第6章
理清階段：清空工作籃

假如你已經完成了收集過程，現在你要做的就是徹底清空你的工作籃。所謂清空工作籃，并不意味著完成你所收集到的全部工作。它指的是識別你收集到的每樣東西，確定它是什么，它意味著什么，它需要你采取什么樣的行動。

如果你希望從總體上了解工作處理流程，你可以參考下述工作處理流程圖。中間一列內容（位于直角方框中），就是你在處理和確定下一步行動過程中需要采取的具體步驟。

本章介紹的重點，就是中間這一列的內容，它們將工作籃中的任務轉化為具體的下一步行動。你將看到，任何一個懸而未決的問題在經過這幾個步驟的處理之后，都能迎刃而解。它會幫助你明確下一步行動。比如，你拿起工作籃中的某樣東西時，意識到“我該給安德里婭打個電話，告訴她這件事情。算了，還是等到星期一她在辦公室的時候再打吧”，那么你要做的就是將“給安德里婭打個電話”這個行動推遲，并把它記錄在你的日程表里。

我建議你在正式處理工作籃內的事務之前，仔細閱讀本章及下一章的內容。這樣做會讓你在實際執行過程中心中有數。當我指導客戶進行到這里的時候，經常出現一些困難。這些困難并不是“處理”過程導致的（這個步驟其實比較容易），通常是因為人們不知道如何把處理結果（也就是具體行動）合理地組織整理到它們的系統中去。

通常，我培訓的許多客戶在經過分析處理得到具體的下一步行動后，都急不可待地將它錄入某種移動設備的企業應用程序或者其他存儲工具中去（大多是一些電子設備或計算機軟件）。其實在這之前，我們還要做一些準備工作。首先（當然是在收集過程之后），確定相關的軟件和硬件運作是否正常；然后我們要清除（通常是打印出來，再清除掉）Outlook任務列表中的舊任務，把它們放入工作籃；最后，我們要建立起相關目錄，比如“電話”、“外出事宜”、“議事日程”，“用電腦”等等。在我們進行分析處理的時候，就可以同時進行組織整理工作，坐在電腦旁直接把下一步行動輸入這套系統中（我們日后的具體行動將直接依賴這套行動提示系統）。

如果現在還不清楚自己想用什么樣的行動提示設備，你也不用著急。你完全可以在處理的過程中使用簡易的活頁筆記本或者你目前使用的任何工具來列出清單。一旦你找到了一套合適的設備，那你隨時都可以升級到新系統。

處理階段的方法指導

學習的最佳途徑是實踐。但是，在開始之前，我還要強調幾個基本原則：

從最上面的一項開始

即使第二項事務是國家總統寫給你的信，而第一項僅僅是一封垃圾郵件，你也必須首先對付這封垃圾郵件！這是一個夸張的例子，但是這個原則是非常重要的。每一件事情都必須獲得均等的處理機會。“處理”這個動詞并不僅僅意味著“花費時間”，它還指“判斷事情的實質，確定下一步的行動方案，然后進行相應的處理”。無論如何，你必須盡最大可能迅速完成清空工作籃的工作，而且不回避對任何一件事情的處理。

緊急搜索不等于清理

大多數人首先在工作籃或者電子郵箱里尋找最緊急、最有趣或者最吸引人的事情來做。“緊急搜索”的做法固然很好，而且有時也極為必要（我也經常這么做）。比如，你剛剛從別處開會回來，15分鐘后還要參加一個漫長的電話會議，這就需要你進行一番檢查，以確保沒有“地雷”存在，看看你的客戶是不是已經答復了你的電子郵件，是不是對你的提議表示贊同。

然而，這并不是我們所說的處理的正常程序，充其量只是一個應急搜索。當你開始采用加工處理行動模式時，必須養成這樣一個習慣：從一端入手，按順序一次只處理一項內容。一旦你違背這個原則，只去處理你想要解決的事務，并且順序雜亂，那結果必將導致某些事務被遺漏。而且最終的結果是，你的辦公桌和電子郵箱很快又堆滿了鋪天蓋地的事情。許多人都處于應急搜索狀態，他們總是深受新內容的干擾，如果他們不持續瀏覽自己電腦或移動設備上的內容，就會覺得不舒服。如果他們認為每隔一兩天就要對新內容進行一次全面處理，他們就意識不到持續查閱的必要性。

“后進先出”還是“先進先出”

從理論上講，最好的做法可能是把工作籃底朝天地顛倒一下，然后，從第一件裝入工作籃的材料開始處理。但實際上，只要你能夠在一段不長的時間內，完成從一端到另一端的處理，那么其結果是大同小異的。無論用哪種方法，你都可以在短時間內毫不遺漏地檢閱全部內容。然而，這里有個特例，那就是在處理一大堆積壓已久的電子郵件時，首先對付最后出現的郵件反而可以提高效率（“后進先出”）。這是因為，雖然關于同一問題的往來郵件有很多封，但主題都只有一個，而且最后一封郵件包含的信息往往最多（或者最接近問題的最后解決方案）。所以處理了這封郵件，就意味著一并處理了前面的郵件，而且如果沒能了解整個討論過程，你肯定不愿意提前回應某些問題。

一次一事

也許你發現自己常常有這樣一種傾向：拿起一份資料，當自己還未確定具體的處理措施時，你的注意力又不由自主地轉到下面另一樁事情上，大腦也隨之開了小差。也許第二個工作對你的吸引力更大，因為你對如何處理它胸有成竹，而你對于手頭上的這件事一點也不感興趣。這種傾向非常危險：由于你把精力轉移到下面一件更簡單、更重要、更有趣的事情上，所以很可能會把手頭的工作扔到一邊，讓它再次積壓在你的辦公桌上。

大多數人還希望能立刻把工作籃中的一切內容統統倒出來，盡快搞定它們。盡管我非常理解大家的迫切愿望，但是，我還是堅持提醒你：強迫自己只處理最上面的一項，其他的內容盡量看都不看。每次只處理一項內容可以迫使你集中全部注意力來做出判斷。注意力是確保解決問題的必要條件。這么做的另一個好處是，即使你的處理過程被打斷了，也不會出現一團亂麻的情況（那很容易使你再次陷入失控狀態）。

例外：多任務處理

對于“一次一事”這項原則，存在著極少數的例外。有那么一類人，他們在對某件事情做決定之前，需要暫時將注意力轉移開1分鐘。當我遇到這類人的時候，我讓他們每次從工作籃中拿出兩三樣東西，同時處理。對于他們來說，這會讓處理過程變得更加簡單和迅速，也使他們更容易確定下一步行動。

但是，請記住，多任務處理是個例外——只有在你掌握了“立刻處理所有問題”的能力，并且不會逃避“那些需要2分鐘以上的時間才能做出的決定”（見下文）時，它才有可能奏效。不然的話，你還是老老實實地“一次一事”吧！

永遠不再放回工作籃

把東西拿出工作籃，這是一條“單行線”。有點類似于那句諺語“事情只做一次”，盡管這實際上并不是什么好主意。如果你嚴格按照這句話來做，也就不會存在什么行動清單了，因為當你發現一件事情的時候，你就會在第一時間把它處理好。實際上，如果你每次一意識到某件事情就立即去著手完成，那你的效率會非常低，而且這也是不可能的。其實，這句話的含義是告訴你不要養成壞習慣，即連續不斷地從工作籃中取出任務，卻不判定它的性質，也不考慮下一步對策，只是把它們丟在一旁。更準確的說法是：“當你將一件事務從工作籃中取出時，就應立刻判定它的實質以及處理方法，且永遠不要把它再次放回工作籃。”認知科學家現在已經證明了“認知疲勞”的真實性，即你做出的每個或大或小的決定都會在一定程度上消耗你的腦力。決定對某個電子郵件或任何其他事物“不做決定”，這本身就是一個決定，這會耗費你的精力。

處理過程的關鍵問題：“下一步行動是什么？”

你已經知道了加工處理的要領，也準備開始“一次一事”地處理收集到的事情。你現在要做的就是針對每件事情確定下一步行動。這聽起來很容易——也確實如此——但它要求你快速、果斷地進行思考。很多時候，需要采取的行動不會那么顯而易見，它需要你去發掘，去篩選。

比如，你開始處理第一項任務，是否需要與某人通電話？或者填寫一份表格？還是上網搜索資料？去商店買些東西？同你的助手談一談？給你的老板發一封電子郵件？等等。如果你能找到具體的下一步行動，那么做出決定和選擇也就更容易了。但是，如果“確實沒有什么可以采取的行動”，又該怎么辦呢？

如果不需要付諸行動，你又該怎么辦呢？

一般來說，工作籃中總會有些內容不需要（或者不可能）采取行動。這些無法付諸行動的事情，一般可以分為三類（流程圖右側的三個分支）：

垃圾

如果你一直都是按照我的建議執行的，那么到了這里，你肯定早已丟掉了不少沒用的東西。但是，隨著你將大量資料快速收入“工作籃”，這其中難免會包含那些你并不需要的東西。所以，當你清空工作籃的時候，仍然會有許多東西是需要丟入垃圾桶的。

把生活中的各種事情匯集到一起處理的時候，你會對自己的情況有更清醒、更全面的認識，知道哪些事情是必須做的，哪些事情是不必做的。我培訓過的一位基金組織負責人發現自己竟然保存了幾千封根本就不想回復的電子郵件。他告訴我，是我的這套方法，讓他對“應該將哪些事情作為未盡事宜保留起來”有了更加清醒的認識。

你肯定也經常面臨這樣的問題：對是否需要保存某一資料猶豫不決。對付這種情況，我有兩個方法：

沒錯，這完全由你來決定。我認為兩種方法都是可行的。你要做的就是相信自己的直覺，并且（如果要保留的話）考慮好實際的存放空間。大多數人對做這個決定都會感到焦慮不安，這主要是因為他們沒有一個完整、條理清晰的系統。如果你可以分清哪些是一般性參考資料，哪些是項目支持資料，哪些是需要采取行動的，而且你的歸檔系統既簡單又有效，那么你肯定可以想保存多少資料就保存多少。既然要歸檔的這些東西都是不需要采取行動的，那么剩下的就是存放空間和分類管理的問題了。你想要多大規模的參考材料閱覽室和工具箱呢？

歸檔專家們可以在這方面提供更多、更詳細的指導。也許，你的會計師也可以提供有關保留記錄的時間表，明確告訴你各種類型的文件需要保存的時限。我的建議是，你只要做到能夠分辨一件事情是否需要付諸行動就可以了。一旦確定某項事務永遠不需要付諸行動，鑒于你的個人喜好以及存儲和利用資料的能力，在是否保存某一資料這個問題上，你就有很大的選擇空間。

在數字世界里，人們在做出保存或扔掉某資料的決定時面臨著更多機遇和挑戰。計算機和云存儲空間似乎在持續倍增，由此帶來的好消息是，我們將會有更大的空間來存儲更多的信息。另一個好消息是，強大的搜索功能也隨之不斷增強。而壞消息是，盡管搜索功能很強大，但它會同時加劇隨意歸檔現象，導致對諸多事項的規模和性質認識模糊。由于數字存儲是在缺乏事先考慮的情況下近乎自動完成的，這就很可能導致持續存入新資料卻不加利用的現象。你創建了一個包羅萬象的浩瀚圖書館，但是你限制了它發揮作用的能力，而這種能力對你而言是非常重要的。就像我在前一章指出的那樣，此時的關鍵是定期審查和清理過時的信息，并進行有意識的前期過濾，比如可以在處理自己歸檔的資料時問自己：“我這么保存有必要嗎，有用嗎？能否確保在必要時通過互聯網或其他渠道獲取？”

醞釀

你的工作籃中可能存在這樣一些資料，當看到它們的時候，你會對自己說：“目前沒有什么可做的，但是，也許今后會有用。”這樣的例子有：

在這些情況下，你應該怎么辦呢？你面臨著兩種選擇：

這個醞釀程序的目的在于：讓你現在暫時擺脫這些事情的壓力，并且讓你相信自己的系統能夠在指定的時間提醒你完成這些事情。關于這些步驟的細節，我將在下一章（組織整理）進一步介紹。現在，你要做的就是在這些事情上貼個“也許”的標簽，或者寫上“10月17日提醒”，然后將它們一并歸入“待定”類別，等待稍后進行分類處理。

參考資料

你會從工作籃中挖掘出許多有待處理的事情，它們并不要求你采取任何行動，但又對某些項目和主題具有潛在的價值，今后還可以提供一些極為有用的信息。較為理想的情況是，你已經建立起了一個文件歸檔系統（就像我在第4章所描述的那樣），來保存你的參考資料和輔助信息。這樣，當你瀏覽工作籃和電子郵箱時，一旦碰到這種你希望保存的資料（及其附件和網絡鏈接），你就可以立即將它放入你的歸檔系統了。

你很可能會發現大量的、各種各樣需要歸檔的資料，它們只是堆在桌面上或者塞在抽屜里。這很可能是由于你的歸檔系統太過正式（也可能根本就沒有歸檔系統）造成的。在這里，我要再次提醒你：“少于60秒”、“讓你樂于使用”、“就在手邊”、“一般性歸檔”，是讓一個歸檔系統能夠全速運轉的重要因素。在忙碌的工作和生活中，如果你的歸檔系統不是那么簡單、快捷、有趣，那你肯定很快就不會再用它，而是繼續把資料堆積在一起。這只會使你的生活變得更糟、更難以駕馭。

每當你碰到希望保留的資料時，打印一個標簽貼在文件夾上，然后放入你分類歸檔的抽屜中；或者貼上一個便利貼，交給你的助手代你進行歸檔，或者進行適當的標注和分類。在我最初從事培訓時，我允許我的客戶建立一個“待歸檔”文件夾來存放那些需要歸檔的資料，而現在我已杜絕了這種做法。我發現，如果你不能把一件事情立即放入歸檔系統，那么你很可能不會再將這件事情歸檔了。這類事情如果你現在不做，日后也肯定不會去做的。

你想保存為參考材料的新內容，其形成多種多樣。如果它只是一封電子郵件，你想保存以備日后檢索，我建議將其存入電子郵件應用程序中的存儲文件夾——通常位于用戶窗口邊沿的導航欄。許多人都把這些無法執行的電子郵件留在他們的工作籃中，讓那里成了一個混亂的文件柜，導致系統嚴重堵塞。你可以立即創建一個新的參考文件夾，以新的標題、主題、用戶或項目命名，然后立即把電子郵件拖入其中。

對于你想保存的電子郵件文件、附件、文本和圖片，你必須開發出屬于自己的歸檔程序。現在，云空間里有非常有效的文件存儲應用程序，各種設備也都有可以用來記錄和協調項目。這種可行性技術的影響力、多樣性和快速演變，使得有關任何一種萬能型最佳做法的建議都喪失了意義。因此，我們每個人都必須實驗、定制、修正我們的數字圖書館，以便其發揮最佳效果。保持有效性的關鍵，就是定期回顧我們的數據及其組織形式，保持其即時性和適用性。

再次強調，關鍵驅動因素應該是：我是否仍在關注我的參考內容或者參考系統？如果你仍在關注，就創建一個項目，并明確“下一步行動”來解決它，把這個重要領域置于你的“巡航控制”之下。

如果需要采取行動……那么具體行動是什么？

這可能是搞定體系中最基礎的一步。如果“工作籃”中的哪樣東西需要你付諸行動，你就需要明確下一步具體行動是什么。在這里重申，所謂的“下一步行動”，是能夠推進事務完成的、具體的、可實施的行動。

確定“下一步行動”的過程，說難也難，說容易也容易。

確定“下一步行動”其實是非常容易的，但它經常讓一些初學者感到為難。即使對于一個非常簡單的任務，當你試圖找到“下一步行動”的時候，常常會發現你還需要進一步觀察形勢、考慮詳細的行動步驟。不完成這些你就沒法決定“下一步行動”。

下面是一些大家經常遇到的、需要我們處理的事情，也許它們就在你的工作籃中：

盡管這些事情看起來都是獨立、清晰的任務（或者目標），但是當你要確定它的“下一步行動”時，還是要耗費一些心力的。

·清掃車庫

·為冰箱的事給約翰打一個電話

·報稅

·等待從Acme信用基金取回文件

·打算參加的會議

·給桑德拉發電子郵件，詢問有關會議宣傳資料袋的事

依此類推！這些行動——“給約翰打電話”、“等待文件”、“給桑德拉發電子郵件”——就是所謂的“下一步行動”，就是你在處理工作籃中的可執行任務時需要確定的行動。

下一步行動必須是可執行的具體行動

記住，下一步行動必須是可執行的具體行動。許多人在決定“開會”時，就以為自己找到了“下一步行動”。然而，那并不是真正的“下一步行動”，因為它缺乏對具體措施的明確描述。你要如何召集參會人員？嗯，也許你只需要打一個電話或者發一封電子郵件，但是要打給（發給）誰？馬上決定吧！如果你現在不做決定，將來遲早還是要做決定的。而且，一旦你決定了下一步行動，也就結束了對這個問題的思考。如果你現在不立即決定下一步行動，那么每次你想到這個問題的時候，都會感到一定的心理壓力（好像有什么事還沒確定？）。這可能會最終導致你對這個問題視而不見，并進一步導致拖延。

當你拿起電話或者坐在電腦前，你應該已經結束了所有的思考過程，并有了幾份對應不同情境的工作清單。這樣一來，你就可以全身心地運用手中的工具，在你所處的場所，更加輕松地完成工作。

如果你對自己說：“噢，我的下一步行動就是‘決定這件事應該如何處理’”，那又該怎么辦？要知道“決定”并不是一個真正的“行動”，因為真正的“行動”需要耗費時間去執行，而“決定”并非如此。總會有一些具體的行動能讓你的決策變得更加容易。99%的情況下，在你做出決定之前，你要做的就是獲取更多的信息。這些信息可以從外部獲取（“給蘇珊打一個電話，看看她對這個提議的看法”），或者通過自己的思考獲得（“模擬一些重組的想法”）。不管怎么說，你總能找到一個具體的“下一步行動”，來推動事態的發展。

一旦你確定了下一步行動

一旦你確定了下一步行動，這時，你就面臨著三種選擇：

立刻執行

如果某個“下一步行動”的用時不會超過兩分鐘，那么不要猶豫，立刻動手完成它。如果有一封電子郵件只需要你花30秒鐘看一下（再向發送者回復“同意”或者“不同意”即可），那么就立刻完成它。如果某個你可能會感興趣的目錄，需要你花上一兩分鐘看一下（然后再根據需要處理這個目錄，無用的丟入垃圾桶，有用的放入歸檔系統），那就立刻閱讀吧。如果某個“下一步行動”是給某人的語音信箱留言，那就立刻拿起電話吧。

即使你面對的并不是什么重要任務，如果你能在兩分鐘之內完成，那你就應該立即將其完成。這個“兩分鐘原則”的原理是：對于任何任務，保留、跟蹤、最后完成它所花費的時間，要比立刻完成它花費的時間更長——換句話說，這是一條提高效率的捷徑。如果一件事情根本不值得你去完成，那么就把它丟入垃圾桶；但只要這件事情是你早晚要做的，那就需要考慮到“效率”這個因素。

許多人發現，遵守“兩分鐘原則”并養成習慣之后，他們的工作效率有了大幅度的提高。一位軟件公司副總經理告訴我，這個原則讓他每天多出了1小時的自由時間！他每天要在工作時間處理300封電子郵件，還要完成大量的企業日常事務。這些電子郵件幾乎都是他的下屬發來的，大部分是向他匯報工作，需要他對某些事情做出批示。但是因為這些郵件并不是他每天工作的重點，所以他任由它們堆積在收件箱中，等待“稍后處理”。當堆積下來的郵件達到幾千封之多的時候，他就不得不花費整個周末的時間來處理完這些郵件，這樣才能趕上工作的進度。如果他是個二十六七歲的小伙子，這也許不是什么問題，但是他已經三十好幾了，并且有了自己的孩子，周末加班幾乎是不可能的了。在我輔導他的時候，我和他一起處理了收件箱中的800多封郵件，結果發現其中大部分是可以直接刪除的，個別郵件需要作為參考資料歸檔，剩下的大部分可以在兩分鐘之內簡短回復一下。一年之后我和他取得了聯系，兩分鐘原則對他依舊管用！他郵箱中堆積的郵件再也沒有塞滿整個屏幕。他說，這個簡單的“兩分鐘原則”大大縮短了他的任務響應時間，讓他的工作方式和態度大大改觀。他的同事都說他是由“特富龍”那樣的高性能材料制成的。

上面這個例子似乎有點夸張，但它的確向我們揭示了這些簡單的處理原則是多么的重要，特別是當你接受的任務越來越多、速度也越來越快的時候。

事實上，兩分鐘只是一個指導原則。如果你在處理時擁有較充裕的時間，那你就完全可以把這個時間限制延長到5分鐘或者10分鐘。如果你打算只用一個下午的時間去迅速清空“工作籃”中收集的資料，那你也可以把時段縮減至1分鐘，甚至30秒，這樣就能加快每件事務的處理速度。

隨著你逐漸熟悉處理過程，給自己計時不失為一個好主意。大多數人其實都不清楚兩分鐘到底有多長，而且他們通常對完成手頭工作需要花費的時間估計不足。比如，你的行動是要給某人留個口信，如果你的電話是他本人接聽而沒被轉入語音信箱，那這通電話花費的時間很可能會超過兩分鐘。

對于這些兩分鐘內就能完成的任務，你就無需花費精力去跟蹤它們了。就算你在完成了一個行動之后，沒有達成任務目標，你也會更清楚接下來的“下一步行動”，而且，對于這個“下一步行動”，你還需要繼續采用相同的標準來判斷其執行方式。比如說你想要更換打印機墨盒，換墨盒肯定用不了兩分鐘，所以你決定立即執行，但是你發現所有墨盒都用光了，這時你的下一步行動就變成“上網訂購墨盒”，對于這個任務，你可以繼續決定是“立即執行”、“委派他人”還是“延遲執行”。

嘗試一下在整個處理過程中堅持兩分鐘原則吧。許多人驚奇地發現，居然有如此之多的事情可以在兩分鐘內解決掉，而且，這其中還包括他們手頭上一些最重要的工作。他們也很樂意用這種方法來處理那些比較小的未盡事宜，這些事情一直在困擾著他們。

對許多人來說，“兩分鐘原則”已經成為控制無數電子郵件的救星。在電子郵件數量較多的情況下，你很可能需要在2分鐘之內回復和處理至少30%的可執行電子郵件（假設你的輸入技巧足夠好）。如果你正在處理電子郵件，遵循這個建議能顯著提高自身的響應速度和工作效率。當我幫助某人清理電子郵箱中堆積的郵件時，總會在多條戰線上同時采取數十項快速行動，將有效的儲備信息分離出來。

盡管如此，你不應該淪為每天都要執行兩分鐘行動的奴隸。這個原則應該主要用于對新內容進行處理。例如，處理你的工作籃時，與你的同事或家人互動時，或者在走廊簡單應付某些寒暄時。不過，如果你沒有在問題出現時加以處理，而是留待處理，你將不得不花費時間和精力去收集、整理和跟蹤這些事務，以免它干擾你的思維。

委派他人

如果下一步行動花費的時間會超過兩分鐘，你可以問問自己：“我是不是最適合處理這件事情的人呢？”如果答案是否定的，就把它轉給適當的人選好了。當然，要采用一種“恰當的方式”。

委派工作并非總是上級對下級的。你可以決定“這件事必須交給客戶服務部進行處理”，或者“這個必須讓我的領導過目”，或者“我需要征求一下合伙人的意見”。

所謂“恰當的方式”可能是下面的某一種：

盡管以上這些方式都可以奏效，但我還是建議大家按照列出的順序，自上而下地選擇（有一些例外情形）。電子郵件通常是最便于納入個人管理系統的方式；它還會留下電子記錄；對于接收任務的人來說，處理起來也比較方便。字條是第二位的，因為它也可以立即納入管理系統，接收者也會將這個字條作為一個提示信息來提醒自己完成任務。如果你打算讓別人幫你傳遞某些信息，寫個字條就是最好的選擇；像電子郵件一樣，接收者可以很方便地把字條上面的任務納入自己的工作安排中。語音留言和短信非常方便，許多職業人士都喜歡這種方式，但它的缺陷是，無論對發送者還是接收者來說，查詢起來都比較麻煩，而且語音信息在傳遞過程中可能會有一定程度的失真，而短信的含糊表達也是臭名遠揚。接下來就是把需要溝通的內容列入日程表或者放進文件夾中，以備召開例行會議時再與某人當面磋商。對于過于敏感或者過于復雜的信息，這種方式是必需的。但是這種信息溝通方式必須等到下次會面的時候才能進行，它的時效性不好。最后一種方式就是放下你手頭的工作（同時也意味著你要打斷對方的工作），立即與對方談論這個問題。這種方式的時效性不容置疑，但是這會影響互動雙方的正常工作，并且不能留下任何書面記錄。

跟蹤委派他人處理的工作 如果你已經把某項工作轉交給他人處理，同時，你又非常關心其進展，這時你就需要進行跟蹤。在下一章中，你將看到，這類任務有一個特別的分類，即“等待”。

在你完整地建立了自己的任務管理系統之后，你會發現這類委派給他人的任務，形成了一個“等待”清單，這個清單可能是在記事本上，或者一個文件夾里，或者你的PDA中。現在，如果你還沒有一個完善的系統，那就寫張字條“等待：鮑勃的回復”，然后把它放在“懸而未決”籃中，或者某個單獨的工作籃中。

如果球已經落到別人的腳下了，該怎么辦呢？ 在前面舉的那個報稅的例子中，你還需要等待一些文件，然后才可以開始報稅工作，這意味著，你的下一步行動目前正是別人職責范圍內的工作。在這種情況下，你也需要跟蹤事情的進展。因此，在那張寫著“報稅”的A4紙上寫下“等待從Acme信用基金取回報稅文件”，然后放入“懸而未決”籃中。

注意：在每份委派給他人處理的任務上標明具體的日期，這一點非常重要。在你的所有資料當中，這類委派任務是最需要標注日期的。盡管你自己也不希望必須查找這個信息（“但是我早在3月12日就給你打電話預約了啊！”），但是養成這個習慣肯定會讓你受益終身。

推遲執行 你確定的下一步行動，大部分還要由你親自實施，而且耗時往往超過2分鐘。比如，你需要給客戶打一個電話；你需要花點時間來構思并起草一封電子郵件，然后發給你的團隊成員；你需要在體育用品店為你的兄弟買一件禮物；你需要從網上下載一個軟件進行試用；你需要和你的生活伴侶商量你想讓女兒就讀的學校。以上統統屬于這個范疇。

你必須以某種方式記錄下這些行動，并將其納入適當類別，以備需要時查閱。現在，在你處理過的資料上貼張寫有具體行動的便利貼，然后放入“懸而未決”籃中，等待進一步的處理。

剩下的“懸而未決”的事宜

如果遵循本章中的方法，你會扔掉一大堆垃圾，歸檔一大摞資料，執行大量的“兩分鐘行動”，并把相當數量的事務轉交他人處理。到最后，你手頭留下的就是一堆需要你進一步執行的行動——需要盡快執行、要在以后執行或者需要在指定日期執行，以及那些委派給別人需要你跟蹤的任務。“懸而未決”中的事務是由“委派他人”和“推遲執行”的行動組成的。這些任務還需要進一步組織分類，以更好地納入你的個人管理系統，下一章將詳細講解這個過程。

明確你手中的項目

當你處理完“工作籃”中的所有材料時，你還需要進行最后一步工作，就是開闊視野，將你的注意力從每一個獨立行動的具體細節提升到更宏觀的方面，即你的項目。

在此，我要重申“項目”的定義，它是指你所承諾的、需要完成多步行動才能達到的目標。如果你回顧一下自己以前列出的行動清單——“給弗蘭克打電話，談一談汽車報警器的事情”；“給伯納發一封電子郵件，交流一下會議資料的準備工作”——毫無疑問，你會發現其中許多事情，并不是可以一次性完成的。在你給弗蘭克打電話討論“汽車報警器”之后，你還要處理“報警器”的其他事情；你給伯納發出電子郵件之后，還需要考慮會議其他方面的問題。

我希望你能像我一樣，認識到定義項目的意義：如果你決定執行的“下一步行動”無法達成你的預期目標，你就需要以某種方式來提醒自己，直到你最終實現它。所以，你需要列出一個項目清單，它可以包含各種目標，從“舉行一個生日聚會”，到“縮減一條生產線的流程”，再到“確定賠償計劃”。列出項目清單的目的并不是要劃分不同任務的優先次序，它只是為了確保你不會忘記這些任務。

無論你是在剛剛開始處理工作的階段就動手擬定了“項目”清單，還是當你已經確定了行動清單之后才著手起草，這都沒有關系。其實，你只需找個時間完成這個清單，并妥善保存它就可以了。因為這個項目清單是你進行工作回顧的重要內容，它能讓你明白自己身在何處，要去向何方，并讓你保持一種掌控每周生活的感覺。

現在，各方面的準備工作已經就緒，可以開始進行組織整理了。