時(shí)間管理并不是為了增加時(shí)間，也不是單純地對(duì)時(shí)間做好劃分和安排，而是在既定的時(shí)間內(nèi)，提高對(duì)時(shí)間的利用效率。時(shí)間終究還是有限的，無論怎么安排和使用，它也不會(huì)變得更多，為此我們需要想辦法提高自己的辦事效率，提高對(duì)時(shí)間的利用效率，并且想辦法讓自己的工作變得更加輕松。只有這樣，我們才能在有限的時(shí)間里完成更多的工作，才能確保自己在時(shí)間管理方面掌握更多的主動(dòng)權(quán)。從這一方面來說，時(shí)間管理實(shí)際上可以稱為時(shí)間效率的提高和管理。

1.運(yùn)用技術(shù)來提高工作效率

心理學(xué)上有一個(gè)著名的公式：1的365次方等于1，1.01的365次方約等于37.78，而0.99的365次方約等于0.025。在這個(gè)公式中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的現(xiàn)象，從1到1.01，雖然只增長(zhǎng)了0.01，但是它們的365次方所得出的結(jié)果卻迥然不同，增長(zhǎng)了近37.78倍。同樣地，從1到0.99雖然只減少了0.01，但是0.99的365次方與1的365次相比方差了近40倍。

如果把“1”當(dāng)成每天的工作效率，把“365”當(dāng)作一年的天數(shù)，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)每天的工作效率提升0.01或者降低0.01之后，最終的結(jié)果會(huì)產(chǎn)生巨大的變化，所創(chuàng)造的價(jià)值也會(huì)截然不同。

這就是工作效率的問題。如果每天的工作效率都能夠得到提高，那么最后的產(chǎn)出結(jié)果將會(huì)非常驚人，同樣我們的工作時(shí)間也會(huì)花得更少。史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》中明確傳達(dá)了這樣一種管理理念，那就是盡量做好自我管理（這是典型的第四代時(shí)間管理理論），而不要盲目地對(duì)時(shí)間進(jìn)行分配。事實(shí)上，時(shí)間的多少長(zhǎng)短是固定的，我們無法真正控制時(shí)間，無法讓時(shí)間停止或者啟動(dòng)，無法讓時(shí)間走得更快或者更慢。無論怎樣，時(shí)間都在以同樣的速度流逝；無論怎樣，時(shí)間都是固定的。但是我們可以進(jìn)行自我管理，可以按照自己最喜歡的模式或者最喜歡的感覺去做事，可以想辦法改進(jìn)自己的工作方法，可以想辦法改進(jìn)自己的工作技巧，以此來提高工作效率。

提高效率是一個(gè)非常大的概念，其本質(zhì)始終都是為了最大化地利用時(shí)間，確保時(shí)間可以得到充分的運(yùn)用。通常情況下，提高效率的直接方式就是提升自己的能力和生產(chǎn)力。提升能力的方法很簡(jiǎn)單，往往是通過學(xué)習(xí)和鍛煉，不斷增強(qiáng)自己的專業(yè)技能，不斷提升自己處理問題的能力。當(dāng)工作技能得到提升之后，工作的速度和質(zhì)量都會(huì)得到提升，而工作時(shí)間也就有了更多的保障。不過個(gè)人的能力始終是一個(gè)變量，我們只有去提升它，才能讓自己在單位時(shí)間內(nèi)做更多的事，才能最大限度地提高工作效率。

國(guó)內(nèi)一家民營(yíng)企業(yè)早在21世紀(jì)初就開始進(jìn)軍國(guó)際市場(chǎng)，它不僅在東南亞各地占領(lǐng)了市場(chǎng)，還主動(dòng)進(jìn)軍歐洲市場(chǎng)，希望能夠在西方企業(yè)的大本營(yíng)中進(jìn)行面對(duì)面的競(jìng)爭(zhēng)。雖然該公司的目標(biāo)非常明確，意圖也很明顯，但是在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，這家公司與西方競(jìng)爭(zhēng)者相比，總是處于弱勢(shì)。

經(jīng)過分析，公司的負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)，盡管自家公司擁有價(jià)格優(yōu)勢(shì)、人數(shù)優(yōu)勢(shì)，而且還擁有一定的成本優(yōu)勢(shì)，但在技術(shù)上明顯很吃虧，尤其是員工個(gè)人的人均產(chǎn)值明顯低于對(duì)手。在對(duì)比之后，他發(fā)現(xiàn)盡管公司的人均成本只有對(duì)方的一半，但是人均產(chǎn)值卻只有對(duì)方的1/6，而且在工作時(shí)間方面，公司每天的人均工作時(shí)長(zhǎng)要比對(duì)方多出2.5個(gè)小時(shí)。經(jīng)過分析，他發(fā)現(xiàn)在個(gè)人能力方面，公司的員工明顯處于劣勢(shì)。換言之，公司花費(fèi)更多的人力與時(shí)間，卻做了更少的事，而這樣的對(duì)比也讓他感到壓力重重。

為了提升產(chǎn)值和競(jìng)爭(zhēng)力，他最終決定逐步改變競(jìng)爭(zhēng)策略，把打造人數(shù)優(yōu)勢(shì)改為打造人才優(yōu)勢(shì)。于是對(duì)內(nèi)他積極倡導(dǎo)學(xué)習(xí)與自我提升，積極開展各項(xiàng)培訓(xùn)工作，并將那些有潛力的人送到國(guó)外進(jìn)修。對(duì)外，則大力引入適合自己的高端人才，打造一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍，確保團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。經(jīng)過一年的改造，公司的發(fā)展取得了很大的進(jìn)步，隊(duì)伍人數(shù)減少了1/4，產(chǎn)值卻增加了28%，最重要的是，公司再也不需要通過加班來保證競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)了，可以節(jié)省下更多的時(shí)間去做其他事情。

除了個(gè)人能力的提升之外，工作方法和技術(shù)的提升同樣會(huì)帶來工作效率的提高。比如，工作者可以大膽運(yùn)用新技術(shù)和新方法，利用它們來提升單位時(shí)間內(nèi)的生產(chǎn)力，這同樣是時(shí)間管理的一種重要方式。對(duì)于企業(yè)之類的大型機(jī)構(gòu)來說，這種方式往往最直接也最有效。比如蘋果公司在2010年生產(chǎn)了iPhone4，結(jié)果成了當(dāng)年的爆款手機(jī)，這款在全世界都大賣的手機(jī)給蘋果公司提出了一個(gè)新的問題，那就是手機(jī)技術(shù)跟上去了，但是生產(chǎn)能力卻沒有升上去，這樣就導(dǎo)致市場(chǎng)出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，蘋果店和網(wǎng)站一度斷貨，在中國(guó)更是出現(xiàn)了“一機(jī)難求”的現(xiàn)象。對(duì)于蘋果公司來說，這樣的現(xiàn)象實(shí)際上會(huì)造成時(shí)間的浪費(fèi)，現(xiàn)在它不得不花費(fèi)更多時(shí)間來賣出自己的手機(jī)，或者說收回資金。

為了解決產(chǎn)能不足的問題，蘋果公司以及供應(yīng)商們想辦法提供了新的工作方法和新的技術(shù)，結(jié)果單位時(shí)間內(nèi)的產(chǎn)能增加了數(shù)倍，這也為公司進(jìn)一步打開市場(chǎng)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。可以說，在那之后的每一款手機(jī)面世，蘋果公司都有足夠的能力保證在最短時(shí)間內(nèi)滿足消費(fèi)者的購買需求。

對(duì)于很多企業(yè)來說，技術(shù)性提升往往意味著公司可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)更多的產(chǎn)品，不會(huì)輕易出現(xiàn)工作任務(wù)超時(shí)的情況，因此，這也是公司提高工作效率的常見模式，更是公司進(jìn)行時(shí)間管理的一種常規(guī)模式。對(duì)企業(yè)來說，采用新的技術(shù)，運(yùn)用新的方法，采用更具競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展模式，往往可以在提高效率的同時(shí)，保障時(shí)間的價(jià)值。

不過，無論是個(gè)人能力的提升，還是運(yùn)用新的技術(shù)和方法，都是一些技術(shù)性提高效率的方法。其實(shí)在很多時(shí)候，一些技巧性的管理方式同樣可以讓時(shí)間管理變得更加高效，可以讓我們更加合理地把握和利用時(shí)間。

2.立即行動(dòng)，拒絕拖延

20世紀(jì)50年代，人類學(xué)家提出了“拖延”這個(gè)名詞。事實(shí)上，這是一個(gè)極其昂貴的詞匯，在社會(huì)生活越來越緊湊的今天，拖延已經(jīng)成了商業(yè)大敵，無論是個(gè)人還是企業(yè)，每年都會(huì)因?yàn)樗鴵p失大量的時(shí)間與金錢。

英國(guó)著名歷史學(xué)家諾斯古德·帕金森在1958年出版的《帕金森定律》中提到了一個(gè)非常重要的觀點(diǎn)：工作常常會(huì)自動(dòng)膨脹，并且占領(lǐng)所有可用的時(shí)間，“你有多少時(shí)間完成工作，工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間”。在帕金森看來，一旦給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)工作，就會(huì)放慢自己的節(jié)奏以便用掉所有可以分配的時(shí)間。

比如，當(dāng)管理者規(guī)定8個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，工作者會(huì)在8個(gè)小時(shí)內(nèi)完成工作。一旦管理者將時(shí)間延長(zhǎng)為10個(gè)小時(shí)，那么工作者就會(huì)在10個(gè)小時(shí)內(nèi)完成這份工作。如果時(shí)間增加到24個(gè)小時(shí)開外，那么工作者通常不會(huì)著急在24個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成工作。

帕金森舉了一個(gè)例子：一位老太太準(zhǔn)備寄一張明信片給她的侄女，首先她慢騰騰地花了l個(gè)小時(shí)找那張明信片，接下來花了1個(gè)小時(shí)找自己的老花鏡，然后花了0.5個(gè)小時(shí)查地址，l.5個(gè)小時(shí)寫明信片，去郵寄的時(shí)候，又花了20分鐘來想是不是要帶傘。這些工作原本在3分鐘內(nèi)就可以完成，但是時(shí)間充裕的老太太硬生生地將其擴(kuò)展成了幾個(gè)小時(shí)的工作。

這就是典型的拖延癥。通常我們都會(huì)在工作中出現(xiàn)拖延，以為給自己更多的時(shí)間完成一件事可以確保工作質(zhì)量，或者認(rèn)定這些工作適當(dāng)推遲也同樣可以完成。但實(shí)際情況并非如此，太多的延誤反而使我們?cè)絹碓綉猩ⅰ⑷狈υ瓌?dòng)力、效率低，可能還會(huì)大幅度降低效力。令人感到無奈的是，拖延會(huì)像傳染病一樣傳播開來，只要我們開始拖延，就可能會(huì)產(chǎn)生一種慣性，而且越是拖延就越想要繼續(xù)拖延。

通常情況下，我們都會(huì)遭遇這樣的事情，一大早就信誓旦旦地下定決心今天一定要草擬好一份工作方案提交上去。然后等到8：00正式開始上班后，我們可能并不著急干活，反而對(duì)混亂的辦公桌產(chǎn)生了興趣，于是先花了20分鐘整理桌子以及打掃辦公室的衛(wèi)生。很顯然，花掉20分鐘時(shí)間算不得什么，重要的是，我們感覺自己處在一個(gè)更加干凈、舒適的環(huán)境中，并為此擁有良好的工作狀態(tài)。

當(dāng)一切打掃干凈之后，我們會(huì)意識(shí)到自己也許應(yīng)該靜下來喝杯咖啡，自然而然，作為一種放松的方式，我們很快又拿起了手機(jī)進(jìn)行瀏覽，不知不覺中，我們又浪費(fèi)了半個(gè)多小時(shí)。當(dāng)然，我們會(huì)樂于自我安慰：“反正瀏覽手機(jī)已經(jīng)成了每天都在做的事情，現(xiàn)在看完了相關(guān)的信息和網(wǎng)頁，一會(huì)兒就不用去看了。”

喝完咖啡，我們打開了計(jì)算機(jī)，開始動(dòng)手草擬工作方案，又發(fā)現(xiàn)昨天的計(jì)算機(jī)還沒有殺毒，于是又本著殺毒確保計(jì)算機(jī)更加安全高效的想法，花了十幾分鐘進(jìn)行殺毒。接下來，我們似乎可以安心工作了，但是領(lǐng)導(dǎo)突然打來電話說，9：30有個(gè)會(huì)議。這個(gè)時(shí)候，我們意識(shí)到自己可能無法在短短的20分鐘內(nèi)草擬出相對(duì)完善的工作方案，所以我們打算等到會(huì)議進(jìn)行完之后，再去解決。而這段時(shí)間還要認(rèn)真準(zhǔn)備一下開會(huì)的內(nèi)容，想一想一會(huì)兒該說點(diǎn)兒什么。

下午上班的時(shí)候，我們可能會(huì)以工作疲勞、大腦反應(yīng)遲緩、注意力不集中等作為借口，認(rèn)為設(shè)計(jì)方案之類的腦力活動(dòng)最好還是放在上午去做，那個(gè)時(shí)候的大腦無疑更加清醒。所以自然而然地，我們會(huì)想方設(shè)法告訴自己：“還是明天開始這項(xiàng)工作吧。”但是到了第二天，我們能否順利執(zhí)行這項(xiàng)工作呢？恐怕連我們自己也說不清楚。

毫無疑問，一旦我們開啟了這種拖延的模式，就會(huì)習(xí)慣性地忽略時(shí)間的重要性，就會(huì)習(xí)慣性地把希望寄托在往后的時(shí)間里。而為了避免自己無休止地拖延下去，首先必須在第一時(shí)間克制自己的拖延行為，必須在接受任務(wù)的第一時(shí)間內(nèi)就展開積極的行動(dòng)，將工作執(zhí)行下去。對(duì)那些可能出現(xiàn)拖延癥的人，更加需要強(qiáng)制執(zhí)行，確保所有的工作都能夠按照事先的規(guī)定完成。

其次，還要注意保持足夠的專注度，凡事只要下定了決心就立即去做，不要猶豫不決，不要被各種想法所左右。事實(shí)上，一個(gè)人想的東西越多，思考的問題越多，就越是容易動(dòng)搖自己最初的想法，越是容易在左右搖擺中錯(cuò)失機(jī)會(huì)，白白浪費(fèi)時(shí)間。啟蒙思想家孟德斯鳩說：“當(dāng)有一個(gè)想法時(shí)，我立刻就想要去動(dòng)手；當(dāng)有了第二個(gè)想法時(shí)，我覺得自己還可以考慮考慮；當(dāng)想到第三個(gè)點(diǎn)子時(shí)，我覺得自己應(yīng)該更加謹(jǐn)慎一些；當(dāng)我想到第一百條時(shí)，我已經(jīng)沒辦法去做任何事了。”

事實(shí)上，我們?cè)趫?zhí)行任務(wù)的時(shí)候，需要時(shí)刻強(qiáng)化自己的意識(shí)，告誡自己如果此時(shí)不立即行動(dòng)，可能會(huì)影響大局，可能會(huì)造成機(jī)會(huì)的流失。這種自我警示和督促往往可以幫助自己養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，確保自己培養(yǎng)出強(qiáng)大的執(zhí)行力。

不過，有時(shí)候，我們更加需要改變自己的心態(tài)，需要讓自己在心理上做好調(diào)整。美國(guó)心理學(xué)家威廉·詹姆士做過時(shí)間行為學(xué)的調(diào)查和研究，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)常見的社會(huì)心理現(xiàn)象，那就是當(dāng)工作的時(shí)候，一些拖延習(xí)慣的產(chǎn)生往往和個(gè)人的厭惡心理有關(guān)。也就是說，很多工作者本身很討厭這份工作，因此在工作開始的時(shí)候，會(huì)一直向自己傳達(dá)這樣一種觀念：“這件工作的確很重要，但是它實(shí)在讓我感到窩火，并且很不爽，因此我干脆拖拖拉拉，拖到最后再說。”在這種充滿厭惡的心理機(jī)制下，很少有人會(huì)對(duì)此做出積極正面的回應(yīng)。

但是詹姆士認(rèn)為，如果工作者能夠主動(dòng)改變自己的心態(tài)，這樣提醒自己：“這不是一件令人愉快的工作，甚至讓我感到渾身不舒坦，但正因?yàn)槿绱耍易詈眠€是第一時(shí)間將其做完，省得它老是讓我不舒服。”在這種急于擺脫的心理下，工作者能夠快速執(zhí)行任務(wù)，將工作在盡可能短的時(shí)間內(nèi)做完。

總而言之，從某種意義上來說，拖延是一次自我欺騙的過程。事實(shí)上，這些事情終究都會(huì)在那兒，我們不立即去做并不意味著可以逃避，并不意味著困難會(huì)減少。立即著手去做實(shí)際上是一種非常有效的應(yīng)對(duì)方式，它可以顯示自己的決心和勇氣，同時(shí)確保我們?cè)跁r(shí)間利用方面始終掌控著主動(dòng)權(quán)。