第一節 工作分析的程序

一、工作分析中的基本概念

工作對個人的重要性在于它決定著一個人的生活水平、居住地點、地位（個人因為所處的職位而獲得的社會評價），以及人的自我價值觀。工作對組織的重要性在于它是實現組織目標的手段。在日常的工作和生活中，人們對有關工作的概念有很多種使用方法，如任務、職責、職位和職業，等等。美國勞工部對有關工作的一些術語給出了比較規范的定義。任務指的是員工在某一有限的時間段內為了達到某一特定的目的所進行的一項活動，如打印一封信件就是一項具體而明確的任務。職責指的是由一個人承擔的一項或多項任務組成的活動，如進行員工滿意度調查是人事經理的一項職責，它包括設計調查問卷、發放問卷、回收問卷并進行整理，將結果表格化并進行解釋，把調查結果通知有關人員等。職位是在一個特定的組織中，一個或多個任務落實到一個特定員工身上時出現的工作崗位。有關職位的一個特征是在一個組織中，職位的數量等于其成員的數量。換言之，每個員工都有自己的一個職位。至于我們最經常談到的工作則指的是由一個或一組主要職責相似的職位組成的事物。一項工作可以只有一個職位，也可能有多個職位。另外，在人力資源管理中還有工作族的說法，工作族指的是由兩個或兩個以上的工作組成的工作體系，這些工作或者要求工作者具有相似的特點，或者包括多個平行的任務，例如企業中的銷售和生產就屬于兩個不同的工作族。職業指的是不同組織中的相似的工作構成的工作屬性。我們需要注意的是工作是就一個組織內而言的，而職業則是就跨組織而言的。一個人的職業生涯是指一個人在其工作生活中所經歷的一系列職位、工作或職業。例如一名大學教師的職業生涯很可能是從講師開始，再擔任副教授和教授。工作分析通常要采集有關特定任務的信息，一個員工完成的一組任務構成一個職位，相同的職位形成一個工作，相似的工作又構成一個職業。

工作分析是收集數據進而對一項特定工作的實質進行評價的系統化過程，而作業分析則是對創造產品或提供服務中所包含的人的因素進行研究，目的是理解員工是如何增加價值的。一般而言，企業中的每項工作都應該有兩份文件，即工作描述（Job Description）和工作規范（Job Specification），它們都是進行工作分析的成果。其中，工作描述也被稱為工作說明，它是以書面敘述的方式來說明工作中需要從事的活動，以及工作中所使用的設備和工作條件的信息。而工作規范則被用來說明對承擔這項工作的員工所必須具有的特定技能、工作知識、能力以及其他身體和個人特征的最低要求。

二、組織結構圖的作用及其局限性

人們建立組織的目的是讓組織內的人員分擔不同的工作，相互協作實現組織的目標。組織本身并不是目的，組織只是實現組織目標的手段。幾乎任何組織都有自己的組織結構圖，它能夠為我們提供許多有用的信息，但是它仍然無法替代工作分析。組織結構圖的作用是表明組織中總共設立了哪些部門，指明各個部門的負責人，指明每位經理人的工作職稱，指明組織內上下級的隸屬關系和責任關系，使每一位員工明確自己的工作職稱及其在組織中的地位，并為具體的工作分析提供了許多基礎資料。需要注意的是，組織結構圖也有其自身的局限性，也正是這些不足使得工作分析顯得更為必要。組織結構圖的局限性是它無法說明各項工作的日常活動及其職責，不能說明組織中實際的溝通方式，不能反映員工受監督的程度，不能說明各級經理人所掌握的實權范圍。為了解決這些問題，我們需要借助對工作所包含的各方面信息的深入探究，即工作分析。

三、工作分析的用途

工作分析可以為許多人力資源管理活動提供信息。公司將每項工作所包含的任務、責任和任職資格用正式的文件明確下來，可以保證組織中的每項工作都是按照管理人員的意愿進行分配，對企業的管理效率的提高和公正管理的實現具有重要的意義。表2-1對工作分析的作用進行了概括。

從招聘和錄用方面看，對工作要求的充分理解是企業實現有效招聘的前提條件。有效的人力資源計劃是企業人力資源管理工作的重要指導，而工作分析正是預測人力資源需求的基礎，也是對培訓、調任或晉升等活動進行計劃的基礎。因為招聘錄用過程是要發現將來最能勝任工作的人員，因此首先需要明確將來的工作對工作者的要求。工作分析能夠提供工作內容和任職的資格條件方面的資料，所以可以用來決定招聘與任用哪種人才。同時，工作分析也可以用做確定和實施選擇候選人的遴選工具。此外，員工的工作安排也需要工作分析信息。盡管從理論上講，錄用和工作安排應該同時進行，但是在現實中，企業經常是首先錄用優秀的申請者，然后再把他們安排到各個崗位上。另外，也存在原有員工工作重新安排的情況。在這些情況下，都只有在明確各項工作要求的基礎上，才有可能做到事得其人，人盡其才。

從員工的職前教育、培訓和發展來看，員工在培訓中學到的應該是在將來的工作中要用到的。因此培訓中所設計的工作職責應該準確地反映實際工作的情況。通過工作分析得到的工作說明書指明了各項工作所需要的技能，據此就可以設計適合的訓練培養計劃，包括評估培訓的需要，選擇培訓的方式，衡量培訓對工作績效產生的效果。同時，工作分析還可以被用來建立員工的晉升渠道和職業發展路徑。在組織幫助員工建立自己的職業前程規劃時，只有組織和個人都對工作的要求和各項工作之間的聯系有明確的了解，才能設計出有效的職業前程規劃。從員工自身的角度看，工作說明和工作規范也可以幫助員工進行有效的職業定位和了解自己的職位申請資格。另外，員工工作績效評價也是人力資源管理中的一項重要內容，而工作的要求是評價員工工作成績的標準和依據。工作分析可以決定績效標準，然后把員工的實際績效和組織的期望績效相比較，就可以進行績效評估。

從制定薪酬政策的角度看，工作分析是合理制定薪酬標準的基礎。工作分析要求深入地理解各種工作的要求，這樣才能根據它們對組織的價值大小進行排序。工作分析通過了解各項工作的內容、工作所需要的技能、學歷背景、工作的危險程度等因素確定工作相對于組織目標的價值，從而可以作為決定合理薪酬的依據。在美國等西方國家中，工作分析的結果還有助于勞資談判的順利進行和消除勞資雙方的權限爭議。

從工作和組織的設計與重新設計的角度看，工作分析信息可以幫助我們明確各項工作之間在技術和管理責任等各個方面的關系，消除盲點，減少重復，提高效率。只有運用工作分析的資料，才能可靠地確定組織中各種工作之間的關系結構，正確劃分工作族。如果企業要使用穩定高效的機器設備和改進工作手段，就需要首先確切地了解工作對操作者的要求，工作方式的改進也需要首先明確工作的要求。而且在工作分析中，人們經常可以發現由于環境因素或員工的習慣造成的安全隱患。日本汽車和電子行業在國際上的競爭力在很大程度上歸功于它們進行的非常詳盡的工作分析，它增強了人們對工作性質的認識，而在此基礎上設計的工作環境又使員工能夠高效率地工作。在很多情況下，對完成某一項特定的工作任務所需要的動作的深入分析往往使得許多日本企業能夠用機器人來替代人力。

四、收集工作分析資料的人員選擇

收集工作分析資料的人通常有三種類型：工作分析專家、主管和工作的任職者。三種人員各自都有自己的優點和缺點。由訓練有素的工作分析專家收集工作分析信息的優點是他們最為客觀公正，能夠保持信息的一致性，他們在工作分析方式的選擇上有專長。這種方法的缺點是價格昂貴，而且他們可能會對組織的情況缺乏了解而忽略工作中某些無形的方面。由主管人員收集工作分析信息的優點是對所要分析的工作包括它的無形方面具有全面而深入的了解，同時收集信息的速度也比較快。這種方法的缺點是首先需要對主管人員進行如何開展工作分析的培訓，而且收集工作分析信息對主管人員來說在時間上是一個沉重的負擔，另外，在主管人員也感到員工負擔過重的情況下，其工作的客觀性沒有保證。由任職者收集工作分析信息的好處是他們對工作最熟悉，信息收集的速度也很快。這種方法的缺點是所收集信息的標準化程度和工作職責的完整性都比較差，如果不是承擔某種工作的所有員工都承擔工作分析任務，那么就會引起那些被要求收集工作分析信息的員工的抵觸。

需要強調的是，無論是選擇收集工作分析信息的方法還是選擇負責收集信息的主體，都要首先考慮工作分析的目的。不過，對收集信息的人員的選擇要比對收集信息方法的選擇更為重要。

五、選擇工作分析的目標工作

進行工作分析時，應該選擇哪些工作崗位作為研究對象呢？一般說來，影響工作分析對象的選擇的因素有工作的重要性、完成難度和工作內容變化等。對那些關系組織成敗的非常關鍵的工作是需要進行認真研究的，對那些因工作完成的難度比較大而需要對員工進行全面的培訓的工作也是需要分析的。如果由于技術變動或組織的管理方式變化使得員工當前的工作內容與以前制定的工作描述出現了差別，結果以原有的工作描述為基礎的人力資源管理功能無法得到正確的體現，這時也需要對這一工作進行工作分析。再有，如果企業中設置了新的工作崗位，也應該對這一工作崗位進行工作分析。

首先提出進行工作分析要求的可能是員工，也可能是員工的主管和部門的經理人員。員工提出工作分析要求往往是工作要求與這一工作崗位的報酬之間不匹配，特別是在對工作的任務和責任補償不足的情況下，員工就特別敏感。管理人員提出工作分析要求可能是由于要為工作崗位建立合理的報酬依據和水平，也可能是因為要為招聘、培訓等人力資源管理活動建立正式的書面文件。

六、工作分析所需資料

一般而言，工作分析所需要的基本數據的類型和范圍取決于工作分析的目的、工作分析的時間約束和預算約束等因素。工作分析所需要的信息的主要類型如表2-2所示。

由此可見，工作分析所需要獲得的有關資料包括工作活動資料，指各項工作實際發生的活動類型，如清洗、打字等；人類行為資料，指與個人工作有關的人類行為資料，如體能消耗情況、行走距離長短、寫作能力等；工作器具資料，指工作中所使用的機器、工具、設備以及輔助器械的情況；績效標準，即用數量或質量來反映的各種可以用來評價工作成績的方法；相關條件，指工作環境、工作進度、組織行為規范以及各種財務性和非財務性獎勵措施；人員條件，指與工作相關的知識、技能以及個人特征等，包括學歷、訓練背景、工作經驗、性格、興趣和身體特征等。

七、工作分析的步驟

工作分析包括10個具體步驟，我們可以將它們歸納為四個階段，如表2-3所示。

在工作分析中，首先需要明確工作分析資料的用途。有了用途之后，就可以決定所需要收集的資料的類型以及收集資料的方法。例如，如果工作分析的目的是編寫工作說明書和決定人員的任用，就可以用面談法向員工了解工作的內容及其職責；如果要決定薪酬的標準，就可能需要采用比較復雜的職位分析問卷等方法。在收集工作分析的背景材料的過程中，可以收集企業的組織結構圖、工作流程圖、設備維護記錄、設備設計圖紙、工作區的設計圖紙、培訓手冊和以前的工作說明書，這些信息對工作分析都有重要的參考價值。工作分析人員在收集工作分析資料的過程中，應該讓任職者和他的直屬上司確認這些資料。這既有助于把工作分析資料修改得更加完備準確，也有助于使任職者比較容易接受人事部門根據工作分析資料制定的工作規范。經過對收集的信息的分析和研究，就可以來編寫工作說明書和工作規范。工作說明書和工作規范是工作分析的兩個具體成果。