1.3 問事先：規避防范

1.3.1 識別方法

·項目經理事先應該采取什么不同的做法？

·項目經理如何在項目開始時管理此情形？

·若要避免這種情況，項目經理應該做什么？

·下列哪一項可以預防該問題？

以上幾種問法統稱為“問事先”，在所有的問法里面比例大概占到第二位。

“問事先”的邏輯要復雜一些，它并不是要求立足于現在這個時間點上去解決問題，而是把時間點拉回問題發生以前，探討如何避免這個問題的發生，所以它是一種具有預防性質的問法。問題里如果出現避免、預防等類似的詞語，一般也可以按照“問事先”的邏輯來思考。

1.3.2 應對思路

1.先分析問題的根本原因，再從根源上和流程制度上消除這個原因

要想在事先避免問題的發生，我們需要追根溯源，分析這個問題的根本原因，然后再看哪一個選項能夠消除這個根本原因，這就是“問事先”的思維方式。

根本原因分析的結果，一般都應歸結到管理制度、項目計劃和流程方面的問題，很少會歸結到人的主觀想法上，從制度、計劃和流程上最徹底地加以改變，才能保證同樣的問題不會重復出現。

2.主要的解決辦法

（1）制訂正確的計劃和過程：如果現在的問題是因為缺少計劃和過程的指導造成的，事先就應該制訂正確的計劃和過程，讓執行有章可循。

（2）確保執行正確的計劃和過程：如果現在的問題是因為有計劃和過程，但沒有正確執行造成的，事先就應該確保按照規則來執行，尤其是變更相關的問題，如果事先遵守了變更管理計劃或變更控制過程，往往就不會再出現。

（3）讓相關方盡早參與：如果現在的問題是因為相關方參與過晚或沒有機會表達自己的意見造成的，事先就應該讓相關方盡早參與，充分表達自己的意見并進行溝通，從而將他們的期望整合到項目計劃中。

（4）充分識別風險并制訂應對計劃：如果現在的問題是因為未識別出不確定性事件造成的，那么事先充分識別風險并且制訂相應的應對計劃，就可以避免現在的問題。

（5）充分收集需求：如果已經完成了雙方約定的成果，但客戶仍然不滿意，那很可能是由于需求收集不充分造成的，事先應該更加充分和準確地收集需求。

3.有答案后代入題目，從前向后思考驗算

對于“問事先”這種方式，在從后向前思考找到解決辦法后，還建議大家做一個“驗算”——把初步答案代入題設，再從前向后思考一下：是否之前做了這件事，就可以避免現在的問題？如果思考驗算通過了，那么就可以開開心心地把這個答案寫下來，轉移到下一道題。

1.3.3 經典例題

例題1.17

某個項目相關方常常在項目上提出變更。下列哪項是項目經理可以在項目開始時采用的管理此情形的最好方法？

A.向這個相關方說不，阻止他提出更多變更

B.盡早讓項目相關方參與到項目中

C.找相關方老板交流，找出方法讓相關方去其他項目

D.請求將相關方從相關方清單中刪除

【思路解析】“管理此情形”是題目中一個常見的說法，意思是解決和控制這個問題，要在項目開始時控制這個問題，就是典型的“問事先”。

相關方經常在項目上提出變更，這種情況對我們執行項目當然是不利的，如果是“問現在”，項目經理應該讓相關方遵循變更管理計劃，或者通過溝通來控制他的預期。但“問事先”就不是這個思路了，我們要看看在項目開始的時候做什么可以避免這個問題。

首先我們分析根本原因，為什么相關方現在不斷提出變更？最大的可能是他前期沒有參與，他的意見沒有充分表達出來。因此，選擇B“盡早讓相關方參與到項目中”就可以避免這個問題。贅述。

有了初步答案后，我們再從前到后思考“驗算”一下，發現行得通，確實是解決這個問題的好方式。

新考綱在“領域一，人員”的任務9“與相關方協作”中，專門強調了要“評估相關方的參與需求”“使相關方的需要、期望和項目目標趨于一致”，我們從本題中可以得到印證。

【參考答案】B

陳老師注

在讀完本書后，我希望你能做到一點——對于這道題，即使不看題干只看選項也能得出正確答案，因為這道題的四個選項中，有三個是明顯不符合PMI價值觀的。

我們看A“向這個相關方說不，阻止他提出更多變更”，這個做法是不好的，外部相關方提出變更請求，我們當然不是有求必應，可以按照流程經過討論、分析和審批不支持他的請求，但是不能阻止他提出變更請求，這是相關方的權利。選項C想要找領導把這個人踢走，看起來很痛快，但這種最痛快的方法往往都是PMI價值觀不提倡的。選項D要把這個相關方從清單里刪除，這個做法本身既錯誤又無法實現，另外，刪除、忽略、阻止、強制……這樣的方式往往都是不符合PMI價值觀的。所以，如果對價值觀掌握到位，我們可以堅決地把A、C、D這三個選項排除掉，從而直接解決這道題目。

例題1.18

在項目開工大會上，發起人要求對范圍、進度和資源進行多項變更。項目團隊發現規劃工作沒有正確完成。若要防止這個問題，項目經理應該事先實施的最佳實踐是什么？

A.根據項目基準更新文檔

B.定期安排與所有關鍵項目相關方召開規劃會議

C.向項目發起人發送項目會議紀要

D.將項目發起人的請求登記在問題日志中

【思路解析】“若要防止這個問題，項目經理應該事先實施的最佳實踐是什么？”讀題的時候要把“防止”和“事先”勾畫一下，這就是典型的“問事先”。

開工大會是發布項目管理計劃、展現相關方對項目支持和承諾的會議，本來這時相關方應該已經對計劃達成共識，項目團隊認領任務準備執行了，結果發起人還要對多項內容進行調整，這說明我們的項目管理計劃沒有獲得發起人的認可，項目的規劃工作沒有做好。

那么我們就看看，以下哪一件事情可以幫助我們把規劃工作做好并且獲得相關方的認可。應該是B“定期安排與所有關鍵項目相關方召開規劃會議”，通過定期開會，讓包括發起人在內的關鍵相關方持續參與進來，進行充分討論，從而體現相關方的想法，幫助我們把規劃做得更好，并且達成共識。

代入選項B從前到后“驗算”一下，發現確實可以解決這個問題，答案得到確認。

【參考答案】B

例題1.19

法律要求一個新項目進行環境影響評估后才可以繼續執行。這將導致進度延遲和成本超支。若要避免這個問題，項目經理應該事先做什么？

A.將使用實施整體變更控制過程獲得的結果納入到執行計劃中

B.請求作為例外情況按現狀實施項目，然后考慮在未來項目的范圍內增加環境影響

C.將該風險納入風險登記冊中，然后在該風險變成現實時重定進度基準

D.執行風險分析以指出這種可能性，并記錄當風險變成現實時需要遵循的方法

【思路解析】這是典型的“問事先”。法律要求新項目進行環評后才可以繼續執行，使項目進度，延遲、成本超支，這個問題的根本原因是事先沒有識別到要進行環評的可能性，所以當環評要求出現之后就造成了被動。

因此，徹底的解決辦法就是D“執行風險分析以指出這種可能性，并記錄當風險變成現實時需要遵循的方法”，用風險管理的標準術語表述就是“事先識別出這種風險，并且為它制訂應對策略”。

我們代入答案正向思考“驗算”一下，如果事先已經執行了風險分析，識別出來法律變化的可能性，就可以制訂出相應的應對策略：比如準備好環評所需的各種資源和材料，一旦法律提出要求就可以迅速執行，或者預留一定的成本和進度儲備，一旦要求做環評可以直接動用這些應急儲備等，這些方式都可以避免出現現在進度延遲、成本超支的情況。

注意選項A把變更的結果納入到執行計劃中，這個做法本身是對的，但選項A是現在應該做的，而不是事先避免的方法。選項B希望不遵守法律要求，不合規。選項C前半句思路正確，但后半句的應對方法不完整、不完善。

【參考答案】D

例題1.10

項目經理最近發現，自己所管理的項目出現進度滯后，費用超支等問題，但是沒有人及時匯報這些情況。項目經理做好下面哪一項工作就可以避免類似問題？

A.變更管理計劃

B.溝通模型分析

C.溝通管理計劃

D.相關方分析

【思路解析】我們必須認清提問中所指的問題，才能找到對應的根本原因。現在的問題是進度滯后、費用超支嗎？不是，是沒有人及時匯報這種負面狀況。缺少必要的匯報是一個信息傳遞問題，歸屬于溝通管理領域，因此，要從根本上解決信息傳遞的問題，需要制訂并實施合理的溝通管理計劃。

代入正向思考“驗算”一下：如果事先制訂了溝通管理計劃，那么就應該規定了項目績效出現問題時的匯報責任人和匯報時限，執行溝通管理計劃就可以避免出現匯報缺失的問題。

可以看到，PMI非常注重用程序來解決問題，根本原因一般都歸結到制度、計劃和流程上，而不是歸結為某個人的主觀想法。

【參考答案】C

為加深印象，用兩道題目來對比一下“問現在”和“問事先”的不同思路。

例題1.11

在項目執行期間，某些任務所花的時間比預期長，團隊成員之間存在一些分歧，并且發起人要求迅速采取行動來解決這個問題。項目經理應該怎么做？

A.制定團隊章程

B.與團隊一起審查團隊章程

C.與人力資源部門和團隊一起開會討論這個問題

D.實施沖突管理過程

【思路解析】本題是“問現在”，既然這個沖突已經發生，并且發起人要求盡快解決，項目經理現在應該怎么做？答案是D“實施沖突管理過程”，也就是介入沖突，加以解決。具體方式很可能要使用沖突管理五種手段中的強迫/命令，因為只有這種手段能夠最快解決問題。

注意不要選擇C，團隊既然已經分配給了項目，項目經理就應該首先承擔起解決沖突問題的責任，人力資源部門作為職能部門不應該開始時就介入。

【參考答案】D

例題1.12

在項目執行期間，某些任務所花的時間比預期長，團隊成員之間存在一些分歧，以至于發起人要求迅速采取行動來解決這個問題。項目經理事先應該怎么做，才能避免這個問題？

A.制定團隊章程

B.與團隊一起審查團隊章程

C.與人力資源部門和團隊一起開會討論這個問題

D.實施沖突管理過程

【思路解析】如果換一種方式，問項目經理事先應該怎么做才能避免團隊成員之間出現嚴重沖突，也就是“問事先”。這時候就不能選擇D“實施沖突管理過程”了，因為沖突管理是解決已有沖突的手段，而不是避免沖突的手段。

那么，哪個選項是避免沖突的良好方式呢？答案是A“制定團隊章程”，團隊章程是統一團隊的價值觀，幫助團隊建立共識的文件，其中應該規定了團隊的基本規則、溝通方式以及沖突的處理原則（比如團隊可以約定盡可能私下解決沖突，遇到沖突要對事不對人等）。也就是說，如果之前已經完成了制定團隊章程這個工作，團隊的沖突就不應該擴大到如此負面的程度。

新考綱的“領域一，人員”中，至少有三個任務和沖突管理有關——任務1“管理沖突”、任務2“領導團隊”和任務12“定義團隊的基本規則”。從相應的驅動因素中我們可以看到，PMI非常強調分析沖突發生的背景，評估適當的沖突解決方案，通過團隊章程以及類似的契約性共識（團隊合同、社會合同）來影響團隊成員和相關方，并且營造遵守基本規則的環境，管理和糾正違反基本規則的行為。

【參考答案】A

這兩道題清楚地展現了“問現在”和“問事先”這兩種問法之間的差別，我們在此前做題時可能已經隱隱約約有所感受，經過上面的梳理，我們的思路變得更加清晰和系統化，這樣的邏輯分析，經常可以幫我們直接從答案中排除掉一半左右的選項。