第4章
準備工作：確定時間、空間和工具

在第二部分，我對控制工作流程的討論，將從一個框架式概念和工作流程的有限應用轉入全面實施過程，以及一些最佳操作范例。實施這一管理系統，往往能讓人前所未有地體驗到輕松掌控一切的感覺。然而，這通常需要循序漸進才能穩操勝券。為了達到這一目標，我為你提供了處理事務時應該遵循的邏輯順序，以便你盡可能輕松地加入我們的行列中來，最大限度地利用這些技巧去管理好你的一切事務。

初次閱讀時，本章的許多細節內容可能較難理解或執行。如果你已經決定全面執行這個模型，你至少需要整整兩天時間，不間斷地利用相關內容指導你的每個行動步驟。一旦你走上了GTD之路，為了更加高效地應用這些方法，你很可能會在某一時刻重溫這些信息和建議。

下定決心，全力以赴！

如果你還在猶豫是否應該全力以赴地實施這套方法，那我可以向你保證，人們從這套方法中獲得了很多神奇的訣竅。其中任何一個訣竅，都能讓你感到無論為此付出多少時間和精力都是值得的。比如，曾經有人打電話告訴我，他參加了我為期兩天的研討會后，最大的收獲無非就是兩分鐘原則。這些技巧是針對我們自身中略顯蠢笨、遲鈍的那一部分設計的。在很大程度上，我認為那些工作效率最令人嘆服的人士，就是成功地把絕妙的技巧運用于生活中的精英。我知道我自己就是如此。我們頭腦中聰穎機智的那部分確定了我們需要處理的事情，而自身中略顯蠢笨、遲鈍的那一部分則自動地做出相應的反應，以實現預期的結果。我們就是這樣哄騙自己去做那些我們應該做的事情。

比如，如果你像我一樣是一個準運動健身愛好者，大概你也有一套辦法讓自己去參加鍛煉吧。我的竅門兒是著裝——穿上運動服。一旦我穿上運動服，我就會不由自主產生去健身的沖動；否則，我就很有可能去找其他事情來消磨時光。

讓我們一起看一個可以真正提高效率的小竅門兒。有時你需要把工作帶回家處理，而第二天又必須帶回公司，對不對？因此，確保自己第二天早晨不忘記此事便是頭等大事了。那么，過去你遇到這種情況時，會在頭一天晚上把東西放在哪里呢？是放在門口嗎？或放在鑰匙旁邊？這樣一來，你就會把它們一起帶走了。你這種做事方法甚至讓你獲得了更高的學歷？你看，你為自己的人生增添了一項多么高明的自我管理技能啊！事實的確如此。前一天晚上，那個聰穎機智的自我早已預料到那個略顯遲鈍的自我第二天早上會很可能毫無意識，“放在門口的是什么東西？噢，對了，我必須把它帶上！”多么典型的一幕！我把這個訣竅稱為“把它放在門口”，我們的目的是把它記在心上。

如果你拿出日程表，仔細搜尋今后兩周內要處理的事情。很有可能你會發現某項提示,“噢，我要去……”。如果你立刻把這條提示信息記錄在某個會促使你采取行動的系統里，你馬上就會感覺輕松一些：思路更加清晰，做事更加積極。這并非什么高深的科學知識，僅僅是個有用的訣竅而已。

如果你立即取出一張白紙和你喜愛的書寫工具，用3分鐘時間認真思考一下最令你憂心忡忡、坐臥不安的事情，你一定會發現“噢，天哪！我必須要考慮一下……”，接下來，把你大腦中閃現出的事情一一記錄在這張白紙上，然后妥善保存起來，以便日后你能隨時查閱。這樣做，你并不會比10分鐘前更聰明，但你卻會為工作和生活增添新的價值。

學習掌握嫻熟的工作管理方法，就是學會建立一套系統并付諸實施，直到將這套系統和方法融入你的工作和生活中。當你準備好以后，你要做的就是相信這套系統能把你的事務處理能力提升到一個全新的水平。

如果你真心實意地希望在個人管理方面取得實質性進步，那么，我建議你多關注細節，并全面遵循下文給出的各種建議。你將發現，實施這一管理計劃會對你的生活產生積極的推動作用，這是千真萬確的。我們將以一種全新高效的方式來完成那些你希望搞定的工作，結果會讓你驚嘆不已。

預留時間

我建議你安排整段時間來啟動這一管理計劃，準備一個工作區，包括適宜的空間、家具和工具。工作區安排合理，簡單高效，能夠大大減少處理事務時的內心抵觸情緒，甚至還會吸引你坐下來投入工作，并加快你的工作節奏。對于大多數人來說，理想的做法是安排出兩整天的時間。（如果你抽不出兩天時間，也不要因此一再推遲你的行動。我建議的任何行動都將使你受益，不論你投入的時間是多還是少，兩天并不是必需的，事實上這些方法和技巧會立即讓你收到成效。）收集過程將會占用6個小時或者更多的時間，而理清和確定下一步行動的過程，很可能會不知不覺耗去8個小時的時間。當然，收集和處理的工作可以安排不同時間來做，但是一次完成會更容易一些。

對于我來說，和某人一起執行這種方法的理想時間是周末或者節假日。因為在此期間，外界的干擾最少。如果選擇在某個工作日進行這項工作，我們就要確保這一天中沒有任何預定的會議；我們不能受到任何事情的打擾，除非出現緊急情況；所有的電話都轉接到語音信箱，或者先由秘書記錄下來，在中間休息時，交給我瀏覽和處理。我并不建議你用下班后的時間來做這項工作，因為這往往意味著體力嚴重不支，而且很有可能你要處理一些日常瑣事。

我接觸過許多管理人員，對于他們來說，連續兩個整天中斷工作是執行整個計劃過程中最為艱難的部分。他們認為必須隨時出席各種會議，忙于方方面面的交流接洽。要求他們在工作日對這些無法避免的工作置之不理，是極其困難的。這就是我們一般選擇在周末進行這項工作的原因。如果你的辦公地點是在一個開放式辦公室內，那么在一個普通的工作日中留出充裕的時間并且不被打擾就更加困難了。

這并不是因為這項工作本身有多么神圣不可侵犯，而僅僅是因為人們要耗費大量腦力來收集、決定如此多的未盡事宜，尤其是當它們長期以來一直處于“懸而未決”或“陷入困境”的狀態時。任何中斷都可能導致這一過程占用的時間成倍增加。如果你能安排一段完全不受打擾的時間，你會感到自己的控制能力空前提高，并體驗到一種強烈的成就感，從而激發自身的能量和創造力。以后，你便能利用短暫的工作間隙不斷維護這個系統。

準備工作區

你需要準備一個工作區。如果在你的工作場所已經有了一張辦公桌和相應的辦公空間，這大概就是最佳的位置了。如果你在家中辦公，那么顯而易見，這將是你的最佳地點。如果你在這兩處都有辦公空間，你肯定希望在這兩個地點建立起統一的、可以交替使用的管理系統，盡管會以其中一個系統為主。如果你覺得自己缺少這樣的系統——你確實沒有可以稱之為工作區的任何核心場所——就必須創建一個。即使你的高科技生活充滿變化，且從本質上來說是虛擬的，你仍然需要一個作為行動基地的私人空間。你可以在任何能夠真正開展工作、處理事務的場所執行這個方案，但最好從主要場所起步。

工作區的最基本要素，包括一張書桌和一個可以放置工作籃的空間，或許（對大多數人來說）還需要一處容納核心數字工具的空間。對一些人（如機械修理店的工頭、醫院新招的護士或你孩子的保姆）來說，擁有這些就足夠了。大多數居家工作者不需要借助很大的面積來管理其工作流程，但還是要有一個獨立空間，專門用于處理筆記、郵件、家庭及家人的各種項目和活動、財務以及類似的關鍵事項。通常情況下，這種生活事務方面的材料會雜亂無章地堆放在廚房、走廊、餐桌、書架等地方，被人們熟視無睹。

當然，對大多數專業人士來說，還得準備其他東西，包括電話、充電器、電腦、資料架、文件夾和參考材料架等。有的人還可能需要打印機、白板，或者多媒體會議設備等。某些要求全面的人還希望放置一些器材，以兼顧他們的休閑活動和興趣愛好。

工作區的實用性是至關重要的。如果你還沒有一個專用的工作區域和工作籃，現在就應馬上動手安排。這同樣適用于學生、家庭主婦和退休人員。每個人都必須建立一個特定的控制中心，以便處理一切事務。

如果要我在幾分鐘內建立一個應急工作區，我會買一扇簡易門，把它架在兩個各有兩層抽屜的文件柜上（一邊一個），上面放三個工作籃，以及紙、筆和記事本。這就是我在家中的基地了（如果我有時間坐下來的話，我還要買一把小凳子）。信不信由你，我見過幾位經理的豪華辦公室，都沒有我建立的工作區那樣實用。

即使你是在公司辦公，在家里你仍然需要一個工作區

不要吝惜在家里的工作空間。通過實施這項計劃，你會發現在家里建立一個和辦公室保持一致的管理系統是多么重要！我接觸過的很多人都多多少少地受到家里雜亂氣氛的干擾，根本無法同他們上班時的工作環境相提并論。而當他們在兩個地方建立起相似的工作區后，就立刻感到受益匪淺。如果你同他們的情況類似，就請花上一個周末的時間在家里打造一個工作區，這將使你的組織管理能力顯著提升。

移動中的工作區

如果你是經常出差在外的商務人士，或者過著一種不穩定的生活，經常到處奔波，那你還需要在旅途中配備一個高效的微型移動辦公區。這通常包括一個公文包、背包或者小書包，文件夾以及便于攜帶的辦公用品。

很多人因為沒有隨身準備好必要的辦公設備，結果無法有效利用起零散時間和旅途中的空閑時間，而將這些時間白白浪費掉。一個良好的工作處理模式，一些得心應手的工具，加之住所和工作地點間相互連接的管理系統，都可以使你旅途中的工作變得富有成效。隨著新技術的不斷發展，強大的移動設備和全球移動互聯網訪問機會唾手可得，我們大多數人管理生活的實際能力也得以提高。但是，在對互聯網流量實施管理以確保移動設備得以充分利用方面，還存在著管理混亂這個固有問題。如果缺乏一種良好、適當的收集、理清和組織方法，在問題產生時未能創建適當的應用程序和處理工具，全球移動設備訪問互聯網這個新領域就無法得到充分利用，或者只會導致注意力分散，徒增壓力。

不要共享工作區！

擁有自己的工作區是極其必要的，或者至少擁有一個可以放置工作籃并處理文件和有形材料的場所。我結識了許多已婚夫婦，他們會為家中唯一一張寫字臺你爭我搶。而當他們在家中增加了一個辦公區之后，問題迎刃而解。這樣做并沒有導致想象中的那種“隔閡”，反而減輕了夫妻關系在管理共同生活方面承受的微妙壓力。有一對夫婦甚至決定在廚房也額外配備一個迷你工作臺，這樣，留在家里照顧孩子的媽媽也能同時兼顧到工作。

某些機構對“移動辦公”這個概念情有獨鐘，即要求員工擁有完全獨立的移動工作站，可以隨時在任何臨時性工作空間開展工作。這可以節約必要的辦公空間，因為公司的運營實際上可以更加依賴于在“航空母艦”之外從事工作的員工們。不過，這里的前提是相關員工都有一處可以獨立掌控的空間。針對這個方案開展的實驗已告失敗，因為它們對固定的工作區造成了干擾。要想在臨時性工作空間應用我們的現有系統，必須實現零障礙。當我們不得不反復創建工作籃、歸檔系統，不斷變換處理信息的方式和地點的時候，我們必然會感到心煩意亂（“該死的便利貼和訂書機在哪兒？”）。

假如你的辦公系統簡潔而緊湊，可以隨身攜帶，你對如何快速處理事務的方法也了如指掌，那你就可以在任何地方開始辦公。然而，你仍然需要在家里開拓一個“基地“，要有一套得心應手的工具以及寬敞的空間來存放參考資料，而且所有資料的存放都要方便隨時取閱。我遇到的大多數人往往至少需要兩個抽屜來存放他們的參考資料和項目輔助資料。鑒于存儲方面不乏數字掃描儀等技術進步成果，可以想象所有這些輔助資料總有一天會被納入云盤，能在任何地點根據需要進行檢索。你將無須攜帶有形護照、米蘭之旅帶回的歐元以及各種紙質臨時文件（仍是某些數據處理的最佳形式），但這一切尚待時日。要保存這些參考資料和輔助材料，需要一個或大或小的空間，以方便隨時取用。

準備好你需要的工具

如果你下決心全面執行這個工作流程，你首先需要準備一些最基本的用品和工具。你可能會在新舊兩種工具的選擇上猶豫不決。是繼續采用舊工具呢？還是考慮一下全新的工具呢？

請注意，合適的工具不一定非得是價錢昂貴的。通常情況下，當技術含量較低時，那些看起來更適合“管理工作”的工具，事實上可能效率更低。

一些基本的管理工具

我們假設你從零做起，除了擁有一個桌面的工作空間以外，你還需要：

資料存放托盤

這些托盤可以分別用來存放新資料和已經處理完畢的事務文件，另外再準備1~2個資料筐存放工作中需要的輔助性資料和你將要“回顧檢查”的資料。最好用的資料筐要數那些側面標注著字母，或者可以疊起來堆放的那一種。在它們的頂部沒有那些令你抽取紙張時感到不便的唇狀物。

白紙

你可以用白紙開始你的收集工作。信不信由你，在一整張白紙上寫下一個想法，會產生令人難以想象的效果。不過，將初步想法分列為獨立項目（而不是列入一個亂七八糟的清單）不利于日后審閱和整理。無論如何，手頭準備一些白紙或小冊子，專門用于捕捉突然萌發的奇思妙想，這一點很重要。

便利貼、回形針、訂書機等

有了便利貼、回形針、訂書機、膠帶和橡皮筋，你可以方便快捷地整理和存放你的文件資料。盡管其適用性正在降低，但到目前為止，我們還不能完全棄用紙張等有形材料（這一點你是否還沒注意到！），因此，對它們實施管理的簡單工具仍然是不可或缺的。

打簽機

令人意外的是，打簽機可以在這個過程中發揮重要作用。我曾與之合作過的數千名行政人員、專業人士和家庭主婦現在都添置了自動打簽機。我保存的檔案中記滿了他們的評語，如“它竟然如此神奇，簡直令人難以置信！”，你可以用打簽機給你所有的文件夾、活頁夾以及數不勝數的其他資料標注說明。

我喜歡使用的是一種獨立工具，或是簡便的即插即用型電腦打簽機，它可以及時打上獨立標簽，在使用時可以減少任何歸檔沖突問題。

文件夾

你需要使用大量的文件夾。如果歸檔系統需要，你還應該準備大量的Pendaflex式懸掛文件夾。普通的白板紙文件夾最好——各種顏色的分類文件夾用起來比較復雜，而且沒有想象中那么好用。參考資料歸檔系統應該像是一個簡易的圖書館。

日程表

你不需要用日程表來收集你的未盡事宜，但是在日常工作中，你還是需要用它來記錄一些事情。正如我以前提到過的，日程表不應該當作一個行動清單來使用，它應該記錄那些必須在指定日期或時間完成的工作。

目前，大多數職業人士已經在使用工作日程系統了。包括活頁計劃手冊、移動設備，以及企業共享軟件應用程序。

日程表經常成為人們安排工作的核心工具。當然，它也是記錄“需要在指定時間完成的工作”的重要工具。日程表可以記錄各種需要日后提醒的事情或信息，但是它的功用還不止于此：應該將日程表與你的個人管理系統有機地結合在一起，讓它發揮更大的作用。

你也許非常好奇，想了解到底哪種類型的日程表最適合你。在下一章里，我將詳細討論這個問題。目前，你只要堅持使用你原有的日程表就可以了。等到你對整個系統有了一定的認識，就可以逐漸過渡到另一種工具。

廢紙簍或者循環垃圾箱

你必須對執行這個流程將要產生的大量垃圾做好心理準備。我培訓過的一些管理人員發現，當我們一起辦公時，在辦公室門外放置一個大垃圾箱大有益處！

你需要計劃手冊嗎？

你是否需要一個計劃工具？如果需要，應該選擇什么類型的工具？這取決于多種因素。你是不是已經在使用這種工具了呢？你希望所有的活動、日程安排和工作的提示信息以何種形式存在？你會在什么地點回顧這些信息，多長時間一次？我們的大腦絕非一個存儲空間，因此需要一些外部裝置來管理提示信息，并為自己指引方向。你完全可以采用技術含量非常低的手段，比如把紙質資料存放在文件夾中。也可以使用高科技裝備，比如PDA。當然，你還可以將多種工具結合在一起使用。

在前面列舉出的這些低技術含量的工具，都是用于收集、處理和組織整理工作的。而用白紙和文件盤，就可以開始收集工作。當你處理收集到的資料時，不到兩分鐘就能處理完的事情都要立刻完成，這期間會用到便利貼、訂書機和回形針之類的東西。那些需要花很長時間閱讀處理的東西（雜志、文章、紙質報告和文件），則需要放在一個專用的文件托盤里。很可能還有一些東西需要你整理歸檔。其余事項（需要維護的項目進度情況、記錄在日程表上的事情、行動提示，以及那些需要你跟蹤檢查的任務）需要整理成某種格式的清單，或者類似的可回顧形式。

這些任務清單可以采用低技術含量形式加以保存，如放置在文件夾中（比如，在“電話”文件夾中，按聯系人分別記錄需要撥打的電話，或者文件夾中“待付”項下的應付賬單）；或者采用中等技術含量工具，在活頁記事本或者計劃手冊上進行安排（如在名為“電話”的頁面上列出聯系人的姓名）；當然，還可以使用高科技的電子清單（如PDA中“任務”分區中的電話欄，Microsoft Outlook中“任務”欄下的電話分類）。

除了保存可以隨身攜帶的資料（比如聯絡信息），計劃手冊的另一個主要功能就是用來管理各種清單。（日程表本身就是一種特別的清單，它的特點是只記錄對時間有剛性要求的行動提示信息。）

從20世紀晚期開始，市場上就充斥著各種各樣的計劃手冊，從早期的每日計劃手冊（Day-Timers）和FranklinCovey活頁本，到再度啟用的Moleskine簡易筆記本，再到現在的任務管理軟件應用程序。

你應該把本書介紹的管理方法納入你的現有管理系統中，還是應該建立全新的管理系統？我的回答是，哪一種有利于你改變不當的行為習慣，促使你正確地運用這些工具，就應選擇哪一種。當然，還必須考慮到效率因素。你是否經常收到大量的電子信息，為此更適合采用電子設備管理？如果你經常與他人會面，是否需要一個書面形式的日程表？當你在路途中有點空間時，提醒你撥打必要電話的最簡單方法是什么？當然，美學因素和娛樂性也不容忽視。我曾經利用在餐廳等候晚餐的時間更新了最佳行動計劃，而當時我僅僅是找個借口來使用（把玩一下）我的智能手機罷了。

盡管如此，但你要牢記，你所使用的管理工具并不會讓你在無壓的狀態下提高工作效率。那是你執行GTD才能得到的結果。你所創建的系統結構對于表達和執行進程至關重要，但它不能替代相關進程。一把利斧不足以成就一個好木匠，但一個好木匠總是想要一把利斧。

當考慮是否應該配備一個管理工具時，什么樣才算是合適呢？你一定要記住，真正的目的是管理你的清單。你應該能夠在忙碌中輕松地創建清單，并能隨時查閱。一旦你掌握了哪些內容應該納入清單，也掌握了正確的使用方法，采用何種媒介就無關緊要了，你只需關注簡潔程度、速度和趣味性即可。

構建一個歸檔系統的關鍵要素

一個簡單而高效的歸檔資料管理系統對于整個過程來說是至關重要的。無論是在誰的辦公室，在我們開始實施工作流程管理計劃之前，首先要對他的資料歸檔系統進行評估。就像我在第2章提到的，缺少一個高效的資料歸檔系統，將是提高個人管理系統效率的最大障礙。我輔導過的很多客戶，在這方面都有很大的提升空間。這并不是因為內容有多么重要，或者具有多么重大的戰略意義，而是因為在不加管理的情況下，這些資料會使物理工作區更加混亂，并極大地擾亂你的心智。如果對隨意堆放、不可操作但具有潛在相關性的材料不加處理和整理，就會使你的情緒受到一定程度的干擾。更重要的是，這會在某種程度上阻礙工作流程的推進，往往導致事情回歸到毫無頭緒的混亂狀況。我曾經多次驅車帶客戶到當地的辦公用品店去購買辦公用品：一個檔案柜、一大摞文件夾、一個打簽機，目的就是給他/她在書桌上和辦公室里堆積的大部分東西找個適當歸宿。這樣一來，工作清晰度和側重點無疑將發生戲劇性的轉變。

在這里，我們最關心的是一般性的歸檔系統——這與專用的歸檔系統截然不同，專用的歸檔系統用來保存各種有明確分類，并且可以建立索引的資料，比如合同、財務記錄、患者病歷或其他類似資料。而一般性的歸檔系統是包羅萬象的——各類期刊、筆記便條、傳真信件、論文講稿、文件乃至于門票、鑰匙、買家俱樂部會員卡、閃存驅動器等有形物件——基本上涵蓋了任何不能納入專用歸檔系統的東西（當然，這里也不包含那種可以自成體系的東西，比如大型軟件的說明書，或者研討會資料之類的東西）。

如果你傾向于數字技術，你可能認為盛放有形材料的文件夾已不再適用。在未來某個時候，你可能不需要有形護照、出生證明、廚房電器說明書、醫療檔案、箱子鑰匙，或者出游國的貨幣。但在這之前，你仍然需要一個相應的物理空間來保存它們。

如果你有一個可靠的秘書或者助理來幫你管理歸檔系統，那么你就可以在文件上貼個便利貼，在上面寫明要如何分類，然后交給他就可以了。但是，一般人都有些個人感興趣、需要保密或者有用的輔助資料吧，這些東西即使助理不在的時候也應該能夠方便地查看。那么你就需要一個屬于你自己的、近在手邊的歸檔系統。

無論參考資料是紙質形式還是數字形式，都經歷著同樣的變化。事實上，隨著我們獲得的信息越來越多，在你的電腦或移動設備上開辟出保存臨時參考數據的位置是很有必要的。許多人仍用其電子郵箱的收件夾來存放雜亂的一般參考資料（“我要保存這封電子郵件，因為其中包含有我兒子學校的活動計劃信息”），但他們不會在電子郵件應用程序中建立一個名為“羅伯特”或“學校計劃”的電子文件夾，以便將相關信息拖入文件夾保存，或者將其復制粘貼到某個適當的參考資料存儲程序或數據庫里。現有軟件可以收集此類信息并進行分類（還能實現在多個設備上同步進行），但確實要在某種程度上考慮其組織結構問題，還要考慮以某種針對性行動將這類材料存入適當的位置，以免你的數字化存儲環境變得雜亂無章。當我在自己的電腦上新建一個一般參考資料存檔系統時，我會用長達三個月的時間來尋找其最佳組織結構，再用三個月時間來實現對它的“巡航控制”。這樣我就可以放心使用這個系統，不用再三考慮。

成功歸檔分類的要點

我強烈建議你使用自己的歸檔系統（有形的和數字形式的），并且這個系統要放在觸手可及的地方。你從工作籃中拿出一個文件（或從電子信箱里打印一份文件），看了之后你覺得它不需要即刻付諸行動，只是具有潛在的價值，然后你就把它分類放入你的歸檔系統中。將文件掃描后存儲在電腦里，或將信息復制后粘貼到電腦里也是同樣的道理。你擁有的數字材料或許比紙質參考材料更多（或與之相反），但如果缺少一個相應的精簡歸檔系統，你就很難保存具有潛在價值的信息，或者只能在不適當的位置堆放你的保存信息。整個歸檔分類過程不應該超過1分鐘，如果達不到這個要求，就說明你的歸檔系統還需要改進。在以易檢索格式進行歸檔時，如果花費的時間超過了一分鐘，你就有可能抵觸這個過程，最終把需要歸檔的資料隨便堆放了事。這個系統除了要便捷，還應當讓你感到有趣、好用、完整。否則，你會覺得歸檔這件事是個艱巨的任務，你就不會想去清空你的工作籃，甚至都不想看一眼堆積如山的文件或是電子郵件。但是別泄氣：一旦建立起了合適的歸檔系統并讓它運作起來，你就不會再抗拒歸檔工作，甚至會樂此不疲。

當你把一紙文件——就算是一張潦草的筆記——歸檔到系統內的時候，那種成就感并不遜于處理了一大摞正式文件。這是因為組織和管理文件需要花費大量精力，人們平時要么不保存，要么胡亂地塞到柜子和抽屜里（想象你是如何保存那些外賣菜單和火車時刻表的）。如果你認為所有此類信息都可以通過網絡即時獲取，而且你永遠不會用到打印的紙質文件，那就確保你沒有創建一個不必要的歸檔系統副本，而且你的選擇和使用方法無懈可擊。

如果你覺得需要對你的系統采取一些改進措施，以使它更加方便好用，那么就立刻動手吧！我設計的系統對我自己非常合適，很多嘗試過的人也有同感，所以我強烈建議你參考下面提到的方法，來改進自己的歸檔系統。

一般性歸檔系統應該觸手可及 歸檔工作應該能夠在短時間完成，并且操作簡單。如果每次存放文件時都不得不站起來，或者你不得不在你的電腦上搜索出幾個位置，以便妥善放置你想要保存的某條信息，那你就會漸漸習慣隨手把它丟到一邊，從而放棄了歸檔，同時，你也會對處理工作籃里面的資料產生抵觸情緒（因為你知道，那里面有一些文件可能需要歸檔！）。我培訓過的許多人都重新設計了辦公室的布局。現在他們坐在椅子上，轉一圈就可以取到多個歸檔抽屜里的參考資料，不用再滿屋子亂竄了。

按字母排序（或者按照拼音排序） 我為一般參考材料建立了一個而不是多個按照英文字母順序排列的有形歸檔系統。一般而言，人們傾向于把文件夾當作一個管理系統來使用，按照工作類型或者不同領域分類管理。但當你忘記了某一材料的具體分類的時候，它可能出現的地點數目將以幾何級數增加。一旦你將所有行動提示都列入“下一步行動”清單，這些資料就真正成了你個人圖書館中的內容，而你就能如愿地收集材料。你只需要解決一個問題：你擁有多大的存儲空間，以及進行必要查閱時的便利性如何。一個按照字母順序排列的簡單系統可以根據主題、人、項目或者公司加以細分，這樣即使你忘記了放在哪兒，也只面對著三四個可能的選項。在通常情況下，你可以在每個標簽下設立一些子主題，比如：“園藝–花盆”和“園藝–想法”，這些都可以排列在字母G的下面。

數字化時代具有在眾多數據中進行搜索的優勢，用關鍵詞標注內容的功能更是強化了其檢索功能。不過，由于數據存儲器方面的選項和存放位置過多，關鍵詞標準功能很容易使其變得復雜和混亂。我認識的很多人都相當忙，他們不會花費時間和精力去使用這些工具，以便將所有材料納入各自可用的應用程序。所以，盡管電腦賦予我們建造巨型參考資料庫的強大力量、靈活性和機會，但在設計屬于你本人的簡單有效的參考信息組織結構方面，電腦構成的威脅則程度更甚。即便是采用數字化格式，也很有必要以適當方式存儲一份城市出行指南——通常按字母格式有效編制索引或數據組。為了找到我喜歡的倫敦餐館，我動用了我最新的一般參考資料應用程序，搜索“位置”、“倫敦”、“餐館”——每層抽象概念都按字母排序。

數字導向型人士所面臨的最大問題，是信息收集和存儲的便利性引發了“只寫綜合征”：他們的一切行為都是為了收集信息——根本不對信息加以評估和巧妙運用。你必須自覺地采取行動，才能令潛在的龐大數字圖書館發揮作用，而不至于成為隨便丟棄、徒有幾個按鍵的數據黑洞。根據我的經驗來說，“我不需要整理材料，因為使用搜索功能就足以找到它們”這種態度并不可取。我們需要回顧的大量已收集信息，應該以有效的組織形式加以呈現。

如果在一個主題或項目下出現過多需要歸檔的資料，那么就可以考慮給它們分配一個單獨的抽屜、柜子或者數字目錄。但是，如果這些有形資料還不到半抽屜那么多，我建議將其納入按字母排序的歸檔系統中。如果已經進行過數字分組，或許有必要為它們單獨列出一個子目錄。

能夠隨時創建空文件夾 我手頭上儲備了大量空文件夾，處理資料的時候隨手可取。當你需要歸檔的時候，卻發現由于沒有充裕的文件夾而導致工作停滯不前，恐怕這讓人最感沮喪。你要始終確保擁有可隨時調用的文件夾。在必要的情況下，應該可以在你的數據存儲設備中即時創建一個新的虛擬文件夾。

確保有方便存儲的龐大空間 盡量使抽屜中存放的有形資料少于3/4。如果每個抽屜都塞得滿滿的，你在潛意識里就會排斥新資料的存入，結果就會使得應該歸檔的資料堆積如山。如果發現抽屜快滿了，我就會利用等待電話接通的時間動手清理。無論何時，如果你注意到了數字設備的存儲空間，不妨隨時進行檢查和清理。

我知道，幾乎所有的人都曾經使用過塞得滿滿的抽屜。如果你不希望自己對歸檔產生抵觸情緒，或者僅僅是為了保護你的指甲，你都應該讓你的抽屜留出一定的空間，至少可以方便自如地取放資料。對于數字存儲設備來說，你應該隨時關注電腦硬盤或云盤。你必須不斷地進行本能判斷，確定自己需要多大空間，以保證相關內容得到有效保存并能隨時取用，而不至于因為未加整理的過量信息而形成黑洞。我經常會在等待電話接通的時候清理我的電子郵箱和過時的文件目錄。

當抽屜快要塞滿的時候，一般人的反應都是：“我得再準備個抽屜保存歸檔資料了！”或者“我必須弄一個更大的硬盤驅動器！”。似乎情況非常可怕。但是，如果你覺得這些資料值得保存，那就應該把它保存在你觸手可及的地方，對吧？如果這個都不能保證，你為什么還要繼續保存它呢？如果我們處于信息時代，而你在保存信息的同時卻妨礙了你對信息的使用……這可不明智！

正確的做法是，為了讓你的一般性歸檔系統能夠保持充足的空間，你要另外準備一個放置參考資料的地方，主要用來存放那些不常用的資料，比如已經完成的項目記錄、處理完畢的客戶文書。這些資料雖不常用，但是確實需要你保存起來以供日后需要的時候查詢，所以把這些資料放遠點吧，將它們存入電腦硬盤或者云盤，至少要在你的視線之外，以免分散你的注意力。

用自動打簽機來標注文件夾 無論你的有形參考資料庫存數量多么小，你都需要積極地對其加以整理歸檔。打印標簽會徹底改變你文件夾的面貌，以及你和這些文件夾的關系。把帶有打印標簽的文件夾放在會議桌上會讓大家都感到舒服；每個人都能看懂那些標簽上的文字；即使把它們放在公文包中或者放在遠處，你也能看清標簽的內容；當你打開抽屜的時候，呈現在眼前的好像是一個按照字母排序的目錄。怎么樣，感覺很好吧？這甚至會讓你愛上歸檔。

到目前為止，科學家還不能解釋為什么帶有打印標簽的文件夾會讓工作變得如此高效，但是我知道這確實是事實。買個自己專用的標簽打印機吧。為了讓整套系統運轉流暢，你需要隨時動用它，這樣你才能隨時進行歸檔工作。不要把它借給別人！如果在你想歸檔的時候發現打簽機不在手邊，那你很可能會把資料堆在一邊。打簽機就和訂書機一樣是不可或缺的基本工具。

至少一年整理一次歸檔系統 定期整理你的文件歸檔系統，可以防止資料變得混亂，也能防止某些資料如石沉大海般被遺漏。給自己一個審視其中內容的機會，也許你會想“沒準兒這東西還有用”。幾個月后，信息和物品的價值可能都會發生變化，你得決定哪些還值得保留，哪些已經沒有價值了。這同樣適用于數字和紙質參考信息。就像我說過的，我一般都是在等待電話接通的時候清理我的歸檔系統（也可能是在那種冗長的電話會議中）。

我建議所有的機構都設立一個“整理日”，在那一天，所有的員工都穿著休閑服和運動鞋，并把電話靜音，然后動手清理他們積存的各種東西。整理日到來，每個人都在輕松的狀態下度過這一整天。大垃圾桶、回收品容器和“可撕碎”盒子均可動用，每個人都獲準進入全天清理模式——圍繞自己的辦公室和電腦展開。個人的整理日也是你處理財務票據的絕佳時機，無論是在假期、年底或者每年春季的報稅期，這樣的一天可以讓你把前一年的所有財務票據都整理好。

作為成功因素本身的歸檔工作

在各種事項的宏大計劃中，參考材料和輔助材料的歸檔工作并非亟待處理，也往往不具有戰略意義。因此，如果真的需要處理這些材料，也往往要把相關管理行為定為低優先級。不過問題在于，你的腦海中和物理工作區是否充斥著作用不大，卻具有潛在相關性的有用信息。如果不嚴格建立并維護存儲系統的秩序，類似“這是什么？”、“它為何此時出現？”、“我應該怎么處理？”，以及“現在我應該訪問哪個地方？”這類潛意識就會困擾你。

參考資料需要在其自身的獨立邊界（有形的和數字形式的）內進行保存和組織，這樣不至于混淆系統內的其他類別，也能用于特定用途并得到有效評估。由于規模可能非常龐大，它們必須便于管理，以便在必要時收集、分析和評估你的需求，并且不能妨礙更具行動性的系統內容。我曾花費大量時間接觸這個領域的卓越人士，幫助他們清理并建立起簡單實用的參考系統，使他們騰出更多精力關注更重要的事情，這方面的效果通常很可觀。

最后一件需要準備的事

你已經專門預留了一個時間段，建立了一個新的工作區，也準備好了各種基本工具，萬事俱備！還差什么嗎？

如果你已經決定要花費一定的時間來建立自己的工作管理系統，要想獲得最佳效果，你還需要做一件事情：處理或推遲在那一個時間段內你需要處理的任何其他事務。

假如你確實需要同某人通一次電話，或者你的秘書必須要請你處理某件事情，或者你有事情想要同你的生活伴侶商量一下，那就馬上動手處理吧。要不然就將這些事務推遲，做好記錄，待以后恰當的時候提示自己。也就是說，你要為建立新的工作流程體系而集中你的全部注意力，這一點至關重要。

雖然有些學員為了獲得我的一對一指導而確定了一個時間段，并且也支付了高昂的費用，但是每次我和他們一起坐下來開始工作的時候，總會受到一些事情的干擾。“噢，對了，我今天必須給用戶打個電話”，或者“我必須同我的先生確認一下，看看他是否已經拿到了今天晚上的入場券”。我想，這可能已經成為整個社會的不良習慣了，而這么多精明干練的人士竟然日復一日地對自己的某些責任和義務視而不見！

那么，你是否已經處理好所有的問題？現在就開始，把你手頭所有的未竟之事收集到一起吧！