第14章
GTD和認(rèn)知科學(xué)

自《搞定》首版以來，GTD多項(xiàng)原則的有效性已被社會(huì)認(rèn)知心理學(xué)領(lǐng)域的重大研究證實(shí)并確認(rèn)。之前，這些做法還只能以經(jīng)驗(yàn)或軼事的方式加以證實(shí)。只要曾經(jīng)利用GTD技巧去收集、理清、組織、回顧所創(chuàng)建的清單，任何人都會(huì)認(rèn)同這樣的結(jié)果：清晰度、控制力和關(guān)注度得以增強(qiáng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)這種體驗(yàn)帶來的全部個(gè)人和組織利益。對(duì)于我迄今提出的這些做法，如果你已經(jīng)在某種程度上著手執(zhí)行，你一定會(huì)注意到你的自身行為有所完善。

認(rèn)知科學(xué)領(lǐng)域的專家進(jìn)行了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)难芯?，其研究范圍涵蓋從個(gè)人到組織的各個(gè)方面。這些研究已經(jīng)得出相關(guān)數(shù)據(jù)，可以為本方法提供基礎(chǔ)支持，并說明這套方法為何有效。在某種意義上，這類似于有人要證明重力的存在，盡管我們自有意識(shí)以來一直在體驗(yàn)重力并置身其中。但從另一個(gè)角度來看，它也為我在此提出的掌控工作流程建議提供了或許必要的佐證，還說明了為何《搞定》述及的看似簡(jiǎn)單的程序和行為會(huì)有如此驚人的結(jié)果。

支持性研究已在以下幾個(gè)框架和類別中進(jìn)行：

GTD與積極心理學(xué)

2000年，馬丁·塞利格曼就任美國(guó)心理協(xié)會(huì)主席。在當(dāng)選致辭中，他要求同行將心理學(xué)的重點(diǎn)做出調(diào)整，從簡(jiǎn)單描述、研究、診斷人類狀態(tài)的消極方面，轉(zhuǎn)而更多關(guān)注對(duì)人類而言有積極意義的內(nèi)容。當(dāng)然，他所傳達(dá)的信息只是亞伯拉罕·馬斯洛思想相對(duì)主流的呈現(xiàn)，后者出現(xiàn)于20世紀(jì)中葉，當(dāng)時(shí)心理學(xué)界視個(gè)體的自我實(shí)現(xiàn)為最豐富的研究領(lǐng)域。不過，自塞利格曼的呼吁行動(dòng)以來，積極心理學(xué)已經(jīng)發(fā)展為一個(gè)全面成熟的領(lǐng)域。

由這種觀點(diǎn)變化引發(fā)的研究已經(jīng)在基礎(chǔ)和應(yīng)用層面同時(shí)展開。我們通過這些研究深入了解了各種心理結(jié)構(gòu)，并用于改善了許多人的生活。積極心理學(xué)是一個(gè)內(nèi)容龐大的學(xué)科，其內(nèi)容包括幸福、心理健康、沉浸/優(yōu)化體驗(yàn)、意義、激情、目的、可靠領(lǐng)導(dǎo)力、優(yōu)勢(shì)、價(jià)值、性格和美德。這些領(lǐng)域的研究生教育項(xiàng)目已在世界各地展開，并在持續(xù)擴(kuò)展。

這和“搞定”有何關(guān)聯(lián)？GTD不僅是一種管理任務(wù)和項(xiàng)目的做法。在許多方面，它側(cè)重于有意義的工作、有思想的生活，以及心理的健康，而不只是提供高效率的工作方法。GTD所強(qiáng)調(diào)的結(jié)果型思維，要求我們考慮生活事務(wù)，并學(xué)會(huì)有效地捕捉、理清、組織整理事務(wù)，以及評(píng)估結(jié)果，以便我們能更清晰地思考，無疑能真正改善我們的生活體驗(yàn)。

盡管這么說（以及鑒于這方面的體會(huì)，如果你有的話?。?，了解關(guān)于心理、健康及行為效果間關(guān)系的理論和研究仍然相當(dāng)有趣，因?yàn)樗羞@些都和“搞定”的原則和做法密切相關(guān)。

分布式認(rèn)知：外腦的價(jià)值

2008年，比利時(shí)的兩位研究者在一本專業(yè)期刊上發(fā)表了一篇引人入勝的論文——《搞定：無壓工作效率背后的科學(xué)》，他們從可驗(yàn)證數(shù)據(jù)和認(rèn)知科學(xué)工作原理的角度具體分析了我的方法。我在此無法公正評(píng)判他們所做的精彩、詳細(xì)的評(píng)價(jià)和結(jié)論（該文值得反復(fù)閱讀），但可以肯定地說，其論點(diǎn)非常深刻：你的大腦是用來在思考模式的基礎(chǔ)上產(chǎn)生想法的，而不是為了記住更多東西！

思維的展開方式?jīng)Q定了它擅長(zhǎng)識(shí)別，而不擅長(zhǎng)回憶。掃視一眼今天的日歷表，你可以在幾秒鐘內(nèi)獲得有關(guān)全天工作內(nèi)容和情境的相關(guān)認(rèn)識(shí)，而當(dāng)你試圖僅憑記憶回想未來14天的日歷表內(nèi)容時(shí)，你會(huì)感到很吃力。

丹尼爾·列維京在《有條不紊的思路》一書中對(duì)認(rèn)知科學(xué)領(lǐng)域的新發(fā)現(xiàn)進(jìn)行了精彩闡述，涉及我們?cè)谛畔r(shí)代管理并跟進(jìn)相關(guān)數(shù)據(jù)的有限能力，以及創(chuàng)建并利用某種“外腦”的必要性。

一旦你把自己的記憶當(dāng)作個(gè)人組織整理系統(tǒng)（這個(gè)世界上的大多數(shù)人仍在這么做，以此處理那些管控自己生活的行為），你的大腦必定變得不知所措、不堪重負(fù)，因?yàn)槟阋惹刑幚淼氖撬形赐耆莆盏臇|西。

然而，你能以適當(dāng)、有效的方式轉(zhuǎn)移大腦的注意力，形成針對(duì)未來思考和行動(dòng)的最佳誘因（比如閱讀一封電子郵件，然后在日歷表上寫下一次會(huì)面計(jì)劃，進(jìn)而處理這個(gè)問題，或者利用此次機(jī)會(huì)），然后你的大腦就可以進(jìn)入放松狀態(tài)。一旦在適當(dāng)?shù)那榫爸谐霈F(xiàn)了你所關(guān)注的特定情形，大腦就可以憑借誘發(fā)因素自發(fā)地進(jìn)行思考。你相信你會(huì)及時(shí)看見日歷表上的安排，并能做出足夠的準(zhǔn)備。

GTD為你確認(rèn)需要重點(diǎn)關(guān)注的事情提供了方法，從而使你可以提前付諸有效行動(dòng)，并為在適當(dāng)時(shí)機(jī)進(jìn)行適當(dāng)思考組織一套提醒方法。這兩位比利時(shí)研究者闡述了在有效地利用大腦優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)背后所蘊(yùn)含的科學(xué)原理，為我們以最少的思考更有效地取得意義深遠(yuǎn)的成果提供了一個(gè)框架！

減輕未解決事項(xiàng)的認(rèn)知負(fù)荷

本世紀(jì)初，羅伊·鮑邁斯特博士等人做了大量卓有成效的工作，他們確認(rèn)了有關(guān)已承諾的未完成項(xiàng)目——目標(biāo)、項(xiàng)目、結(jié)果等——對(duì)意識(shí)產(chǎn)生的影響。他的結(jié)論直接證實(shí)了我數(shù)十年的體會(huì)：未完成任務(wù)占據(jù)了大腦空間，從而令大腦的清晰度和注意力打了折扣。

不過有趣的是，鮑邁斯特還證明無須為了減輕心理負(fù)擔(dān)而完成此類項(xiàng)目，這和“GTD”做法相呼應(yīng)。這里需要的是一個(gè)可以確保項(xiàng)目在未來得以執(zhí)行的可靠計(jì)劃。

在鮑邁斯特的模型中，僅僅確認(rèn)履行某個(gè)承諾的下一步行動(dòng)，就足以成為一個(gè)最終“規(guī)劃”結(jié)果——只要觸發(fā)因素或提示內(nèi)容保存在某個(gè)可靠位置，我們就能在一個(gè)合理的期限內(nèi)對(duì)這些因素和內(nèi)容進(jìn)行回顧。他在自己的著作《意志力》中大量引用了我的思路和模式，即把觸發(fā)因素或提示內(nèi)容置于對(duì)我們不斷調(diào)用（尤其是在知識(shí)工作方面）的心理“肌肉”實(shí)施管理的豐富背景之下。

沉浸理論

這個(gè)領(lǐng)域有一個(gè)和GTD有關(guān)的流行概念，那就是“沉浸”，即最好的表現(xiàn)和參與狀態(tài)。運(yùn)動(dòng)員將“沉浸”稱為“巔峰狀態(tài)”，它也可以和我在第1章介紹的“心如止水”境界建立密切的關(guān)聯(lián)。

沉浸狀態(tài)由各種不同的因素組成，其中一些因素已經(jīng)通過GTD方法實(shí)現(xiàn)。為了體驗(yàn)沉浸狀態(tài)，你需要具備的特定任務(wù)技能需要和你所面臨的挑戰(zhàn)相匹配。如果挑戰(zhàn)難度超出了你的必要技能水平，你就會(huì)感到焦慮；如果你的技能水平超出了挑戰(zhàn)難度，你很可能會(huì)覺得行動(dòng)無聊。沉浸通常伴隨對(duì)特定任務(wù)的全身心關(guān)注，而且你通常會(huì)有掌控感，感到目標(biāo)清晰。處于沉浸狀態(tài)的個(gè)人通常明白接下來會(huì)發(fā)生什么事情，并能在執(zhí)行整個(gè)任務(wù)的過程中得到及時(shí)反饋。他們還能體驗(yàn)到行動(dòng)和意識(shí)的融合，并在此過程中喪失其自我意識(shí)和時(shí)間感。他們通常有其內(nèi)在動(dòng)機(jī)，會(huì)基于行為本身而不是外界激勵(lì)采取行動(dòng)。處于沉浸狀態(tài)的人往往有最佳表現(xiàn)，會(huì)完全投入眼前的行動(dòng)。一旦人們進(jìn)入沉浸狀態(tài)，他們往往會(huì)不自覺地重復(fù)讓他們獲得這種體驗(yàn)的行動(dòng)。

盡管“沉浸”的概念最初是通過調(diào)查休閑行為（如攀巖、繪畫等）而形成的，但契克森米哈和勒費(fèi)夫爾發(fā)現(xiàn)，相比休閑行為（18%），人們往往會(huì)在工作（54%）時(shí)采取技術(shù)性強(qiáng)、挑戰(zhàn)性大的行動(dòng)。契克森米哈解釋說，很多工作本身就包含了目標(biāo)和反饋結(jié)構(gòu)的類型，從而允許人們?cè)诠ぷ髦畜w驗(yàn)沉浸狀態(tài)，這種現(xiàn)象與較高水平的主觀幸福感有關(guān)。

GTD方法中包含幾個(gè)沉浸體驗(yàn)條件，即有明確的目標(biāo)并能獲得反饋。GTD的重點(diǎn)在于一次專注于一項(xiàng)任務(wù)，這與沉浸體驗(yàn)的核心內(nèi)容密切相關(guān)：專注于某個(gè)刺激場(chǎng)有限的特定行動(dòng)。通過采用GTD方法人們發(fā)現(xiàn)，自己很容易在工作和個(gè)人生活中進(jìn)入沉浸狀態(tài)。人們把任務(wù)清出大腦，轉(zhuǎn)而將其置于一個(gè)外部系統(tǒng)，會(huì)更易于觀察并跟蹤任務(wù)進(jìn)展情況（一種反饋形式）。完整描繪出一個(gè)人在工作和生活中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，有助于人們就需要隨時(shí)予以關(guān)注的事情做出更好的決定，從而使自己全力以赴地投入現(xiàn)有工作，提高獲得沉浸體驗(yàn)的可能性。

自我領(lǐng)導(dǎo)理論

自我領(lǐng)導(dǎo)理論可以追溯到20世紀(jì)80年代，它是自我管理概念的擴(kuò)展。根據(jù)克里斯托弗·P·內(nèi)克和查爾斯·C·曼茲的觀點(diǎn)，自我領(lǐng)導(dǎo)是人們借以控制其自身行為的過程，通過采取特定行為和認(rèn)知策略，人們可以影響自身。自我領(lǐng)導(dǎo)理論的人氣之所以飆升，是因?yàn)閷?shí)務(wù)性書籍、理論性和實(shí)證性期刊、管理及領(lǐng)導(dǎo)力教科書上的相關(guān)內(nèi)容大量出現(xiàn)，自我領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)項(xiàng)目也不斷增多。

包含自我領(lǐng)導(dǎo)理論的策略通常分為三類：行為導(dǎo)向、自然激勵(lì)和建設(shè)性思維模式。

行為導(dǎo)向型策略通常側(cè)重于提高個(gè)人對(duì)于促進(jìn)行為管理目標(biāo)的認(rèn)識(shí)。在工作情形下，這些策略通常側(cè)重于執(zhí)行有必要但不愿著手的任務(wù)。這個(gè)系列的策略包括自我觀察、自我目標(biāo)設(shè)定、自我激勵(lì)、自我懲罰、自我提示。

自然激勵(lì)策略旨在創(chuàng)造一種可以通過行動(dòng)本身給予某人刺激或獎(jiǎng)勵(lì)的情形。這些策略適用于重新設(shè)定那些令人不快的任務(wù)或行動(dòng)，以提高人們對(duì)于行動(dòng)的滿意度，并有意識(shí)突出這些行動(dòng)的內(nèi)在激勵(lì)因素。

建設(shè)性思維模式策略直接涉及創(chuàng)建可積極影響執(zhí)行情況的思維方式。這些策略的例子包括自我對(duì)話、心理意象，以及替換不適用的看法和假設(shè)。

GTD的某些內(nèi)容與這三大類自我領(lǐng)導(dǎo)策略逐一關(guān)聯(lián)。最明顯的內(nèi)容是“自我提示”這個(gè)概念。一個(gè)結(jié)構(gòu)完善的GTD系統(tǒng)，可以提供某種刺激未來行動(dòng)的實(shí)質(zhì)性材料。GTD方法也包含有自然激勵(lì)策略的相關(guān)內(nèi)容。確認(rèn)規(guī)模雖小但影響甚大的任務(wù)并進(jìn)行慎重處理——一次徹底的心理RAM（隨機(jī)存取存儲(chǔ)器）轉(zhuǎn)儲(chǔ)加上一點(diǎn)空閑時(shí)間足矣——會(huì)讓人獲得愉悅感。最后，GTD的一個(gè)關(guān)鍵心理要素是，別把你的工作簡(jiǎn)單看作系列性的大項(xiàng)目，而要直接當(dāng)作下一步具體行動(dòng)。從失敗/不知所措狀態(tài)轉(zhuǎn)向激情狀態(tài)有利于你推動(dòng)執(zhí)行此類任務(wù)，這是一個(gè)以積極方式轉(zhuǎn)變心態(tài)的好例子。

事實(shí)證明，采用自我領(lǐng)導(dǎo)策略可以增強(qiáng)人們的自我效能感，而自我效能是組織心理學(xué)理論體系中研究最深入的領(lǐng)域。對(duì)于傳統(tǒng)意義的雇員和企業(yè)家來說，自我領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系到工作滿意度、工作績(jī)效等積極的組織行為。

經(jīng)由執(zhí)行意向的奮斗目標(biāo)/成就

目標(biāo)（預(yù)期結(jié)果）是一個(gè)至關(guān)重要的生活構(gòu)成部分，而GTD可以同時(shí)促進(jìn)個(gè)人目標(biāo)和職業(yè)目標(biāo)。皮特·M·高爾威澤和加布里埃爾·歐廷根曾就目標(biāo)實(shí)現(xiàn)問題進(jìn)行過一系列重大研究，并在其中引入了“執(zhí)行意圖”的概念。他們認(rèn)為，總體上確保實(shí)現(xiàn)目標(biāo)（針對(duì)既定目標(biāo)采取行動(dòng)）的最佳方式是，就何時(shí)采取特定行動(dòng)在大腦中形成因果關(guān)系。當(dāng)你提前制訂計(jì)劃（執(zhí)行意圖）并確定在相關(guān)情形下要采取的行動(dòng)時(shí)，正確的行為應(yīng)該是近乎自動(dòng)地完成，而不需要?jiǎng)佑媚阌邢薜囊庵玖?chǔ)備。換句話說，如果你確信自己或多或少會(huì)自動(dòng)采取的行動(dòng)足以引導(dǎo)并支持你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，你可以等到必要的情況下再去動(dòng)用既有支持力量，它也不會(huì)因?yàn)槟悴煌?dān)憂或考慮應(yīng)在何時(shí)采取何種行動(dòng)而消耗殆盡。

通過把系統(tǒng)作為采取結(jié)果型導(dǎo)向行動(dòng)的觸發(fā)或者提示因素，GTD可以實(shí)現(xiàn)和執(zhí)行意圖的關(guān)聯(lián)。例如，你可以設(shè)定執(zhí)行意圖：“當(dāng)我在辦公室里，有超過一個(gè)小時(shí)的空閑時(shí)間，而且精力充沛，我要查看我的任務(wù)清單，選擇具有挑戰(zhàn)性的重要事項(xiàng)進(jìn)行處理?！被蛘?，“等到了周日下午，我要進(jìn)行一次每周回顧?！被蛘?，“當(dāng)我感到心煩意亂、不知所措，我要進(jìn)行一次心理RAM轉(zhuǎn)儲(chǔ)。”這樣的潛在執(zhí)行意圖實(shí)在是數(shù)不勝數(shù)。

心理資本

心理資本（PsyCap）是一個(gè)相對(duì)新穎的框架，組織心理學(xué)家借此著手評(píng)估員工的整體資源狀態(tài)及其效果。它包括四項(xiàng)可定義內(nèi)容：自我效能、樂觀、希望和韌性。

這些變量都可以在一定程度上獨(dú)立預(yù)測(cè)不同的結(jié)果。例如，某人的樂觀程度與特定結(jié)果或行為明顯相關(guān)。然后，當(dāng)這四個(gè)組成部分作為心理學(xué)家所謂的心理資本被一并考慮時(shí)，你能預(yù)測(cè)到的遠(yuǎn)不止其組成元素的共同效應(yīng)。心理資本概念的存在歷史相對(duì)短暫，但它已經(jīng)和許多個(gè)人和組織的積極結(jié)果（如工作績(jī)效和心理健康）建立了關(guān)聯(lián)。

心理資本是對(duì)某種狀態(tài)而不是某種特性本身的描述，也就是說，心理資本可以像人們的情緒一樣，幾乎每分鐘都經(jīng)歷主動(dòng)改變或被動(dòng)改變，乃至于被削弱。在通常情形下，它會(huì)區(qū)分并反映出你這一天過得好與不好，你覺得自己占了上風(fēng)還是一敗涂地。好消息是，這類狀態(tài)具有可塑性，你可以采取行動(dòng)改變或者完善它們，而不必改變你自己的本性。

“搞定”與高水平心理資本的所有四個(gè)組成部分及其預(yù)期結(jié)果直接相關(guān)。“搞定”能讓人們創(chuàng)建并維護(hù)一個(gè)有關(guān)他們對(duì)自己和他人所做承諾的完整圖景，從而能在任何給定時(shí)刻就是否行動(dòng)做出適當(dāng)決定，進(jìn)而自動(dòng)建立起自信和控制感（自我效能）。簡(jiǎn)單識(shí)別所有懸而未決的問題，將其從記憶庫轉(zhuǎn)移到外腦，同時(shí)有條不紊地確認(rèn)具體、可行的下一步行動(dòng)，是一種自我控制和導(dǎo)向行為。鑒于可用時(shí)間、精力和情境制約方面的限制，采用GTD方法能讓人確切了解需要完成的項(xiàng)目，以及自己為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)可以采取的具體行動(dòng)。

采用GTD方法能讓人更加樂觀，因?yàn)樗茏屓税盐枕?xiàng)目成功及其自身針對(duì)性努力之間的關(guān)系。個(gè)人確認(rèn)有意義的項(xiàng)目，設(shè)計(jì)完成項(xiàng)目所需的下一步行動(dòng)，然后完美跟進(jìn)整個(gè)過程，直到項(xiàng)目完成。這樣積小勝為大勝，就可以生成更大的能力，做出更積極的承諾。

此外，在采用GTD方法的過程中重視前端決策——用“工作定義工作”——可以視為一種全面的前瞻性做法（設(shè)定目標(biāo)，并確認(rèn)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的途徑）。在這個(gè)前端決策過程中，個(gè)人設(shè)定目標(biāo)（“‘搞定’是什么樣子的？”），然后確認(rèn)實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)所需完成的任務(wù)（“下一步行動(dòng)是什么？”）。

關(guān)于GTD方法應(yīng)用者更容易從失敗中恢復(fù)（即韌性）的觀點(diǎn)，還沒有相關(guān)實(shí)證數(shù)據(jù)，但對(duì)于我來說，這個(gè)星球上顯然已經(jīng)有數(shù)十名最優(yōu)秀、最聰明的人為我提供了軼事證據(jù)。在處理重大家庭變故或者工作及職業(yè)生涯的劇變方面，人們已經(jīng)獲得了豐富的證據(jù)，足以證明采用GTD方法能讓他們保持理智、堅(jiān)定，富有工作效率。這種方法賦予個(gè)人面對(duì)困境時(shí)的冷靜和掌控感，從而能讓他們理性解決手頭的任務(wù)，在必要時(shí)及時(shí)調(diào)整多重向量。在遭遇壓力或其他不幸時(shí)，思維最清晰、處理結(jié)果最有效的人與其他人相比，更有可能以良好姿態(tài)沖破壓力的包圍。

心理資本模式還提供了一個(gè)框架，有助于了解那些將GTD方法整合為文化標(biāo)準(zhǔn)的群體何以明顯做到了“沿食物鏈上移”，也有助于理解其相應(yīng)的組織應(yīng)對(duì)方式、互動(dòng)和結(jié)果生成方式。無論心理資本能否在組織心理學(xué)領(lǐng)域進(jìn)一步發(fā)展為一個(gè)可定義、可驗(yàn)證的發(fā)展領(lǐng)域，對(duì)GTD方法應(yīng)用在心理、情感、反應(yīng)甚至物質(zhì)方面帶來的利益進(jìn)行描述都不無裨益。

毫無疑問，我們將在未來幾年源源不斷地發(fā)現(xiàn)新的科學(xué)數(shù)據(jù)，可以證明我從體驗(yàn)本模型事件之日起獲得并和無數(shù)人分享的認(rèn)識(shí)是正確的：當(dāng)具有潛在意義的一切東西都被收集、理清、組織和回顧，我們才有可能真正展示自己更成熟、更優(yōu)雅、更聰明的一面。由此生成的經(jīng)驗(yàn)和結(jié)果是不可或缺的。