沒必要親力親為的事，學會“say no”或者“transfer”

明白了收集任務的重要性，于是每天早上開始進行專注收集，今天的任務有：

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在執行任務的過程中同時會進行隨時收集，但一段時間后，你會發現每天隨時收集的事情甚至比專注收集的事情還要多。

在執行過程中，領導可能突然分配了新的任務，讓你帶一位客戶參觀公司；同事來請教項目報告該怎么寫；別的部門的同事來咨詢項目進展……

把這些也收集起來后，今日待辦就變成了下面這樣：

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本來今天工作上的三件事是可以完成的，但一下子又加了三件事，時間不夠用，就又要加班了。

這時就需要提醒大家學會適時說“不”。并不是所有的事情都需要自己親自去做。學會拒絕，保持自己的工作節奏，這樣才能保證今日待辦事項都能按時完成。

不會拒絕，會導致自己計劃的事情和答應的事情都沒有辦成。

所以，在答應別人之前先要進行分析，一是分析自己計劃的事情能不能按時完成；二是如果答應了別人，答應的事情能不能保證按時完成。只要這兩方面中有一方面是不能實現的，那就要拒絕，勇敢說“no”。

一說拒絕，大部分人都會擔心影響同事之間的關系，影響領導對自己的看法，等等。這里需要調整一下心態，幫助別人要在自己有時間、有精力的前提下進行，而不是靠犧牲自己來幫助別人。

職場看重的是工作結果，而不是過程，如果你的工作一直是忙東忙西，最終結果卻不怎么樣，影響到整個項目的進展，甚至影響到公司的業績，同事和領導對你的印象還能好嗎？如果你保持自己的工作節奏，能夠按時按量完成工作，給同事和領導的印象反而好。

當然，我們的拒絕不是冷冰冰的拒絕，而是友好委婉的拒絕。

員工對管理者說“不”

領導新分配的事，大多數人都不會拒絕，或者不敢拒絕，這樣自己的工作量就會加大，不能保證按時完成所有工作。

領導為什么會給你不斷增加工作，很大一部分原因是領導不知道你現在正在做什么，還有哪些事情需要去做。當他明白你當前的工作狀態，新分配工作時就會重新考慮。

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所以，拒絕領導最有效的方法是把你今天的待辦列表拿給領導看，說明今天有這些事情需要做，如果再添加新的任務，無法保證能按時完成。可以讓領導來做選擇，是做新的任務，把已有的任務往后排，還是把新的任務往后排。

學會對管理者說“不”，可以減少新增任務。

對同事說“不”

同事之間的交流大多是討論問題、咨詢或請教工作內容。

面對這些事情，第一種方法是直接分析。和同事說明你正在做哪些事情，這些事情的重要性和完成期限，直截了當地讓同事明白你現在沒有時間，可以換個其他時間。

第二種方法是問題轉移，同事向你請教一些問題，有相關的資料，如文字、網址等，可以直接把這些資料交給他，讓他自己看，不需要自己親自去解決；你也可以說明你現在沒時間，這個問題某人也會，可以去請教他，把這件事情進行轉移。

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管理者對員工說“不”

如果你是一個管理者，更要學會拒絕，管理者的工作內容是進行決策、確定方向，并不是所有的事都要親自參與，特別是一些瑣碎的事。

管理者要學會放權，讓下屬養成獨立的習慣，讓下屬學會承擔責任，學會自己來做決定，這樣可以減少大部分零碎的事情。

學會拒絕，可以減少新增任務，有些無法拒絕的，就需要收集起來，收集完成后，需要評估今天能否完成。如果時間確實有些緊張，就需要把一些任務轉移出去，讓別人去做，如帶客戶參觀公司。盡量讓自己的時間和精力集中在最重要的事情上。

學會轉移

進行轉移也要分兩種情況。

如果你轉移出去的這個人比較認真負責，讓你很放心，那么這項任務就可以從今日待辦中直接刪除；

如果你轉移的這個人是讓你不太放心的，同樣可以在今日待辦中刪除，但是需要新增一個確認的任務。把交水費的任務交給了家人，到時候你還要確認一下家人有沒有按時交。這樣的任務，不需要你親自去做，但是需要你來進一步確認。

最后形成的今日待辦列表是這樣的：

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經過拒絕和轉移后，剩下的這些任務都是需要自己親自去做的。