第二部分

4 關注流程

工作中，當領導交給你一項任務或一個項目時，你首先會做什么呢？

你可能會說，每個人都有自己的做法，不能一概而論。

然而，有這樣一個事實——有的人做事效率高，有的人做事效率低。

為什么會出現兩種不同的結果呢？經過觀察，我發現，做事效率低的人通常會存在以下3種情況。

（1）他們不知道完成這項任務或這個項目需要做哪些工作，導致手忙腳亂，做了這個、忘了那個。

（2）他們不知道要做的各項工作之間的關聯，導致“胡子眉毛一把抓”，有些不是很相關的工作卻花了很長時間去做。

（3）他們不知道各項工作的先后順序，導致有些工作明明可以并行做卻串行做，耽誤了很長時間。

經過分析，我發現，出現以上3種情況的人很少關注流程。要知道，一個高效的公司、部門、團隊都會有一套工作流程，一個做事高效的人在做事前都思考過其工作流程。

此處，流程是指工作流程，即完成一項任務或一個項目需要經過的步驟。經過的步驟也可以理解為需要做的工作。

原則上，需要做兩項及以上的工作才能完成的任務/項目都需要建立流程。

如果一個人能夠在做事之前畫出新流程或知曉已有流程，那么這將給這個人帶來很多幫助，主要包括以下4個方面。

（1）知道自己需要做哪些工作。

（2）清楚所做的工作之間的關聯。

（3）明白每項工作的輸入和輸出，即做這項工作還需要哪些支持（包括自己的儲備和別人提供的支持），以及這項工作需要輸出什么結果（包括給自己的和給別人的支持）。

（4）確定做事順序，即哪些可以先做、哪些可以后做，以及哪些可以并行做、哪些可以串行做。

關注流程，就是要基于以上4個方面，畫出新流程或知曉已有流程。

4.1 想清楚要做哪些工作

我們發現，有的人在接到任務/項目時，還沒有想清楚就開始行動。這勢必會造成做了這個、忘了那個的情況，尤其是那些需要別人配合的工作經常會被忘掉，或事到臨頭才想起來。這就是工作中經常遇到的情況，如“起個大早，趕個晚集”“欲速則不達”。

4.1.1 思考所有可能的相關工作

工作中，有的人在接到任務后，會先進行思考，甚至花較長時間思考。

這樣的人會在真正開始做事之前，想清楚做這件事需要做哪些準備工作、與完成此任務相關的工作都有哪些。他們一旦想清楚后開始行動，就會非常神速，且能夠保質保量地完成任務。

因此，關注流程的第一步是要思考都有哪些相關的工作要做。此時，要盡可能列出所有的相關工作，允許列出的部分工作是弱相關或不相關的，關鍵是不要有漏掉的。所列出的工作最好是需要一定時間才能完成的，而不是很快就能夠完成的。

4.1.2 對相關工作進行分類

在思考完所有相關工作后，還需要將這些相關工作進行分類，因為這些列出的相關工作，可能有些是自己能做的，有些是自己不能做的。

在職場，幾乎沒有哪項工作是一個人就能完成的，經常會需要本部門或其他部門的人的配合。

因此，建議將相關工作分為兩大類。

（1）自己能做的工作。

（2）需要別人幫助/配合做的工作。

4.2 盡可能找出各項工作之間的關聯

僅僅知道要做哪些工作是不夠的，在列出所有相關工作之后，還需要搞清楚這些工作是否有關聯。為此，還需要做好以下3項工作。

4.2.1 剔除不必要的工作

工作中，我們經常會發現這樣的情況：在一項任務完成后，從提交的報告字數來看，似乎做了不少工作，但仔細了解就會發現，報告中針對該做的工作提及很少，甚至沒有提及，而對那些容易做卻不太相關或是無關緊要的工作卻多次提及。這說明，做事的人事先沒有搞清楚各工作之間的關聯。

因此，剔除不必要的工作是搞清楚各項工作之間的關聯的第一步，也是提高效率的重要一環。只有知道哪些該做，哪些不該做，剔除那些不相關、不必要的工作，才會全神貫注地投入相關工作中，才能在有限的時間內產出更有效的成果。

剔除不必要的工作，有時可能是因為這項工作很快就能完成，因此可以采取合并的方法，將其放在其他工作中，或者給歸類后的工作一個新名稱。工作名稱要盡量簡單明了。

4.2.2 找出每項工作的輸入和輸出

搞清楚各項工作之間的關聯的第二步，是找出每項工作的輸入和輸出。輸入是指做這項工作所需要的前提條件，可能是自己的準備工作，也可能是需要別人提供的支持。輸出是指做了這項工作后要產出的結果，可能是一個管理辦法、制度、工作指引、業務流程、表單等。

如果事先沒有想清楚某項工作的輸入，就會造成這項工作無法進行。

如果事先沒有想清楚某項工作的輸出，就會對下一項工作產生影響，因為這項工作的輸出是下一項工作的輸入。

4.2.3 明確做各項工作的先后順序

搞清楚各項工作之間的關聯的第三步，是在剔除不必要的工作、理清楚每項工作的輸入和輸出的基礎上，明確做事的順序。這一步主要包括兩個方面的內容。

（1）明確哪個必須先做、哪個可以后做。

（2）明確哪些可以并行做。

4.3 畫出完整流程

關注流程的最后一步是畫出完整流程。

工作中，一項任務或一個項目靠一個人是很難完成的，你的工作可能只是這項任務或這個項目的一個環節。所以，你需要有人給你輸入，或你需要給別人輸出。

畫出完整流程就是要確保各項工作都有輸入和輸出，否則會做無用功，或做了也沒有太大意義。

你的工作是否有意義？其實從工作的輸入和輸出就可以看出來。這里有以下3個觀點和建議，僅供參考。

（1）如果某項工作不被要求有輸出，或沒有人需要工作的結果，那么該工作屬于可做可不做的，建議不做。

（2）如果一個人要做一項工作，而該工作不需要其他人給予輸入或支持，那么說明該工作要么屬于啟動性的工作，要么屬于“單打獨斗”的工作。同時，說明該工作可能是比較難的，也可能是無關緊要的，建議不急于做。

（3）如果一個人要做一項工作，而該工作需要不止一個輸入和輸出，那么說明該工作做起來很有意義，或者說很值得做，建議畫出完整流程后再做。

畫出完整流程是關注流程的最好體現。

關注流程會給你帶來很多好處，主要有以下兩個方面。

（1）讓你深入思考、全面思考。

（2）讓你行動更有效。

4.3.1 深入思考、全面思考

要關注流程，需要完成以下3個步驟。

（1）盡可能列出完成此項任務要做的所有可能的工作，并對其進行分類。

（2）盡可能找出這些工作之間的所有必然關聯，找出每項工作的所有輸入和輸出，明確各項工作的先后順序。

（3）畫出完整的流程。

舉例來說，假設領導讓你完成一項某種技術設備的集中采購任務，并且領導認為簽署了采購協議就算完成任務。那么，你該怎么做呢？

第一步，盡可能列出可能與本次采購相關的所有工作，并對其進行分類。

通常，采購管理人員能想到的工作有：①征集需求；②提出采購方案；③上會討論；④發布資格預審公告；⑤資格預審；⑥發布招標公告；⑦評標；⑧報告評標結果；⑨發布中標通知；⑩與供應商簽訂采購協議等。第一步只考慮有哪些工作而不用考慮順序。其中，自己能/必須做的工作有①②③⑧⑩，其他項都是可以由別人配合完成的，如由招標代理公司完成。

我通常喜歡將自己能做的工作用方框（）框起來，而需別人配合或支持的工作用橢圓（）圈起來。

其中，③可以與②合并，可以寫成方案提出與確定。④⑤⑥可以合并寫成“發標”。

第二步，盡可能找出這些工作之間的所有必然關聯，找出每項工作的所有輸入和輸出，明確各項工作的先后順序。

需要對每一項工作進行分析。這里，以第②項工作為例。

經過分析思考，我們可以看出：要做②，即提出采購方案，必須先有需求，也就是先要做①。只有當采購方案②做完，才有了上會討論③的基礎。

同時，我們分析一下，是否只有①這一個輸入就夠了？其實要完成采購方案，還需要有技術規范書和評分標準，這很可能是在考慮工作時會忘掉的。

在搞清楚各項工作之間的關聯及每項工作的輸入和輸出后，還需要將各項工作的先后順序有效銜接起來。

例如，技術規范應該放在評分標準的前面，評分標準應該放在采購方案提出的前面。

第三步，畫出完整的流程。

依照上面的3個步驟，你就可以得到一個完整的流程。具體如圖4-1所示。

圖4-1就是完成領導交給的任務的一個流程示意圖。

針對較復雜的工作，你可以在以上方法的基礎上進行深入思考、不斷細化。

如果每項任務、每項工作你都能按照以上3個步驟去做，那么在不久的將來，你一定會養成深入思考和全面思考的好習慣。

思考的質量決定工作的質量，進而決定未來的質量。

4.3.2 讓行動更高效

因為完整的流程是經過深思熟慮后畫出的，所以你會記住每個環節、每項相關的工作，以及每項工作的輸入和輸出。

要知道，記住一個流程遠比記住一堆文字要容易得多。

關注流程可以時刻提醒你：完成這項任務都有哪些環節、你的工作處于哪個環節、你所做的工作的輸出是什么……從而讓你擁有全局觀和大局觀。

就像上面的流程示意圖，當你心里裝著這樣一個完整的流程，你就不會落下任何工作環節，并且知道自己所做的工作在什么位置、起什么作用。對于必須自己做的事情，你可以在別人做配合工作的時候提前做些準備，如準備評分標準模板、報告模板、協議模板等，而不是事到臨頭才開始準備，這樣可以大大節省時間，讓做事效率和做事效果得到提升。

4.4 小結

關注流程能夠幫助人們厘清事物之間的關系、清楚做事的順序、剔除不必要的環節，從而高效地完成任務。

關注流程的關鍵一步是畫出完整的流程。

關注流程不僅可以應用于工作中的各個環節，還可以應用于生活中想做的任何事情。