第12章
原則二：確定“下一步行動”

我個人有一種使命感，要把明確下一步行動變成全盤思考的一個組成要素。首先，讓我們想象這樣一個世界：會議和討論永無休止，事務間的相互影響讓人無法得出結論，沒人知道一件事情該不該做、如何去做、由誰來做。如果沒人考慮“下一步行動是什么”，世界也許就會是這個樣子。下面，再讓我們想象這樣一個世界：各個組織和個人都對任何一個意識領域的任何事物考慮周密并確定出具體的“下一步行動”，而且對行動的執行和結果的評估也都有嚴格的管理。如果每個人都盡力回答“下一步行動是什么”這個問題，世界也許就會脫胎換骨。這將使人們和組織從無休止的會議、討論、協商中解脫出來，從而去專注于更重要的事情。

在過去的幾年里，我注意到，每當個人或團隊把“下一步行動是什么”列為一個最基本的問題并堅持提出來時，他們自身的能力以及工作效率就會發生顯著的變化。這個方法看似簡單，但是它卻難以得到全面的貫徹。

你可能面臨的最大挑戰是：一旦你自己和周圍的人習慣于提問“下一步行動是什么”，再碰上那些沒有同樣習慣的人會讓你感到異常沮喪。因為你已經認識到，這個問題可以幫助你快速地闡明任務、提出方案，所以當你看到別人不采用這種方法的時候，必然會感到難以接受。

對于我們對別人或自己做出的承諾，我們有責任予以兌現。為此，我們要盡早確定具體的下一步行動。畢竟，當事情剛剛出現的時候就著手處理，與當問題難以收場時再動手解決，是完全不同的。

“下一步行動”技巧的來源

這個簡單但效果非凡的“下一步行動”技巧，是我在30年前從我的老朋友迪安·艾奇遜（Dean Acheson，與美國前國務卿沒有關系）那里學來的，他也是我在管理咨詢方面的一位良師。迪安花了多年的時間采訪了許多管理人員，調查他們如何成功地使自己擺脫工作和環境對精神的困擾，以釋放并激發能量，投入組織所需的重大變革。偶然一天，他從一位經理的辦公桌上順手拿起一張張寫了任務的文件，并要求這位經理立即確定推動這些任務向前發展的必要的下一步行動。那位經理采取這一做法后效果非常顯著，而且影響深遠。這促使迪安在以后的數年中逐步完善這一方法，并將其發展成處理各種事務的標準做法。從那時起，鑒于迪安的見解給我帶來的啟發，這個重要概念被我們用來培訓、指導了數十萬學員，成為自我管理中最有效的技術。

這個思維過程并非我們生來就會，似乎也不能自然發生。當你呱呱落地時，你顯然不可能問你的母親：“呃，我們在這兒干什么呢，下一步行動是什么，由誰執行？”這個技巧涉及思維、決策和有意識關注，是要經過后天學習才能掌握的。只有存在明確的現實需求（比如在危機中），或者存在某種現實壓力（源于老板、子女或意外情形）迫使你就下一步行動做出決定，從而避免遭受痛苦的后果時，這個思維過程才會自發形成。但是，在局勢明朗并且必須采取行動時，要想將這種思維方式作為主動行為加以應用，則需要后天不斷地實踐。如果使它成為你個人和組織生活的一部分，必將提高你的工作效率，使你的內心更加平靜。

找到需要執行的“下一步行動”

“下一步行動是什么？”——一個這么簡單的問題，為什么會有如此奇妙的力量呢？

為了幫助你尋找這個問題的答案，建議你回頭看看“清空大腦”時列出的清單（參見第5章的“引子”清單）。你是否覺察到，所有事情并沒有始終如一地、高效地向前推進？事實上，大多數人的回答是肯定的，你至少會感到事情多少有些“困難”。

如果你一直沒有確定具體的下一步行動（也許只是打個電話、發封電子郵件、和某人談話、上網搜索某個內容，或者買件工具等等），那這一步行動就永遠不會完成。具有諷刺意味的是，幾乎每件事都只需花10秒鐘進行思考和決策，就可以確定它的下一步行動。正是由于大多數人沒有付出這區區的10秒鐘，才導致事情不斷被延誤。

例如，在某人列出的清單上有一項寫著“輪胎”。

我問：“這是什么意思？”

他回答：“我的汽車需要更換輪胎。”

“那么，下一步行動是什么呢？”

這時，他通常會皺起眉頭，想一下，得出結論：“應該上網搜索一下輪胎商店和輪胎價格。”

這大概就是找出下一步行動所需花費的時間和認知投入——僅僅幾秒鐘的仔細思考，但大多數人卻都沒能如此處理他們手中有待完成的工作。

這個需要換輪胎的人很可能已經考慮這件事情很久了，他可能多次坐在電腦旁，也不缺少時間和精力來采取那項行動，但為什么他沒這么做呢？這是因為他當時所處的精神狀態，使他根本不愿意對手頭的事務進行深入思考，這其中當然也包括找出換輪胎的下一步行動。換句話說，他根本無心進行思考。

他所需要的僅僅是提前對此問題進行必要的思考。如果他早先已經對“換輪胎”這一問題進行了思考，并確定了下一步行動，那么他就可以在恰當的時間完成這一行動。比如，當他在會議開始前有15分鐘的空閑、手頭上又有一部電腦、精神狀態指數為4.2（滿分10分）時，他就可以拿出行動清單，看到上面列著“研究新輪胎”這一項，并高興地想到“這件事我現在可以完成！”，他會真切地體會到上網搜索的沖動，至少這樣做可以讓他體驗一下利用零碎的時間和精力來完成某項工作時獲得的那種“勝利感”。在這種情況下，他也許沒有充足的精力去起草一份重要的文件，但是他有足夠的能力上網搜索，快速地收集一些簡單的信息。極有可能的結果是，很快他就能看到汽車換上了全新的輪胎，并為此感到滿足。

從最基礎的層面入手，定義出行動的具體計劃，并將行動提示信息有效地組織和管理起來，這是我們提高工作效率、營造輕松內心環境的關鍵。

這些技巧可以通過學習而獲得，并且，還可以通過實踐來使其不斷完善。

通常情況下，由于我們沒能對下一步行動做出最后的判斷，即使那些最簡單的事情也會被耽擱。我的學員經常會在清單上列出這樣的條目：“調整汽車發動機”。難道“調整發動機”是下一步的行動嗎？當然不是這樣，除非當你穿上工作服，手持工具走進車庫，親自實施調整發動機的行動，否則一切都是徒勞。

“那么，下一步行動是什么呢？”

“我得把汽車送到修理廠去。是的，我需要弄清楚修理廠能不能處理，我想我要給他們打個電話，約個時間。”

“你有電話號碼嗎？”

“呀，沒有……那個修理廠是弗雷德向我推薦的，但我不知道它的名稱和電話號碼。我知道了，我還缺少一些信息。”

通常，這就是最普遍的情況。掃了一眼這項工作后，我們會不由自主地想，“我還沒有獲取全部的信息。”我們知道有所缺失，但又無法確定到底是什么，因此我們就退卻了。

“那么，下一步做什么呢？”

“我需要弄到它的名稱和電話號碼。我猜，我可以從弗雷德那里拿到。”

“你怎么做到呢？”

“我可以給弗雷德發電子郵件！”

因此，真正的下一步行動是“給弗雷德發電子郵件，問一下修理廠的情況”。

你是否注意到了，在我們判斷出下一步的行動方案之前，需要經過幾個步驟呢？這種情況非常典型。在大多數人的清單和大腦里，列出的都是類似的事情，而不是具體的下一步行動。

為什么越是精明的人，延誤的事情越多？

事實上，在那些最聰明、最敏感的人所列出的清單上，未解決和未決定的事情的數量也是最多的。這是為什么？想一想，我們的身體對于頭腦中的想象是如何做出反應的。我們的神經系統根本分不清哪些是大腦的想象，哪些是現實的生活。

為了證實這一點，我們可以一起做個實驗。想象你走進了一個食品市場，來到了水果蔬菜柜臺前。面前是柑橘類水果的貨架——柑橘、柚子、檸檬。現在你看到了很多檸檬，旁邊還有切菜板和水果刀。你拿起一個檸檬，切成兩半，聞一聞它的美味！檸檬的汁水一滴一滴地往下流。好了，再切一刀，這樣你手里拿著1/4的檸檬了，然后把這塊全部塞進你的嘴里！

如果你一字不落地讀完了上面的這段文字，你應該會注意到嘴里的唾液增加了，你的身體正在試圖對付這些酸溜溜的檸檬汁！盡管這一切其實都只存在于你的想象中。如果你的大腦對你呈現給它的景象做出了反應，比如說，當你考慮到“報稅”的時候，你的身體會有什么樣的感覺呢？你是不是正在暗示自己“這太容易了”、“我們開始吧”、“完成，成功”，或者“搞定了”呢？大概不會。按照上面的原理，哪些人最容易對完成這類事務產生強烈的抵觸情緒呢？哪些人總是不斷地拖延工作呢？當然，一定是那些最具創造力、高度敏感、聰明絕頂的人！他們的感悟和創造能力可以在大腦中充分地展現出，執行這類工作時將會遇到的噩夢一樣的可怕景象，以及如果工作不能順利完成將會帶來什么樣的負面影響。瞬間，他們變得躁動不安，旋即便選擇放棄了！

誰不會拖延呢？只有那些感覺遲鈍的笨人才會一味地只知道接受，然后開始艱難地跋涉，完全不考慮事情搞砸的后果。而其他人則傾向于盡量推遲所有的事情。

報稅？噢，這不是件簡單的事，我肯定今年的情況會和往年不同。我已經看到那些表格了，它們看起來不一樣了。大概今年會出臺新的規則，我必須搞清楚。可能我還必須先讀讀那些該死的資料。冗長的表格、簡短的表格、不長不短的表格，是和合作伙伴的表格放到一起呢？還是單獨保存呢？我還要申請用發票抵扣稅金，但是如果我這樣做，就需要提供所有的發票。噢，天呀！我不知道我們是否能夠拿得出我們所需要的全部發票。如果我們找不出所有的收據，又申報了抵扣稅金，那么我們就要接受審計。那該怎么辦呢？被查賬？噢，不！稅務欺詐，監獄！

僅僅掃一眼他們的稅表，就已經有許多人把自己關到了心理意義的監獄里面，因為他們太聰明、太敏感、太富創造力了。在我多年來的培訓生涯中，這種情況已經多次得到了證實。通常，堆積事務最多的人正是那些才智過人的人。我接觸過的大多數經理和主管人員手上都有一些重要的、復雜的、尚未定性的工作，要么堆積在書柜和電子郵件中，要么藏匿在他們的大腦里。對這些惱人的任務，你的腦海中總是潛伏著消極的想法——“如果我們對它不看、不想、不聽，也許它們可以保持安靜！”，而本質上，似乎每個人都是潛在的掩耳盜鈴者。

那么，如何解決這些麻煩事呢？人們總是先喝上一杯。這確實可以幫助你忘掉煩心事兒。當攝入酒精之后，我們的大腦會變得反應遲鈍。但通常的狀況是，人們在微醉的時候會有一段時間感到精神振奮。為什么呢?因為酒精能夠抑制神經的活動，同時也抑制了大腦中消極的想象，阻斷了那些令人心神不寧的前景預測，這讓我們振奮起來。當然，如果我們主動抑制大腦中那些令人沮喪的失敗景象，我們的精力也會隨之有所增強。然而，這種自我麻醉的策略只能暫時生效，那些“麻煩事”并沒有因此而消失。而且，當我們用酒精麻醉自己的時候，我們同時也無法做出任何判斷和選擇，一切靈感、熱情和精力的源泉似乎也同時消失了。

學會更巧妙地解除負擔

還存在著一種解決方法：通過確定下一步行動更巧妙地平抑煩惱。當你確定了推動事務進程的下一個具體步驟時，就會有從壓力中解脫出來的感覺。從本質上說，決定下一步行動不會使世界發生任何改變。然而，當你認識到你所關注的內容是一件可以完成的任務時，就會增強你的信心和方向感，讓你有完成它的動力。如果你在“頭腦大掃除”的過程中捕獲了所有事務，現在就拿出那份清單，去決定每項內容的下一步行動吧。注意在此過程中你精力的變化。

清單中的事務，要么強烈地吸引著你，要么令你深惡痛絕，不存在中間狀態。對于清單上面的任務，你要么就是一心想盡快完成，要么就是極不愿意涉足其中。前者通常是你對某一事務確定了下一步行動后的情形，而后者則恰恰相反。也就是說，是否確定任務的下一步行動，會使你對任務的態度發生180度的逆轉。思考并做出決定需要付出精力。當你注意到你的世界中尚有事情有待完成，但尚未確定下一步行動時，疲勞和沮喪感往往會提醒你！因此，大多數對其清單和組織工具的反應是負面的——并非因為其自身內容，而是因為尚未以充分、恰當的方式付諸思考。

在對開始采用這種方法的人進行跟蹤調查時，我發現導致許多人故態重演的一個難以察覺的原因，就是他們的下一步行動清單不再單純地羅列下一步行動，而是再次變為他們的任務目錄。當然，他們仍然走在其他人前面，因為他們畢竟把要做的事情記錄了下來。然而，他們經常發現自己面臨著重重的阻礙，而且常常把事情一拖再拖。這是由于他們的行動清單包含著下面這類內容：

換言之，事務又被還原到“材料”的狀態，而沒有轉化為具體的行動。在這種狀況下，行動和材料沒有明確的分界線，無論是誰，拿出這樣一份清單的時候，都將不可避免地使其大腦進入超載狀態。

這是額外的工作嗎？確定下一步行動的過程會讓你浪費額外的精力嗎？不是，當然不是。比如，如果你想要調整汽車的發動機，那么你遲早都要去決定接下來的具體行動。問題是大多數人會一拖再拖，直到下一步行動變成“趕緊給汽車修理廠打電話，讓他們馬上派拖車過來！”。

你認為大多數人是什么時候才開始真正地考慮下一步行動呢——是當事情剛剛露頭時，還是等到事情快搞砸的時候？如果人們在事情的前期階段著手處理，而不是拖延至后期階段，他們的生活將會是完全不同的情形，這一點你也會同意吧？你認為以哪一種方式來生活更加積極有效呢？是每當事情在你的腦子里一出現，就立刻判定它的下一步行動？還是盡力拖延這一思考過程，直到無法逃避的最后一刻，再匆匆忙忙地趕去救火呢？

聽起來有些夸張，但是，當我詢問眾多的客戶，他們公司中的多數行動方案在何時決定時，他們幾乎異口同聲地回答“當問題爆發時”。一位來自跨國公司的客戶，在公司內部對“壓力的來源”進行調查時，排名第一的答案是“最后關頭式”的緊急任務。而這類任務的出現，通常是由于團隊領導沒有在問題剛出現時立即確定處理方案造成的。

“下一步行動”技巧的巨大價值

有幾位經驗豐富的高級主管人員曾經告訴我，在他們的機構把“下一步行動是什么”作為一個行為標準而建立起來以后，很快收到了明顯的效果。這一做法對機構的文化產生了深遠影響，并對機構的發展起到了良性推動作用。

為什么呢？因為這個簡單的問題，能幫助你在處理事務的過程中，澄清問題、明確責任、提高效率，同時還能提升自身的能力。

澄清問題

現實中有太多的討論沒有得到一個明確的行動方案，得到的可能僅僅是模糊不清的意向。我們對下一步行動沒有明確的結論，不知道要做什么，也不知道該由誰來負責，整個問題基本上還是處于懸而未決的狀態。

我經常受邀參加各種會議，與會者希望我能幫助他們提升會議效率。而我在此過程中也學到了百試不爽的一招兒：無論會議討論進行到什么狀況，在會議結束之前20分鐘，都提出一個問題——“那么，目前需要采取的下一步行動是什么呢？”根據我的經驗，人們往往需要花費20分鐘進行思考（有時甚至是痛下決心），才能對此問題給出一個答案。

這種做法通常都會迫使參會人員討論和思考更深層次的問題，而不是在問題的表面上浪費時間。“我們真要這么做嗎？”“我們真的知道自己在做什么嗎？”“我們真的準備好為此付出寶貴的時間和資源了嗎？”這些一針見血的問題，通常會被我們無意識地忽略掉。而防止出現這種狀況的最有效辦法，就是迫使自己去決定下一步的具體行動。這會自然而然地將會議引入更深層次的討論、探究、斟酌和磋商。問題和事務通常太過復雜和不可預期，以至于我們很難設想結果。我們的責任是，把問題向更加清晰的方向推進。

你需要具備一些實際經驗，才會了解我的意思。如果你有過類似的經歷，你肯定會同意我的觀點；如果你對我所講的不太理解，我建議你這樣做：在下次開會的時候，嘗試在最后提出，“那么，我們下面要具體做什么呢？”然后注意觀察就行了。

明確責任

“團隊協作”的一個可能的不良后果，就是沒人負責。在許多組織中，根本分不清一件事到底應該由誰完成、由誰負責。可能我這么說會讓一些讀者覺得不快：“大家共同參與此事，也都為此事負責！”但是在實際工作中，這種觀點并不可取。要知道，多人負責就等于無人負責。許多會議結束后，相關人員會意識到“我們該做些什么”。但同時，他們又暗自希望這個任務千萬不要落在自己頭上。

在我看來，真正會令人不快的是：任務沒有布置清楚就讓會議結束。所謂“團隊協作”，應該是成員共同討論，確定具體行動方案，然后由特定的人負責執行，這樣才能使大家從“懸而未決”的折磨中解脫出來。

再重復一次，如果你有類似的經歷，你就能理解我的意思。如果你沒有類似的經歷，也可以主動嘗試一下：在下一次召開的員工會議上或者在飯桌旁舉行的“家庭暢談”中，在每一次討論結束時問上一句，“那么，這個問題的下一步行動是什么呢？”

提高效率

如果一個組織機構在各個環節都采用“確定下一步行動”的思考方式，那么它的效率必然會大幅度提升。由于以上所提到的各種原因，一旦人們在明確目標之后，立即分配人力物力投入工作，必然會事半功倍。

我們內心的思維定式會嚴重阻礙我們的創造性思維，學會如何突破思維定式是非常高深的技能。近十幾年來，“效率”一直是各個組織機構最為關心的，人們采用任何可能的方法來使其得到提高。但是在當前的信息時代，電腦的出現、通信技術的發展以及管理理論的成熟，已經使個人事務處理能力和響應時間成為提升效率的最后瓶頸。所有需要你處理的事務都早早地落入你的視野中（然后可能就是堆積），沒有人會真正“無事可做”。

提升自己的能力

也許，采納“下一步行動”方法的最大好處在于：可以顯著提高你推動事務發展的能力，同時增強你的自信心和前瞻能力。

人們一直忙碌于處理各種各樣的事情，但通常是在那些事情不得不完成的時候才著手處理。他們體驗不到成功，也體驗不到自己的控制力，更體驗不到自己和世界同步運轉的快感，而人人都應該嘗試體驗這些感受。

我們慣常使用的對未完成事務的定義，以及對這些事務的處理方式，都需要做出改變。對待事務時，你應該主動將其納入你的系統，讓它們服從你的節奏，而不是在問題爆發的時候，再四處救火、疲于奔命。面對事務要始終處于主動地位，這會使你的人生發生巨變。如果把生命比作航船，那你就是自己的船長，你看得越遠、想得越超前，對你的航程就越有好處。

提出“下一步行動是什么”這個問題，可以幫助你擺脫困境。它告訴我們，如果情況是可以改變的，你就可以通過采取行動來促成變化的發生。這其實也是一種“正向假定”的心理暗示。而這類暗示更能夠從根本上發揮作用，幫你建立起一個積極的自我形象。這比單純地重復“我是最棒的”、“我非常有能力”、“我能實現自己的愿望”有效得多。

你是否經常聽到別人的抱怨？下次再聽到別人為了什么事情而抱怨的時候，你可以嘗試問一下“那么接下來你要怎么做呢？”。人們只會對那些本應該做得更好的事務心生抱怨，而這個關于“行動”的問題會改變他們的視角。如果情況可以改善，那么就一定可以通過某些行動使其獲得改善。如果情況不能改善，那這必定是為了更宏觀的大局而做出的犧牲或讓步（這也就沒什么可抱怨的了）。抱怨可能意味著某人不愿意為改善狀況付出努力、承擔風險；也可能意味著某人不愿承認客觀環境的不可變性。抱怨實際上就是自我認知缺失的一種表現。

這種方式已經成為我和同事的習慣，所以我們就無須有意識地用它來促進我們的工作。但是我注意到當人們學會運用“下一步行動”技巧時，他們就會賦予自己更大的力量。他們雙眼有神，步履輕盈，舉手投足間流露出信心和智慧。雖然每個人都很有能力，但是若能有效地管理那些推動事務發展的具體行動，則會進一步激發更大的能力，并使其開始發揮作用。

當你開始著手處理事務的時候，你內心其實就已經相信你能夠做到這一點了，而這恰恰又進一步推進了事情的進展。