學會收集任務，知道自己該干什么

新的一天又開始了，坐在辦公桌前先想想今天有哪些事情需要去做？

今天的事情不多，只有三件：

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就這三件事，不用拿筆列出來了，腦子能記住，就直接開始執行吧。

正在做第一件事時，領導來問上周五怎么沒把工作周報發給他，這才突然想起來因為上周五下班晚，忘了發。只能先把當前的事停下，去把周報整理后發給領導。

發送完工作周報，繼續做剛才的事。剛做一會兒，客戶突然來電話，問為什么還沒給他發送合作方案？

“這個不是要下午來商量確認的嗎？”“是下午，但上周不是說提前發給我嗎？”“您先看下方案，這樣下午交流會更好。”我趕緊先把方案發給人家。這個不能只是簡單地把文件發過去，還得大致說明每個方案的內容。

把這些事情做完，都已經中午了，第一件事還沒完成一半，下午繼續吧。

剛吃過午飯，還沒來得及開始，同事就來通知參加一個會議。“什么會議？”“上周三不是已經通知確認過了嗎？今天進行新產品的需求分析會。”“上周三？那誰能記得住，可我一會兒還要和客戶確認方案啊。不參加行不？”“不行，你要負責其中一個模塊的，你不參加怎么做？”

只能先和客戶說明一下，等開完會再來確認。本來預計一個小時的會，結果用了2個多小時，都快到下午4點了，還有2個小時就要下班了。

第一件事還沒完成，但第二件事更重要，趕緊抓緊時間先做吧。

正在做的時候，領導又來問另一件事了。這件事我轉交給小李了，具體得問小李，小李今天請假沒來，發微信沒人回，打好幾個電話也沒人接，今天還催得緊，我只能不停地打電話。終于打通了，問清楚后給領導回復，這件事又花了半個多小時時間。

客戶那邊也等不及了，讓我明天專門找個時間來商量確認。

最終當天下班，前兩件事都沒完成，想想還可以放明天，但第三件事，即今天的項目進度報告，是必須今天完成的，所以只能加班了。

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產生這樣結果的主要原因是我沒有學會收集任務。學習時間管理第一步就是要先知道自己有哪些事情需要去做，再來安排時間，但是大部分人都覺得自己每天要做的事情不會很多，自己肯定能記住，高估了自己的記憶力。

還有一個問題是不會收集，經常會忘了一些瑣碎的事情，但正是這些瑣碎的事情，會把你一天的時間全部打亂，讓你沒有辦法按計劃進行，從而感覺每天都過得沒有條理。

所以，想提高效率，先要學會收集任務。

收集內容

收集的內容包括兩方面，一方面是和自己相關的，另一方面是需要引起自己注意的。

和自己相關的，就是需要自己親自去做，別人無法代替的。

為了減少遺忘，在收集過程中可以先分一下類，建議分為工作、生活、學習這三類來進行。

類別不要分得太多，不然分類花的時間反而會比較多。這三類完全能夠覆蓋大家所有的任務。

工作上，就是所有和你工作相關的事項，大多是上班要做的事；生活上，就是除了工作以外日常要做的事，如和家人相處、朋友聚會等；學習上，大部分是為了提升自我，給自己制訂一些目標計劃去學習執行。

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除了和自己相關的，需要自己親自參與的，還有一類是需要引起自己注意的事。像上面轉移給小李做的事，雖然不需要自己親自執行，但是需要你知道他的進度如何，這件事情目前是怎樣的狀態。

如果你是一個負責人，那么很多事情都不需要你親自去做，但需要你知道當前的進度。

明白了收集任務的來源和內容，接下來我們看看如何收集任務。

收集方法

收集任務的方法分兩類，一類是專注收集，另一類是隨時收集。

專注收集就是每天固定一段時間，這段時間就是專門用來收集任務的。建議專注收集安排三個時間段。

第一個時間段是早起后。早上醒來后，花5分鐘想想今天有哪些事情要做，就按工作、生活、學習這三類來劃分，把想到的事情先列出來。

第二個時間段是上班到公司后。9點到公司，先查看一下郵件和消息，看看有沒有一些新的任務，有就添加到早上列的清單里，進行補充，沒有就可以開始執行了。

第三個時間段是中午午休后，開始工作前，根據上午的完成情況來調整工作進度。

在這三個時間段收集的過程中，各個任務的屬性要盡量完整，要記錄得比較完善。比如，參加一個會議，不能只寫“參加會議”，而要寫清會議的主題，以及時間、地點。如果自己需要發言，就要明確自己要準備什么。

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專注收集完成后，在執行過程中經常會臨時接到一些任務，凡是不在專注收集時間段內的任務，都可以先進行隨時收集，等到專注時間段再來完善。

隨時收集就不需要寫那么完整了，在執行任務的過程中，有人通知下午去參加一個會議，先記下“參加會議”，等完成手頭的工作后，再完善具體的時間、地點和內容。

收集工具

接下來再說一說收集工具的注意事項。

工具一定要統一用一個，避免使用多個工具。如果手機上用一個App，電腦上用一個軟件，然后手里又拿一個便簽，就太分散，不便于統一安排時間。

還有，這個工具一定要很方便，隨時能拿出來，操作不要太復雜，因為我們需要隨時隨地進行收集。

這里首推的是用手機App，但用手機App會帶來另一個問題，現在很多時候，本來想掏出手機看下時間，但是經常會看到有微信消息，就點進去看了，等看完這些，手機一放，都忘了本來只是看時間的。

所以這里建議大家把手機上除了來電提醒外的消息提醒都關了，特別是微信、QQ提醒；另外在手機屏幕上設置一個提醒，提醒拿出手機是為了記錄收集任務。

推薦兩個手機App，一個是Doit.im，另一個是滴答清單。我推薦Doit.im，因為這個App非常適合時間管理，只要下滑就可以快速完成隨時收集，點擊又可以完成專注收集。收集完成后按一定的時間分配，就形成了今日待辦、明日待辦和日程。

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任務收集完成后，還需要進行整理方可執行。