04　ABC時間管理法

一天，一位專家為一群商學院學生講課。他現場做的演示，給學生們留下了一生難以磨滅的印象。站在那些高智商、高學歷的學生面前，專家說：“我們做個小測驗”，然后拿出一個廣口瓶放在他面前的桌上。隨后，他取出一堆雞蛋大小的石塊，仔細地一塊塊放進玻璃瓶里。直到石塊高出瓶口，再也放不下了，他問道：“瓶子滿了嗎？”所有學生應道：“滿了”。時間管理專家反問：“真的？”他伸手從桌下拿出一桶小石塊，倒了一些進去，并敲擊玻璃瓶壁使碎石填滿下面石塊的間隙。“現在瓶子滿了嗎？”他第二次問道。但這一次學生有些明白了。

“可能還沒有”，一位學生應道。“很好！”專家說。他伸手從桌下拿出一桶沙子，開始慢慢倒進玻璃瓶。沙子填滿了石塊和碎石的所有間隙。他又一次問學生：

“瓶子滿了嗎？”“沒滿！”學生們大聲說。他再一次說：“很好。”然后他拿一壺水倒進玻璃瓶直到水面與瓶口平。抬頭看著學生，問道：“這個例子說明什么？”

一個心急的學生舉手發言：“它告訴我們：無論我的時間表多么緊湊，如果你確實努力，你可以做更多的事！”“不！”管理專家說：“那不是我想講的真正意思。這個例子告訴我們：如果你不是先放大石塊，那你就再也不能把它放進瓶子里。”

那么，什么是我們工作中的“大石塊”呢？我們可以根據事情的重要程度將工作分為A、B、C三類，并制定工作優先順序表。首先在紙上列下所有的工作，然后逐一評估各項工作，在最重要的工作前標上A，次重要的工作前標上B，最不重要的工作前標上C。其中A類工作最為重要，因此應先處理A類工作。當達成目標分類的工作后，再將A類中的工作依其重要性順序排列，至于B、C類的工作則可以暫時擱置。

A、B、C三類工作的優先性也可能改變，今天的A類可能是昨天的B類，今天的C類亦可能是明天的B類。

具體來說，我們可以這么做：

（1）分析自己要做的工作

對每項工作逐次提出三個問題：能不能取消這項工作？能不能與其他工作合并？能不能用簡單的東西代替？然后，再把那些必須做的工作分成A、B、C三類。

A類：占全部工作的20％～30％，具有本質上的重要性與時間上的迫切性，完成與否會產生影響全局的后果。

B類：占工作總量的30％～40％，在重要性與迫切性上不如A類，無嚴重后果。

C類：占工作總量的40％～50％，無關緊要也不迫切，后果微小。

通常，處理A類工作應占全部工作時間的60％～80％。

（2）判斷關鍵工作的方法

首先看有無“四性”，即有效性、關鍵性、重要性、迫切性。有效性是指是否具備促進、限制工作效果的因素，關鍵性是對全局的影響程度，重要性是對目標的貢獻程度，迫切性是指時間上的刻不容緩。只有同時具備這四性，才能列入A類工作。

（3）確定A、B、C類工作的進行順序

若A類工作中有多件，則有個順序問題。決定工作順序有以下的原則。第一，要擺脫領導意志、各部門的壓力和事情先后順序的干擾，客觀地確定它們的重要性與迫切性；第二，是要擺脫昨天，而著重于今天。每做一件事時，都要問“這件事現在做還有價值嗎？”；第三，要看重機會，而非看重困難，成果最大的工作，往往是最困難的；第四，對采取的方法，應求其有效性和創造性，而不能僅求其安全性和簡易性。

（4）實行A、B、C時間管理法的步驟

首先是分類。每天早上抽點時間，把全天工作分為特殊工作和日常工作兩類。特殊工作按上述原則分為A、B、C三類，并確定實施順序，填入A、B、C工作分類表中。

其實是實施。全力以赴投入A類工作，直到完成或取得預期效果后，轉入B類工作。C類工作不必去做，如有人催辦，可列入B類。最后是檢查。每隔一到兩周檢查一下自己工作的記錄，發現問題，及時解決。