第5章
收集階段：歸攏材料

在第2章里，我已經介紹了一些基本程序，用以收集你的潛在工作內容和重要的新信息。在這一章中，我們將詳細討論如何將你所有的未竟之事（也就是所有的“資料”）歸攏到一起，全部放入“工作籃”。這即是通往“心如止水”境界的關鍵的第一步。只需要比以前的習慣做法多收集一些信息，你就能體驗到一種積極、良好的感覺。如果能夠堅持百分之百地落實這個信息收集環節，你的生活將會發生戲劇性的變化，同時，這也能讓你站在一個全新的高度審視工作和生活。

當我指導客戶實踐本書這套方法時，收集階段通常要花費1~6個小時，當然，個別人需要更長時間（曾經有人因為在開始時沒有掌握要領而花費了20個小時才完成收集工作）。如果你想捕獲工作和生活中的所有未竟之事，那么時間可能要更長一些。這意味著你可能會嚴密搜索所有的犄角旮旯，包括你的電腦、你的汽車、你的游艇、你的車庫和其他房產（如果有的話）。

你盡可以放心，就算只能抽出幾個小時的時間，也足夠收集到有關未竟之事的大部分信息。對于其余的事情，留給自己一個包含提示信息的便條就足夠了。比如在一張紙上寫下“清理一下倉庫”或者“處理門廳的那個壁櫥”。

其實在現實生活中，你用不著（也不可能）每時每刻都去收集所有資料。實際上，大多數人經常遇到這樣的情況：連續一周都非常忙碌，以至于根本沒時間去做收集工作。但是你心中應該有這樣一個目標：將你關心的所有事情統統收集起來，然后清空自己的大腦。這就是你的理想目標，你應該時刻向它靠攏。

預備，各就各位!

注意，一定要在你徹底完成所有的收集工作之后，再開始對這些材料進行處理。

一次性把所有事情都匯總到一個地方，這聽起來有點令人匪夷所思，特別是有很多事情其實并不是“那么重要”。這些事情初次出現的時候都不怎么緊急，好像也不會因為未能對其處置而造成某些不良影響。它可能是你錢包里的陌生名片，每次你看到它的時候都會想“等有時間了，給這個人打個電話”；它也可能是你底層抽屜里放的一個小器件，你都想不起它是從哪兒來的了，或者騰不出手把它裝好；它還可能是你辦公室里的那臺打印機，每次看到它的時候你都覺得該給它挪挪位置。諸如此類的事情會時常擾亂你的心智，就因為你沒有決定是去馬上處理，還是徹底放棄不管。但是這些事情會讓你始終覺得“還有什么事情要辦”，它們會控制你，無謂地消耗你的大量精力。

好了，是時候開始了。放好工作籃、準備一摞做筆記的白紙，咱們……

開始！

外在的收集工作

第一步是搜索你周圍的環境，檢查一下哪些事項還沒有做到位，把它們放入工作籃。收集的目標是那些未完成的工作，以及還沒有開始的工作。把它們全都收集到工作籃中，以便著手進行下一步處理。

哪些東西不該動

要想知道哪些東西應該收集，最好的方法就是了解哪些東西不應該收集。有四類東西是我們在收集過程中不該動的：

日用品 日用品包括一切你經常使用的、需要保留的物品。文具、名片、郵票、訂書釘、便利貼、回形針、圓珠筆筆芯、電池、你隨時要填寫的表格、橡皮筋，這些物品都屬于此類。還有許多人擁有一個存儲“個人物品”的抽屜，里面有牙線、面巾紙、薄荷糖之類的東西。

參考資料 參考資料是指那些記載了你所需要的信息的東西，比如軟件說明書、外賣菜單、孩子的足球訓練時間表、你的內部電話分機表等等，還包括你的通訊錄，以及與工作、計劃和項目有關的資料，如詞典、百科全書、年鑒、公司檔案，等等。你特意收藏的圖書和雜志也在此列。

裝飾品 裝飾品包含家人的照片、工藝品、紀念品、盆栽植物、你的座右銘等。

辦公設備 辦公設備包含電話、電腦、傳真機、打印機、碎紙機、辦公家具、鐘表、充電器、鋼筆、記事本等。

肯定有不少東西屬于這四類——基本上不需要你收集的所有工具和裝備都在此列。除這些以外的所有東西都應該收集到你的“工作籃”中。要注意，有些東西雖然在這四類之內，但仍然需要處理，別把這些東西遺漏了。

比如，很多人都會在抽屜、書架、公示牌或者電腦文件夾里發現一些參考資料，這些資料要么是過時的，要么就是需要重新歸類整理的。這些東西應該收集到“工作籃”里。同理，如果你放置日用品的抽屜早就不堪重負了，那么這些沒用的東西顯然就是應該收集起來的“未竟之事”。桌上孩子的照片是不是該換了？墻上掛的畫你想換掉嗎？那些紀念品還有必要保留嗎？家具擺放讓你滿意嗎？電腦需要重新安裝一下嗎？辦公室里的盆栽還茂盛嗎？換句話說，如果這四類東西里，有什么讓你感覺不怎么“到位”，那么盡管把它放到你的“工作籃”里，等候處理吧！

收集過程中可能遇到的問題

在資料收集階段，你可能會遇到以下一種或者多種情況：

如果某個東西太大，工作籃放不下怎么辦？ 如果某個東西放不到工作籃中，那么就把信息寫在紙上，作為替代物放到工作籃中。比如說，你辦公室的門后有張畫需要處理，那你就在紙上記錄“門后的畫”，然后把這張紙放在工作籃里就可以了。

別忘了在紙條上留下日期，這可是大有好處的。如果你的系統收集了很多這樣的紙條，那么了解紙條的創建時間會很有用。另外，隨手在筆記上（如給秘書的便利貼、從服務臺下載的語音留言、與客戶聯系的電話記錄等）標注時間也是一個好習慣。如果你使用的數字設備具有郵戳功能，在這方面會大有裨益。盡管這些時間信息只有3%能發揮重大作用，但也值得你養成這個簡單習慣。

如果收集的資料太多，工作籃放不下怎么辦？ 就我的經驗來說，所收集的資料顯然超出了工作籃容量的人要占到98%。如果你也是這種情況，那就把這些資料堆在工作籃周圍好了，或者干脆放在旁邊的地板上。不用擔心，在后面的處理和組織整理階段還有機會清空你的工作籃，只要你自己把這些資料和其他物品明確區分開就行。

立刻扔掉 如果你一眼就能分辨出某些物品是無用的垃圾，那么別猶豫，立刻扔掉好了。對于我的一些客戶來說，這種情況通常在他們初次清理自己寫字臺中間的小抽屜時出現！

如果你無法確定某樣物品是否值得保留，那么就把它放在工作籃里吧，把這個問題留到處理階段再考慮。你現在不應該做的事情，就是對每樣東西進行判斷、甄別、研究。整理需要的心態和收集有很大不同，最好分開進行。如果你把東西都收集起來了，那這類東西就可以隨后再進行處理。而且你會發現，在決策階段進行這類工作會更加容易。收集的目的就是把需要收集的東西以最快的速度收集起來，以節約時間、“劃清界限”。

謹防掉入打掃和整理的誤區 許多人在清理辦公室（或者家里）的時候，都會不知不覺陷入一種“打掃和整理”的狀態。如果這種情況在你身上發生了，嗯，沒問題，只要你有足夠的時間用來揮霍（至少整整一周的時間）。否則，你要立刻中止這種狀況，把打掃的愿望當成一個需要完成的任務，寫在紙條上，放入工作籃。比如，你可以寫上“清理我的五斗柜”或者“清理辦公室里的資料柜”。

你現在不該做的事情，就是在收集過程中，忙于進行這些細枝末節的打掃和整理工作。這些意外工作花費的時間通常超乎你的想象，而你現在要做的是盡快完成收集工作，以使你的系統走上正軌。

如何處理那些已列在任務清單和計劃手冊上的事情？ 可能你在此之前已經擁有自己的管理系統了，比如任務清單或者計劃手冊之類的東西。但是，除非你對這套系統非常熟悉并已成功運行，否則我還是建議你將這些任務清單和計劃手冊也當成需要處理的東西，放在工作籃里。你的系統應該在各方面都是平等一致的，所以你應該從同樣的視角去審視和處理它們。

“這事我可不能再忘了！” 有些人在收集過程中偶然發現一頁紙或者一份文件時經常會大叫一聲：“我的天！這事兒我怎么忘了！我必須立刻處理一下！”這可能是一份電話留言，提醒你應在兩天前回復的一個電話；或者是一個會議備忘錄，提醒你幾個星期前必須完成的一件事情。你絕不希望把它與其他堆積如山的資料混在一起，以免再次遺漏這個信息。

如果這件事發生在你的身上，你首先必須問一下自己：這些事是否必須在完成系統的啟動工作之前解決掉？如果確實如此，那你最好立刻行動起來把它完成，盡快解除這個精神負擔。如果還沒急到那個份兒上，那就按部就班地行事吧，把它放入工作籃中。不管怎么樣，你馬上就要處理工作籃中的一切問題了，因此不會出現丟失或者遺漏的情況。

如果此刻無法將此類事情付諸行動，但你確實需要提醒自己這是你的首要任務，那么可以在手邊建立一個“緊急事件”籃。雖然這只是個權宜之計，但它確實有效。記住，任何吸引你注意的事務都可能在未來造成憂慮，只要你把這些事物擺在面前，你就控制了憂慮的來源。沒錯，你應該根據需要隨機應變。

從辦公桌開始

準備好了？好的。開始往你的工作籃里面放東西吧。通常情況下，你在手邊就會發現大量需要放入工作籃的東西。許多人平時就把辦公桌當成工作籃來用，如果你是其中之一，那么你周圍肯定有不少東西需要收集。從你辦公區的一端開始向四周推進，處理你遇到的一切東西吧。典型的物品包括：

大多數人開始的時候都有這樣的想法：“哦，我知道那堆東西里面都有什么，就那么放著好了。”你一定要克制這種想法。那堆東西正是以前沒有處理的東西，所以必須全部放入工作籃。聽從建議把堆積如山的材料納入這個整理系統的人，無不感到如釋重負。

在清理自己的辦公桌時，問問自己是否打算更換辦公設備。你的移動設備和電話系統好用嗎？電腦呢？辦公桌呢？如果有這類需要，寫個紙條放在你的工作籃中吧。

辦公桌的抽屜

下一步輪到辦公桌的抽屜了。注意，一次對付一個。抽屜里有哪些東西總是在分散著你的注意力？哪些可以采取行動？哪些是根本不應該放在那里的？無論哪個問題，只要出現了肯定的回答，就應該馬上行動起來，把那些可以付諸行動的事務投入工作籃，或者在工作籃里留個紙條。在這里我要提醒你：你是要利用這個機會徹底清理你的抽屜，還是要寫個紙條提醒自己以后再完成這個工作，這完全取決于你有多少時間以及抽屜里有多少東西。

柜子、臺子的表面

繼續清理辦公室。搜尋放在書柜、工作臺面或者文件柜頂部的那些臨時文件。通常，你會發現一摞摞的閱讀資料、信件、報告，以及各種雜亂的文件夾和輔助資料。把它們統統收集起來。

也許這里有一些你用過的參考資料，被你隨手丟在某處。如果你能夠順手把它們放回原來的文件柜或者書架中，那就應該立即行動。但你在存放這些資料之前，首先需要確認一點：這些資料是不是可能與別的潛在事務有關呢？如果是，則必須放入“工作籃”，留待日后進一步處理。

柜子、臺子的內部

現在我們來檢查一下柜子里都儲備了一些什么物品。這里可能放置著大量的日用品、參考資料以及長年累月的積壓品。這里還有不少損壞的東西或者過時的物品吧？我經常會在客戶的柜子里發現不少沒有意義的紀念品。比如，一位保險公司的總經理最后處理掉的至少三打獎狀竟然塞滿了一個小垃圾桶，這些都是他多年來積攢的。

再重申一次，如果這些區域迫切需要清掃和整理，那就寫張字條并投入工作籃。

地板、墻壁和書架

告示牌上的信息是否需要立刻付諸行動？墻上用大頭釘固定的那些資料是不是早已經沒用了？有哪些照片、藝術品或者裝飾品分散了你的注意力？那些開放式書架的情況又如何？哪些書籍需要稍作瀏覽或者送給別人？有哪些目錄、指南手冊、活頁夾已經陳舊過時了，或者可能促使你采取行動？地板上是不是到處堆積著一疊疊資料？快把它們轉移到工作籃附近，并把記錄它們的紙條投入工作籃。

設備、家具和房間設施

你是否希望更換一下辦公室的設備、家具，或者改善一下辦公室的布局？一切設施是否運轉正常？照明設備符合你的要求嗎？如果想要改善某種現狀，你現在應該知道怎么做了：寫張字條，放入工作籃中。

其他地方

這將取決于在實施本計劃時，你自己所確定的收集范圍的大小，也許你打算在其他保存資料的區域進行類似的收集工作。如果你決心徹底地解放自己的大腦，那么，在所有的區域全面落實這一計劃就勢在必行了。

我培訓過的一些合作者會把我請到家中或者他們的第二工作現場進行指導，他們在家中也實施這個收集過程，這讓他們受益匪淺。在家庭生活和第二工作現場中，他們通常會因為“不怎么重要”的小事，而導致自己的精力在不知不覺間被消耗殆盡。

并不是要扔掉你喜歡的東西

人們往往誤會我的建議，認為我鼓吹激進的極簡主義。相反，如果你不愿意扔掉某件東西，你完全可以繼續保留。否則的話，你會注意到一個事實：你現在或許沒有什么喜歡或需要的東西。我的建議涉及如何評估和組織整理你周遭環境中所有需要保留的事物，以避免它引起你的無謂關注。顯然，我在很多方面都算是一只“倉鼠”（比如喜歡收集數碼照片）。問題只在于你有多大的存儲空間，并且你要進行適當的區分，不要讓所納入系統的項目和行動遮蔽了你之前保存的內容。你想要保留你大學時代的12箱舊期刊和筆記本？你喜歡在辦公室存放各種古怪玩具和藝術品，以便刺激你的創造性思維？沒問題，只要你喜歡，可以把它們隨便放在任何地方，而且你的管理系統保存了你希望或需要收集、處理的所有內容。

內在的收集工作：清空你的大腦

當你認為已經把周圍環境中需要處理的事務全部收集到一起時，你會進而希望搜尋那些仍然存儲在你的大腦RAM空間的事項。是什么事還在時刻吸引你的注意力，而你又無法在工作籃中找到它們呢？

這時，一疊簡單的白紙開始真正發揮作用了，你要做的就是把這些事情寫在白紙上。我的建議是，每張紙上只寫一件事情。當然，你也可以在同一張紙上列出長長的清單，但是，考慮到日后要分別處理每件事情，每張紙上只記錄一項工作的效果會更好。當你著手進行處理時，基本要求是每次只專注于一件事。所以，把每個想法記錄在相對獨立的區域，不管是多么瑣碎的想法，能讓“專注”變得容易得多。而且你最先捕獲的想法幾乎不會成為你希望跟進的內容（其預期結果和下一步行動才是）。你很可能不會永遠保存這些紙條（除非你決定采用低科技含量的事務管理系統），但是，當你開始進行處理時，分開記錄各種事項的方式會讓你得心應手。

完成了實際物品的收集工作后，你大概需要20分鐘到1個小時的時間把頭腦中的內容清晰地記錄在白紙上。你會發現這些事情的出現往往帶有很強的隨意性——瑣碎的小事、重大事件、個人私事、工作問題等，它們并沒有遵循任何特定的次序。

在這種情況下，你只需注重數量。這時要做到寧濫勿缺，千萬別遺漏任何事情。就算記下了幾個荒唐的想法，你也可以稍后再做定奪。你冒出來的第一個念頭可能是“執行改變全球氣候措施”，接著你可能會想到“我要去買一些狗糧”，總之把它們全部記下來。如果在這個過程中，你在工作籃里放入了厚厚一疊紙條，可別大驚小怪。

“引子”清單

為了幫助你清理自己的大腦，盡可能找出所有需要收集的事情，我們列出了“未盡事宜的引子”清單。逐條核查清單中的內容，看一看自己是不是有所遺漏。通常，你只需快速瀏覽一遍就可以發現潛藏于你大腦某個角落的問題。記住：一旦有所發現，馬上在紙上記錄下來，投入工作籃。

“未盡事宜的引子”清單

職業方面

收集的成果

如果你的大腦現在空空如也、無牽無掛，你的工作籃恐怕已經滿滿當當的了。除了紙質資料和各種物品外，工作籃里還收集了語音及電子信箱中的待處理郵件。當然，還應包括那些你已經記錄到計劃手冊中，但還沒確定下一步行動的事情。

通常情況下，我建議把語音信息轉換成書面形式的記錄，并放到工作籃中。或許用過的計劃手冊也應該一并放入工作籃，因為很可能需要你再次檢查和評估手冊中的內容。如果你一直在使用某種數字設備，而不是日程表和通訊錄，那么我建議你打印出工作和待處理事務清單，也放入工作籃中。至于電子郵件，最好還是由它去吧。這是因為電子郵件的數量巨大，而且它自成一體的迷你系統也是非常高效的。

收集到工作籃中，但不要長期放置在工作籃中

完成了這一步驟，你就為下一步行動做好了準備。你肯定不希望無限期地把資料保存在工作籃中，那樣這些事情將會再次潛入你的腦海（因為你自己清楚這些需要處理的事情還沒有完成）。事實上，很多人不愿意收集生活中未盡事宜的主要原因，就是因為他們沒有掌握正確的處理和組織整理方法，從而進行下一步的工作。

讓我們一起進入下一章：“清空工作籃”。