第四章 文書檔案管理制度

第一節(jié) 文書檔案管理工作要點(diǎn)

一、公文的概念

關(guān)于公文的概念，自古以來定義不盡相同。但取其共識(shí)，公文大致可描述為：是公務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。也就是說，公文是各級(jí)各類國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有著特定效能和廣泛用途的文書。

二、公文的特點(diǎn)

1．公文內(nèi)容的公務(wù)性

公文的內(nèi)容必須是反映和傳達(dá)社會(huì)組織的公務(wù)信息。

2．公文格式的規(guī)范性

公文的格式有慣用格式和法定格式兩種。慣用格式是約定俗成的，沒有嚴(yán)格的限制。法定格式則是權(quán)威機(jī)關(guān)規(guī)定的，必須嚴(yán)格執(zhí)行的。公文格式的規(guī)范性是公文本質(zhì)特性的發(fā)展，是公文寫作和辦理的需要。

3．作者和讀者的指定性

公文的作者只能是法定的社會(huì)組織及其法人代表（或者稱為“第一領(lǐng)導(dǎo)人”）。

4．法定權(quán)力的制約性

公文只能由法定的作者發(fā)出。法定的作者，即社會(huì)組織的機(jī)關(guān)及其部門都規(guī)定了隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，其公文是這種隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍的反映。

三、公文的種類

1．請(qǐng)示

請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

2．報(bào)告

向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，用“報(bào)告”。

3．指示

對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。

4．布告、公告、通告

對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。

5．批復(fù)

答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。

6．通知

傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。

7．通報(bào)

表揚(yáng)好人好事、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。

8．決定、決議

對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

9．函

平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問或答復(fù)問題，用“函”。

10．會(huì)議紀(jì)要

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。

四、公文的格式

公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位（部門）、公文字號(hào)、主題詞等。

（1）公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（2）向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位（部門），如果同時(shí)需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位（部門），可以用抄報(bào)的形式。

（3）發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（4）公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位（部門）的公文編號(hào)。

（5）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前注明附件的名稱和件數(shù)。

（6）收發(fā)文單位（部門）應(yīng)寫單位（部門）全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位（部門）排列在前。

（7）文字一律從左至右橫寫橫排。

（8）公文紙一般用16開紙，在左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡雀鶕?jù)實(shí)際行文關(guān)系確定用紙大小。

五、文書檔案管理制度的適用范圍及規(guī)范

文書檔案管理制度主要適用于企業(yè)總經(jīng)辦及相關(guān)部門的來文處理、發(fā)文處理、文書擬定、文件資料歸類、立卷、檔案管理等相關(guān)事項(xiàng)。具體規(guī)范如下：

（1）文書管理。

①文書的種類和適用范圍。

②文書的格式要求與行文規(guī)則。

③文書的起草、校核、簽發(fā)、印制。

④收發(fā)文處理。

⑤文書傳閱及登記。

⑥文書管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（2）檔案管理。

①歸檔范圍規(guī)定。

②責(zé)任分工，專人統(tǒng)籌管理。

③各部門歸卷管理。

④立卷、統(tǒng)籌管理。

⑤檔案借閱管理。

⑥檔案維護(hù)與銷毀處理。

六、文書檔案管理制度解決的問題

企業(yè)建立文書檔案管理制度，主要目的是使企業(yè)統(tǒng)一文書擬定審核工作，正確有效地處理文書，分層級(jí)管理檔案、構(gòu)建檔案體系等，從而確保企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)，提高辦公效率。企業(yè)文書檔案管理制度可以解決以下四個(gè)問題。

（1）文書格式不統(tǒng)一，不符合國(guó)家法律、法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，用字用詞不準(zhǔn)確不規(guī)范，觀點(diǎn)不明確，表述不正確，層次不清，文字不精練。

（2）行文不規(guī)范，各類文書混用，文書處理工作效率低，耽誤最佳處理時(shí)間。

（3）文書審核、審批程序不規(guī)范，處理、傳閱記錄空白或多次漏記錯(cuò)記，未形成合理、高效的歸檔流程，各類文書、資料、信息散亂不成體系，查閱困難，對(duì)公司相關(guān)決策幫助不大。

（4）文書、檔案的保管、借閱、保密工作不到位，給公司造成損失。

第二節(jié) 文書檔案管理制度范例

一、文書管理制度

第一章 總則

第一條 目的。

為使文書管理制度化、規(guī)范化，確保文書工作規(guī)范且順利開展，提高公司的辦公效率，特制定本制度。

第二條 適用范圍。

本制度適用于公司文書管理的各工作事項(xiàng)。

第三條 相關(guān)職責(zé)。

公司文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送工作由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

第四條 文書管理工作原則。

（1）文書歸公司所有并保管，任何個(gè)人不得私自占有。

（2）嚴(yán)格保守文書機(jī)密。

（3）文書處置需以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，明確責(zé)任。

（4）在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后必須以文書形式記錄下來。

第二章 文書的分類與編制

第五條 文書種類及其適用范圍。

公司文書包括決定、報(bào)告、通知等，其適用范圍不同，具體如下。

（1）決定。適用于對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)作出安排、獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)部門和人員。

（2）報(bào)告。適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的詢問。

（3）通知。適用于對(duì)各部門布置工作并闡明有關(guān)指導(dǎo)原則、發(fā)布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬的主管部門的公文、傳達(dá)要求各部門共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用管理人員。

（4）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門請(qǐng)求指示批準(zhǔn)某事項(xiàng)。

（5）批復(fù)。適用于答復(fù)下屬部門或人員的請(qǐng)示事項(xiàng)。

（6）函。適用于不相隸屬的部門之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

（7）會(huì)議記錄。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

（8）簡(jiǎn)報(bào)。適用于反映公司經(jīng)營(yíng)管理情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，溝通信息。

（9）會(huì)議紀(jì)要。適用于記載會(huì)議研究確定的事項(xiàng)或主要精神，要求與會(huì)部門及人員共同遵守、執(zhí)行。

第六條 公司文書的擬定程序。

（1）總經(jīng)理或主管副總提出擬撰稿任務(wù)。

（2）撰稿人明確撰稿內(nèi)容和行文要求。

（3）撰稿人認(rèn)真醞釀構(gòu)思，收集各類材料數(shù)據(jù)等。

（4）撰稿人按照行文規(guī)范正式擬稿。

（5）總經(jīng)辦主任對(duì)初稿進(jìn)行審核并提出修改意見。

（6）根據(jù)意見進(jìn)行修改，形成正式文稿。

（7）總經(jīng)辦主任二次審核后交總經(jīng)理審核簽字。

（8）行政秘書根據(jù)簽發(fā)稿，打印、校閱、正式成文。

（9）總經(jīng)理及總經(jīng)辦主任在權(quán)限內(nèi)對(duì)需用印文件加蓋印章。

第七條 文書格式。

公司文書一般由文頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送部門、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、印制單位、印發(fā)時(shí)間和份數(shù)等組成，部分公文還應(yīng)包括份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人、印發(fā)傳達(dá)范圍、附注、抄送部門等內(nèi)容。

（1）文頭。由發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，居中印在文書首頁上部。

（2）份號(hào)。文書印制份數(shù)的順序號(hào)，標(biāo)注于文書首頁左上角，秘密文書應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)。

（3）密級(jí)。秘密文書應(yīng)按照密級(jí)劃分規(guī)定確定“絕密”“機(jī)密”“秘密”，標(biāo)注于左上角份號(hào)下方。

（4）緊急程度。緊急文書應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”“加急”，標(biāo)注于文書首頁右上角。

（5）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文部門代字、發(fā)文年號(hào)和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于文頭下方居中或左下方。

①聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦部門的發(fā)文字號(hào)。

②發(fā)文年號(hào)一律用公元紀(jì)年全稱，括于方括號(hào)內(nèi)，置機(jī)關(guān)代字之后、發(fā)文序號(hào)之前。

（6）簽發(fā)人。上報(bào)文書應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人：×××”。

（7）標(biāo)題。由發(fā)文部門名稱、文書主題和文種組成，位于發(fā)文字號(hào)下方，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（8）主送部門及人員。即主要受理文書的部門及人員。主送部門名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文下方，頂格排印。

（9）正文。即文書的主體，用來表述文書的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送部門下方。

（10）附件。文書附件應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前注明附件的名稱。

（11）發(fā)文部門署名。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文的右下方。

（12）成文日期。

①一般署會(huì)議通過或者公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，需2位以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文書署最后簽發(fā)時(shí)間。

②成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，標(biāo)注在正文之后右下方。

③決議、決定、規(guī)定、辦法等不標(biāo)明主送部門的文書，成文日期加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

④“會(huì)議紀(jì)要”“工作督查”成文日期標(biāo)注于文頭右下方。

（13）印章。

①除“會(huì)議紀(jì)要”“工作督查”外，其他文書應(yīng)加蓋印章。

②印章蓋在成文日期的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文日期之下，不再落款。

③如成文日期在前，印章可蓋在正文右下方空當(dāng)處。

④正文末頁無空當(dāng)?shù)模瑢⒄膬?nèi)容擴(kuò)大或縮小行距，使印章頁有正文內(nèi)容。

（14）印發(fā)傳達(dá)范圍。加圓括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方。

（15）主題詞。主題詞由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組和文種組成，標(biāo)注在文件末頁下部、抄送部門之上。

（16）抄送部門。抄送部門指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知文書內(nèi)容的上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)和不相隸屬的部門，抄送部門標(biāo)注于主題詞之下、制發(fā)部門之上。

（17）印制單位、印發(fā)時(shí)間標(biāo)注于抄送機(jī)關(guān)之下。

（18）打字者、校對(duì)者、份數(shù)標(biāo)注于印制部門、印發(fā)時(shí)間之下。

（19）其他專業(yè)性規(guī)范文書依照各自文書樣例制作。

第八條 文書擬定。

（1）對(duì)起草文書的理由必須作出交代，列明起因以及中間交涉過程，必要時(shí)附上有關(guān)資料與文件。

（2）文書的起草必須征得部門主管同意，必須明確起草文書的責(zé)任者，文書的草案必須予以保存。

（3）公司重要文書或契約書案必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成日之前，必須掌握且附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。

第九條 公司內(nèi)部文書署名。

（1）一般往來文書需主管署名。

（2）單純的上報(bào)文書或不涉及各部門且內(nèi)容并不重要的文書，需部門署名。

（3）公司內(nèi)部重要文書，按責(zé)任范圍的規(guī)定署名總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理、負(fù)責(zé)人。

第十條 公司對(duì)外文書署名。

（1）公司對(duì)外文書，如契約書、責(zé)任狀、官方許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總經(jīng)理姓名。

（2）如為總經(jīng)理委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任人署名。

（3）上列規(guī)定以外的文書，也可由部門經(jīng)理署名。

第十一條 文書修改。

（1）文書修改需經(jīng)總經(jīng)辦主任審批。

（2）修改文書時(shí)，修改人必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。

第十二條 文書打印。

（1）行政秘書負(fù)責(zé)擬好文稿的打印和校對(duì)。

（2）核對(duì)完畢，準(zhǔn)確無誤后，由行政秘書進(jìn)行文稿裝訂。

第三章 收發(fā)件處理

第十三條 收文登記。

總經(jīng)辦收到文書后需進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)、按類登記，登記應(yīng)注明收文日期、文號(hào)、來文單位、事由等。

第十四條 專遞文件（含機(jī)要件、掛號(hào)件）接收。

（1）外查。對(duì)信函外包裝進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)注明，同時(shí)查看與發(fā)文簿或回執(zhí)單是否相符。

（2）驗(yàn)收。核對(duì)投遞清單上的件數(shù)與實(shí)收件數(shù)是否一致。

（3）標(biāo)注。對(duì)一些緊急件，注明收件時(shí)間，以分清責(zé)任。

第十五條 分文和批辦。

（1）文件拆封登記后，便進(jìn)入分文和批辦階段，由行政秘書擬定辦文單，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。

（2）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱文后提出批辦意見，批辦意見必須明確具體。

（3）辦文意見簽署在文件處理單內(nèi)，由行政秘書分別送相關(guān)部門及人員辦理。

第十六條 承辦。

（1）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批文后，文件即進(jìn)入承辦程序。

（2）對(duì)于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批文意見，如發(fā)現(xiàn)不具體、授權(quán)不清楚或有疏漏之處，行政秘書或承辦部門應(yīng)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步明確和補(bǔ)充。

（3）凡屬上級(jí)下發(fā)的閱知文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱示意見貫徹執(zhí)行。

（4）凡需要草擬復(fù)文的，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)行文辦理。

（5）凡需兩個(gè)部門以上聯(lián)合承辦的事項(xiàng)，應(yīng)主動(dòng)做好協(xié)調(diào)工作。

（6）注意辦文時(shí)效，急事急辦。

第十七條 傳閱。

（1）文件傳閱一般采用依次傳閱方式。

（2）由行政秘書填寫文件傳閱單，設(shè)置專用文件夾。

（3）公司規(guī)定傳閱時(shí)限，進(jìn)行必要的催閱，以防文件滯留。

（4）發(fā)現(xiàn)漏閱、漏簽時(shí)，行政秘書需及時(shí)通知相關(guān)部門或人員補(bǔ)辦。

（5）填寫傳閱文件處理單。（具體格式略）

第十八條 催辦。

（1）公司嚴(yán)格按辦文時(shí)限辦文，超過時(shí)限前應(yīng)予催辦。

（2）催辦應(yīng)以急件和重要文件為重點(diǎn)。

（3）催辦可視情況采用電話催辦或派人催辦等方式進(jìn)行。

第十九條 辦復(fù)。

（1）文件承辦結(jié)束后，承辦部門應(yīng)將辦文結(jié)果在收文處理單上注明，必要時(shí)應(yīng)將辦文結(jié)果報(bào)公司總經(jīng)理。

（2）凡需要答復(fù)的來文、來函、來信，承辦完畢后都應(yīng)予以答復(fù)。

（3）辦復(fù)的文件應(yīng)及時(shí)歸檔保管。

第二十條 文件封發(fā)。

（1）行政秘書對(duì)上報(bào)下發(fā)文件應(yīng)嚴(yán)格清點(diǎn)校對(duì)，并根據(jù)主送、抄送部門分別封裝。

（2）行政秘書正確填寫封套后，嚴(yán)密封緘，視情況加蓋騎縫印章。

（3）行政秘書需認(rèn)真填寫發(fā)文登記簿。

（4）公司派人直接送達(dá)文件時(shí)，應(yīng)取得回執(zhí)或請(qǐng)對(duì)方簽收。

（5）行政秘書發(fā)文件時(shí)應(yīng)留存適當(dāng)份數(shù)，以備使用和立卷存檔。

第四章 文書質(zhì)量管理

第二十一條 文書草擬質(zhì)量控制。

（1）公司文書需符合國(guó)家法律、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定，所提措施和辦法切實(shí)可行。如提出的新措施超越現(xiàn)行規(guī)定范圍，應(yīng)當(dāng)加以說明。

（2）文書應(yīng)內(nèi)容屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述正確、層次清楚、前后照應(yīng)、文字精練、篇幅力求簡(jiǎn)短。

（3）用字用詞準(zhǔn)確、規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)妥帖，字跡清楚，使用簡(jiǎn)稱前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡(jiǎn)稱。

（4）人名、地名、單位名稱、數(shù)字、時(shí)間應(yīng)準(zhǔn)確無誤。

（5）引文準(zhǔn)確無誤，刪減得當(dāng)，必要時(shí)需注明出處；引用其他文書時(shí)應(yīng)當(dāng)列出文書標(biāo)題，并在標(biāo)題之后用括號(hào)標(biāo)明發(fā)文字號(hào)。

（6）根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。

第二十二條 文書審核質(zhì)量控制。

文書簽發(fā)之前，應(yīng)由總經(jīng)辦審核，審核重點(diǎn)如下。

（1）有無必要行文，發(fā)文規(guī)格是否適當(dāng)。

（2）是否符合文書的審批程序和行文規(guī)則。

（3）需要與有關(guān)部門會(huì)簽的是否已會(huì)簽。

（4）文書內(nèi)容是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和公司有關(guān)制度規(guī)定，與公司過去發(fā)文且連續(xù)生效的文書有無矛盾，是否具有可操作性。

（5）文種使用是否準(zhǔn)確，文書格式是否規(guī)范。

（6）文書層次是否清楚，結(jié)構(gòu)是否合理，文意是否周全，表達(dá)是否簡(jiǎn)潔、通順、確切。

第二十三條 文書打印工作質(zhì)量控制。

（1）打字要忠于原稿，不得擅自更改。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行公司文書格式，校對(duì)一般應(yīng)由兩人進(jìn)行，重要文稿應(yīng)三校。

（3）文字、標(biāo)點(diǎn)不錯(cuò)不漏，字距、行距、標(biāo)題、落款、表式等排列勻稱。

（4）末頁避免無正文現(xiàn)象。

（5）掌握文稿時(shí)效，急件先打印。

（6）文書印制認(rèn)真細(xì)致，文件美觀大方，無油污、黏頁。

（7）嚴(yán)把裝訂質(zhì)量關(guān)，做到折疊整齊，不錯(cuò)漏頁碼。

（8）嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，密級(jí)文稿嚴(yán)格保密，校對(duì)稿應(yīng)及時(shí)銷毀。

第五章 附則

第二十四條 本制度經(jīng)總經(jīng)理審批后，自××××年×月×日起執(zhí)行。

二、檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的。

為加強(qiáng)本公司文書立卷、檔案維護(hù)管理等相關(guān)工作，特制定本制度。

第二條 適用范圍。

本公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，均需參照本制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條 相關(guān)職責(zé)。

（1）公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作，對(duì)各職能部門的檔案保管工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（2）各部門應(yīng)配備兼職檔案管理人員，按照國(guó)家法規(guī)和公司規(guī)定做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開具歸檔交接清單工作。

第四條 檔案管理工作要求。

（1）集中保管，確保檔案完整、安全。

（2）檔案管理工作納入總經(jīng)辦工作計(jì)劃和規(guī)章制度中。

（3）檔案管理工作影響相關(guān)人員的考核工作。

第二章 歸檔范圍

第五條 凡公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的、已辦理完畢并具有考察價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等，均應(yīng)列入公司檔案的接收范圍。

（1）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

（2）本公司對(duì)外的正式發(fā)文、與有關(guān)機(jī)構(gòu)的來往文書。

（3）本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

（4）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

（5）信訪工作材料。

（6）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（7）本公司高層領(lǐng)導(dǎo)任免文件材料及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

（8）公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

（9）公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

（10）其他相關(guān)資料。

第三章 部門歸卷管理

第六條 各部門需嚴(yán)格執(zhí)行平時(shí)歸卷規(guī)定，處理完畢或批存的文件材料由部門兼職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。

第七條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)、職能范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。

第八條 “案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第九條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全并加以整理，送交本部門兼職檔案管理人員歸卷。

第十條 兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料按照“案卷類目”條款“對(duì)號(hào)入座”放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷管理

第十一條 公司統(tǒng)一立卷規(guī)范，由總經(jīng)辦檔案管理人員在相關(guān)部門兼職檔案管理人員的配合下進(jìn)行組卷、編目工作。

第十二條 公司檔案每半年接收1次，各部門應(yīng)于每年的1月和6月將檔案資料統(tǒng)一交總經(jīng)辦。

第十三條 組卷、立卷需遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值的文件，以便于保管和利用。

第十四條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第十五條 分類立卷的相關(guān)規(guī)定。

（1）檔案管理人員應(yīng)將每份歸檔文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開，文件資料和電子資料應(yīng)合一立卷。

（2）絕密文件資料和電子資料單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件資料和電子資料如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷。

（4）跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷，跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。

第十六條 卷內(nèi)文件材料排列的相關(guān)規(guī)定。

（1）密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（2）其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第十七條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)。

第十八條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。卷內(nèi)文件目錄格式如下表所示。

第十九條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填入表內(nèi)，以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第二十條 案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第二十一條 案卷裝訂要求。

（1）裝訂案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角及背面的左上角打印頁號(hào)。

（2）裝訂前，要去掉卷內(nèi)文件材料上的金屬物，對(duì)于破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，對(duì)于字跡已擴(kuò)散的文件材料應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第二十二條 案卷各部分的排列為：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）——文件——封底（含備考表）。案卷以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。案卷目錄格式如下所示。

第五章 檔案借閱管理

第二十三條 一般檔案的借閱。

因工作需要借閱一般檔案材料者，可直接與檔案管理人員聯(lián)系借閱，借期一般為5個(gè)工作日，借閱人員須按期歸還，不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人使用，不得向外公司或人員提供。

第二十四條 重要檔案的借閱。

（1）機(jī)密案卷、借閱頻繁的檔案材料、重要的財(cái)務(wù)檔案須總經(jīng)辦主任同意后才能借閱，且只供在閱覽室查閱，不能外借。必要時(shí)，經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，可復(fù)印需要的部分材料，用后歸還復(fù)印件注銷。

（2）技術(shù)檔案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱，需要時(shí)可借閱復(fù)印件。

第二十五條 外公司借閱規(guī)定。

（1）各部門不可替外公司人員借閱檔案材料，不得向外公司人員提供任何檔案材料，不得私帶外公司人員到檔案室查閱檔案資料。

（2）外公司人員借閱相關(guān)檔案，須持公司介紹信，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，不能復(fù)印任何檔案材料。

第二十六條 借閱手續(xù)。

借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)收清楚，完善注銷手續(xù)，并填寫“檔案借閱登記表”。

第二十七條 借閱檔案維護(hù)。

（1）所有檔案材料、圖紙，借閱時(shí)不論任何理由都不能涂改和增刪字句、圈畫、抽拆及剪裁，應(yīng)保持檔案的完整與整潔。

（2）對(duì)于損毀、丟失或擅自毀掉檔案者，公司按有關(guān)規(guī)定處理，嚴(yán)重者追究其法律責(zé)任。

（3）借閱檔案人員離職或調(diào)離本公司的，所借閱的檔案材料一律退還，不準(zhǔn)帶走，否則檔案室及上級(jí)部門有權(quán)不在調(diào)動(dòng)清單上簽字。

第六章 檔案維護(hù)管理

第二十八條 檔案管理規(guī)范。

（1）檔案庫(kù)房獨(dú)立設(shè)置，不能和資料室混在一起。

（2）檔案庫(kù)應(yīng)安裝牢固的門窗，配有防治有害生物、防塵、防火、防高溫、防潮濕、防盜、防腐、防火等設(shè)備和措施，以保證檔案的安全。

（3）檔案管理人員需做好庫(kù)房保溫保濕工作，溫度控制在14～24℃，濕度控制在40%～60%，每天要有專人定時(shí)測(cè)量、記錄溫濕度，并隨時(shí)調(diào)節(jié)控制。

（4）注意防火，嚴(yán)禁抽煙，嚴(yán)禁使用明火裝置及電爐，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐物品及其他一切非檔案用物，庫(kù)房周圍要配備粉劑消防器材，并按要求定期檢查、更換。

（5）庫(kù)房?jī)?nèi)要做好遮陽工作，防止陽光直射，并保持清潔、衛(wèi)生、整齊。

（6）檔案管理人員要時(shí)時(shí)關(guān)好門窗，切斷電源，確保檔案安全。

第二十九條 公司對(duì)檔案管理維護(hù)工作進(jìn)行檢查，安全檢查內(nèi)容如下。

（1）檔案管理相關(guān)法律法規(guī)等的執(zhí)行情況。

（2）各類維護(hù)裝置是否完好。

（3）檔案庫(kù)房是否保持清潔。

（4）隱患整改情況。

第三十條 對(duì)于檢查出來的問題，檔案管理人員應(yīng)積極整改并及時(shí)上報(bào)，確保檔案安全。在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題未得以解決之前，必須采取安全可靠的防范措施，防止事故發(fā)生，若造成損失，追究檔案管理人員的責(zé)任。

第三十一條 檔案銷毀規(guī)定。

（1）檔案管理人員提出銷毀案卷目錄，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任同意后方可銷毀。

（2）銷毀檔案時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)填寫檔案銷毀清單，由兩人負(fù)責(zé)核實(shí)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。

第七章 附則

第三十二條 本制度經(jīng)總經(jīng)理審批后，自××××年×月×日起執(zhí)行。

三、文書檔案立卷歸檔制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文的各種附件一律不準(zhǔn)抽存），結(jié)案后及時(shí)交專（兼）職文書人員歸檔。有關(guān)人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 文件材料的收集管理

第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

（1）公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料在檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部門才可報(bào)銷旅費(fèi)。

（2）本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、音像檔案等在檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部門才可報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。

第七條 各部門專（兼）職文書的職責(zé)。

（1）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

（2）認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并在檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

（3）經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

第三章 歸檔范圍

第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文、與有關(guān)單位的來往文書。

第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條 信訪工作材料。

第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條 本公司干部任免文件材料及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第四章 平時(shí)歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。處理完畢或批存的文件材料由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料收集齊全并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第二十二條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料按照“案卷類目”條款“對(duì)號(hào)入座”放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第五章 案卷質(zhì)量要求

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，以便于保管和利用。

第二十五條 歸檔文件材料的種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；底稿在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號(hào)。

第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列為：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）——文件——封底（含備考表）。案卷以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

四、電子檔案管理制度

第一條 目的。

為加強(qiáng)本公司電子文件的歸檔管理，有利于電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好地為公司發(fā)展和實(shí)施資源共享服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本制度。

第二條 建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)。

（1）電子文件作為一種獨(dú)立的檔案門類和載體，應(yīng)加強(qiáng)管理。本公司的電子文件歸檔由檔案部門負(fù)責(zé)。

（2）電子文件應(yīng)妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

（3）電子文件必須統(tǒng)一管理。公司要配備相應(yīng)的專業(yè)人員，使歸檔的電子文件能有效識(shí)別和自動(dòng)收發(fā)。

第三條 電子文件的歸檔。

（1）電子文件歸檔范圍的劃分可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（2）在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（3）電子文件的歸檔鑒定工作參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，鑒定結(jié)果在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)志。

（4）歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為序號(hào)、提名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案管理著錄規(guī)則的基本要求。

第四條 電子文件的移交與保管。

（1）每年定期將上年度應(yīng)歸檔的電子文件交檔案部門歸檔，移交時(shí)要做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚，移交清單根據(jù)需要一式多份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

（2）公司檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無病毒和準(zhǔn)確率高。

（3）入庫(kù)的電子檔案每年要機(jī)讀和定期殺毒，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。

（4）保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，室內(nèi)氣溫要適度。

第五條 電子文件的提供和利用。

（1）封存歸檔的電子檔案不得外借，利用時(shí)使用復(fù)制本，互聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

（2）銷毀電子檔案，需經(jīng)公司檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊(cè)，監(jiān)銷人、銷毀人簽名并加蓋公司印章。

第三節(jié) 文書檔案管理表單

一、文書檔案借閱審批表

二、傳閱文件處理單