09　保持辦公桌的整潔有序

很多時候，影響我們工作效率的因素可能僅僅出在一些細節方面——如果沒有保持辦公桌的整潔有序，就會影響辦公室的生活質量，并且影響到自己的工作熱情。另外，雜亂無章的辦公桌還會讓我們產生一種錯覺，好像自己總有做不完的工作，可是又沒有絲毫頭緒可言。面對如此大量繁重的工作，又有什么心思和信心將它們處理好呢？

一個人的辦公桌是否整潔，還能夠反映出這個人的生活、工作態度，以及能力和修養。當你看到某人的辦公桌雜亂不堪時，也許會猜測：他的工作能力可能就像他的辦公桌一樣，雜亂無章，真的能夠將事情做好嗎？如果是領導見到你的辦公桌雜亂不堪，更會對你產生不放心、不信任的想法了。這樣就會直接影響到你的前程。

美國羅致恒富人力資源公司調查發現，85％的人事經理相信，一個人辦公桌越整潔，就越值得信任。因為辦公桌井井有條，花費在找文件、記事本上的時間就會減少，工作效率大大提升。研究發現，職場人平均每年要花6周時間在找文件上。在這個信息時代，每天都有大量資料、文件堆在桌上，如不及時整理，就會越來越難收拾。優秀的職場人會在每天下班前清理一下桌子，即便做不到每天整理，也要每周定個“清理日”。

當你真正開始整理自己的辦公桌時，會發現自己的思路也跟著變得井井有條了。因此，不管你的工作有多么忙碌，都應該時刻保持辦公桌的整齊有序，這樣才能讓你的思路更加規范，工作也更見效率。可以問問自己：“我真的希望自己的辦公桌就像垃圾場一樣嗎？”“我真的習慣每次翻天覆地去找一些重要的用品和資料嗎？”“我真不能花三分鐘的時間去整理自己的辦公桌嗎？”如果答案都是否定的，那么就從現在開始，好好地整理一下自己的辦公桌吧！

（1）固定物品要固定放

工作中經常會用到的物品和文件，可以固定擺放。比如，在辦公桌的第一層放文件，第二層放常用的辦公用品。只要養成這樣的好習慣，就能時常保持桌面的整潔，并且能夠快速找到自己所需的物品，從而提高工作的效率。

（2）讓辦公桌面空無一物

只有讓你的辦公桌空無一物，才是最理想的狀態，因為辦公桌是你的工作平臺，而不是擺放物品的地方。桌面上必須擺的東西，恐怕就只有電腦和某些必需的辦公用品了。所以，當除了這些東西以外，其他的東西在沒有使用時，要盡量收拾干凈。

（3）遵守“一個月原則”

所謂“一個月原則”，就是在你桌面上放了一個月時間而沒有被使用的東西，都可以將它們處理掉了。在每天下班前，用三分鐘的時間去整理桌面，你必定會從中受益無窮。

（4）臺燈要放在左側

辦公桌上的擺設，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過桌上的照明設備卻是例外，對慣用右手的人來說，臺燈如果不放在左側，是非常不方便的，因為如果臺燈放在右側，寫字時就會受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。而且，這樣對眼睛也不好。這雖然是最普通的常識，不過如果桌子左側靠墻，往往就把臺燈移置右側，請務必遵守“臺燈左放”原則。

（5）將內容固定的文章格式化

能夠統一某種格式的內容，盡可能準備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時間與精力。這也可以應用于一般商業業務工作，比如，對象不同內容卻大同小異的文書，可分別準備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應用，如此可大幅度地縮短工作時間。

（6）抽屜整理盡可能細分化

當然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會越多。

抽屜如果不整理得有條不紊，實在很難搞清楚哪個抽屜中裝的是什么東西，所以抽屜的整理盡可能細分化。如回紋針、鉛筆等文具用品，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時，即可一下子找到。

（7）圓珠筆之類的文具，要經常保持在三支以上

一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經常保持在三支以上。這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的，不過另有其他用意，比如，寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。而回來之后，在中斷的狀態下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續工作。就連這么一點點小事，也會影響到工作效率。

（8）文具用筆備有三套

備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。在家里或上下班的車上看書時，想要在書中重要字句下畫線，或想要記下突來的靈感，如果手上隨時有筆的話，效率會非常得高。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費并不算高。

（9）有玻璃窗的書架效率不佳

如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價值就會減半，假如能縮短書籍的出入時間，就可能加速工作的進行。從這個觀點來看，經常可見的附玻璃窗的書架，就稍有問題了。書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當浪費，尤其是經常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數也多，開開關關的時間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的。