6.4　新員工資料的收集與確認

新員工入職報到需要遞交哪些資料

通常企業要求新員工報到時遞交下列資料。

復印件：①身份證，②畢業證書和學位證書，③職業資格證書。

原件：①離職證明，②勞動手冊，③體檢報告，④銀行儲蓄卡號，⑤一寸免冠彩色照片若干張，⑥原競業限制說明，⑦原培訓服務期說明，⑧社保及公積金轉出手續單。

要求新員工遞交這些資料的作用是什么

要求新員工遞交這些資料，并不是可有可無的形式，而是有一定的用途，具體如下。

身份證。這是證明員工的出生年月、性別、戶籍所在地的證件。需要用到身份證的操作有很多，比如，確認員工的年齡，辦理社保的開戶，辦理人才引進，招工登記等。

畢業證書和學位證書。這是證明員工的文化水平的證件。文化水平是企業的錄用條件之一。如果有些崗位不需要學歷證件，則可以不要求新員工遞交學歷或學位證書。

職業資格證書。這是證明員工掌握了某項職業技能的證件，有些工種要求必須具備相關的資格才能上崗。比如，電工必須有電工上崗證、駕駛員必須有駕駛證、會計必須有會計從業資格證書等。

離職證明。這是證明新員工已經與原來的企業結束勞動關系的資料，新員工只有結束了原勞動關系，才能與新企業建立新的勞動關系。

勞動手冊。這是有些地方政府在本地戶籍人員就業時發放的小本子，里面記載著勞動者在不同企業就業的時間、企業名稱等。勞動手冊跟著勞動者走，勞動者進入一家企業，就把勞動手冊交給企業的人力資源部。在勞動者離職的時候，企業人力資源部在勞動手冊上填寫在職的起始和終止時間并蓋上企業公章，然后還給勞動者。如果企業所在地的政府沒有發放勞動手冊，則不需要提交。

體檢報告。這是一份證明新員工最近的身體健康狀況的文件。企業之所以需要新員工提供健康狀況證明，除了有的行業或工種要求必須持有“健康證”才能上崗的強制規定外，還有一個原因就是，假如這份最近的體檢報告顯示新員工有某種身體疾病，那就是在入職前就已經患有的，與本企業無關，相關責任很容易界定，假如沒有體檢報告，就難界定了。

銀行儲蓄卡號。這是企業每個月發放工資時使用的，企業通過銀行將員工工資轉入其銀行卡，這是一個不能出錯的信息。

一寸免冠彩色照片。這在給新員工辦理有關證件時使用，比如工作證、門禁卡等。

原競業限制說明。這個資料能使企業明確知道新員工與原企業是否簽署過“競業限制協議”。如果簽署過，則企業要慎重用人，不然，企業可能會有連帶責任的用工風險。

原培訓服務期說明。這個資料能證明新員工與原企業是否簽署過“培訓服務期協議”。如果簽署過，則需要確認新員工是否已經處理完“培訓服務期協議”中所涉及的義務。

提示

需要提供競業限制協議和培訓服務期協議這類證明的，是一些可能受到競業限制的人員和接受過企業專業技術培訓的人員。沒有簽署過這兩項協議的人員不需要提供。

關于哪類人可能簽署過競業限制協議和培訓服務期協議，可查閱本書第9章“勞動合同管理”。

社保及公積金轉出手續單。這也是可以證明新員工是否已經在原企業辦理了離職手續的文件。因為，只有辦理了離職手續，原企業才會將其社保和公積金做轉出處理。如果新員工沒有從原企業轉出社保和公積金，那么本企業沒辦法為新員工繳納社保和公積金。

提示

當由于新員工原企業的社保和公積金沒有辦理轉出手續，致使本企業無法繳納的時候，請一定與新員工簽署一份書面確認文件，內容大致如范本6-1所示。

范本6-1

關于無法辦理××員工社保（公積金）的緣由確認書

_________員工：

我公司依據國家規定，為您辦理參加社會保險及住房公積金的手續。但是，您的原公司沒有辦理轉移或轉出手續（或者其他原因），致使我公司無法為您辦理繼續參加社會保險和住房公積金的手續。

請您立刻與原公司聯系，迅速辦理轉移或轉出手續，以便我公司可以順利為您辦理續繳手續。

您的社會保險和住房公積金手續未轉移或轉出期間的責任，由您自己承擔。

特此雙方確認。

（注：本確認書一式二份，公司與員工各持一份。）

公司（蓋章）_________　　　員工（簽名）_________

日期：　　年　月　日　　　　日期：　　年　月　日

有了這份書面記錄，一旦出現糾紛，就能夠說明企業當時為什么沒有給新員工辦理參加社會保險和住房公積金的手續。

為什么要求新員工遞交這些資料

《勞動合同法》明確規定了，因勞動者不符合錄用條件或者存在過錯，企業依法解除勞動合同不需要支付補償金。當企業運用這些法律條款時，對勞動者有過錯的事實負有舉證責任，因此，企業會要求勞動者遞交相關的證件、證明及資料，以備日后使用。

誰對新員工的資料真假負責

有人說：“要想確認新員工的身份、學歷、學位及其他證明材料的真假，可以進行背景調查或者登錄有關學校的網站查詢。”

如果企業采取進行背景調查的方式核實新員工資料的準確性，那么責任就由企業承擔，而與勞動者無關了，事后企業可能就很難再要求勞動者承擔這方面的責任。

還有一點，背景調查也不是那么容易做的一件事情，需要企業有一定的時間和精力，還要投入資金。所以，企業一般對普通層面的員工是不會采用背景調查方法的。

《勞動合同法》規定，因勞動者提供了虛假資料，致使公司違背意愿訂立的勞動合同，是無效或者部分無效的。所以，新員工自己要對遞交資料的真實性和準確性負責。做法是，請新員工在證件的復印件上寫明姓名和日期。

新員工遞交的資料不齊怎么辦

新員工在辦理入職手續時說，有的資料還不能提供，或者資料沒帶齊，這時怎么辦？這要具體看缺什么資料，需要區別對待。

假如缺離職證明，或者缺體檢報告等，還真不能“先入職，后補資料”，因為不能提供離職證明很有可能是因為新員工在原來的企業尚未辦理離職手續。

沒有體檢報告的原因有很多。如果體檢報告晚幾天才能拿到，則企業可以根據人員的緊缺程度來決定讓新員工先入職還是等幾天再入職。

提示

建議大家還是等體驗報告出來后再根據情況辦理入職手續。因為根據《勞動合同法》的相關規定，在勞動合同有效期內，用人單位不能單方解除或終止與處于規定的醫療期的勞動者的勞動合同。

入職前體檢還可以界定和解決新員工患有的職業病由何方負責的問題。

下面是一個真實的入職資料不全的案例。

□案例6-1

BD公司為增強技術力量，決定新招用一些正規院校畢業的本科生。在新員工報到時，有一位名叫小張的新員工說無法提供學歷復印件，因原件放在老家沒帶來。當時，企業的人力資源部同意了先辦理入職手續。

一段時間后，小張拿來了學歷復印件，公司發現他不是正規院校畢業的本科生，只是大專生，而且小張在試用期的工作表現及工作業績都不如正規院校畢業的本科生。因此，BD公司以“不符合錄用條件”為由，解除了與小張的勞動合同，并且不支付補償金。但是，小張不認為自己有錯，反而認為BD公司故意不履行勞動合同，申請了勞動爭議仲裁，要求BD公司支付補償金。經過仲裁調解，雙方都存在過錯，但BD公司還是支付了補償金。

提示

BD公司的問題就是辦理新員工入職手續時不夠認真仔細，人力資源部管理者沒有按公司的人事規章制度進行操作。

避免不必要的勞動爭議事件的有效辦法是“預防在先，約定在先，告知在先”。