第11章
原則一：養成收集的習慣

前文介紹的方法和模式看似簡單，實際上卻蘊含了十分豐富的內容。它們構成了一整套系統的方法，使你的頭腦擺脫雜事的困擾，確保你在工作中的表現達到極高的水準。這本身就已經成為采取這些做法的充足理由了。

然而，這些正在發揮作用的基本原則還有更深遠的意義。在接下來的3個章節中，我將介紹我30年來運用這些基本原則的心得體會。這些基本原則的運用會對個人產生非常重要的影響，同樣，對大型公司或組織也能起到積極的作用。

在與別人交流（合作）的過程中，如果你在接收信息、組織整理以及管理的各個方面都做到無懈可擊，別人自然就會對你給予特別的信任。更重要的是，你在處理自身世界的過程中帶著一定程度的自信，這是難能可貴的。而這恰恰就是收集生活中所有未盡事宜所產生的直接結果，它將顯著提高你的心理健康程度，大大改善你的人際關系質量——無論是在個人生活方面，還是在工作方面。

而且，一旦組織期待并強化這種最佳做法，不允許任何事情因溝通不暢而失敗，讓每個人為后續行動負責，由適當人選明確、跟蹤相關承諾，就能顯著提高組織文化的創造性，同時緩解其壓力。

收集習慣給個人帶來的好處

在整個收集過程中，你會有什么樣的感受呢？大多數人的回答是：感覺糟透了，但又感覺好極了。這是怎么回事？

如果你同大多數完整地完成了收集過程的人們一樣，你肯定會感到某種程度的焦慮。在我的研討班上，當我讓學員們描述他們在收集過程中的感受時，出現頻率最高的是這些詞匯：“難以招架”、“恐慌”、“挫敗感”、“疲憊”，以及“令人反感”。你是不是已經拖延了某項早該完成的任務？如果有，你自然會對此產生一種內疚感：“我其實早就應該搞定這件事了。”

與此同時，你是否又有一種如釋重負和獲得控制力的感覺呢？大多數人的回答同樣是肯定的。這又是如何產生的呢？在你完成收集的過程之后，竟然同時出現完全相反的感覺——焦慮和解脫，難以招架和控制良好。這到底是怎么回事？

當你直面你所收集到的各種材料時，會很容易找到各種消極情緒產生的根源，也就便于發現消除焦慮的方法。如果你同時從收集材料的過程中體驗到積極的感覺，那就證明你其實已經開始鏟除那些消極因素了。

消極情緒的來源

不良情緒來自何處？是要做的事情太多了嗎？不對，要做的事情總是太多。如果你僅僅因為要做的事情比你能做的要多而感覺不好的話，那你就永遠無法感覺好起來。因此，要做的事情太多并不是引發消極情緒的根源，這種情緒應該來自別處。

當某人單方面撕毀了與你簽訂的協議時，你會怎么想呢？他和你約好星期四下午4點鐘見面，而當約定的時間到了，他卻連個招呼都不打就爽約了，這時你會有什么樣的感覺呢？我想必定是沮喪和失望吧。當人們在生活中食言毀約時，他們為之付出的代價就是人際關系中信任感的喪失，這是一種絕對負面的影響。

你收集到工作籃中的東西都是什么呢？這些東西其實都代表著你同自己簽訂或者至少明確接受的協議——你在某種程度上告訴自己應該以某種方式進行處理的事項。消極情緒都是你違反這些協議所導致的直接后果——它們是自我信任感喪失的結果。如果你告訴自己要起草一份戰略計劃，卻未能按時完成，這一定讓你感到十分沮喪。如果你計劃要整理一下當前的工作，但是最終卻未能實現，那隨之而來的自然就是內疚和挫折感。如果你決定要多抽出些時間來陪你的孩子，但是卻沒有做到，那你感受到的肯定是焦慮和挫敗感。

應該如何減少消極情緒？

如果你的消極情緒來自于毀約，那么可以使用以下3種方法來對付這種局面，消除負面影響：

所有這些方法都會讓你感覺好起來。

不簽訂協議

面對一大堆積壓已久的陳舊資料，最讓人感到輕松的處理方式，就是決定不再理睬它們，直接把它們撕碎、回收或扔到垃圾桶。對付生活中未盡事宜的方法之一，就是學會說“不”！

只要你降低對自己的要求，便會立刻輕松起來。如果你對生活的各個方面——子女的撫養教育、學校的教學制度、團隊的精神面貌、軟件的代碼——都降低標準，那你需要處理或關注的事情就會相應大大減少。

沒人愿意隨便降低對自己的標準和要求。然而，一旦你理解了這種方法的真正含義，你就會減少“協議”的數量。我自己就是這樣。過去，我為了贏得別人的贊賞，制定了大量的協議。直到后來，我因為無法履行協議而付出了慘痛的代價，這增強了我對協議的認識。我培訓的一位保險公司的經理人，曾這樣描述他從這種方法中獲得的益處：“從前，我只會告訴每一個人，‘沒問題，這事兒交給我吧’，因為我并不清楚我到底需要做多少事情。而現在我有一個一目了然的、毫無遺漏的工作清單。為了維護我的信譽，我不得不說‘哦，不行，我做不到，很抱歉’。令人驚訝的是，我并沒有因為我的拒絕而被人厭惡，相反，所有人都被我的嚴格自律打動了！”

一位客戶——同時也是一位個人培訓領域的企業家——最近告訴我，通過收集梳理自己的工作，他減少了生活中的焦慮和壓力。把一切分散注意力的事情全部放進工作籃，這一習慣讓他有機會重新考慮哪些任務才是真正值得關注的。如果他發現這個事情已經超出了自己的能力范圍，那就可以直接把它丟入垃圾桶。

我認為這種方法十分成熟。整個方法最為重要的一點就是，在整個捕捉和追蹤頭腦中事務的過程中，你有兩次機會去過濾掉那些你并不是真心希望完成的工作。多年來，我致力于讓合作對象的“項目”清單變得清晰和即時，在這個過程中，每個人都曾確認他們認為應該致力于執行的某項行動并無價值。不清楚哪些工作是自己必須完成的，就好比不知道信用卡中的余額和限額，而對你的承諾漫不經心是更容易出現的情形。

完成協議

當然，根除消極情緒的另一種途徑就是完成這項工作，然后標上“已經完成”。只要你完成它，就可以立刻感受到那種完成工作后的成就感。我相信，如果在那些花不了兩分鐘就可做完的事情剛冒頭時就立即完成它，你就能體會到這種心理上的收益。我的大多數合作對象在花了幾個小時清理完他們堆積如山的事務后，就會感覺非常棒，因為他們運用兩分鐘原則完成了大量事情。

一個原本輕松快樂的周末很可能被家中積累下來的各種雜事消耗殆盡。而當你捕捉到所有的未盡事宜，并能隨時在清單中看到它們，你的大腦中的某一個部分就會迸發靈感（或因為壓力和緊迫感催生創造力），盡快把它們一一完成。

每個人都渴望成功。為了實現這一愿望，給自己安排一些能夠輕松完成的任務是一個非常好的方法。

你是否曾經在整理或檢查行動清單的時候，順手完成了其中某個沒有列在首位的不起眼任務？如果你有過，你就會明白我的意思了。

然而，這里還存在一個問題。工作清單和堆積的資料全部成功處理完畢之后，將體驗到什么感覺呢？你可能會欣喜若狂。猜一下在3天之后你又將獲得什么？對了——另一份工作清單，而且可能包含更加龐大復雜的內容！完成一項任務讓你感覺良好、干勁十足，同時你也會期待著下一個更重要、更富挑戰性的任務。

不僅如此，你的老板（或董事會）在注意到你出色的工作能力和顯著的工作效率后，將會怎樣做呢？你又答對了——分派更多的工作給你！這就是職場的諷刺：無論你做得多好，你都需要做得更好。

因此，既然你不打算大幅度地降低對自己的標準，也沒有能力將事務立刻完成，同時仍然期望擺脫緊張壓力的折磨，那你就必須學會下面提到的第三種方法。

重新商定協議

假定我曾經告訴你，我星期四下午4點鐘與你見面，但當我約定好這一時間以后，情況發生了變化。考慮到我有一些更重要的事情需要處理，我決定取消我們星期四見面的約會。除了干脆到時不露面以外，還有什么更好的選擇能讓我們良好的關系不受損？沒錯——打一個電話對約會做出調整。這是重新商定協議，而不是毀約。

現在你是否已經明白，為什么把所有的事務從大腦中清理出來、放在你的面前會讓你感覺更好一些呢？這是因為當你注視著它們，就能做到全盤分析、客觀判斷，你會清楚哪些是可以立刻實施的，哪些是應該拒絕的，哪些是需要重新商定的。問題的關鍵是：你不可能同自己重新商議那些你已經記不起來的協議！

記不起你曾經同自己簽訂的協議，并不意味著你擺脫了這個協議造成的責任和壓力。你可以向任何一個心理學家咨詢，你的心靈是否能分清頭腦中的任務是應該立即完成還是以后某個時間再完成，答案是：不能。這就意味著一旦你告訴自己應該處理某件事，然后僅僅把它存入短期記憶中，你頭腦的某一部分就會自始至終地認為你應該立刻采取行動。也就是說：一旦你同時給自己布置了兩項工作，并且只將它們保存在大腦中，壓力感和失敗感就隨之而來——要知道“一心不能二用”，而且你的這種心理壓力（顯然很沉重）仍將由你自己承擔。

如果你同大多數人一樣，在家里也有一些貯藏區域——也許是一個車庫，你過去（甚至是10年前！）曾經告訴自己應該清掃和整理一下這個車庫，在那之后你可能每天都不停地提醒自己該清理車庫。難怪人們活得這么累呀！每次走過車庫，你就聽到身體發出聲音：“為什么我們只是路過車庫呢？難道我們不應該徹底打掃一下嗎？”你無法忍受這種抱怨的折磨，只要還有其他的辦法，你就永遠不愿再走近這個車庫。如果你希望阻斷這種不絕于耳的抱怨，有3種選擇來對付你同自己達成的這個協議。

我舉這個例子是非常認真的。我們的內心深處不會覺得清掃車庫與購買一家公司或者改善你個人財務狀況這兩個協議之間有什么區別。在你的內心，它們都同樣是協議——已經付諸實施的或者已背棄的協議。如果僅僅憑記憶來提醒自己需要完成某個協議，那么只要你當前沒有采取行動，那它就始終是一個背棄了的協議。

與傳統的時間管理方法截然不同

這種方法與傳統的時間管理法有很大區別。那些傳統方式可能會給你留下這樣的一種印象：如果你覺得某件要處理的事情并不是那么重要，結果它就真的變得不重要了——不值得追蹤、管理、處理。但是根據我自己的經驗,這并不完全準確，至少對于沒有清晰意識到的事務而言是不準確的。對事務的清晰意識正是我們處理事務的前提，所以我們必須保證在清晰意識的前提下簽訂協議。這要求我們對任何一個事務都應該加以捕捉，使之具體化，并進行定期的回顧檢查，這樣才能把它存放在自我管理體系中的相應位置。如果你不這么做，那么那些你沒有清晰地意識到的事務將占用你更多的心思，比其本應花費的心思要多得多。

根據我的經驗，任何僅憑你的大腦保存的事情，要么會缺少足夠的關注，要么會占用過多的關注。收集所有未盡事宜的原因，并不是因為它們都具有完全同等的重要性，恰恰是由于它們的重要性不同。任何未收集到、未完成的事務（無論是否重要），同樣都會產生心理壓力，消耗寶貴的精力。

需要收集多少內容呢？

如果可以收集到一切未盡事宜，你將感到無比輕松。當你對自己說：“對了，我下一次去商店時，要買一塊黃油”，接著把這一條加到你的食品清單中，你的感覺肯定會很好。當你想起“我必須給銀行顧問打一個電話，談談有關托管基金的事”，就把它記在電話清單中，讓自己有時間打電話的時候能看到它，你的感覺也會變得好起來。不過，這種感覺與你認識到你已經收集了所有事情時的感覺比起來，那簡直是天壤之別。

什么時候你才能知道大腦中還有多少剩余的事情有待收集呢？只有當你完成全部收集時。如果你僅僅是模模糊糊地感覺到好像還有一些事情沒有收集到，那你就無法判定已經收集到的事情所占的百分比是多少。那么怎樣才能知道不存在剩余事務呢？——當頭腦中不再浮現出任何事件的提示信息時。

這并不意味著大腦中空無一物。只要意識清醒，你的大腦肯定會專注在某一事務上。如果你每次將精力集中于一件單獨的事務上，沒有一絲分心，那么你就已經達到“心如止水”的境界了。

我建議你在收集的過程中，積極地開動腦筋，仔細地考慮事務，而不僅僅是想起事務。當你對某個項目或情形進行思考的時候，要讓此過程產生效果，而不僅僅是制造壓力，提醒自己記起它們，要為此采取某種行動。為了能夠全面地達到提高效率的目標，你必須盡力收集一切。要耗費一定的精力、改變原來的習慣，才能訓練自己養成這樣的習慣：當你的頭腦中產生哪怕是微乎其微的協議時，也能立刻識別并捕獲它們。盡可能全面地完成收集，每當新事務出現，你都要及時捕獲它們，并使之成為你的習慣，這將使你變得比自己想象的更強大。

收集習慣給團隊帶來的好處

當團隊（一個部門/一個家庭/一家公司）中的每一個人都養成收集的習慣，并且保證不會遺漏任何一件需要關注的事情，又會怎樣呢？一旦達到這種境界，大家就根本不用費神去考慮“遺漏”的問題，所有人的精力都會節省下來，放在更重要的事情上。

但是，如果在信息溝通的環節上還存在隔閡，往往就會導致在關系或文化中產生某種程度的挫折感和普遍的緊張情緒。大多數人認為，如果某件事情不能得到持續關注，它就會在機構的處理流程中銷聲匿跡，最后這件事情通常會以突然爆發的方式重新出現，讓大家措手不及。他們并沒有認識到，之所以體會到這種感覺，是因為他們長久以來一直身處這種環境，以至于誤認為這就是客觀規律（就像地球引力一樣）。但實際上這種情況是可以改善的。

幾年來，不少成功人士通過對本書所提出的系統的學習，學會了將上面提到的這些好習慣整合進他們的個人管理系統和生活中，這使他們獲益匪淺，并很快使他們在同行中脫穎而出。30多年來，我一直時刻清空大腦的“內存”，并隨時將各種資料收入我的“工作籃”。每當我在別人的工作籃中發現一個沒有處理的備忘錄，或者發現他們在談話中做出承諾，卻沒有以某種方式將承諾記錄下來的時候，我都會感到驚詫和疑惑。這些行為對我來說是無法接受的。我還有更重要的事情急要著處理呢，不能總是為團隊工作中的這種漏洞煩心。

我需要確信，我以電子郵件、語音留言、一段記錄、一個字條，以及任何其他形式給出的信息都能傳送到別人的系統中去，它們將快速地經過加工處理和組織整理的步驟，并且成為行動清單上的一個選項，最終得到執行。如果接收信息的人只習慣使用電話和語音留言，而不是電子郵件和書面文件，那么我就不得不放棄這些方式，轉而使用對方唯一信賴的媒介。在那些關注執行效率和執行成本的組織中，這種情況是讓人無法接受的。

當我們要做出改變的時候，我們必須確信進行改變的每一步驟都是恰當的，不會造成不良的副作用。短板原理告訴我們，木桶能盛裝的水量是由最短的那塊木板決定的，同理，一個機構的效率是由機構內效率最低的關鍵人物決定的。

在某些企業中我特別注意到一點：在那里，工作籃要么根本不存在，要么塞得滿滿的、長時間無人問津。這些企業內的交流往往是“中斷”的，人與人、部門與部門之間的交流都是低效率的，人們對交流缺乏信任，而沒有高效的交流也就沒有高效的工作。我遇到過一些日程極為繁忙的高管，一旦他們開始及時回復他們的電子郵件，就能釋放很多壓力。當他們的員工和其他人通過這種虛擬媒介獲知必要的、適當的反饋和決定時，他們就不再需要像以前那樣，花時間嘗試面對面與之交流。

有的企業則建立了嚴密的信息收集和傳遞系統，信息的管理和傳遞清晰透明，一目了然。幾乎沒有人會為了信息交流操心，大家都可以集中精力處理更加重要的問題。其實，這種信息收集系統對于家庭來說同樣有效，你可以為父母、孩子、保姆、管家或者任何一位家庭成員設置工作籃。我和我的妻子就是如此，就算我們坐得非常近，我們也會把需要對方完成的工作放入對方的工作籃中。許多人都會對此感到驚訝，認為這太冷漠、太機械化了。事實上，這種做法能非常有效地避免打斷他人正在進行的工作，而且使我們的關系更融洽，也讓人感到更加自由——因為正是這種方式，讓那些機械化的事務被納入彼此的系統并得到處理，而不是在彼此面對面的交流時跑出來煞風景。

很不幸，我們無法強制每個人都建立起自己的個人事務處理系統。每個人在如何處理事務的問題上有絕對的自由，別人無權干涉。但是，至少你可以做到的是，確保他們（按照他們自己的方式）去處理、跟蹤和管理事務，讓他們知道這是職責范圍內的工作而且必須完成。同時，你也可以將本書的內容拿出來與他們分享。這樣，他們至少沒有理由遺漏任何事情了。

這并不是要求每個人都必須完成所有工作。如前文所述，“知識工作”意味著每個人都有做不完的工作。我希望我所做的是為大家提供一套方法來坦然地面對和處理這種狀況。其中的一個關鍵方法就是對那些無法按時完成的協議重新進行商議，這會讓我們減少負面感受。這才稱得上是高水準的“知識工作”。要做到這一點，離不開一個嚴謹的收集系統。請記住，你不可能與自己重新商議那些你想不起來的協議，同樣，你也無法與他人重新商議那些你和他們找不到頭緒的事情。

一個團隊學會使用完善的收集系統，就好比是大家正在駕駛一艘設備完好的艦船。當然，僅僅這樣并不意味著艦船的航行方向正確，甚至也不能保證大家沒有上錯船，這只能確保他們的船具備了全速前進的能力。