8.我是否每天都保留少量的時間做計劃，并思考與我的工作有關的問題？

9.我是否善用上下班的時間？

10.我是否故意減少中午的食量，以免在下午打瞌睡？

11.我是否對自己的作息時間做松弛的安排，以令自己擁有時間應付突發的危機及意外事件？

12.我是否盡量將工作授權他人處理？

13.我是否將具有挑戰性的工作以及具有例行性的工作都授權他人處理？

14.我是否根據“權責相稱”的原則從事授權？

15.我是否一味遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進行“反授權”？

16.我是否有效地利用部屬的協助以令自己對時間獲得更佳的掌握，而同時避免令自己成為浪費部屬時間的瓶頸？

17.我是否采取某些步驟以防止一些無用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時間？

18.當我有所選擇時，我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情，而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通？

19.除了在例外情況下，我是否嘗試在下班后把工作置之不理？

20.倘若有需要加班，而且可自由選擇加班時間，我是否寧可提早上班而不延遲下班？

21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策？

22.我是否在獲得關鍵性資料的第一時間即從事決策的制定？

23.對循環性的危機，我是否經常保持警覺，并采取遏止的行動？

24.我是否經常為自己及他人定下工作的完成時限？

25.最近我會否終止任何毫無益處的經常性工作或例行性活動？

26.我是否在口袋中或手提包中，攜帶一些物件，以偶然空余時間（如在排隊時、在等候室中、在火車上或在飛機上）取出處理？

27.當我面對許多需要解決的問題時，我是否應用“80/20原理”（即指只掌握20%的重要問題，而不受80%的不重要的問題所羈絆）以對付之？

28.我是否真正能夠控制自己的時間？我的行動是否取決于自己，非取決于環境或他人的優先次序？

29.我是否試圖對每一種文件只作一次的處理？

30.我是否積極地設法避免常見的干擾（如訪客、會議、電話等）之持續妨礙我每天的工作？

31.我是否嘗試面對現實，思考現在需要做的事情，而非緬懷過去之成敗或擔心未來的一切？

32.我是否將時間的貨幣價值銘記于心中？

33.我是否騰出一些時間為部屬提供訓練？

34.我是否盡量將電話集中在一起？在打電話之前是否先準備好有關的資料？

35.我是否擁有一套處置各類文件的系統？

36.我是否有時采取“門戶封閉”政策以免工作受到他人的干擾？

37.在一天工作結束時我是否自問：那些工作無法按原定計劃進行？無法按原定計劃進行的原因何在？以后如何補救？

38.在我籌備會議之前，我是否先探尋取代會議的各種可行途徑？

39.開會時我是否講求技巧以增進會議的效率與效能？

40.我是否定期檢視自己的時間支配方式以確定有無重蹈以往的各種時間陷阱？

§§§第5節鑒定、分析解決浪費時間因素

你是否經常遇到這樣的情況：每當你準備處理工作時，總有人需要你去做別的事情，也許是另一個會議又開始了，要不就是電話響個不停？

對于時間寶貴的你來說，顯然時間被浪費了。所謂時間的浪費，是指對現實目標毫無貢獻或較少貢獻的時間消耗。因此，所謂的時間管理就是要克服時間浪費。

鑒定浪費時間因素

你是否感到每天時間不夠用呢？你的時間被浪費在哪了呢？下表列出了最常見的37項管理者浪費時間因素。仔細研究這個圖表，鑒定出你最突出的10－15項浪費時間因素。這將有助于你的時間管理。

計劃

沒有目標、優先次序或每日計劃

經常變換優先次序

擱置未完成的任務

消防式或危機型管理

自己不確定最后時限

試圖完成過多的工作或不切實際的時間預算

組織

多頭領導

混淆職責與職權

重復勞動

個人混亂或辦公桌上雜亂無章

人力

指揮沒有應變措施

不能駕馭爭執

不能協調合作

缺乏激勵

無效的授權

陷入日常事務

凡事樣樣插手

控制

電話打擾

順便來訪的人員

信息資料不全面

沒有標準或進度報告

缺乏自我約束

過多控制

錯誤或無效的行為

寬恕不稱職的行為

不善拒絕

訊息聯系

頻繁的會議

不足或不清楚或過多的訊息聯系

不傾聽意見

社會交往

決策

倉促的決策

優柔寡斷或拖延要求得到所有事實

由委員會制訂決策

分析解決浪費時間因素

鑒定出自己的浪費時間因素后，就該學習如何避開這些因素。下表是一種分析已知浪費時間因素的表格。包括“原因”和“解決辦法”兩個欄目。原因是表示為了找出形成這種特定的浪費時間因素的所有可能原因，需要付出極大的努力。大多數原因會有相應的解決辦法。將各種解決辦法按其重要性排列優先次序，會有助于增加采取某些行動的可能性。看到20個解決辦法而不知其中哪一個更重要，遠不如只鑒定兩三個最重要的解決辦法更有可能被管理人員采用。

一項浪費時間因素至少要找到10個原因，這才符合實際。對大部分浪費時間的因素來說，找出10個以上的原因并不困難。

你可以先盡可能詳盡地填完上表，在讀完下面各章節之后再對你的分析表進行審核。

10種浪費時間因素的分析與消除方法

浪費時間因素分析之一：電話打擾

浪費時間因素分析之二：順便來訪人員

浪費時間因素分析之三：會議

浪費時間因素分析之四：危機管理

浪費時間因素分析之五：缺少目標，優先次序，每日計劃

浪費時間因素分析之六：雜亂無章的辦公桌和個人混亂

浪費時間因素分析之七：無效授權

浪費時間因素分析之八：即刻想干的事太多

浪費時間因素分析之九：訊息聯系缺乏或不明確

浪費時間因素分析之十不充分、不準確、過時的信息資料

§§§第6節工作時間記錄

彼得·德魯克大力提倡采用工作時間記錄。他勸說，與其先計劃如何花費時間，不如先看一看時間都耗費在什么地方。看一看的結果通常會令人痛苦地說明需要采取矯正措施。既然舊的工作習慣不易改變，那么只有采用改進的辦法。對自己的行為做出客觀評價是管理者最困難的任務之一。沒有客觀的觀察資料，要做到客觀評價是不可能的。而工作時間記錄是完成這項任務所不可缺少的工具。

運用工作時間記錄的要求

（1）列舉當天要完成的目標或者最重要的任務；

（2）每15分鐘記錄一次所進行的各項活動；

（3）確定每項活動的優先順序；

（4）分析今后怎樣更好地安排這些活動——是采取授權或拒絕這些活動，還是通過其他辦法來合并、取消或縮短參加這些活動的時間。

工作時間記錄表

下表是“每日工作時間記錄表”的參考實例：

些時間的利用卻是令人費解的。喝咖啡和閱讀雜志，二者都不應作為全天的優先項目來安排。全體職員會議明顯地浪費了半小時；與經理45分鐘的談話可以用另一種方式處理；45分鐘的批發商會議可以由他的助手參加。這2個小時的會議時間也未充分利用，幾乎全部浪費了。現在營業主管可以指出又一個最無成效的1小時3刻。這樣可以說總共有3小時3刻的時間毫無價值地消耗了。

問題5——誰（什么）是你最常見的打擾者？

回答說經理、同事和部屬的所有打擾都是必需的，這顯然忽視了自己在工作時間記錄上寫下的結論。在8：20左右，他閱讀了雜志，同時認為自己可以讀到吃午餐。這是自我打擾。9：10左右他打了2次電話。9：30口授一些秘書自己能夠處理的事情，這是自我打擾的又一種形式。接著他去分發信件，而不把這些日常工作交給他的秘書去做。后來經理為一件私人事務打斷了他的工作。營業主管將這些打擾看成是自己的工作，未免過于謙遜了。

問題6——按重要的順序列舉出所有你必須克服的對工作的打擾形式。

他對問題6的回答好像對最嚴重的4項打擾中的3項表示無可奈何。可是當經理要求未預定的見面時，你是可以提出一個更好的變通辦法的。

問題7——列舉4項耗費時間最多，但能夠交給別人去做或完全不必做的活動。

他對耗費時間最多而又能交給別人處理的那些活動提出的解決辦法卻是切合實際的和值得推行的。

問題8——你傾向記錄“活動”，還是“結果”？

問題9——在記錄你的活動時有自行糾正的傾向嗎？

問題10——在前面你所提出的解決辦法中，哪3個你將立刻實施？

他對問題8和9的回答是正常的，立刻實施（問題10）所選擇的3個行動將保證他一天節約2小時或更多時間和成倍地提高他的效能。