來(lái)，從而讓它也有休息的機(jī)會(huì)。

如果你將生活和工作中所有想要完成的事情都列入了這個(gè)清單，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其內(nèi)容要比你想象的多，而這是你原來(lái)沒(méi)有意識(shí)到的。僅僅是創(chuàng)建這樣的一個(gè)“項(xiàng)目”清單，就會(huì)讓你清楚地知道，一旦你有了時(shí)間，你應(yīng)該去做哪些事情。通常，在對(duì)“項(xiàng)目”清單的內(nèi)容進(jìn)行更新的時(shí)候，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)有幾件可以推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展的事情是非常容易完成的，可以立即實(shí)施或者列入你的行動(dòng)清單。

只有極少數(shù)人完成了這步工作，并將自己的目標(biāo)清楚地羅列出來(lái)。要知道，只有切實(shí)掌握了你的所有項(xiàng)目，你才會(huì)知道今天下午應(yīng)該做什么。

再次重申，如果你已經(jīng)按照本書(shū)所講的方法嚴(yán)格實(shí)施，那你應(yīng)該已經(jīng)列出了你的“項(xiàng)目”清單。我們培訓(xùn)的大多數(shù)學(xué)員，通常會(huì)花費(fèi)10~15小時(shí)來(lái)完成收集、理清和組織整理這幾個(gè)階段的工作。這之后，他們才能得到一個(gè)能讓自己完全信賴(lài)的項(xiàng)目清單。

為了進(jìn)入最原始水平的“心如止水”狀態(tài)（大腦中除了當(dāng)下，沒(méi)有其他），1樓這個(gè)層次似乎將一些最有趣的挑戰(zhàn)納入了視野。對(duì)于所有人來(lái)說(shuō)，總會(huì)有各種情形迷惑、吸引或干擾我們，但我們并不清楚如何應(yīng)對(duì)。你的兒子和數(shù)學(xué)老師關(guān)系不夠融洽；你糾結(jié)于執(zhí)行公司的某項(xiàng)流程該用多長(zhǎng)時(shí)間；你不太放心你的籌資委員會(huì)運(yùn)營(yíng)人員；你一直在想你應(yīng)該重拾繪畫(huà)愛(ài)好；等等。要平息這種微弱的噪聲，就應(yīng)該確認(rèn)其各自（項(xiàng)目）的客觀結(jié)果，以及納入你信任系統(tǒng)的下一步行動(dòng)。實(shí)現(xiàn)掌控的標(biāo)志，就是能夠持續(xù)參與這個(gè)層次的無(wú)壓力工作游戲。

2樓視野 這一層次是“目前的職責(zé)”，也是我希望以適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)的生活領(lǐng)域。你在扮演何種角色？從職業(yè)的角度來(lái)講，這個(gè)層次是關(guān)于你當(dāng)前的職位和工作的。從個(gè)人角度來(lái)看，這個(gè)層次包含了你在家庭、社區(qū)扮演的角色，當(dāng)然還應(yīng)該包含你對(duì)自己的認(rèn)知。

你可能對(duì)自己的角色早有認(rèn)識(shí)，這樣就可以寫(xiě)出其中的內(nèi)容。如果你是最近剛剛接任了一個(gè)新職位，那么在合同或協(xié)議中肯定會(huì)對(duì)你的工作責(zé)任有清晰的描述。如果你以前進(jìn)行過(guò)“個(gè)人目標(biāo)設(shè)定”和“價(jià)值取向認(rèn)知”之類(lèi)的活動(dòng)，那么你就可以把當(dāng)時(shí)寫(xiě)下的內(nèi)容和前面的內(nèi)容列在一起。

接下來(lái)，我建議你建立一個(gè)名為“焦點(diǎn)領(lǐng)域”清單。你可能會(huì)將這個(gè)清單分為“職業(yè)”和“個(gè)人”兩個(gè)方面，以便于在回顧的過(guò)程中使用。這個(gè)清單將成為你自我管理過(guò)程中最有價(jià)值的核查清單之一。它不像“項(xiàng)目”清單那樣需要你進(jìn)行每周一次的回顧，它會(huì)在更長(zhǎng)的時(shí)間周期中發(fā)揮作用。這個(gè)清單可以每一到三個(gè)月回顧一次，以幫助你啟動(dòng)新的項(xiàng)目，具體的時(shí)間間隔要視具體“領(lǐng)域”的情況變化速度確定。

一般來(lái)講，在一個(gè)人的職業(yè)方面，主要的工作職責(zé)可以有4~7個(gè)方面，在個(gè)人生活中，這個(gè)數(shù)量也差不多。工作中常見(jiàn)的職責(zé)范圍有：?jiǎn)T工培訓(xùn)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、長(zhǎng)期規(guī)劃、行政管理、客戶(hù)服務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、設(shè)備維護(hù)、計(jì)劃實(shí)施、質(zhì)量控制、資產(chǎn)管理等。在一家大型機(jī)構(gòu)中供職或者擁有自己的企業(yè)，你的關(guān)注范圍將會(huì)有很大不同，在后一種情況中，你要注意的東西會(huì)更多。在私人生活方面，常見(jiàn)的職責(zé)項(xiàng)目有：撫育子女、配偶、宗教團(tuán)體、健康、志愿服務(wù)、家庭事務(wù)管理、家庭資產(chǎn)管理、自我提升、藝術(shù)愛(ài)好等。這些特定領(lǐng)域都可以被分別歸入有用的子類(lèi)別。“撫養(yǎng)”職責(zé)可以針對(duì)你的每個(gè)子女生成若干獨(dú)立的清單。“營(yíng)銷(xiāo)”可以包括“項(xiàng)目設(shè)計(jì)”、“研究”、“社交媒體”等子類(lèi)別。

設(shè)置“焦點(diǎn)領(lǐng)域”清單的目的在于，確保你不會(huì)遺漏所有的項(xiàng)目和下一步行動(dòng)，從而牢牢掌控各個(gè)方面的情況。如果你客觀地清理和評(píng)估你的各個(gè)職責(zé)范圍，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)有一些新的項(xiàng)目需要列入你的項(xiàng)目清單。在你檢查這個(gè)清單的時(shí)候，很容易就能看出哪些方面進(jìn)展良好，哪些方面遇到了阻礙。為了克服這些阻礙，就需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的項(xiàng)目，然后一步步進(jìn)行處理。還記得我們以前提到過(guò)的“引子”清單嗎？實(shí)際上，“焦點(diǎn)領(lǐng)域”只不過(guò)是“引子”清單的一個(gè)更加抽象和精練的版本。

在過(guò)去的30年中，我的每一位合作對(duì)象在進(jìn)行這一層次的探索和整理時(shí)，通常都會(huì)發(fā)現(xiàn)至少兩三個(gè)重大漏洞。例如，經(jīng)理或高管的一個(gè)共同角色是“員工”。在經(jīng)過(guò)思考之后，他們發(fā)現(xiàn)，需要在這一職責(zé)范圍內(nèi)增加一兩個(gè)項(xiàng)目，例如，“升級(jí)辦公輔助程序”、“雇用一位員工主管”或“升級(jí)績(jī)效審查程序”。或者，當(dāng)針對(duì)個(gè)人生活落實(shí)具體職責(zé)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)諸如“研究瑜伽課”、“為孩子們計(jì)劃暑期活動(dòng)”的項(xiàng)目。

要想確定“重要性”和“優(yōu)先級(jí)”，前提條件就是掌握所有事務(wù)，而且需要對(duì)其在多個(gè)層次上進(jìn)行思考和歸納。如果你能夠建立一個(gè)“工作職責(zé)內(nèi)容”的核查清單，并保持其時(shí)效性，你在工作中就會(huì)感到比別人更加輕松，控制力更強(qiáng)。從不知道自己該做什么，到確定地知道自己當(dāng)前該完成哪個(gè)行動(dòng)，這之間的路程雖然不短，但只要按照我的方法去做，你就會(huì)達(dá)到目標(biāo)。很少有人只做他們的本職工作，而且，要持續(xù)了解不斷變化的新預(yù)期，需要不斷參與交流。同樣，很少人能夠持續(xù)、客觀地概括其平衡生活的所有相關(guān)領(lǐng)域——家庭、愛(ài)好或財(cái)務(wù)——以便在處理事務(wù)的過(guò)程中分別對(duì)待。從這些層面推動(dòng)你的思維和管理系統(tǒng)不斷發(fā)展需要付出長(zhǎng)期的努力，然后，隨著你在執(zhí)行行動(dòng)的過(guò)程中做出必要的選擇，你的預(yù)定目標(biāo)就可以實(shí)現(xiàn)。

3~5樓視野 前面3個(gè)較低層次的內(nèi)容大多是針對(duì)事務(wù)當(dāng)前狀態(tài)的（你的行動(dòng)、項(xiàng)目、職責(zé)），再向上的層次則主要涉及指導(dǎo)方向、目標(biāo)取向等方面的問(wèn)題。在這里，我們依舊要整理出一個(gè)清單［尤其是在頂層（目標(biāo)和原則），可以對(duì)監(jiān)測(cè)和糾正行為進(jìn)行持續(xù)校準(zhǔn)］，但其內(nèi)容是關(guān)于“我現(xiàn)在要達(dá)成什么目標(biāo)，我如何才能達(dá)成這個(gè)目標(biāo)”。這其中會(huì)包含：你一年內(nèi)的工作目標(biāo)（3樓視野），3年的職業(yè)規(guī)劃和個(gè)人價(jià)值（4樓視野），還有你的人生目標(biāo)（5樓視野）。

我把最上面的3個(gè)層次合并在一起，是因?yàn)樗鼈冎械膬?nèi)容通常雜糅在一起、難以分離，也不方便單獨(dú)分析。此外，本書(shū)的重點(diǎn)是實(shí)施技巧，而不是教人如何定義目標(biāo)和前景，因此，我不想進(jìn)行嚴(yán)密的論述。而且這方面的研究通常會(huì)涉及一些復(fù)雜、艱深的領(lǐng)域，包括商業(yè)戰(zhàn)略、機(jī)構(gòu)拓展、事業(yè)規(guī)劃、生活方向和價(jià)值取向等。

我們的主要目的在于，抓住那些引發(fā)你當(dāng)前行動(dòng)的內(nèi)在的、原始的動(dòng)機(jī)（其中一些可能來(lái)自你較高層次的承諾和意圖）。而根據(jù)深入的思考、分析以及直覺(jué)，來(lái)確定是否應(yīng)該改變你的進(jìn)取方向或者明確你的目標(biāo)，則是另外一個(gè)議題。盡管如此，你還是能發(fā)現(xiàn)一些東西，能幫助你思考你的工作和其中的重要部分。

憑直覺(jué)想象一下12~18個(gè)月后你想要達(dá)到的境況：那時(shí)你的工作會(huì)是什么樣的？那時(shí)的工作狀況會(huì)引發(fā)哪些變化？要盡量具體，要考慮方方面面的細(xì)節(jié)，然后你就會(huì)了解到，為了達(dá)成這一目標(biāo)，你在個(gè)人方面要做出哪些犧牲，要對(duì)目前的環(huán)境和自己的狀態(tài)做出哪些調(diào)整和改變。當(dāng)今的職場(chǎng)變幻莫測(cè)，這也導(dǎo)致了工作目標(biāo)本身飄忽不定。所以，為了保證工作的正常進(jìn)行，我們有必要為“確定工作目標(biāo)”這一任務(wù)專(zhuān)門(mén)設(shè)定項(xiàng)目。

從個(gè)人角度出發(fā)，可能會(huì)考慮這樣一些事情：“我的事業(yè)可能停滯不前，除非我向老板闡明我個(gè)人的志向”；“未來(lái)幾年我的孩子打算從事哪些新活動(dòng)，而我需要為此改變哪些原有的做法”；還有“我需要進(jìn)行哪些準(zhǔn)備才能保證我可以應(yīng)付剛剛發(fā)現(xiàn)的健康問(wèn)題”。

從一個(gè)更長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)，則會(huì)涉及這些問(wèn)題：事業(yè)發(fā)展到何種程度了？個(gè)人生活進(jìn)展如何？對(duì)于市場(chǎng)環(huán)境的種種變化，你的公司采取了哪些應(yīng)對(duì)措施，這對(duì)于你個(gè)人有何種影響？這些是1~5年層面的問(wèn)題。面對(duì)這些問(wèn)題，每個(gè)人的回答都是不同的，但意義卻同樣重大。

不久前我培訓(xùn)了一位在某大型跨國(guó)銀行任職的員工。幾個(gè)月來(lái)，他通過(guò)實(shí)踐這套管理方法，已經(jīng)完全掌控了每天的工作。而現(xiàn)在，他認(rèn)為投資創(chuàng)辦自己的高科技公司的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟了。這個(gè)想法一直令他感到畏懼，以致他一直沒(méi)有辦法開(kāi)始行動(dòng)，但是從“地面”這一層面入手，由下而上地逐步推進(jìn)，便增強(qiáng)了這個(gè)計(jì)劃的可行性，一切看起來(lái)都好像是水到渠成。我最近聽(tīng)說(shuō)他近期經(jīng)過(guò)努力取得了重大成就。

如果你目前參與了任何一項(xiàng)為期一年以上的活動(dòng)（婚姻、孩子、一項(xiàng)事業(yè)、一家公司、某個(gè)藝術(shù)門(mén)類(lèi)、一個(gè)終生愛(ài)好），你就有必要考慮一下，要做些什么才能讓自己在這條路上走得更遠(yuǎn)、更好。

對(duì)此，你應(yīng)該向自己提出的問(wèn)題是：

我要在此強(qiáng)調(diào)的是，設(shè)定新目標(biāo)或者提高你的標(biāo)準(zhǔn)并非我的明確主張。相反，我是在引導(dǎo)你關(guān)注有關(guān)自己現(xiàn)狀的真實(shí)情況。如果它們以或明顯或隱蔽的任何方式存在，那么，要實(shí)現(xiàn)清晰認(rèn)識(shí)的話，就必須采取針對(duì)性方法。

下面是回答這些問(wèn)題時(shí)可能遇到的一些情況：

當(dāng)進(jìn)行頂層的思維過(guò)程時(shí)，你必須提出一些終極問(wèn)題。你的公司為什么存在？你自己為什么存在？是什么樣的因素或動(dòng)力，驅(qū)使你在生活的各個(gè)方面做出選擇？這就是所謂的“大局”，有無(wú)數(shù)的書(shū)籍、教師和案例會(huì)專(zhuān)門(mén)指導(dǎo)你掌握這方面的要領(lǐng)。

知道“為什么”這么做，對(duì)于我們努力完成任何事情都是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。

在進(jìn)行這一層次的思考時(shí)，你應(yīng)當(dāng)已經(jīng)將其他層次的事務(wù)完全清理完畢，并且安排得井然有序了。就算是在最基本的層次，有件很小的事情沒(méi)有處理，它也會(huì)牽扯你的精力，讓你感到不舒服。

把“要事優(yōu)先”的思維趕出大腦

在本章的最后，我建議你抽出幾分鐘時(shí)間，將閱讀本章過(guò)程中你腦子里想到的事情都記錄下來(lái)。不管是什么樣的想法，只要它在你的腦子里閃過(guò)，就把它記錄下來(lái)、寫(xiě)在紙上，別讓它一直留在腦子里糾纏你。

下面我們就來(lái)一起處理這些筆記。你首先要判斷，寫(xiě)出的某件事情是否需要立刻執(zhí)行或推動(dòng)其發(fā)展。如果不需要，你就可以將對(duì)應(yīng)的條目刪掉，或者將其放入“將來(lái)/也許”清單，還可以放在一個(gè)特別的文件夾里（可以命名為“在未來(lái)某一時(shí)刻，我有可能實(shí)現(xiàn)的夢(mèng)想和目標(biāo)”，專(zhuān)門(mén)用來(lái)記錄你的夢(mèng)想）。也許你希望繼續(xù)進(jìn)行這類(lèi)有關(guān)未來(lái)的思考，并使用更加正式的方式——比如，你可以與你的合伙人共同草擬一份商業(yè)計(jì)劃，或者同你的配偶一起規(guī)劃未來(lái)的生活，或者為今后3年的事業(yè)發(fā)展制訂一個(gè)具體的計(jì)劃，或者請(qǐng)一個(gè)私人顧問(wèn)，讓他協(xié)助你完成這一思考過(guò)程。如果你這樣做了，就應(yīng)該把你的思考結(jié)果列入你的“項(xiàng)目”清單，并確認(rèn)它對(duì)應(yīng)的“下一步行動(dòng)”。然后執(zhí)行、委派或推遲這一行動(dòng)。

完成這些工作之后，你自然就會(huì)將注意力轉(zhuǎn)移到那些已經(jīng)確定卻并未充實(shí)細(xì)節(jié)的“項(xiàng)目”上來(lái)（也就是那些沒(méi)有完全思考成熟的項(xiàng)目）。現(xiàn)在，你就要開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目的“縱向”處理過(guò)程了。