第1章　學會入門時間管理法：從拖延到自律

第1節　1小時快速掌握5種時間管理法

“時間花在哪兒，都是看得見的。”

“終身學習，知行合一。”

上面是我很喜歡的兩句話，也是我的座右銘，我想在本書開篇就把它們送給各位讀者。有的讀者可能會好奇：時間，看不見、摸不著，為什么說它是“看得見”的呢？

其實這并不難理解。如果你愿意每天抽出累計1小時的時間進行科學鍛煉，堅持365天不間斷，一年之后你便會擁有一副健美的身材，甚至穿衣特別有型。你花費在鍛煉上的每1分鐘、每1小時都經過長期的積累，使你的身體發生了變化，并最終顯示出看得見的結果，這個結果讓你滿意，也讓你身邊的朋友佩服。

如果你每天花30分鐘的時間看書，堅持100天不間斷，以每天閱讀50頁的速度計算，你就會讀完5000頁。如果按照一本書150～200頁計算，那么在這100天的時間里，你可以閱讀完25～33本書，甚至讀得更多。

你看，時間花在哪兒，都是看得見的。

如果把時間精確到每一天，以年為單位來衡量，我們會發現長期在某個領域花費時間鉆研，就能夠產生復利效應，獲得該領域的大量知識。如果我們長期在某個領域積累沉淀，便會在這個領域有一定深度的見解。

你把這些知識和見解通過“輸入—輸出”的方式，形成筆記、文章、音頻、視頻等，通過某些互聯網傳播渠道分享出去，你便會找到同類，甚至擁有一群和你理念相似的朋友，他們都會成為你前進道路上的盟友。

長期堅持下去，就是“終身學習，知行合一”。

我希望這兩句話能夠對你有所啟發，幫助你為接下來學習時間管理的內容做準備。我會通過分享五種方法，讓你在1小時之內學會簡單高效的時間管理法，并且讓你學完就能夠實踐起來。

1．柳比歇夫法

柳比歇夫是一名蘇聯作家，他從26歲開始便記下自己每天的時間都花在了哪兒，結果：他在28歲確定了一生的目標——創立生物自然分類法，31歲能準確感知時間，73歲全年工作時長達2006小時，79歲全年還為讀者寫了283封回信。

如此詳細的數字，都來自他本人的記錄。這些記錄都非常有用，對他而言是參考，知道自己每天的時間都花在了哪里；對后人來說則是一種可以參考和借鑒的基礎時間管理方法。

他在充實又忙碌的一生中，不僅熱情、嚴謹地對待工作，也對自己的道德有嚴格要求。他并不是一位刻板的科研工作者，生活中也有自己的興趣愛好。他不追求得到所有人的認可和掌聲，但對自己熱愛的事情能夠長期堅持下去并盡量做好。他不追求成為權威，敢于提出與主流不同的觀點，同時保持著批判性思維。

在《奇特的一生》(1)這本書中，作者格拉寧詳細地闡述了柳比歇夫的時間管理方法——如何運用時間，使愿望一步一步實現，同時也能保證足夠的睡眠時間。

柳比歇夫嚴格地記錄自己用在學習、科研等方面的時間，隨后他會通過總結、反思，尋找并采用更合適的方法記錄時間。

例如，每次散步的時候，他會捕捉昆蟲、觀察昆蟲的習性；在一些廢話連篇、對他而言沒有太多意義的會議上，他會演算習題；出門在外旅行時，他會看小說、學習外語；乘電車的時候，他會站著看書，有位置的話他還可以坐著寫字。

隨著工作和學習的深入，他的知識面越來越寬。他在研究數學時發現，自己如果不懂歷史、不懂文學，對數學的研究就會有所欠缺。他覺得自己需要進行綜合學科的學習，這樣才能成為一名更好的科研工作者。

漸漸地，他發現自己的時間越來越不夠用了，對自己的要求也越來越高。后來他為了更好地利用時間，把工作時間分為毛時間和純時間：毛時間就是花在這項工作上的時間；而純時間，則是指把工作中的間隙或歇息時間也利用起來的時間。除了每天對時間耗費進行記錄，他還做了規劃，把一輩子分為許多個“五年計劃”——他每過五年，就把時間支出在哪些事情上認真做分析，和過去的自己進行對比，在哪些方面做得好，在哪些方面做得不好，以此來不斷改進自己的時間管理方法。用棋手的話來說，他就是在不斷地“復盤”：回顧自己的過往，了解過去自己的時間分配是否科學。

柳比歇夫法，我用一句話簡單概述為：嚴格記錄自己每一天的時間耗費，通過分析自己的時間花費情況，重新分配時間，以達到更科學、更合理利用時間的目的。

當然，你完全沒有必要按照他的原始方法做每一天的時間記錄，并不是每一個人都適合這樣長期的、看似枯燥的時間記錄法。你可以學習和借鑒的是：通過記錄自己一周7天的時間，每一天都花費了多少小時在工作、學習、鍛煉等事情上，從而知道自己每天、每周的時間安排是否合理。如果不合理，你可以在某些事項上進行單獨調整，從而達到利用時間的最高效果。

如何利用柳比歇夫法記錄自己一周的時間呢？接下來我將分享自己的實踐經驗，希望能對你有一定的幫助。

（1）以周為單位，對每周7天的時間做一個詳細的記錄。

（2）每一天以時間軸為模板，記錄自己從早到晚的時間開銷。可以用晚上睡覺前的5～10分鐘完成每天復盤，總結自己在哪些方面做得好，在哪些方面的時間利用可以再改進。

（3）每周結束之后，再做一個周復盤，看看自己本周的時間耗費是否合理。

周記錄時間模板如圖1-1所示，你可以參考或者結合個人實際另行設計。

通過柳比歇夫法記錄自己每周的時間耗費，堅持2～3周后，你便會養成最基礎的時間管理習慣，也會明白對哪些時間不應該浪費，對哪些時間還可以更科學、合理地利用起來，從而達到時間運用最大化的效果。

2．吞青蛙法則

想象一下：你每天早上起來，必須吞掉一只活的青蛙，你的內心會有什么樣的感受？

焦慮、痛苦、不愿面對，你甚至都不敢想……沒錯，這些都是你在想到吞活青蛙這件事時的非常真實的感受，也是你每天面臨最痛苦的工作任務、學習任務、事項時會產生的感受。

要吞掉的那只青蛙，可用來比喻你每天必須完成的那一個痛苦事項，你不愿意面對它，卻又不得不面對它。“吞青蛙法則”是由《吃掉那只青蛙》(2)的作者博恩·崔西提出的一種時間管理法，它可以幫助你解決那些痛苦的事情。在這本書中，作者把每天要完成的最重要的任務比喻成大青蛙，只要你改變自己的思維方式，運用技巧把大青蛙吃掉，你就能自如地駕馭時間，掌控自己的生活。

吞青蛙法則包含兩條：

第一條法則：如果你每天早上必須吞掉兩只青蛙，可先吞掉更大、更丑的那一只。

這是什么意思呢？如果你每天早上醒來，同時面臨兩件棘手的、令你痛苦的事情，那么你就選擇先處理難度更大、你更不愿意面對的那件事。

把更難、更讓你痛苦的事情處理完，你就會長嘆一口氣，因為接下來的待辦事項相對來說就容易多了。我有一位作家朋友，他每天早上起來面臨著兩個任務：至少更新3000字的文章、錄制一期5分鐘節目音頻。于是他選擇每天早上先去做錄制音頻的事項，完成之后再去單位上班，利用中午休息的時間書寫3000字以上的文章，再發布到網站上。就這樣通過不斷地堅持和積累，他漸漸成為一位名作家。

第二條法則：如果你每天必須吞掉一只青蛙，那么你只是坐在那里盯著它看，終將無濟于事。

這就好比：面對每天都必須完成的一件事情，如果我們一直拖延下去，不愿意完成，那么這件事情就一直不會得到處理，甚至會帶來更多不好的影響，產生負向的“多米諾骨牌效應”。拖延會導致事情積累得越來越多，我們會感到越來越焦慮。

我對這條法則感受頗深。早上起來每當我不想面對客戶的一堆郵件和消息時，我總會告訴自己，想想吞青蛙第二條法則。只盯著這件事情不去處理是沒有用的呀，不管是否情愿，都得把這件事情完成，我才不容易焦慮，才能集中精力去處理接下來的待辦事項。如果我實在不想主動完成這件事，就會用吞青蛙法則加上自我懲罰的方式給我的同事發小金額紅包，用外在的力量督促自己完成。時間久了，我肯定會覺得一直發紅包不劃算，所以即使內心再不情愿，我也會去完成這件事。自我懲罰的方式多種多樣，重要的是要讓自己養成主動處理困難問題的習慣，而不是任由困難問題放在那兒，自己不解決、一直拖延下去。

你也可以把吞青蛙法則更好地運用到日常生活中，幫助你面對那些很難處理的事情。

3．“四象限”法則

每天面對需要完成的大量任務，你是否有過類似的體驗：當手頭的待辦事項變得越來越多時，感覺大腦有些混亂，不知道該從哪一件事情著手處理。隨著事情堆積得越多，內心就會感到越焦慮。

其實你只要學會時間管理里的“四象限”法則，很快就能厘清手頭的待辦事項，從而更從容、更淡定面對它們。

根據待辦事項的緊急、重要程度，我們可以把這些事情分為：重要、緊急的事，重要、不緊急的事，緊急、不重要的事，不緊急、不重要的事。如圖1-2所示。

（1）重要、緊急的事。一天中，哪幾件事對于你來說是重要、緊急的，就可把它們放入此象限中。假如你是一名人力資源管理工作人員，每天需要處理的重要、緊急的事情有：給10位面試者打電話，通知他們來公司面試；篩選郵箱里的50份簡歷，從中選出10份候選人簡歷，給各個部門主管查看。那么你就可以把這些重要緊急的事情列入這個象限，每天優先完成這些工作上的事情，再處理其他事情。

假如你是一位學生，每天面對的重要、緊急的事情有：背完50個英語單詞、寫一篇800字的作文。那么你就把這些事情列入此象限，選擇在自己狀態最佳時完成這些任務。

（2）重要、不緊急的事。每天的待辦事項里，有些比較重要，但它們不是當下必須完成的（不那么緊急），你就可以它們列入此象限中。假如你是一位銷售人員，每天需要把銷售業績制作成表格匯總起來，這件事情重要，卻不必立刻完成，可以在下班前花5～10分鐘完成，那么這件事就可以列入此象限，提醒自己下班之前完成即可。

假如你是一名學生，每天的學習任務里重要、不緊急的事情有：與同學討論一道數學題的解法，去詢問語文老師一首古詩的寓意。那么這些事情就可以列在此象限中，將時間安排在放學后、下課后，因為它們雖然比較重要，但你不必放下學習任務，可以安排在空閑時間完成它們。

（3）緊急、不重要的事。一天中有時會有臨時、突然安排的任務，它們或許需要你立馬就處理、需要你在30分鐘內處理完，但它們又不是很重要的事，你就可以把這些事列入此象限。比如：給老板復印一份資料，中午12點送到老板辦公室；開會結束后的30分鐘內，寫一份簡明的會議紀要提交給部門主管。這些事情都很緊急，但相對于每天最重要的那幾項事情來說，顯得不那么重要，你可以根據工作時間是否充裕來安排這些任務：如果時間充裕，就立刻去做；如果不充裕，可以把事情寫在便利貼上，貼到辦公桌顯眼的位置，只要在截止日期前把它們都完成即可。注意：一定要給這些事情設立截止日期或截止時間，否則容易遺漏，以至影響工作。

對學生來說，緊急、不重要的事情可以安排在不需要大量專注學習的時間段里。比如老師要求你在今天放學之前交作文作業并送到老師辦公室，語文課代表就可以利用中午休息的時間提前告訴同學們：作文須在5點之前交給你，5點之后就要自行去老師辦公室提交。大部分同學能按時提交給你，你就可以整理出缺作業的同學名單附上作文本，交到老師辦公室，把更多時間分配給那些重要、緊急的事情。

（4）不緊急、不重要的事。每天總會有那么幾件小事不緊急也不重要，你可以將其列入此象限。例如：每天檢查、回復郵箱里的郵件；回復客戶的微信、短信等。對這些事情，你可以選擇統一的時間段（如：下班前半小時）去處理，而不是客戶來一條消息就立馬回復。對這些不緊急也不重要的事情，你既可以利用碎片時間處理，也可以統一處理，總體原則就是：不要浪費大量的時間和精力在這些事情上，先專注做好手上那些最重要的事情。

假如你是學生，對于像給飯卡充值、買新的文具等事情，就可以列入此象限中：等你把學習上的重要任務都完成，再去做這些不緊急、不重要的事情。只要把它們寫下來列入此象限，你就不會遺忘，也不會因為這些事情到放學前還沒有做而感到焦慮。

建議大家把工作和生活的待辦事項分開，列出兩個圖表進行事項安排。待熟練掌握此方法后，你就會明確篩出每天最重要、最應該花時間去完成的事情；拖延的習慣也會得到改變，你會發現自己的生活正在朝一個好的方向發展。

下面我以自己某天的待辦事項為例，根據工作和生活分作兩類，展示具體的時間安排，如圖1-3所示。

我希望這個簡單好用又容易學的“四象限”法則，能幫助你合理安排每一天的時間，做好自己的時間管理。

4．GTD法則

GTD是get things done的縮寫，意為“完成每一件事情”。GTD法則是美國著名時間管理大師戴維·艾倫（David Allen）在Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity（《搞定Ⅰ：無壓工作的藝術》(3)）中提出的一套非常行之有效的管理方法。

隨著互聯網和移動辦公的普及，過去傳統的工作模式漸漸發生改變，每天需要完成的工作內容也變得越來越多，再加上大量的工作需要通過郵件、短信、微信等形式輸入，我們只是采用對待辦事項完成即打鉤、沒完成即打叉的簡單方法，已經無法更好地管理我們的時間，因此，GTD法則應運而生。

GTD法則的核心理念：你只有把心里所想都寫下來，并且做好下一步的安排，你才能心無掛念、全力以赴地做好目前的工作，從而提高工作和學習效率。

如果你常常因一些事情沒有得到解決而處在焦慮之中，那么你腦海里就會時不時想起這些事情，從而影響當下手頭的工作，甚至會使你忘記做一些重要的事情。

通過GTD法則把所有的待辦事項羅列出來再進行分類，確定下一步的處理方法，使它們都處在一個可控范圍內，這樣我們做事的思路才會更清晰。

作者同時提出了一個“2分鐘法則”：如果一件事情可以在2分鐘內完成，那么你最好立馬就去完成它，甚至可以暫停手中的另外一件事情，先把這件立馬就可以完成的事情做完。

比如：你正在寫工作日志，忽然接到一個通知，讓你把一份材料送到隔壁同事的工位上。這件事情只需30秒就可以完成，你應該把手頭的工作暫停，先把材料送過去，再繼續做手上的工作。因為這件事很簡單，也不會占用你太多的時間，若不立馬去做，在忙于其他工作的情況下，你很可能會忘記送材料這件事。同事沒收到這份材料，可能就會因此耽誤工作。

那么，GTD的基礎概念和原則都有哪些呢？

（1）基礎概念。包括材料和工作兩個方面。

材料：指所有需要關注的事情，只是希望達成的結果以及如何完成，都還沒有被確定。也就是說，這些屬于你尚未確定結果且下一步須具體行動的事情。

工作：在中文書籍里，這個詞被翻譯為“工作”。在本書中，它指的是：那些已經被清楚定義目標，并且需要一步步完成的任務。作者在書中多次強調“工作”，其實并不單獨指工作和事業，也可以指代生活中的一切事務。

（2）三個基本原則。作者認為，一個好的時間管理體系應該具備三個基本原則：

第一，所有需要處理的事情并不能只依靠大腦保存，而是需要一個外在的體系幫助保存。我們的大腦存在“長期記憶”和“短期記憶”，我們的大腦要記住那些真正需要長期記憶的信息——那些可以用筆和紙記錄下來的短期信息，就用一個外在體系來完成。所以，無論是電子的還是紙質的時間管理表，都能夠幫助我們把需要處理的事情依次記錄下來。

第二，對于任何工作，我們都應明確需要完成哪些任務，從而達成最終目標。我們需要得到一些清晰的任務，大腦才能判斷哪些任務可以在哪一個時間段完成。

第三，如果所有需要完成的任務都已經定義清楚了，那么還需要一個可以被定期回顧的提醒系統。簡單來說，就是我們完成任務之后，要學會去查漏補缺和復盤，不斷回顧和總結，只有這樣，才能知道自己在哪些方面還可以再改進。

（3）從“橫向”和“縱向”兩個方向控制事物。“橫向”控制指的是：把你的行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執行。這好像一個可以全方位掃描的雷達，它掃描的對象就是每一天里那些能夠吸引你注意力的事務。“縱向”控制指的是：針對每個具體的主題或項目你所進行的思考。例如：在書店的時候，你和朋友聊起最近的書單，此時你內心深處的“監控雷達”就開始鎖定這條信息——你要挑選哪些書籍、購買書籍的預算是多少、打算用多長時間把這些書看完、需要為讀書做哪些準備等。

橫向控制和縱向控制的目標是一致的：能幫助你分擔精神上的壓力，解除你的焦慮，從而幫助你把每一件事情都做好。通過對事情進行恰到好處的管理，合理分配時間，你可以更加自如地應對工作和生活，同時對這些項目或事項適當聚焦，讓你徹底了解和掌控項目所需要準備的工作。

（4）GTD法則的五個步驟。GTD法則分為五個步驟：收集、處理、整理、回顧、行動。具體的處理方式可以用圖1-4表示。

①收集。了解自己完成某個待辦事項，需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這項任務。這一點非常重要。只有清楚自己的工作具體需要什么信息，才能夠恰當地推進事項進度。為了把你的思維從一堆亂七八糟的待辦事項中解放出來，你必須清楚地意識到：需要把真正重要的事情抓住。它們是你當下必須處理的事情，而且在將來的某一個時間點，你還會去處理和回顧。

可以用到的收集工具包括：紙質筆記本、電子備忘錄、錄音設備、電子郵件等。

在收集信息的過程中，千萬不要想著一次就能把信息收集完整，而要通過列大綱、畫思維導圖等形式幫助自己整理信息，等有新的后續信息加入時還要及時補充。

下面以我自己的寫作過程舉例說明一下。為了創作本書，我需要閱讀大量各種類型的書籍，不僅限于時間管理類，還有心理類、經濟管理類書籍。因為只有不斷閱讀，拓寬自己的知識面，才能摸索出更多具有參考價值和實用價值的方法，幫助大家做好時間管理。

于是，我在創作開始之前的幾年里，大量閱讀綜合學科的書籍，通過寫讀書筆記、寫書評等方式，將這些知識轉化為自己的。在寫書過程中，如果要引用某一個方法、觀點，我就去查閱自己的讀書筆記系統（電子、紙質版），立馬就能找出這個觀點出自哪一本書、作者是誰、是哪一個出版社出版的。

在創作開始的時候，我先列出寫時間管理書籍需要的提綱，再列出需要的資料和案例，把思維導圖畫好之后，按照邏輯順序進行創作。收集信息的工具也是文中列出的那些。

這些都是需要根據時間的先后順序完成的任務，大家可以參考我的案例，對自己某一個待辦事項進行詳細的信息收集。

②處理。清空你的“工作籃”，讓信息越來越少。例如，你的辦公桌上有一些有待領導簽字的文件，桌面上有N張便利貼，郵箱里有若干等待你回復的郵件等。建議你先分析哪些事是需要你做的，哪些事需要別人幫助完成，從而進一步明確自己真正需要完成的待辦事項。

③整理。建立你的GTD清單，在整理階段要對處理的結果進行細化，對需要做的事項進行分類。此處會用到前面所提到的“2分鐘法則”，即對那些2分鐘內不能完成的事情，都應該重新整理并寫入GTD清單。

如何建立GTD清單呢？我是這樣做的：建立一個如下所示的GTD工作清單（你可以根據自身情況做修改）。

9:00—12:00：在公司，對客戶文創提案的第三版方案進行修改、回復電子郵件里的內容。需要準備：提案PPT、回復客戶的郵件模板。

12:00—14:00：在健身房和餐飲店，完成“有氧+無氧”的健身訓練、吃午飯、小憩15～20分鐘。需要準備：健身衣服、紙巾、便攜靠枕。

14:00—18:00：在公司會議室，與A公司洽談合作、準備下周的選題策劃會、做今天的工作總結。需要準備：會議紀要、合作方案、選題策劃兩個備選方案、工作總結文檔。

18:00—22:00：在家，吃晚飯、閱讀本周書單里的書籍、創作新文章、復習過去所學的外語知識。需要準備：學習用品、閱讀的書籍、外語書籍和聽力材料。

GTD清單和待辦事項清單的最大不同之處在于，它把每一個事項都做了進一步的細化。例如，根據地點（辦公室、電腦旁、家里、購物中心等）分別記錄只有在這些地方才可以執行的任務。這樣做的好處是：當你到這些地方之后，能夠一目了然地知道自己應該做哪些工作。

④回顧。一般以“周”為單位，對每周的任務進行回顧與檢查，這樣做可以幫助你進行清單更新，確保GTD系統的運作。在回顧的同時，你可以做下一周的GTD計劃。

例如，在回顧自己本周工作的GTD清單時，你發現有少數幾項工作并未完成，你就可以先分析是主觀原因還是客觀原因，再想解決問題的方案。同時，你可以把這些未完成的事情寫在下一周工作的GTD計劃里，這有助于這些事情的跟進和完成。

⑤行動。知道方法論，你就好去實踐了。你可以按照每份GTD清單采取相應行動，在具體行動的過程中，你可能需要根據實際工作需要、你所擁有的時間和精力的多少、工作的重要緊急程度來選擇先完成哪一個GTD清單。

GTD法則，可以幫助你從混亂的諸多待辦事項中解脫出來，整理好思路重新出發，把事情一件一件做好。這種時間管理方法，也可以運用到工作和學習中。