對方喜歡查收郵件，還是接聽電話？

我對之前的同事有過哪些不真實的主觀猜想呢？我列了一份清單，將這些想法記錄下來。每冒出一個猜想，我就將它添加到這份清單上。這份清單原本隨手寫在酒店的小便箋紙上，現在已經發展成一份長達12頁、單倍行距的電子稿了。

在新環境中與他人共事時，猜疑、挫敗感經常會成為人們溝通的障礙，在接下來的幾章里，我將分享自己積累的許多經驗，希望能幫助大家消除毫無根據的主觀臆斷。

恰到好處地與他人共事，并非一日之功。這取決于你的新上司或新客戶是否開明、是否擅長溝通，掌握與他們共事的最佳方式可能需要多年的反復摸索。他們喜歡什么溝通方式，電話還是郵件？他們希望你提前預約還是可以隨時即興談話？他們在什么時候工作狀態最好，上午、下午還是晚上？

如果不了解別人喜歡的工作方式，我們就會主觀臆測，按照自己的想法來對待他人。如果你喜歡電話溝通，那你會選擇給他人打電話。如果你習慣于有條理地安排時間，你會選擇提前預約的方式。但這時你的喜好并不重要，重要的是你的上司、同事和客戶的喜好。只有尊重他人的需求，他人才可能滿足你的需求。問題在于，就算你沒有顧全他人的喜好，大多數人也不會告訴你。他們不會向你提出要求或給出回應，反而可能對不滿閉口不言，之后在私下抱怨你、搞小動作，甚至直接炒你魷魚。

在新環境與他人共事時，為了避免不可預知的失誤，迅速適應環境，一個有效的做法就是詢問他人的工作習慣和喜好。

幾年前，我錄用了一位經理，她是我的直接下屬。當時她在得克薩斯州，我在科羅拉多州。她上任5周后，給我提供了一些清楚的反饋信息。

她給我打電話說：“面試時，你說自己非常關心員工，開始時看起來確實是這樣，但是現在我有點懷疑。10天前我給你發了封郵件，可一直沒收到回復。我上周重發了一次，還是沒有回音。”

我希望這位新員工喜歡公司的氛圍，喜歡跟我一起工作，但是幾周過后，我的表現讓她懷疑加入我們的團隊是否明智。我每天至少收到150封電子郵件，如果打開、閱讀、回復每一封郵件需要3分鐘，我每天至少需要花7.5個小時處理全部郵件。立即回復所有電子郵件根本不現實，我只能在空閑時選擇性地回復它們。

我的失誤不在于沒有及時回復電子郵件，雖然我的員工可能不同意這一點，我的失誤在于沒有為員工設定合適的期望值。其實我只需跟員工說：

“我每天收到很多封郵件，回復起來一般來說會比較慢。如果你沒有及時收到我的回復，請不要認為我對你有意見，或者覺得我不重視你和你的郵件。如果有急事，請給我打電話，我回復語音信箱的速度比回復電子郵件要快得多。”

這條信息非常清楚、易于傳達，但我仍然沒有做到。我沒有想到這一點，直到和諧的工作關系遭到破壞，需做出補救措施時我才想到。

后來我去了另一個組織，在那里我碰到一位員工，他將自己做的事情事無巨細地向我匯報，把我根本不需要看的郵件抄送給我。信息量過于龐雜，我分辨不出輕重緩急，幸好我汲取了以前的教訓。

我打電話告訴他：“邁克，很感謝你尊重我的知情權，但是你給我發送的信息過于龐雜，我處理不過來，因此也看不出哪些事情是最重要的。我希望能看到和回復真正需要我參考意見的信息。你不必向我匯報所有的工作，只需告訴我其中最重要的部分，以及你在哪方面需要我的協助。只有這樣，我才能反饋你最期待的信息。”

這樣直接指出邁克溝通方面的判斷力確實有些尷尬。我也想表現得平易近人，為他提供及時的幫助。與其忽視他發送的所有郵件，讓他眼巴巴地等待回復，還不如直接告訴他我不能閱讀他所有的郵件。