
不懂PowerPoint就當(dāng)不好經(jīng)理
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第1章 序言
經(jīng)理是做什么的?應(yīng)該怎么做?經(jīng)理的職責(zé)到底是什么?每次面對這樣的問題,已經(jīng)當(dāng)上經(jīng)理的你或者正要當(dāng)上經(jīng)理的你再或者目標(biāo)是發(fā)展成為經(jīng)理的你勢必會覺得眼前一陣天暈地旋……理清思路之后仔細(xì)想想,其實(shí)之前的那三個問題,的確是很值得研究的問題!
許多人正是因?yàn)闆]有搞清楚這個問題,才使自己陷入了被動的局面,要么毫無頭緒一團(tuán)糟,要么一味蠻干方向全無。
那么,經(jīng)理的職責(zé)都有哪些呢?答曰:主要職責(zé)是經(jīng)營與管理。所謂的經(jīng)營與管理,是指對自己所主管的部門進(jìn)行有效規(guī)劃,制定相應(yīng)的戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃,與自己的部屬一起,通過切實(shí)有效的辦法,使之逐一落到實(shí)處,逐步實(shí)現(xiàn)。
日常工作中,經(jīng)理們經(jīng)常被要求完成一些任務(wù),管理好自己部門的員工,工作要按部就班,不能出亂子等。這種觀念使得經(jīng)理們的心智模式受到了一定的限制,認(rèn)為只要是完成了上級分派的任務(wù)就是做好了管理工作,就沒事可做了。實(shí)際上也是這樣,公司從高層到基層,都是這種層層下達(dá)任務(wù),層層匯報(bào)工作,缺乏必要的規(guī)劃渠道和戰(zhàn)略管理。
這種現(xiàn)狀使得很多經(jīng)理開始有點(diǎn)不思進(jìn)取,只要一味接受指令,然后再對自己的部下發(fā)號指令就可以了,不用花過多的時間考慮發(fā)展的問題,考慮部門的經(jīng)營問題,全然沒有危機(jī)感和使命感。然而,真的就只是這樣么?難道你真的從來都沒認(rèn)識到,其實(shí)下面的問題才是關(guān)鍵的所在:
你該怎么做?
一定要記得,不是你該做什么,我們該怎么做。而是,你該怎么做!
效率要高,科學(xué)性要高,規(guī)范性也要高。但是,大多數(shù)經(jīng)理都把時間浪費(fèi)在無謂的事情上了,對于如何做一個“三高”經(jīng)理,確實(shí)令人迷茫。
高效率的經(jīng)理、成功的管理者都是天底下最聰明的人,他們懂得如何規(guī)劃自己的職業(yè),如何分配手中的權(quán)利,如何調(diào)動員工的積極性,通過員工實(shí)現(xiàn)自己的想法。他們甚至懂得如何去熟練操用辦公軟件來使自己的工作錦上添花,讓所有的員工佩服得五體投地。他們利用PowerPoint來有效規(guī)劃部門的發(fā)展問題,用經(jīng)營的觀念看待自己的職業(yè),用切實(shí)有效的管理手段使自己的想法逐步得到落實(shí),給部門的員工創(chuàng)造更多的發(fā)展機(jī)會,提供更多的指導(dǎo),不斷提高員工的自我管理意識和能力。如果只是在掌握了上面的那些之后就能成為一個優(yōu)秀的經(jīng)理,那么你為什么不從現(xiàn)在開始就學(xué)習(xí)PowerPoint呢?
你千萬不要問我,什么是PPT,什么叫PowerPoint 2003,如果連這個都不知道,我實(shí)在是對你不抱有任何的希望了!PowerPoint 2003是Microsoft Office 2003系列軟件包中的一個重要組建。它可在Microsoft Windows系統(tǒng)下運(yùn)行,是一個專門用于編制電子文稿和幻燈片的軟件。當(dāng)我們制作一些帶有文字和圖表、圖像以及動畫的幻燈片,用于闡述論點(diǎn)或講解內(nèi)容時,利用PowerPoint就能夠很輕易地完成。
難不成你連安裝都不會?PowerPoint2003的安裝及操作環(huán)境其實(shí)簡單得不能再簡單!
1.隨“典型安裝”一起安裝。
2.安裝或刪除Office中的單個組件。
別說你一直用的都是2003之前的版本,那些已經(jīng)落伍了,在強(qiáng)勁的對手面前,你一定要知道,PowerPoint2003功能特點(diǎn)及新增功能:
PowerPoint2003以前的版本現(xiàn)在已經(jīng)被許多大企業(yè)和機(jī)構(gòu)廣泛地使用,為了滿足廣大用戶的需求,微軟公司又推出了新一代的PowerPoint軟件,這就是PowerPoint2003。和以往的一些版本相比,PowerPoint2003的用戶界面更人性化,功能更加強(qiáng)大。
【演示文稿擴(kuò)展功能】
經(jīng)過更新的播放器 Microsoft Office PowerPoint 播放器已進(jìn)行改進(jìn),具有高保真輸出效果,支持 PowerPoint 圖形、動畫和媒體。新的播放器無需安裝。默認(rèn)情況下,新增的“打包成 CD”功能可將演示文稿文件與播放器打包在一起,你也可從網(wǎng)站下載新的播放器。此外,播放器支持查看和打印操作。更新后的播放器可運(yùn)行于 Microsoft Windows? 98 第二版或更高版本。
對媒體播放功能的改進(jìn) 使用 PowerPoint 可在全屏演示文稿中查看和播放影片。用鼠標(biāo)右鍵單擊影片,在快捷菜單上單擊“編輯影片對象”,然后選中“縮放至全屏”復(fù)選框。當(dāng)安裝了 Microsoft Windows Media Player 版本 8 或更高版本時,PowerPoint 經(jīng)過改進(jìn)的媒體播放功能支持其他媒體格式,包括 ASX、WMX、M3U、WVX、WAX 和 WMA。如果未顯示所需的媒體編解碼器,PowerPoint 將通過使用 Windows Media Player 技術(shù)嘗試下載解碼器。
新增智能標(biāo)記支持 PowerPoint 增加了智能標(biāo)記支持功能。在“工具”菜單上選擇“自動更正選項(xiàng)”,然后單擊“智能標(biāo)記”選項(xiàng)卡,可以選擇在演示文稿中為文字加上智能標(biāo)記。PowerPoint 附帶的智能標(biāo)記識別器列表中包括日期、金融符號和人名。
增強(qiáng)的位圖輸出功能 導(dǎo)出的位圖更大,分辨率更高。
信息檢索任務(wù)窗格 如果可以連接 Internet,新的“信息檢索”任務(wù)窗格可為您提供一系列參考信息和擴(kuò)充資源。您可使用百科全書、Web 搜索或通過訪問第三方內(nèi)容來搜索特定主題的內(nèi)容。“信息檢索”任務(wù)窗格還支持同義詞搜索,這是 PowerPoint 的新增功能。此功能對于查找同義詞以便提高演示文稿的質(zhì)量來說是一種很優(yōu)秀的工具。
【共享信息】
打包成 CD “打包成 CD”是 PowerPoint 新增的用于有效分發(fā)演示文稿的功能,用于制作演示文稿 CD,以便在運(yùn)行 Microsoft Windows 操作系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上查看。“打包成 CD”可打包演示文稿和所有支持文件(包括鏈接文件),并可從 CD 自動運(yùn)行演示文稿。在打包演示文稿時,更新后的 PowerPoint 播放器也包含在 CD 中。因此,沒有安裝 PowerPoint 的計(jì)算機(jī)無需安裝播放器。“打包成 CD”還允許選擇將演示文稿打包到文件夾而不是 CD 中,以便存檔或發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)共享位置。
文檔工作區(qū) 創(chuàng)建“文檔工作區(qū)”可簡化在實(shí)時環(huán)境中與其他人員協(xié)同創(chuàng)作、編輯和審閱文檔的過程。“文檔工作區(qū)”網(wǎng)站是集中保存一篇或多篇文檔的 Microsoft Windows SharePoint Services 網(wǎng)站,通常在你使用電子郵件將文檔作為共享附件發(fā)送時創(chuàng)建。
信息權(quán)限管理 使用“信息權(quán)限管理”(IRM) 可創(chuàng)建或查看具有受限權(quán)限的內(nèi)容。IRM 允許每一位作者為文檔或電子郵件指定用戶訪問權(quán)限和文檔使用權(quán)限,這有助于防止未經(jīng)授權(quán)的人員打印、轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制敏感信息。
【增強(qiáng)用戶體驗(yàn)】
新增幻燈片放映導(dǎo)航工具 新增的“幻燈片放映”工具欄使你可以在播放演示文稿時方便地進(jìn)行幻燈片放映導(dǎo)航。此外,常用幻燈片放映任務(wù)也在選項(xiàng)顯示方式上進(jìn)行了簡化。在播放演示文稿期間,“幻燈片放映”工具欄使用戶可以方便地使用墨跡注釋工具、筆和熒光筆選項(xiàng)以及“幻燈片放映”菜單,但是工具欄決不會分散觀眾的注意力。
經(jīng)過改進(jìn)的幻燈片放映墨跡注釋 在播放演示文稿時使用墨跡在幻燈片上進(jìn)行標(biāo)記,或者使用 PowerPoint 中的墨跡功能審閱幻燈片。你不僅可以在幻燈片放映演示文稿中保存所使用的墨跡,也可以在將墨跡標(biāo)記保存到演示文稿中之后打開或關(guān)閉幻燈片放映標(biāo)記。某些墨跡功能需要在 Tablet PC 上運(yùn)行 PowerPoint。
支持墨跡輸入設(shè)備(例如 Tablet PC) 在 Tablet PC 上,可直接為 Office 文檔進(jìn)行快速手寫輸入,就像使用鋼筆和打印輸出一樣。另外,水平查看任務(wù)窗格功能可幫助您在 Tablet PC 上工作。
看到這里,作為經(jīng)理的你,是越加清晰了還是更加糊涂了呢?不過這些都沒有關(guān)系,如果你按著書中的內(nèi)容一路看過去,相信,西天取經(jīng)的路程,就已經(jīng)完成一大半了!