08　規(guī)劃好自己的時(shí)間及物品

據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)人每天大概有一到兩個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間在找東西。

●　員工焦急地找亂放的報(bào)告、文件；

●　研究者找亂放的書(shū)本、論文；

●　行政人員找亂放的收據(jù)、發(fā)票。

在很多人看來(lái)這似乎已經(jīng)成了一種習(xí)慣、一種正常現(xiàn)象，很少有人會(huì)想怎么去解決這個(gè)問(wèn)題，甚至有人認(rèn)為是工作時(shí)太忙了，以至于沒(méi)有時(shí)間和精力去整理一下自己的辦公桌和資料。但事實(shí)上這并不是因?yàn)槊Γ俏覀兇中拇笠猓俏覀冏约簺](méi)有養(yǎng)成一個(gè)良好的習(xí)慣導(dǎo)致的。粗心大意不僅造成時(shí)間浪費(fèi)，還影響你的工作和生活。

一次，泰勒找不到記錄日程安排的本子了。對(duì)于一般的人來(lái)說(shuō)它丟了也無(wú)所謂，因?yàn)樗麄兇蟾胖雷约阂鍪裁矗粫?huì)像泰勒一樣丟了日程安排表就再也不知道自己該做什么了，不能做計(jì)劃，不能接受邀請(qǐng)，也沒(méi)有辦法做任何建設(shè)性的事情，他整個(gè)人變得情緒焦躁、忐忑不安。有人打電話邀請(qǐng)他下個(gè)月3日上午9點(diǎn)去他們的機(jī)構(gòu)發(fā)表社區(qū)管理演說(shuō)，泰勒非常想去，但是他根本不知道自己是否有空。他連自己第二天早上9點(diǎn)要做什么都不知道，更別提一個(gè)月以后的9點(diǎn)鐘要做什么了。沒(méi)辦法，他只好停下手中的工作去找那個(gè)本子。泰勒把自己經(jīng)常放東西的地方，反復(fù)找了好幾次，甚至連不可能的地方都找遍了，可就是沒(méi)有找到。然后他又絞盡腦汁回想擁有那個(gè)本子時(shí)做過(guò)的事情及哪個(gè)人見(jiàn)過(guò)那個(gè)本子，然后逐個(gè)打電話問(wèn)，給他們描述那個(gè)本子并希望從他們那里得到一點(diǎn)提示性信息，拜托他們?nèi)绻腥苏业降脑挻螂娫捊o他，但最終還是沒(méi)能找到。他心力交瘁之后決定去睡一覺(jué)，并且非常希望有人能夠在他睡覺(jué)的時(shí)候打電話告訴他記錄日程安排的本子找到了。他一直在祈禱：“電話快響吧！老天爺，求求你讓它響吧！”睡了幾分鐘后，他還是決心第四次去他的車(chē)子里找找。因?yàn)樗舅恢凰谋咀优渺话病Ｗ詈螅K于在車(chē)門(mén)和前座的夾縫處找到了那個(gè)本子。那是因?yàn)樯洗我粋€(gè)電話打進(jìn)來(lái)，他急匆匆把本子丟在那里去接電話了。僅僅是因?yàn)橐淮未中膶?dǎo)致他花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)去找一個(gè)本子，甚至導(dǎo)致情緒焦慮。

人人都有粗心大意的時(shí)候，但是別讓自己在同一個(gè)地方跌倒兩次。以下措施也許可以幫助你規(guī)劃好自己的時(shí)間及物品，以避免不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

（1）東西用完放回原處

找一個(gè)放置眼鏡、筆、鑰匙、約會(huì)記錄本的地方，約束自己每天用完必須把它們一一放回原處；合理地安排檔案、書(shū)籍、報(bào)告，然后確定物歸原處。如果出門(mén)要攜帶此類(lèi)東西則將它們固定放在公文包的同一個(gè)夾層里，例如，皮夾和鑰匙等重要的東西放在一個(gè)層里，眼鏡則放在另一個(gè)層里，而筆和約會(huì)記錄本則可以放在一起，順手拿出來(lái)便可以記錄了。這樣存放東西不但可以避免遺失，而且你要用到它們時(shí)，可以輕而易舉地將它們?nèi)〕觯恍枰馁M(fèi)精力去找。

遵守這些規(guī)矩需要一定的毅力，從不習(xí)慣到養(yǎng)成自然存放的習(xí)慣需要一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過(guò)程，這就要求我們堅(jiān)持不懈，也可以采取一些措施迫使自己遵守。

選擇放置物品的地點(diǎn)應(yīng)該合理明確，不要選擇一些難以記憶或難以取用的地方。你甚至可以選擇兩個(gè)放置的地方，比方說(shuō)眼鏡放在床頭柜或書(shū)桌上。據(jù)說(shuō)林肯在他的律師事務(wù)所里有一個(gè)檔案，標(biāo)簽上寫(xiě)的是：“別的地方找不到，找這里。”

（2）藏東西不要藏得自己都找不到

電視劇里有很多這樣的情節(jié)：藏私房錢(qián)，生怕被人發(fā)現(xiàn)，這里藏那里藏，結(jié)果連自己都不知道到底藏哪了。其實(shí)工作中也有這樣的人。有時(shí)自認(rèn)為某個(gè)文件很重要就藏起來(lái)，可能夾在書(shū)里，也可能放在某個(gè)抽屜里，結(jié)果等時(shí)間久了自己都找不到了，而需要的時(shí)候又要花大力氣翻箱倒柜地找，浪費(fèi)的也只能是時(shí)間了！

（3）在貴重物品上寫(xiě)上姓名、住址、電話號(hào)碼

在貴重物品上寫(xiě)上姓名、住址、電話號(hào)碼，并且丟失后拾者歸還時(shí)要提供獎(jiǎng)賞。工作文件應(yīng)該放在寫(xiě)好地址的大信封里，而不是文件夾中，萬(wàn)一遺忘在飛機(jī)上或旅館里，找回的機(jī)會(huì)比較大。用代號(hào)標(biāo)示的文件夾和檔案夾很容易遺失，尤其是當(dāng)這些檔案放在以一長(zhǎng)串檔案號(hào)存檔的電腦中時(shí)。

（4）做好備份工作

無(wú)論是紙質(zhì)文件還是電子文件，條件允許的話都準(zhǔn)備兩份，分別制作兩個(gè)相同的檔案袋，標(biāo)上不同的檔案名稱(chēng)，比如一個(gè)寫(xiě)“一項(xiàng)目文件”，另外一個(gè)則寫(xiě)“一項(xiàng)目備份文件”；制作兩份相同的約會(huì)記錄簿，一本在電腦里，一本隨身攜帶。電子檔案則隨時(shí)可以備份，但最好是放在移動(dòng)硬盤(pán)里面，防止電腦崩盤(pán)導(dǎo)致的數(shù)據(jù)遺失。做好備份工作好處多多，這是絕對(duì)正確的。

（5）利用筆記或提示物

很多時(shí)候，筆記或一些提示物可以喚起記憶。

（6）身邊物品放在一起

很多人常帶著皮包或紙袋，如此不但“運(yùn)”起來(lái)不方便，更有忘記帶東西的危險(xiǎn)；逢到東西很多，而又必須取出使用時(shí)，也會(huì)感覺(jué)甚為不便。如果你時(shí)常出差，日常必須帶著走的東西主要有——工作的書(shū)類(lèi)、稿紙、紙夾、文具、錢(qián)包、預(yù)備用的眼鏡、雨傘、筆記本、小型錄音機(jī)、時(shí)間表等。為了“收容”這些東西，不妨一直使用大型的拖曳式旅行袋。這個(gè)袋子被分隔成6個(gè)空間，可以根據(jù)用途，分別放置各種物品。因此，就算在黑暗里，也可以輕易取出必要的物品。

如此這般，只要把日常必要物放入這個(gè)“乾坤袋”中，不管在何時(shí)何地，都不至于感到慌張。就算臨時(shí)有急事，得即刻出差，也不必再回到家或辦公室，就可以直接外出。萬(wàn)一必須到國(guó)外出差的話，只要帶上護(hù)照，就可以直接跑到機(jī)場(chǎng)。因此，只要有這種袋子，就不必?cái)y帶別的東西，自然也就不會(huì)忘記東西了。