3.3 如何撰寫職位說明書

職位說明書是通過職位描述的工作把直接的實踐經驗歸納、總結上升為理論形式，使之成為指導性的管理文件。職位說明書一般是由一線經理來制定的，人力資源起輔助作用，主要是提供制定職位說明書的框架格式，并提供參考性、建設性建議。職位說明書是人力資源管理的必不可少的工具之一。

職位說明書主要包括兩個部分：一是職位描述，主要對職位的工作內容進行概括，包括職位設置的目的、基本職責、組織圖、業績標準、工作權限等內容；二是職位的任職資格要求，主要對任職人員的標準和規范進行概括，包括該職位的行為標準，勝任職位所需的知識、技能、能力、個性特征以及對人員的培訓需求等內容。表3-5是職位說明書的參考模板。職位說明書的這兩個部分并非簡單的羅列，而是通過客觀的內在邏輯形成一個完整的系統。

在職位說明書的編寫過程中，要廣泛進行各個層面和各種形式的培訓。通過培訓，使各級主管和員工明白職位說明書編寫的重要性和基本方法，真正理解職位說明書中各項要素的含義。通過培訓，在各個部門挑選培養出一名或多名在本部門具備相當影響力的員工，由他/她們負責所在部門職位說明書編寫的組織工作。

職位說明書幾個關鍵部分的編寫要點如下。

1．職位名稱

職位名稱是對工作名稱的進一步明確，規范職位的名稱有利于進行職位管理，名稱要簡明扼要，字數不宜過多，一般不超過8個漢字。

2．所在部門

所在部門是指該職位所屬的機構或部門，繁簡程度要視企業的具體情況來定，原則是應該寫到該職位所屬的最小組織細胞。

例如，某一般規模子公司人力資源部員工，填“子公司名稱+人力資源部”；如果部門很大，還分有各處，則招聘處的員工填“公司名稱+人力資源部招聘處”。

3．報告關系

報告關系指該職位的直接上級，一般會有以下幾種情況：機構（包括子公司、分公司、事業部、分廠）或部門副職的直接上級是正職；各部門或機構正職的直接上級是對應的主管領導；各部門內人員的直接上級一般來講都是該部門的正職；但如果部門內還有處，則處長的直接上級是部門正職，各處內的員工直接上級是該處處長。

4．溝通關系

一般分為外部與內部兩個層面。例如，人力資源經理的內部溝通有分管副總經理、部門經理與員工；外部溝通有上級主管部門、所在城市人事勞動部門、各主要媒體或招聘網站、各主要培訓機構、應聘人員或同行、相關行業協會。

5．工作職責

工作的責任與任務是編寫說明書最為繁雜的部分，為了了解和描述職位的情況，至關重要的是要明確提供該職位的職責范圍和權限。職位的職責來自組織使命的分解，按照組織的要求，本職位應該做什么。在編寫職責時，首先應該將本職位職責的幾個大塊找出來，即本職位應該做哪幾方面的事情，然后對每塊事情進行具體描述。在具體描述時，每一條職責，都應盡量以流程的形式描述，盡量講清楚每件事的輸入與輸出，描述的格式為：“動詞+名詞賓語+進一步描述任務的詞語”。

例如，對某辦公室主任來說，首先把此職位的職責大塊找出來，經分析有文秘管理、檔案管理、日常行政管理、部門管理這四大塊，對于其他不好歸類的內容列入“其他”這一欄。具體描述時，如對文秘管理中的第一條職責，“動詞”是“組織擬定并審核”，“名詞賓語”是“本所各種公文、報告和會議文件行文規范、簽發程序制度”，“進一步描述任務的詞語”是“提出意見，批準后督導實施”。這條職責由于簡化沒有寫輸入與輸出，但作為調查資料，還是要求能夠寫清楚。

6．任職資格

任職資格是決定職位價值、招募、培訓等的重要依據，任職資格的規定要嚴格界定為是工作所要求的，必須從理論或者實證角度證明與工作績效有因果關系。任職資格是對應職者的要求，不是針對現有人員的要求。任職資格包括以下項目：資歷、所需資格證書、知識要求、技能要求、能力要求、素質要求等。可以結合企業所建立的任職資格標準體系來進行描述。

工作分析以及相應的職位說明書編寫，是企業管理的常規性工作，不是一勞永逸的事情；必須根據企業內外部環境的變化而動態調整，與時俱進。