3.4 談判時間和談判地點的選擇

【案例3-11】

選擇一天中適當時刻

我國南方一家集團公司與北歐的一家著名的跨國公司談判時，因為談判文本數(shù)據(jù)問題，資金比例、換算問題，資金到位時間問題，出現(xiàn)了嚴重的分歧，談了好幾次都鬧得不可開交的場面。為了避免談判破裂，南方這家集團公司請來了談判分析專家。談判分析專家認真分析了談判的場地、人員安排、時間，發(fā)現(xiàn)了一個被人忽視的問題，談判時間不合理，違反了人體生物鐘，導(dǎo)致北歐公司的談判對手情緒不好，心情急躁，所以不容易達成談判協(xié)議。談判開始時，南方這家集團公司把談判時間設(shè)定在上午8點開始，11點半結(jié)束，午宴；下午2點開始，5點半結(jié)束，晚宴。而北歐人喜歡上午9點工作，10點喝咖啡；下午3點工作，4點喝咖啡；晚上8點工作，9點聽音樂。南方這家集團公司把談判時間提前了1個小時，談判中間也沒有喝咖啡的時間。讓還沒有睡醒的北歐公司談判人員感到很吃不消，由于精神狀態(tài)不好，情緒受到了影響，所以談判不順利。南方這家集團公司的談判分析專家建議將時間修改一下，上午9點開始談判，10點喝咖啡，結(jié)束談判；下午3點開始談判，4點喝咖啡，結(jié)束談判；晚上8點開始談判，9點聽音樂，結(jié)束談判，自由活動。根據(jù)這個談判時間，雙方很快就有親近感了，情緒也很平穩(wěn)，順利簽訂了合作協(xié)議。

3.4.1 選擇談判時間

從“時間就是金錢，效益就是生命”的觀點來看，精心選擇好談判時間是很有必要的。選擇談判時間可以從以下兩個方面考慮：

1）選擇談判時間的長短要考慮的因素

①談判準備的程度。如果已經(jīng)做好參加談判的充分準備，談判時間安排得越早越好，而且也不怕馬拉松式的談判；如果沒有做好充分準備，不宜匆匆忙忙開始談判，俗話說不打無準備之仗。

②談判人員的身體和情緒狀況。如果參加談判的人員多為中年以上的人，要考慮他們身體狀況能否適應(yīng)較長時間的談判。如果身體狀況不太好，可以將一項長時間談判分割成幾個較短時間的階段談判。

③市場形勢的緊迫程度。如果所談項目與市場形勢密切相關(guān)，瞬息萬變的市場形勢不允許穩(wěn)坐釣魚臺式的長時間談判，談判就要及早及時，不要拖太長的時間。

④談判議題的需要。對于多項議題的大型談判，不可能在短時間內(nèi)解決問題，所需時間相對長一些；對于單項議題的小型談判，沒有必要耗費很長時間，力爭在較短時間內(nèi)達成一致。

2）選擇談判時間要講究策略

【案例3-12】 安辰公司是一家家居裝飾公司，在業(yè)界有著非常好的口碑。安辰公司與另外一家裝修公司合作了一個項目。但是，雙方對一些問題爭執(zhí)不下，約定另擇時間談判。安辰公司的經(jīng)理在周五的時候宣布：周六放假一天，原本為休息日的周日則繼續(xù)上班。很多員工不理解經(jīng)理的做法，但也不敢有什么異議。

周日，公司的工作異常緊張，經(jīng)理召集所有談判人員整理資料，準備周一一早殺對方個措手不及。果然，在周一的談判桌上，安辰公司的談判人員大獲全勝。而對方公司的談判代表則被逼得言語混亂，談判甚至一度中斷。

①對于主要的議題或爭執(zhí)較大的焦點問題，最好安排在總談判時間的3/5時提出來，這樣既經(jīng)過一定程度的交換意見，有一定基礎(chǔ)，又不會拖得太晚而顯得倉促。

②合理安排好己方各談判人員發(fā)言的順序和時間，尤其是關(guān)鍵人物關(guān)鍵問題的提出應(yīng)該選擇最成熟的時機，當然也要給對方人員足夠的時間表達意向和提出問題。

③對于不太重要的議題、容易達成一致的議題可以放在談判的開始階段或即將結(jié)束階段，而應(yīng)把大部分時間用在關(guān)鍵性問題的磋商上。

④己方的具體談判期限要在談判開始前保密，如果對方摸清己方談判期限，就會在時間上用各種方法拖延，待到談判期限快要臨近時才開始談?wù)}，迫使己方為急于結(jié)束談判而匆忙接受不理想的結(jié)果。

⑤在枯燥的談判過程中適當安排一些文娛活動，既可活躍雙方氣氛，增進友誼，又可松弛神經(jīng)，消除疲勞。但是文娛活動的安排也不能過多，如果談判進行一周的話，安排一至兩次文娛活動就可以了，且最好安排在談判的第二天以及商談焦點性問題的當天。此外，安排的活動內(nèi)容不要重復(fù)，要盡量豐富一些；要注意不能使文娛活動成為談判對方借此疲勞己方、實現(xiàn)其談判目標或達到其他目的的手段。

【小貼士3-3】 如去外地談判，或去國外談判，則應(yīng)避免長途跋涉后立即開始談判，要在充分地休整之后再進行談判，有時還要注意倒時差。

3.4.2 選擇談判地點

1）談判場所的選擇

談判場所的選擇包括兩個方面：一是國家、地區(qū)的選擇；二是具體談判場所的選擇。一般說來，前者應(yīng)以通信方便、交通便利為首要條件；后者的選擇要根據(jù)談判的性質(zhì)而定，正式談判應(yīng)選擇安靜和方便的場所，非正式談判則不受限制。可供選擇的談判地點有3種，即主場談判、客場談判、中立地談判。對談判人員來說，選擇不同的場所會產(chǎn)生不同的影響。談判專家認為，談判地點不論設(shè)在哪一方都各有利弊。

【案例3-13】 在美國的加利福尼亞州有一家歌蘭蒂泵業(yè)公司。對他們來說，主場談判是非常重要的，于是他們就在工廠里建了一系列的客房，并且有專人為來廠參觀者服務(wù)。在這里，你可以參觀工廠、治談生意，而且完全不必為在廠期間住宿吃飯之類的事情操心。歌蘭蒂創(chuàng)立了一個理想的談判環(huán)境。來廠參觀者完全擺脫了差旅的煩惱和總部的干擾。

美國專家泰勒爾的實驗也表明：多數(shù)人在自己家的客廳與人談話，比在別人的客廳里更能說服對方。這是因為人們一種常見的心理狀態(tài)，即自己的“所屬領(lǐng)地”里能更好地釋放能量與本領(lǐng)，所以成功的概率就高。

2）談判場所的布置

較為正規(guī)的談判場所可以有3類房間：一是主談判室，二是密談室，三是休息室。

①主談判室的布置。主談判室應(yīng)當寬大舒適，光線充足，色調(diào)柔和，空氣流通，溫度適宜，使雙方能心情愉快、精神飽滿地參加談判。談判桌居于房間中間。主談判室一般不宜裝設(shè)電話，以免干擾談判進程，泄露有關(guān)的秘密。主談判室也不要安裝錄音設(shè)備，錄音設(shè)備對談判雙方都會產(chǎn)生心理壓力，難以暢所欲言，影響談判的正常進行。如果雙方協(xié)商好也可配備。

②密談室布置。密談室是供談判雙方內(nèi)部協(xié)調(diào)機密問題單獨使用的房間。它最好靠近主談判室，有較好的隔音性能，室內(nèi)配備黑板、桌子、筆記本等物品，窗戶上要有窗簾，光線不宜太亮。作為東道主，絕不允許在密談室安裝微型錄音設(shè)施偷錄對方密談信息。作為客戶在外地對方場所談判，使用密談室時一定要提高警惕。

③休息室布置。休息室是供談判雙方在緊張的談判間隙休息用的，休息室應(yīng)該布置得輕松、舒適，以便能使雙方放松一下緊張的神經(jīng)。室內(nèi)最好布置一些鮮花，播放一些輕柔的音樂，準備一些茶點，以便調(diào)節(jié)心情，舒緩氣氛。

【小貼士3-4】 有人說：在對方的辦公室談判對你更為有利。讓我們思考一下，在對方的辦公室我們能夠獲得多少與對方有關(guān)的信息呢？

——此人的興趣愛好是什么？

——此人愛干凈還是比較邋遢？

——此人在家具飾品方面的品位？

——此人在公司的地位？

——此人的辦公室是靠近公司中掌權(quán)者的辦公室呢？還是離得較遠？

——人人都想靠窗，他占有多少靠窗的空間呢？

綜合來看，談判地點的選擇順序應(yīng)該是：首先選擇主場，但在實際操作中，對方往往會極力反對。雙方都有主場的愿望時，為公平起見，可以選擇中場（中立方、第三方）。相對來說，客場是最為不利的，客場應(yīng)該在中場之后，作為最后的選擇。談判專家認為，談判地點不論設(shè)在哪一方都各有利弊。選擇的主要談判場所都應(yīng)當整潔、寬敞、光線充足，應(yīng)該配備一些相關(guān)的輔助設(shè)備，如調(diào)制解調(diào)器插座、幻燈機、投影儀等。

3）談判桌擺放及座次安排

談判雙方座位的安排對談判氣氛、內(nèi)部人員之間的交流、談判雙方的工作都有重要的影響。談判座位的安排也要遵循國際慣例，講究禮節(jié)。通常可以安排3種方式就座：

【小貼士3-5】 沒有規(guī)矩，不成方圓。反過來，方圓又象征著規(guī)矩。在談判中，桌子的形狀體現(xiàn)著談判各方的地位。談判桌有圓形、橢圓形、方形、多邊形、T字形等不同形狀。橢圓形或圓形的談判桌能夠消除彼此間的順序差異，沒有首席，也沒有末席，比較適合多邊談判。長方形談判桌適合雙方談判。如覺得桌子方方正正，給人壓抑的感覺，不妨換成圓桌，也許會有全新的感覺。

在國際商務(wù)談判中，參與談判的總數(shù)不能是13，注意避免這個數(shù)字；在座位安排時，按照以右為上的原則，主座右手邊的位置僅次于主座，主座左手邊的位置排在第三位，其他依次類推。座次安排妥當后，在每個位置前放置一個標牌，避免出錯；如果條件允許，可以對入座的人員進行引導(dǎo)。

①長方形或橢圓形。雙邊談判一般采用長方形或橢圓形談判桌。通常主方、客方各坐一邊，若談判桌橫放（見圖3.1），則正面對門為上座，應(yīng)屬于客方；背面對門為下座，應(yīng)屬于主方。這種座位安排方法適用于比較正規(guī)、比較嚴肅的談判。它的好處是雙方相對而坐，中間有桌子相隔，有利于己方信息的保密，各方談判人員相互接近，便于商談和交流意見，也可形成心理上的安全感。它的不利之處在于人為地造成雙方對立感，容易形成緊張、呆滯的談判氣氛，對調(diào)解雙方關(guān)系有不利的影響，需要運用語言、表情等手段緩和這種緊張對立氣氛。

圖3.1 談判桌橫放示意圖

談判桌豎放的情況見圖3.2所示。

②圓形。多邊談判一般采用圓形談判桌（見圖3.3）國際慣例上稱為“圓桌會議”。采用圓桌談判時，談判各方圍桌交叉而坐，尊卑界限被淡化了，彼此間氣氛較為和諧、融洽，容易達成共識。不利之處是雙方人員被分開，每個成員有一種被分割被孤立的感覺。同時也不利于己方談判人員之間協(xié)商問題和資料保密。

③馬蹄形。小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會客室沙發(fā)上進行，雙方主談人在中間長沙發(fā)就座，“主左客右”，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊（見圖3.4），呈馬蹄形，這樣雙方交談比較隨和友好。但較正式的談判，不宜采用這種方式。

圖3.2 談判桌豎放示意圖

圖3.3 談判桌圓形擺放示意圖

圖3.4 談判桌馬蹄形擺放示意圖

【案例3-14】 張先生是一家公司的總經(jīng)理，最近和客戶的合作有了很大的進展。為此，雙方都希望在下次的談判中盡可能地勝出，讓自己擁有較大的優(yōu)勢。

張總經(jīng)理認真地收集了對方的詳細材料。經(jīng)過整理，張總經(jīng)理了解到談判對方的首席代表是一個追求完美，對工作精益求精、一絲不茍，對自己要求嚴格的人，而且這個人對數(shù)字類的東西很敏感，做起事情來認真仔細，要求極高，下屬員工都很佩服他。

看到了對方的這個特點，張總經(jīng)理像是看到了黑夜中的一縷曙光，一切瞬間被照亮了。他原以為自己在這次談判中會敗下陣來，卻通過對方追求完美的性格找到了他的致命弱點。

張總經(jīng)理作為主場方，在安排座位的時候，故意把對方的首席代表有可能坐的位子固定下來，然后在他對面的墻上掛了一幅畫，稍微把畫斜了點兒，營造好了談判前的客觀環(huán)境氛圍。隨后，對方的首席代表坐到了事先安排好的位置，他面對著墻上那幅傾斜的畫，心里有說不出的別扭。這個追求完美的人很難容忍這個疏忽，很想立刻沖上去把這幅畫扶正，但是礙于自己不是主場方，上去扶正了顯得很不禮貌，只有一直忍耐著，強迫自己不去看這幅畫，避免因此受到影響。

在這場談判中，對方的心情受到了影響，變得格外煩躁、焦慮，最后這個談判被張總經(jīng)理所在的主場方掌握了主動權(quán)。