組織任務(wù)，使任務(wù)可直接上手執(zhí)行

知道了有哪些事情要做，接下來是不是去執(zhí)行就可以了？但是應(yīng)該選擇先執(zhí)行哪個(gè)，后執(zhí)行哪個(gè)？

面對(duì)一堆事，大部分人都會(huì)選擇先去做簡單的，自己比較熟悉的，而把復(fù)雜的、困難的事往后推。這樣花了半天時(shí)間做簡單的事，等到開始做困難的事，時(shí)間完全不夠用，如果必須今天完成，那就只能加班了。

圖1-5-1

比如，整理會(huì)議紀(jì)要和完成項(xiàng)目報(bào)告這兩件事，整理會(huì)議紀(jì)要只是簡單的文字整理，項(xiàng)目報(bào)告是從來沒做過的，不知道如何下手，那肯定先做會(huì)議紀(jì)要了。

如何解決這種情況，需要將今日待辦事項(xiàng)進(jìn)行組織拆解，將要做的事變?yōu)榭芍苯由鲜謭?zhí)行的事。

組織拆解前先要進(jìn)行區(qū)分，把今天要做的事區(qū)分為項(xiàng)目、任務(wù)和行動(dòng)。項(xiàng)目是由任務(wù)組成的，任務(wù)是由行動(dòng)組成的。

行動(dòng)是不需要進(jìn)行準(zhǔn)備和思考，就可以直接執(zhí)行的，所以行動(dòng)不需要拆解。比如取快遞，只要到快遞點(diǎn)報(bào)個(gè)手機(jī)號(hào)，直接拿了走人就行，不需要準(zhǔn)備什么，比較簡單。

任務(wù)需要好幾個(gè)行動(dòng)才能完成，所以需要進(jìn)行拆解。

拆解時(shí)先明確需要幾個(gè)步驟，如完成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，至少需要三個(gè)步驟，第一步是收集項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度的相關(guān)數(shù)據(jù)，第二步是和每位項(xiàng)目成員確認(rèn)數(shù)據(jù)，第三步是整理匯總。拆解了步驟之后，再看如何執(zhí)行。

圖1-5-2

收集相關(guān)數(shù)據(jù)，因?yàn)槠匠ｍ?xiàng)目成員每天都會(huì)發(fā)送郵件匯報(bào)進(jìn)度，所以查看一下郵件中的數(shù)據(jù)就可以了。確認(rèn)數(shù)據(jù)是面對(duì)面溝通確認(rèn)，還是用郵箱或QQ等形式？最好是面對(duì)面的溝通。項(xiàng)目進(jìn)度最好是用圖表的形式，所以整理匯總需要用Excel的表格。如果已經(jīng)學(xué)會(huì)，直接執(zhí)行就可以了；沒有學(xué)會(huì)可以再了解一下如何進(jìn)行。

這樣拆解完成后如圖1-5-3，這樣看起來是不是覺得這件事也不難，知道該如何下手了。

圖1-5-3

項(xiàng)目就比較復(fù)雜了。在工作中，普通員工只需要關(guān)心項(xiàng)目中的一個(gè)部分或一個(gè)模塊，管理層則需要考慮整個(gè)項(xiàng)目。

比如，完成一個(gè)新產(chǎn)品的發(fā)布，簡單來說分為設(shè)計(jì)、開發(fā)、發(fā)布這三個(gè)階段。每個(gè)階段又分出許多任務(wù)，如開發(fā)過程被分為用戶登錄模塊、首頁模塊、商品模塊等。這些任務(wù)就會(huì)分配給不同的員工來執(zhí)行，普通員工負(fù)責(zé)完成自己的模塊就可以。

拿到自己負(fù)責(zé)的工作，按上面的方法拆解一下，就變成了可以直接執(zhí)行的行動(dòng)。

日常的一些目標(biāo)計(jì)劃，也可以當(dāng)成一個(gè)項(xiàng)目來拆解。比如，學(xué)習(xí)時(shí)間管理，可分為確認(rèn)書籍、制訂閱讀計(jì)劃、實(shí)踐計(jì)劃等不同階段，每個(gè)階段又分出詳細(xì)的任務(wù)和行動(dòng)。

圖1-5-4

全部拆解完成后，今日待辦變成了下圖所示：

圖1-5-5

看了這么多，你是不是又在發(fā)愁了，這么多事怎么可能一天能完成呢？一天時(shí)間確實(shí)難以完成，這就需要進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的排序，一天內(nèi)先完成優(yōu)先級(jí)高的事情。