第10章
學會控制項目

在第4到第9章中，我們介紹了如何清理自己的大腦，以及如何對何時該做何事做出正確的選擇。這其實是一個橫向的視角——它面向的是你整個生活中的所有事務和行動。而完善的時間管理系統還差一個關鍵部分，即所謂的縱向視角——激發自己大腦的活力，對某個特定事務進行深入的思考和大膽的想象。對于你參與其中的項目和情形，你或許的確理清了相關結果和下一步行動步驟，但有時你會覺得，創造性思考和詳細的行動方案更有助于你加深對它們的了解。

在這一章中，我們將一起對項目的規劃進行深入的研究和仔細的推敲。

我們需要更多的非正式計劃

經過這些年來與數千位職業人士的接觸，我可以大膽斷言，實際上我們所有人都應該在生活和工作方面進行更多的、更頻繁的非正式計劃。這種做法會大大降低我們的心理壓力，并能以極小的代價換來巨大的回報。對于你所參與的各種項目和情形，也許你確實能理清其結果和下一步行動步驟，但有時你會覺得有必要增進你對它們的了解，進行更具創造性的思考，并明確其執行過程。

對于項目計劃過程，最大的提升空間并不在工具方面。畢竟很多專業的、復雜的項目組織與計劃工具已經非常普及了（比如甘特圖等），大多數需要這些工具的人都已經在使用這些工具了。真正需要改進之處是，在計劃的過程中，讓你的創造性和預見性思維能夠真正發揮作用。

而造成這種簡單有效的思維缺失的最主要原因，是一般的自上而下系統無法應付在思考和預測中出現的數量龐大的細節。這也就是我主張自下而上的管理方式的原因。如果你感到對需要執行的任務失去控制，自然就會對計劃產生抗拒，這會讓你不知不覺在原地打轉。但是如果你接受并認真實踐了本書中的方法，你的靈感和創造性思維就會獲得空前的釋放。如果你的系統已經為接納隨時產生的奇思妙想做好了準備，那么你的工作效率肯定會大大提高。

在本書第3章中，我提到了項目計劃的5個階段，這些階段會幫助我們將想法轉化為實際行動。

下面是一些實用的技巧和方法，可以幫助你使用我所推薦的自然的、非正式的計劃方法。盡管這些建議都是基于基本常識，但是大多數人往往都沒能做到完全遵循。你應該隨時將這些建議銘記在心，而不是在面對重要任務的時候把它們拿出來臨時抱佛腳。

哪些項目需要你進行計劃？

實際上，列在你的項目清單中的大多數項目，都不需要你進行刻意的“計劃”，這些項目只需要你在大腦里過一下，自然而然就會得出下一步行動。比如說，你要“對車子進行保養”，你只要上網找到最近的4S店，約個時間就可以了。

然而有兩類項目，確實需要我們進行某種形式的安排策劃：（1）那些你已經決定了下一步行動，卻仍然吸引你注意力的事務；（2）那些意外冒出新點子或臨時出現新細節的項目。

第一類——這些項目，除了下一步行動以外，還有其他需要你確認和安排的方面。也就是說，在你確定了下一步行動后，還需要進一步的關注和處理。對于這類情況，你就需要應用自然計劃法了（可能是其中一個或多個階段）：定義目標和原則、展望成果、頭腦風暴、組織整理。

第二類——這類項目的想法會突然冒出來，很可能不是在工作場所和工作時間（海灘上、汽車上或者會議上）。你應該將這些想法隨時收集起來。這樣一來，這些念頭就可以先被保存起來，以后再做仔細考慮。

項目計劃也需要確定下一步行動

你總會遇到幾個這樣的項目：你希望對其進行更加具體細致的安排，以確保萬無一失。比如：你馬上要去參加一個重要的會議，必須準備好會議日程安排以及一些相關的資料；或者你剛剛接受了安排公司年會的任務，你不得不盡快地使各方面準備到位，并把一些具體的工作分派下去；或者你需要向人力資源部門描述一下某個新職位的工作要求；或者你需要思考并制訂近期的家庭度假計劃。如果這些工作還沒完全落實，現在立即確定下一步行動吧，并把它列入你的行動清單。這會幫助你開始對項目的計劃，并有效地推進更深層次的規劃。

典型的計劃步驟

最常見的幾種計劃導向的行動方式為：個人頭腦風暴、組織整理、召開會議、收集信息。

頭腦風暴 對于那些一直吸引你注意力的項目，你需要開動腦筋，仔細思考；特別是當你不清楚下一步行動是什么的時候尤其如此。對于這類情況，最合適的下一步行動就是“想想關于某個事情的點子”。

這個下一步行動，也要列入你的下一步行動分類清單，所以你要確定在哪里進行、如何進行。在進行這類思考時，是在電腦上進行好呢，還是用紙筆工具更合適？我會完全憑直覺選擇其中的一種。對于我來說，要么把它記錄到“在電腦旁”清單中，要么記錄在“任何地點”清單上（因為隨身攜帶筆和紙，所以我可以在任何地點繪制思維導圖或者記錄粗略的筆記來幫助思考）。

組織整理 也許你已經為某些項目收集了足夠的筆記和輔助資料，現在你只需要將它們整理一下，使之更有條理。在這種情況下，你的下一步行動很可能像這樣——“組織整理某個項目的資料”。如果你必須在辦公室里才能執行這一行動（因為所有的文件和資料都放在辦公室，沒辦法隨處搬動），那這個行動就應該記在“在辦公室時”清單上；如果你收集到的資料都是電子形式的，并存入了隨身攜帶的筆記本電腦或數字設備中，這個行動自然可以納入“任何地點”清單中；如果你希望用文字處理軟件、演示軟件、思維導圖軟件或者項目規劃軟件來輔助你的行動，就應該把這個行動列入“在電腦旁”清單。

召開會議 通常，把相關人員召集到一起，共同討論、群策群力會讓事情取得一定的進展。這通常意味著給相關人員或者你的助手發一封電郵，或者給某個關鍵人物打個電話來敲定一個時間。

收集信息有時，計劃工作的下一項任務就是收集更多的資料。比如，你需要同某人打電話聊一下，掌握他的情況（“給比爾打個電話，了解一下他對經理會議的看法”）；或者你需要瀏覽一下你剛剛接手的有關去年會議的資料（“查看一下股東大會的歸檔資料”）；或者你希望在互聯網上瀏覽一番，看一下你正在工作的領域有沒有什么新聞發生（“查看一下大學獎學金基金的情況”）。

隨時產生的想法 不要錯過任何一個可能具有潛在價值的想法和創意。許多時候，當你處于一個與計劃工作毫不相干的地點時，卻會想出一些好點子來。比如，當你正要去商店買東西時，會突然想到一個關于員工大會的絕妙念頭；或者當你正在做飯時，會突然想到下次舉辦用戶會議的時候要給參會人員送什么樣的小禮品；或者你在看晚間新聞的時候，會突然想到公司的顧問團遺漏了一個重要的人選。

如果你想到的點子不是可以列入行動清單的具體行動，你就有必要想辦法把它們保存下來。當然，確保沒有遺漏任何想法的關鍵就是你的收集系統了，即你的文件夾、紙筆或智能手機等。你需要保存所有的想法、念頭和創意，以便日后處理。

項目計劃的輔助工具和架構

只要你手邊隨時都有理想的工具，無論你的腦海中出現什么樣的想法，你都可以第一時間把它抓住、記下、保存起來。一旦你捕捉到這些想法，你就可以根據需要隨時查詢參考。

思維輔助工具

獲取想法、提高生產力的最重要的絕招之一就是利用“形式決定功能”現象——合適的工具更容易激發你的好想法。（我的一些最有創造力的想法，就是在試用一款軟件時產生的，這款軟件的主要用途是以一種有趣的方式產生和捕捉數據。）

在你思考的時候，如果不能動筆寫寫畫畫，或將其輸入數字設備，你會發現自己很難長時間保持注意力高度集中（最多不過幾分鐘），獨自一人的時候尤其如此。只要你在思考過程中能夠使用一些外界的工具記錄你的想法，那就像給風箏加上了線，你就可以一連幾個小時保持高效而敏捷的思維。

書寫工具

隨時在手頭準備一些方便好用的書寫工具，這樣你就不會因為缺乏記錄工具而在潛意識里對思考產生抵觸。對我來說，如果手中沒有記錄想法的工具，我就無法投入地思考。

說來也怪，有時一個絕妙想法的誕生僅僅源于我一心想用一下我那漂亮又好用的圓珠筆或中性筆！也許你不像我這樣，會受一個書寫工具的驅使，但如果你也有這樣的傾向，那就應該成全自己，在高質量的書寫工具上進行一些投資吧。

建議你在每個位置都放上幾支漂亮的圓珠筆，因為你很可能會在那里做一些記錄——在你的書桌上，在廚房里，在書包、公文包、錢包和背包里。

紙張和記事本

除了書寫工具，還應該準備一些實用的記事本等類似功能的物品。標準記事本功效不凡，因為你可以輕松地撕下記錄著想法和事情的那幾頁，放入你的工作籃中，日后有機會的時候再進行處理。你還可以用原件或掃描件形式保存一些初步和非正式的思維導圖和筆記，直接把它們放入別的文件夾。手寫痕跡往往包含豐富的情境記憶提示，事實證明，這些提示具有長期價值。

黑板和白板

如果有足夠的空間，黑板和白板也是非常實用的思考工具，并且可以多次重復使用。它們為你提供了充足的空間，可以在上面草草記上幾筆心頭閃現的想法。此外，當你在思考某一主題時，它們還可以使你的想法始終生動地展現在你眼前。在辦公室和會議室中配備一些白板將會很有用，而且越大越好。一些公司已經設計出有可擦寫表面的整體內墻，可以很方便地展開頭腦風暴和臨時視覺溝通。如果你有幾個孩子，我建議你在他們的臥室中也裝上一個。（我是多么希望在自己的成長過程中也有這樣一個鼓勵思考的環境啊！）注意在手邊準備足夠的白板筆——扼殺創造性思維的莫過于干掉的、無用的書寫工具。

當兩個人或者更多的人聚集在一起開會時，誰都可以在白板上寫上幾筆，一目了然。即使幾分鐘后你擦去了這些思想火花，但剛才把它們記錄下來的過程本身就可以促進大家的建設性思考。（有時候，即便手頭沒有記事本，僅僅是在餐廳里的紙制桌布、餐具墊甚至是餐巾上漫無目的地描上幾幅圖表和寫一些筆記，也會令我獲益良多。）

用你的數字化工具進行思考

在文字處理、思維繪圖、提煉綱要、演示文稿或者電子表格程序方面，我喜歡運用筆記本電腦（較少用平板電腦）來進行思考。當我把需要考慮的事情以某種數碼模式存儲起來后，就可以自如地編輯、剪貼以及投入各種各樣的應用之中，非常便捷。一旦啟動電腦，坐在屏幕前，我的大腦就會活躍起來。這也成了掌握鍵盤輸入技能的一個重要理由，這樣你才能靈活自如地駕馭電腦。

較大的白板方便展現更具創造性的關聯，并能擴展思維范圍。同樣的，我發現較大的電腦屏幕也能起到類似作用。隨著全球數字和移動技術的快速發展，大家使用的各種設備自然在日益小型化，但其可用性和效率卻大大提高。不過，我想提醒的是，智能手機之類設備的價值在于執行思考結果，而不在于生成創造性思維。因此，我需要更多而不是更少空間。

輔助架構

除了擁有隨身攜帶且得心應手的工具以外，一個可以方便地收集思考結果的系統也有利于提高效率。這就像在你的面前擺出紙和筆時可以幫助你進行頭腦風暴一樣，擁有便于組織整理項目細節的工具和環境，也同樣可以推動項目計劃的進程。

根據需要創建文件夾或者活頁夾

一個好的一般性參考資料歸檔系統，不僅要便于歸檔和查閱項目資料，還應該對項目規劃起到重要的輔助作用。一個項目的進展，一般都是由某些關鍵數據、票據、資料推動的，所以，你非常有必要針對某個主題設立特定的文件夾。這樣，當你手頭出現相關資料的時候，你就可以立即將其保存到文件夾中。如果你的歸檔系統太過正式（或者根本不存在），那你一定會錯過很多提前關注項目的機會。比如你剛剛參加完某一次特定主題的會議，寫了不少筆記和備忘錄，你就應該馬上建立一個文件夾，把相關的資料全部放進去（當然是在確認了相關的下一步行動之后）。

在培訓客戶時，我多次發現，當人們僅僅創建了某個主題文件夾，并放入可以收集到的備忘錄和其他具有潛在價值的相關資料后，就可以大大地提高他們對事務的控制力。這種方式無論在客觀上還是主觀上，都能讓你感到“一切都處于控制之中”。

如果你習慣使用活頁本或者計劃手冊，一定要存儲足夠的空白頁。這樣，每當一個主題或項目出現時，你就可以馬上為它分配一頁。某些項目日后也許會占用比較大的篇幅，甚至會占據一個完整的記事本，但是開始的時候，一頁紙也就足夠了。絕大部分項目也就僅僅需要一兩頁空間，保存需要跟蹤的幾個想法即可。

紙張與數字化

對于那些日益適應數字化的人來說，會忍不住想完全摒棄紙張。鑒于已經有各種用于數字記錄、掃描和字符識別的工具，從理論上講，這么做應該沒問題。但是，從其實踐意義來看，紙張對我們大多數人仍然有用。出于種種原因，手寫筆記不會消失，這不僅是因為相關工具的適用性，及其圖示范圍的有效性。當我們用不同設備進行表達時，我們往往會有不同的思考方式，許多人發現，用手書寫和繪圖能釋放出更多精彩紛呈的創意。

此外，與我們在電腦屏幕前的發現相比，紙質材料更便于提醒相關信息、關系和觀點。據我所知，許多數字狂們都已經在重拾紙質計劃書和記事本，因為他們發現，這些東西更容易配合他們思考和自我提示。很多時候，我都會打印與某人、某項目或某主題相關的文件，然后把它們放在一個有形文件夾內，以便在開會、寫作或研究時使用。盡管這些紙張大都會被循環利用，所更新的信息也將重新輸入數字設備，但在此期間，有形材料能發揮電腦本身不具備的功能。

毋庸置疑，數字技術將繼續升級，并將以低技術材料和工具無法企及的方式促進思考、規劃和決策支持。但除非筆、記事本、便利貼、有形文件夾和打印文件被更好的東西替代，它們仍須在你的協調性個人管理系統中扮演某種角色。

軟件工具

我還沒有發現堪稱完美的項目管理工具。對于需要我們管理的大多數內容來說，自詡完善的很多應用程序要么太耗能，要么太簡易。我曾經指出，我從沒見過哪兩個項目需要進行同等程度的細化和以同一種結構進行管理。所以說，很難創建出可以滿足大多數的任意一種應用程序。我們發現，零碎的應用程序往往更加靈活，也更適用于我們的項目。

盡管如此，仍有多種類型的數字工具可以發揮非常重要的作用。大多數專業人士都熟悉文字處理程序、電子表格和演示程序，它們或許都是創建項目計劃及其內容的最佳方式，尤其是在已完成目標、愿景、頭腦風暴階段的情況下。

通常更適用于非正式規劃和頭腦風暴的兩類軟件，分別是思維導圖和分級概要應用程序。我在自己的大多數項目中都使用了一種數字思維繪圖工具，用以開展針對性的頭腦風暴，并捕捉那些隨機迸發的想法。在大多數情況下，思維導圖本身足以實現我對相關項目的掌控。

頭腦風暴的另一個選項是分級概要程序，它允許創建標題和子標題，描述其有限或擴展性細節。大多數好的文字處理程序同樣提供此項功能。這些程序的優點是，它們可以處理范圍廣泛的復雜情形，從列舉關于組織聚會的要點，到生成整部作品的結構。盡管出于刪除、粘貼、重新排列數字文本的考慮，分級概要和文字處理程序通常更支持結構化思維，但它們仍然有助于生成創造性思維。

軟件領域的高端產品是綜合性項目管理軟件。專業人員和機構有其特定需求，需要利用這些應用程序體現嚴謹性，對細節內容進行管理，因此，他們通常采用此類工具，并通常會基于公司的特定項目專門定制。這種軟件還用于發射火星探測器、協調建筑施工、交付飛機和藥品。

項目管理軟件的低端產品應用，是在某個項目列表的“任務記錄”位置記錄隨機想法，或者利用通用的記錄生成和管理軟件，創建關于某項目及其相關想法的記錄。

如果你是電腦迷，你無疑會采用此類模式，以便開發、捕捉項目計劃及其相關材料。要確保自己適應這些應用程序，從而專注于你的項目思考，而不是軟件本身。這還便于你進行定期回顧，隨時更新內容，通過持續清理和重新組織來保持其即時性。要記住，電腦有點像黑洞，隨著記憶和存儲容量不斷擴展，具有這種零碎功能的新穎應用程序會不斷激增，保存一切內容會變得更容易，而你手頭最重要的項目材料則更難找到。

如何在生活中應用這些手段?

就像你的“下一步行動”清單需要不斷地進行內容更新一樣，你的“項目”清單也應該如此。要做到這一點，你就應該抽出一段比較完整的時間（1~3小時比較理想），對每一個項目進行盡可能深入的“縱向”思考。

現在，就請找出你目前最關心或者最感興趣的幾個項目，對這些項目進行一些思考、收集或組織整理工作。在此過程中你可以使用任何你認為用得上的工具。

每次一個、自上而下地逐個面對這些項目。問問自己：“對于這件事情，我還需要了解什么？獲取什么？記住什么？”

你可以使用紙和筆繪制出思維導圖，然后建立一個文件夾以保存這些紙質文件。你也可以在你的管理軟件中，隨手輸入一些要點和想法。你還可以創建一個文字處理文件，寫出這個事情的分級概要。

關鍵在于你要學會思考，運用思考的結果進行合理的管理。要培養一個好習慣：在考慮問題的時候高度集中精力，有預見性地發現問題、解決問題，而不是等到迫不得已時才行動。