1.4 問未來：積累經驗

1.4.1 識別方法

·項目經理應該做些什么來確保在未來的項目中不會發生這種情況？

·在結束項目之前，項目經理應該如何提高未來項目的績效？

·項目經理應該如何防止再次發生這種情況？

如上面列出的問法統稱為“問未來”，又可以分為兩種情況：第一，問如何改進未來項目的績效；第二，問如何在本項目的未來中規避問題。這兩種情況的提問邏輯不同，應對思路也有所不同。

1.4.2 應對思路

1.在未來項目中規避問題，主要方式是：持續收集經驗教訓，并納入組織過程資產

當問到未來的項目時，我們必須要先建立起一個基本概念——項目是有始有終的，未來項目的項目經理未必還是你。所以，即使想要幫到未來項目，我們也不能采用直接介入未來工作的方式，只能立足于本項目，使用間接的方法——即在本項目過程中持續收集經驗教訓，然后在收尾時對經驗教訓進行歸納、整理，轉移給組織，從而豐富組織過程資產，以供未來的項目經理參考。

問未來項目時，答案中出現下列內容是要優先考慮的：

·收集和記錄本項目的經驗教訓

·創建/更新組織知識庫

·創建/更新組織經驗教訓庫

2.在本項目的未來工作中規避問題，參考“問事先”

如果問的是如何在本項目的未來工作中避免某個問題，情況就不同了，項目經理要為本項目的未來負責，因此需要直接介入。在本項目的未來規避問題和“問事先”的邏輯是比較近似的，都是一種避免性、預防性的問法，要從阻斷問題的根本原因入手。

可以想象，如果現在不開展正確的工作來規避本項目未來的問題，當未來問題真正出現以后，我們就會問，項目經理事先應該做什么來避免這個問題？答案會是相同的。所以，在未出現問題時“問本項目的未來”和在出現問題后“問事先”，雖然兩者時間點不同，但思路是一致的。

1.4.3 經典例題

例題1.13

在成功交付一個項目后，項目經理注意到在項目過程中報告和解決的一些問題與其他項目中遇到的問題類似。項目經理應該怎么樣做才能提高未來效率？

A.查閱組織過程資產以進行未來項目規劃

B.獲得項目發起人的反饋

C.針對類似項目對此項目進行標桿對照

D.與團隊開會，以審查、記錄和溝通經驗教訓

【思路解析】很多人會直接選擇A“查閱組織過程資產以進行未來項目規劃”，注意，這是未來的項目經理需要做的事情，現在的項目經理（你）能做的，就是對經驗教訓進行持續收集、記錄、整理，然后轉移給組織，以供未來的項目經理參考。

【參考答案】D

例題1.14

在實施一個新的IT系統后，公司遭遇持續不滿。項目經理應該做什么來改變未來的客戶滿意度？

A.建立一個通用的軟件模塊代碼庫

B.確保更新項目管理信息系統（PMIS）數據并可用

C.安排一次與公司其他項目經理的會議

D.創建一個經驗教訓知識庫

【思路解析】本項目已實施但客戶不滿意，如何能改變未來的客戶滿意度？同樣，通過分析本項目客戶不滿意的原因，創建一個經驗教訓知識庫，用這種方式給未來的項目提供幫助。

【參考答案】D

例題1.15

在項目啟動階段，項目經理審查了經驗教訓知識庫，項目經理得知，之前有一個項目因蔓延而失敗，這個項目無法負擔額外的時間和預算。為避免項目失敗，項目經理應該怎么做？

A.拒絕所有超出范圍的變更請求

B.管理關鍵相關方的期望

C.將該信息升級上報給發起人

D.包含嚴格和正式的過程批準變更

【思路解析】讀題時要勾畫關鍵詞“啟動階段”和“蔓延”。

項目還在啟動階段，說明下面問的“為避免項目失敗”指的就是本項目，因此項目經理要為此直接負責。“蔓延”即范圍蔓延（Scope Creep），也稱為范圍潛變，指范圍在未經過整體控制的情況下一點點地發生擴展，是項目失敗的常見原因。

之前項目因為范圍蔓延而失敗，其根本原因就是范圍變更沒有得到足夠好的控制，所以要在本項目中避免這個問題，就必須針對這個根本原因，從相應的流程和制度上加以解決，對應的是D“包含嚴格和正式的過程批準變更”。這是我們自己所負責項目的未來，所以并不是通過記錄經驗教訓來協助，而是直接從制度安排上避免這個問題。

請注意，對于避免蔓延，選項D的思路是讓變更流程更加嚴格和規范化，這是好的方式，而選項A“拒絕所有超出范圍的變更請求”是不符合價值觀的：首先，項目經理沒有權力拒絕，外部相關方有權提出變更請求，而變更是否批準的結論應該由變更控制委員會做出；其次，從合理角度來講，一個項目不發生范圍的變化也是不可能的。之前項目的問題不在于發生了變更，而在于這些變更沒有經過控制（蔓延了），所以我們要解決的問題不是讓項目沒有變更，而是讓項目的變更要經過整體控制。

【參考答案】D

陳老師注

從上述思路可以看到，情景模擬的思維方式并不是從知識體系入手，而是直接從題目給出的信息入手，只要題目中出現了某些標志性信息，我們就可以把它歸結到某種情景下，然后給出相應的應對思路。我們不需要也不可能把每道題目都歸入49個過程中的某一個，也不需要去背誦輸入輸出關系，這就是情景模擬的基本理念。

掌握了這幾種問法的識別和應對方式，我們會發現自己閱讀題目的能力提高了，題目中的關鍵要素能夠把握住了，提問的邏輯清晰了，考試能力就這樣獲得了提升。