任務二 工作簿的基本操作

在Excel中，工作簿是用于保存和處理數據信息的文件。下面，我們通過創建一張“員工花名冊”工作簿，了解工作簿的基本操作。

1．新建工作簿

（1）打開Excel 2016。

方法一：通過“開始”菜單，在“所有程序”中，點擊“Microsoft Office”，選擇“Microsoft Excel 2016”。

方法二：雙擊桌面上的Excel快捷方式。

方法三：在桌面空白處單擊右鍵，選擇“新建”菜單中的“Microsoft Excel工作表”。

（2）新建工作簿。

在編輯工作簿的過程中，可以在原有工作簿的基礎上建立空白的工作簿，也可以基于模板建立帶有某種格式的工作簿。

步驟一：啟動Excel軟件。

步驟二：在新建面板中單擊“空白工作簿”，如圖1-2-1所示。

步驟三：系統會自動建立一個名為“工作簿1”的空白工作簿，如圖1-2-2所示。

提示：在打開的工作簿中快速創建一個新的空白工作簿，可以使用快捷鍵“Ctrl+N”。

2．保存工作簿

為了工作簿的下次使用和防止數據的丟失，在完成工作簿的編輯后，需要對工作簿進行保存，以供日后查閱。保存工作簿可以分為保存、另存為和設置自動保存三種情況。

（1）保存工作簿。

對于未命名的工作簿，在打開的工作簿中，單擊左上角“”保存按鈕，按照“另存為”的方式進行保存，具體操作參考“另存為”工作簿。

對于已經命名的工作簿，在打開的工作簿中，單擊“”保存按鈕，即可完成工作簿的保存。

（2）另存為。

在打開的工作簿中，可以根據需要將工作簿另存到一個新的保存位置，并設置新的工作簿名稱，具體操作方法如下：

步驟一：在打開的工作簿中，單擊“文件”命令。在彈出的“文件”界面中選擇“另存為”，在界面中選擇“瀏覽”命令，如圖1-2-3所示。

步驟二：在彈出的“另存為”對話框中，根據需要設置保存位置、文件名稱和保存類型即可，最后單擊“保存”按鈕，如圖1-2-4所示。此時，名稱為“員工花名冊”的工作簿就會保存在桌面上的“Excel教學素材”文件夾內。

（3）設置工作簿的自動保存時間間隔。

Excel具有自動保存功能，默認情況下，每間隔10分鐘自動保存一次。設置工作簿的自動保存時間間隔的具體操作方法如下：

步驟一：在“文件”界面中選擇“選項”按鈕，如圖1-2-5所示。

步驟二：在“Excel選項”對話框中選擇“保存”按鈕，在“保存工作簿”組合框中將“保存自動恢復信息時間間隔”復選框右側的數值改為“15”，單擊“確認”按鈕，如圖1-2-6所示。

3．保護工作簿

財務類表格記錄了大量企業財務數據，而這些數據都是企業非常重要的數據。因此，為了避免重要工作簿被盜、被查看或被篡改，需要對一些重要的工作簿進行加密，從而達到保護數據的目的。保護工作簿的方法有兩種，具體操作如下：

方法一：通過“另存為”選項設置。

步驟一：根據以上介紹的“另存為”的方式，打開“另存為”對話框，單擊“工具”按鈕，選擇下拉菜單中的“常規選項”，如圖1-2-7所示。

步驟二：設置“打開權限密碼”和“修改權限密碼”，輸入無誤后，單擊“確定”按鈕，如圖1-2-8所示。注意，密碼設置在便于記憶的基礎上，不易設置得過于簡單，以起到真正保護的作用。

步驟三：為了保證密碼輸入正確，還需要再次確認密碼；根據提示，再次輸入“打開權限密碼”和“修改權限密碼”，并單擊“確認”按鈕，如圖1-2-9、圖1-2-10所示。

步驟四：設置完成，在“另存為”界面上單擊“保存”按鈕，如圖1-2-11所示，文件加密成功。如需再次打開工作簿，必須輸入正確的密碼。

方法二：通過“文件”下的“保護工作簿”進行設置。

在“文件”彈出頁右側的常規頁面上，選擇“保護工作簿”，在下拉菜單中選擇“用密碼進行加密”，如圖1-2-12所示，就會彈出方法一中密碼設置的“常規選項”對話框，其他操作步驟與方法一相同，即可完成加密。

4．關閉工作簿

對于已經保存的工作簿，直接單擊工作簿右上角的“關閉”按鈕即可退出。

對于未保存的工作簿，單擊“關閉”按鈕后，軟件會彈出提示框，如圖1-2-13所示。如需保存，單擊“保存”按鈕，按照保存工作簿的操作方式進行保存；如無需保存，點擊“不保存”按鈕，退出后，該工作簿即被關閉并未保存，后期無法再次查詢打開；如點擊錯誤，不想關閉工作簿，單擊“取消”即可，系統回到原來的工作簿。