第三章 會議管理制度

第一節 會議管理工作要點

一、會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道

會議是集合的載體，是一個集思廣益的渠道。通過會議使不同想法的人匯聚一堂，不同觀點相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在價值

會議總是在大于一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

3．會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最符合人類原始的溝通習慣。

二、會議的目的

1．開展有效的溝通

會議是一種多項交流，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

2．傳達資訊

會議是信息傳遞的一個平臺，通過會議可以向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

3．監督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規會議的主要目的是監督、檢查員工對工作任務的執行情況，了解員工的工作進度，同時借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

4．達成協議與解決問題

開會總要達成協議與解決問題，最終實現協議的產生和問題的解決。

5．資源共享

利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。

6．開發創意

通過舉行會議，形成新的構思，并且通過多方論證，使其更具有可行性。

7．激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。

8．鞏固管理者的地位

管理者為了體現自身的存在價值，鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議。

三、會議的種類

1．四級例會制度

（1）公司常務會議。

（2）總經理辦公會議（碰頭會）。

（3）部門工作會議。

（4）全體員工會議。

2．其他會議

（1）計劃調度會。

（2）投資決策（審議）會議。

（3）工作匯報會。

（4）鑒定、評審、論證會。

（5）新聞發布會。

（6）研討會。

（7）工作午餐會。

四、會議要求

1．做好會議記錄

會議主持人應指定專人做好會議記錄，重要會議應有兩名記錄者同時記錄。會議記錄人負責會議議定事項的督辦和催辦，并將督辦和催辦情況報告會議主持人。必要時應按照會議主持人的要求形成會議紀要，以使大家共同遵照執行。每月月底行政部檢查會議記錄及落實情況，并按檔案管理辦法立卷歸檔，這是考核當事人工作的依據之一。部門專題會議也要指定人員做好會議記錄，用以備忘。

2．講究會議質量

各類會議主持人會前應與參會人員充分溝通，做到心中有數。對議而不決的事項提出解決的原則與方法，并對此負責。各類會議力求高效，用數據說話，部署的工作做沒做、做到什么程度、沒做或沒做完的原因等都要有明確、具體、可量化的答復，防止和杜絕空洞無物或泛泛而談。

3．力求會議實效

會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會負責人要按照落實要求，層層進行傳達貫徹，務必使直接執行人明確是什么、為什么、怎么做，對經常性工作要用制度的形式確定下來，力求使每次會議都有具體的成果。

4．嚴格會議紀律

會議管理是保證會議質量的一項措施。與會人員應合理安排工作，認真準備、準時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定，由會議記錄人會前通知。公司決策層領導主持的會議由行政部負責通知，與會人員一般不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務不能出席的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為履行職責。

五、會議程序

第一步，會議計劃。對定期的常規會議，會前應明確該次會議主題、與會人員和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應提出會議計劃報告，該報告包括：

（1）會議名稱。

（2）會議主旨和目標。

（3）會議議項。

（4）會議時間。

（5）會議地點。

（6）會議議程。

（7）會議主持人。

（8）出席人員（名單）。

（9）會議財務（支出、收入）預算。

（10）接待工作說明。

（11）籌備情況及進展。

（12）（可能）存在的問題、解決方案及要求。

（13）籌劃工作進度表。

該報告經相關負責人批準后方可執行。

第二步，會議申請。以口頭或書面形式提出會議申請。口頭申請僅適用于例會召開的確認。

第三步，會議通知。根據會議要項擬訂會議通知，并提前張貼或發送。重要會議需發幾輪通知，出席會議的重要、主要人員應通過電話等方式確認是否能如期出席，并做出相應安排。

第四步，會務準備。會議承辦人應及時準備會議場所、會議文件或資料。

第五步，在會議進行中做好記錄。記錄方式為摘要式速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。

會議操作流程圖如下：

第二節 會議管理制度范例

一、公司會議管理制度

第一章 總則

第一條 目的。為規范公司的會議管理工作，提高公司的會議效率，特制定本制度。

第二條 適用范圍。本制度適用于公司召開的各類日常會議。

第三條 職責。公司會議的準備、安排與召開由公司總經辦負責。

第四條 公司會議分類。（略）

第二章 會議準備

第五條 定期會議召開的準備。對于定期召開的常規會議，會議負責人需在會前明確該次會議的主題和臨時出席人員。

第六條 不定期會議召開的準備。召開不定期會議時，組織人需做出會議啟動報告，報告一般包括以下內容。

（1）會議名稱、主旨、目標。

（2）會議議題。

（3）會議時間、地點。

（4）會議議程。

（5）會議主持人、列席人員名單。

（6）會議財務預算。

（7）接待工作說明。

（8）當前籌備情況及進展，可能存在的問題、解決方案。

（9）會議工作進度表。

第七條 根據會議要求，會議組織部門須擬定會議通知單，并做好通知工作，出席會議的重要人員應通過電話、郵件等方式確認，并做出相應的安排。會議通知編寫時需注意以下內容。

（1）通知內容包括參加人員、會期、開始時間、地點、需準備的事項及要求等。

（2）通知書寫須文字清楚、明白，力求不產生誤解，全面、周到，確保沒有漏項；用電話或其他形式通知時，要寫出通知底稿，照稿通知。

（3）對于無記名參加的人員，要將其范圍、對象、職務通知清楚。

（4）重要會議提前通知后，一定要跟蹤準備情況，保證開會時各方面均準備到位。

（5）通知關鍵或具有決定性作用的參會人員時，要面對面或反復核實準備情況，征求其對會議準備和開展的意見。

第八條 會場準備。會議組織人員需在總經辦的配合下及時準備會議場所、會議文件或資料，并做好會場布置、設備調試等工作。

第九條 與會人員準備工作。與會人員在收到會議通知后，應認真準備發言要點、提案綱要等，配合主持人，使會議收到預期效果。

第十條 會議議程安排。議程由會議組織部門擬定，包括會議內容、討論事項、達到目的、參加人員、時間、地點、大約時長、需要發言的人員及其發言內容、各項要求等。

第十一條 會議變更。已列入計劃的會議如需改期，或遇到特殊情況需要安排其他會議時，會議組織部門需提前2天發出通知。

第三章 議程管理

第十二條 簽到。與會人員在會議工作人員準備好的簽到簿上簽署自己的姓名；對于涉外會議，聯系簿上要有與會人員的姓名、職務、所代表單位或部門等內容。

第十三條 會場服務。

（1）引導入座。會議工作人員按事前安排好的座位引導與會人員盡快就座，其間要特別注意主要領導人員和主席臺就座人員的座次。

（2）分發會議文件、材料。重要文件需發至個人或主要負責人手里，可事先領取簽收，也可于會場中領取簽收。

（3）維護會場秩序。大型會議需保證會場內外的肅靜，注意周圍警戒和保衛，嚴防各種事故發生。

（4）對會中一般需用物品應做好余量準備，以應付個別需求。

（5）保證會議環境通風良好、光線充足和地面干凈。

（6）處理會議中的臨時事項。

第四章 會后工作

第十四條 會議組織部門需記錄會議內容，并編制會議紀要。

（1）分析、總結、提升記錄，形成會議結論性材料的提綱以及要反映的具體事項、事例等。

（2）按提綱和中心議題起草會議結論性材料。

（3）會議紀要內容。

①會議簡況，包括時間、地點、參加人員和議題。

②會議結果及會議主要精神，這部分是重點，是會議效果的反映，紀要應紀實、扼要、精到。

（4）會議紀要等結論材料經上級領導審批后，打印并下發給相關部門。

（5）按照一會一卷的立卷方法設立案卷并加以保存。

第十五條 落實會議決議。總經辦負責督辦和催辦會議形成的決議或決定，于會后一周內發會議決議事項催辦通知單至相關負責人，并收集反饋意見。

第十六條 歸檔會議資料。會議組織部門要做好會議總結，整理好會議資料，并按公司檔案管理規定，定期交檔案管理人員歸檔。

第五章 會議紀律管理

第十七條 參會人員必須準時出席會議，因故不能參加者，需提前向上級領導請假，不得無故缺席、遲到或早退。

第十八條 參會人員需攜帶記錄本和筆，做好會議記錄。

第十九條 會議期間，需將一切通信工具置于關閉或振動狀態，不隨便走動、不交頭接耳、不做與會議無關的其他事情。

第二十條 嚴格遵守會議開始時間。主持人在會議開始時應對本次會議作簡要說明，將會議進行順序及時間安排告知與會者，并指定專人控制會議進度，引導其在一定時間段作出總結；若要延長會議時間，需得到大家的同意。

第二十一條 任何人不得向無關人員泄露會議內容。妥善保管會議材料，不準泄露會議機密。

第六章 附則

第二十二條 本制度經總經理批準后，自××××年×月×日起執行。

二、會議室管理規定

第一條 會議室是公司舉行會議、接待來客的場所，為加強會議室管理，特制定本規定。

第二條 會議室使用細則。

（1）會議室由行政部負責管理。

（2）會議室只限本公司相關職能部門使用，外單位借用會議室須經行政部經理批準，并到辦公室辦理借用手續。各部門無權將會議室借給外單位使用。

（3）公司各部門使用會議室須經辦公室同意并辦理相關手續，領取會議室鑰匙。

（4）使用會議室的部門必須愛護會議室設施，保持會議室清潔。用后應及時清洗水杯和煙灰缸，打掃衛生，檢查安全，鎖好門、關好窗，將鑰匙交還辦公室。

（5）任何部門和個人未經辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉作他用，損壞設施要賠償。

（6）會議室內的衛生每周至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清潔。

（7）每次會議之前，管理人員應做好電源檢查、飲用水準備等工作。

（8）會議室管理人員要嚴格室內物品的管理和維護（含花木等），做到人走電源關、門上鎖。

第三條 本規定由行政部制定，經審批后自頒布之日起執行。

三、例會管理制度

第一章 目的

第一條 實現有效管理，促進公司上下的溝通與合作。

第二條 提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度。

第三條 集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。

第四條 協調各部門的工作方法、工作進度以及人員及設備的調配。

第二章 會議分類

第五條 總經理辦公會。

（1）會議組織：行政辦公室。

（2）會議主持人：公司總經理。總經理若因公出差無法主持，則由副總經理或指定公司高層管理人員代行職權。

（3）會議參加人：副總經理、總經理助理、各部門經理。

（4）列席人員：視需要，可邀請其他有關人員。

（5）會議內容：

①聽取各部門主管對所屬工作的匯報，對完成有困難的工作集體協商，并尋找解決辦法。

②對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結。

③探討公司經營活動的最佳方案，并及時總結各階段經營業績，以促進整體經營目標的實現。

④總結上期工作，部署下期工作任務。

（6）會議記錄人：行政部秘書。

（7）會議時間：每月末5日內。

第六條 管理例會。

（1）會議主持人：各部門經理輪流主持。

（2）會議參加人：各部門經理。

（3）列席人員：視需要，可邀請其他有關人員。

（4）會議內容：

①協調各部門工作進度，使各項經營活動按照預期目標有序進行。

②對涉及部門較多、對公司整體有較大影響的問題集體探討，集思廣益，尋求解決問題的方法。不能達成共識時，上報總經理辦公會裁決。

③追蹤并改進日常管理工作。

（5）會議記錄人：行政部秘書。

（6）會議時間：每周五下午或周一上午。

第七條 公司全體會。

（1）會議主持人：公司總經理或總經理指定人員。

（2）會議參加人：公司全體人員。

（3）列席人員：視需要，可邀請公司外部有關人員。

（4）會議內容：

①通報公司營運狀況、日常工作進度以及將要采取的重大決策，促使上下信息溝通。

②公布有關員工獎勵或懲處措施，以求公開、公正、合理。

（5）會議記錄人：行政部秘書。

（6）會議時間：每月初5日內。

第八條 部門工作會。

（1）會議主持人：部門經理或部門經理指定人員。

（2）會議參加人：部門所有人員。

（3）列席人員：視需要，可邀請其他部門有關人員。

（4）會議內容：

①協調部門內部工作開展，對作中的問題及時發現，及時解決。

②所屬工作進展有難度時，提出幫助請求，并集體討論解決。

③明確部門工作進展狀況，及時總結工作的經驗教訓，制訂下期工作計劃。

（5）會議記錄：部門文職人員。

（6）會議時間：由部長自行安排，每周至少2次。

第三章 會議記錄

第九條 總經理辦公會會議記錄應在一天內整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱后復印分發給各出席人一份，并要求閱者簽字為據。該份記錄最后傳回會議主持人，作為下一次會議的重要資料。

第十條 管理例會會議記錄整理完畢后，分發至各出席人一份。

第十一條 公司全體會會議記錄由行政部秘書整理完畢，先請總經理簽字確認，然后分發至各部門備查。

第十二條 部門工作會議各與會人員均應記錄會議要點，與本身工作相關內容應詳記，以便指導日后工作。

四、視頻會議管理制度

第一條 為正確使用網絡視頻會議系統，提高會議效率及質量，特制定本制度。

第二條 本制度適用于公司總部及各分支機構。

第三條 總經理工作部負責網絡視頻會議規章制度的制定和修訂，負責網絡視頻會議的總協調，負責監督視頻會議運維人員調試視頻會議聲音質量、畫面質量、導播效果。

第四條 信息技術部負責網絡視頻會議技術操作規程的制定和修訂。

第五條 總公司領導主持召開的視頻會議由總經理工作部負責組織協調，專業、專題會議由主辦部門負責組織協調，各分公司綜合管理部門協助辦理。

第六條 各協辦單位須按照會議要求提前布置會場，并主動與會議主辦部門聯系，確認會場是否規范；各參會人員應在會議開始前10分鐘進入會場，按照規定著裝，遵守會議紀律，不做與會議無關的事。

第七條 會議主辦部門應制訂會議方案，提出會議申請，經總經理工作部會簽，公司總經理審批同意后方可組織召開視頻會議。

第八條 會議主辦部門應在會議召開前2個工作日通過協同辦公系統提交視頻會議任務單，協調相關部門布置會場，做好會間服務。

第九條 視頻會議任務單審核通過，會議主辦部門與運維人員協商確定測試時間等事項后，發布會議通知。

第十條 會議通知須明簡潔明了，包括會議名稱、時間、主會場地點及參加人員、分會場參加人員、會議議程等內容。主會場與會人員落實由會議主辦部門負責，如有請假事宜，需提前辦理請假手續，并報會議主辦部門。

第十一條 設備調試。一般情況下，重大會議應提前半天時間調試，并在會議正式開始前1小時打開設備，等待會前聯調。

第十二條 視頻會議系統大都是智能設備，具有錄像功能，如果要對視頻會議進行全程錄像，應提前通知視頻會議運行人員，并在會議結束后及時將錄制的內容從系統中導出。

第十三條 做好保密工作。未經會議主辦部門領導批準，不得對外公布有關信息。

第十四條 本制度由總經辦制定并負責解釋。

第十五條 本制度自××××年×月×日起實施。

第三節 會議管理表單

一、會議通知

二、會議室使用申請表

三、會議籌備工作表

四、會議提案

五、會議記錄表

六、視頻會議系統使用情況登記表