本章要點：

本章主要介紹如何編輯演示文稿的文本。首先介紹如何在演示文稿中輸入文本；然后介紹如何在大綱視圖中修改文本，如何選擇并替換文本以及如何重組文本；最后介紹如何在普通視圖中對單張幻燈片進行編輯，以及如何進行改變字體、對齊等格式化文本的操作。通過本章的學習，讀者能夠掌握如何編輯和格式化演示文稿的文本，使文本的內容更加充實，結構更加合理，整體和外觀更加漂亮，以增強演示文稿的效果。

本章內容包括：

1.為幻燈片輸入文本；

2.使用大綱視圖編輯文本；

3.使用普通視圖編輯文本；

4.使用文本框；

5.格式化文本。

§§§第一節 為幻燈片輸入文本

雖然圖畫、圖形、圖表及引人注目的背景對表明觀點和吸引觀眾的注意力有很大幫助，但文本是演示文稿的主體，實質內容仍需要用文字表達。PowerPoint2003能幫助用戶以多種簡便靈活的方式把文字添加到幻燈片中，這些方式能把觀眾的注意力集中到將要說明的內容上。

3．1．1在占位符中輸入文本

在PowerPoint的窗口中，占位符被虛線框或斜線框環繞，它們已被預先進行了格式化，具有特殊的字體和字號。如果是用內容提示向導或設計模板創建的新演示文稿，則在演示文稿中會包含一些模型文本，可用自己的文本替換這些模型文本。

當用戶利用空演示文稿，并選擇一種自動版式創建新演示文稿時，自動版式只提供一

種單純的背景，但會在幻燈片上保留一部分空間，用于輸入用戶自己的文本。先選定占位符（一般為單擊占位符），輸入的內容會自動替換占位符中的提示性文字。當用戶在占位符中輸入文本時，默認情況會自動換行（跟所有其他的Office組件一樣）。因此，僅當要開始一個新段落時，才按Enter鍵。

3.1.1.1輸入文本

在占位符中輸入文本的具體操作步驟如下：

1.選定占位符文本。否則，內容將被插入到占位符的文本之中。

可用下面的幾種方法選擇占位符文本。

（1）雙擊選中一個單詞，三擊選中一個段落。

（2）將插入點光標定位于要替換段落的起點或終點，并拖動鼠標經過要替換的文

本，直至段落結束。

（3）在鍵盤上按一次Home鍵，再按Shift+End組合鍵選定一行。

（4）將插入點定位于占位符文本的起點，然后按Ctrl+Shift+End組合鍵選定占位符中的所有文本，或直接按Ctri+A組合鍵也可選定占位符中的所有文本。

2.在占位符中輸入自己所需的文本。

3.文本輸入完成后，單擊占位符外任意位置，可使占位符的邊框消失。

如果要在幻燈片中添加新的空白文本占位符，執行【插入】菜單中的【文本框】命令，并選擇文本框的類型（橫排或豎排），然后就可以在幻燈片中用拖動鼠標的方法建立一個占位符，再輸入所需文本。文本框的大小會根據用戶輸入文本的多少自動調整，但占位符的大小并不會根據用戶輸入文本的多少自動調整，它只允許用戶輸入。

3.1.1.2調墨

很明顯，如果想要占位符能容下輸入的文本，就要改變字體大小，使其占據較小的空間，或者通過放大占位符，調整占位符的大小以使占位符容下輸入的文字。

具體操作步驟如下：

1.單擊某一占位符的邊緣以顯示其控制點。

2.將鼠標指針置于任一控制點上，當鼠標指針變為黑色雙箭頭時，沿所需的縮放方向拖動占位符的邊框（拖動時鼠標指針為“十”字形）調整幻燈片占位符的大小。

3．1．2使用大綱視圖方式輸入文本

PowerPoint的大綱由一系列標題構成，標題又有子標題，子標題下還可再有層次標題。不同層次的文本有不同程度的左縮進，有時還會有不同樣式的項目符號。利用大綱視圖可使用戶的觀點條理化，同時也能幫助觀眾更有效地理解這些觀點。

要想切換到大綱視圖，只需單擊PowerPoint2003窗口的視圖欄上部的【大綱】標簽頁即可。如果已打開了一個已存在的演示文稿，或者正在使用一個演示文稿模板，可看到以大綱形式顯示的文本。

3.1.2.1輸入演示文稿大綱

如果要空演示文稿中輸入演示文稿的大綱，可以按以下步驟進行：

1.輸入演示文稿主標題。

（1）例如輸入“迪信通手機分店經營系列”，然后按Enter鍵。

（2）輸入演示文稿的第二個主標題，例如在這里輸入的是“波導”，然后按Enter鍵。

（3）依次輸入下面的主標題，每輸入一個主標題，按一次Enter鍵。輸入最后一個主

標題后不要按Enter鍵。

如果用戶在輸入完所有的主標題之后，切換到別的視圖方式下，就會發現在大綱視圖中輸入的每一個主標題都是一張幻燈片的標題。下面，就開始輸入幻燈片的層次標題。

2.增加層次標題。

（1）把光標移到某一個要增加層次標題的主標題的末尾，按Enter鍵產生一個新的幻燈片圖標，并重排現有的主標題編號。例如，要在主標題“波導”下增加層次標題，先將插入點移到主標題“波導”的末尾，按Enter鍵產生一個新的幻燈片圖標（例如主標題編號：3），以后的主標題編號將依次改變。

（2）在【大綱】工具欄中單擊【降級】按鈕，或按鍵盤上的Tab鍵，PowerPoint2003將刪除左邊的幻燈片圖標，同時產生一個項目符號，并使主標題編號復原。現在，就可以輸入層次標題了。

（3）輸入第一個層次標題，例如“波導221”，然后按Enter鍵。

（4）依次輸入下面的層次標題，直至完成。

溫馨提示：如果要在某個層次標題的下面再加一層子標題，可以重復上面的操作。在默認字體大小的情況下，PowerPoint2003的一張幻燈片能容下8個層次標題。當然，如果用戶改變字體大小，能使一張幻燈片容下更多的層次標題。不過，這樣會影響演示效果。

3.1.2.2制作摘要幻燈片

為使觀眾了解演示文稿的概況，可以在演示文稿的最前面制作一張摘要幻燈片。

PowerPoint能依據一系列的幻燈片自動制作摘要幻燈片，幻燈片的標題就成了摘要幻燈片的層次標題。

如果要制作摘要幻燈片，可按以下操作步驟進行。

1.在大綱視圖下，選擇要制作摘要幻燈片的一組幻燈片。

2.單擊【大綱】工具欄中的【摘要幻燈片】按鈕。

生成的摘要幻燈片將插在所選的一組幻燈片的最前面。

溫馨提示：當然，如果用戶想在演示文稿的最后對整個演示做一個總結，也可以將摘要幻燈片放在演示文稿的最后。在大綱視圖或幻燈片瀏覽視圖中，只要將摘要幻燈片直接拖到最后就行了。

3.1.2.3預覽演示文稿大綱

輸入演示文稿大綱之后，為觀察單張幻燈片的真實效果，單擊視圖欄上部的標簽頁右邊的【關閉】按鈕，就可以將視圖欄關閉，這時將切換到幻燈片視圖。同時，備注頁視圖窗口也將消失，PowerPoint2003窗口的中部將全部用來顯示要編輯的幻燈片。

如果要觀察所有幻燈片，可單擊【幻燈片瀏覽視圖】按鈕，在屏幕上查看所有幻燈片的總體效果。

單擊【幻燈片放映】按鈕，可以查看整個演示文稿放映時的真實效果。單擊鼠標左鍵，可以從一張幻燈片進入到下一張幻燈片，任意時刻按Esc鍵可結束幻燈片放映。

3．1．3輸入批注

如果想要與其他用戶共享演示文稿，可能需要利用注釋標識一些的幻燈片，這些注釋可以提供一些補充說明，或強調某些信息。

要想給某張幻燈片增加注釋，先切換到幻燈片視圖或普通視圖，然后執行【插入】菜單中的【批注】命令，如圖所示在幻燈片的左上角就會出現一個黃色的文本框，里面有用戶姓名和一個插入點光標，此時即可在幻燈片上添加注釋。同時，如果還沒有打開【審閱】工具欄，窗口中也會自動增加【審閱】工具欄。此時，【審閱】工具欄是浮動的，可以拖動它，使它和其他的工具欄停靠在一起。單擊【審閱】工具欄上的【插入批注】按鈕，也會出現批注文本框。

在添加批注時，文本框的大小會根據用戶輸入文本的多少自動調整。輸入完批注內容后，單擊幻燈片中的其他對象即可把該批注鎖定在幻燈片上。

在一張幻燈片上可以插入多條批注。通過單擊【審閱】工具欄上的【前一項】按鈕或【下一項】按鈕，可以在演示文稿中不同的批注之間切換（不一定是同一張幻燈片上的批注）。

批注同幻燈片中的其他對象一樣，可以用鼠標拖動來移動它們的位置：單擊邊框選中批注之后，單擊【審閱】工具欄上的【刪除批注】按鈕或按Delete鍵可將其刪除.

在幻燈片中輸入批注是給自己或其他共享該演示文稿的演講者看的，但在幻燈片演示時應當隱藏它。為此，執行【視圖】菜單中的【批注】命令或在【審閱】工具欄上單擊【顯示／隱藏標記】按鈕后，所有幻燈片上的批注都會隱藏起來。如果再次執行【視圖】菜單中的【批注】命令或在【審閱】工具欄上單擊【顯示／隱藏標記】按鈕后，所有幻燈片上的批注又會重新出現。

§§§第二節 使用大綱視圖編輯文本

在大綱視圖中，窗口的絕大部分用來顯示演示文稿的文本，沒有圖表、表格和版式背景等。這樣，就可以集中精力來編輯演示文稿的文本內容。而且在大綱視圖中，可以很方便地改變幻燈片的次序，以便從全局考慮文本內容的編排是否合理。

3．2．1大綱視圖

在第一章中，我們已經討論了PowerPoint的幾種視圖方式，并講述了如何在這幾種視圖方式間切換。單擊視圖欄上部的【大綱】標簽，即可以切換到大綱視圖方式。

3．2．2選擇文本

如果要選擇文本，可以用鼠標，也可以用鍵盤。下面對在大綱視圖中選擇文本的方法做一個綜述。

3．2．2.1利用鼠標

1.按住鼠標左鍵并拖動鼠標經過要選擇的文本，直至文本塊的末尾。

2.單擊幻燈片圖標，選定整個幻燈片。

3.將鼠標指針移動到層次標題左邊，當指針變為四箭頭時，單擊可選擇該層次

標題。

4.雙擊可選中一個單詞和其后的空格。

5.三擊可選中一個段落。

3．2．2.2利用鍵盤

1.按↑↓→←一鍵，光標沿上、下、左、右方向移動一個字符的位置。

2.按Ctrl+→（或←）組合鍵，移到前（或后）一個單詞的開頭。

3.按Ctrl+↑（或↓）組合鍵，移到當前（或后一個）主題的開頭：若光標已在一個主題的開頭，則移到前一個主題的開頭。

4.按Home鍵，光標移動到該行的開頭；按End鍵，光標移動到該行的結尾。

5.按Ctrl+Home~（或End）組合鍵，光標移動到演示文稿大綱的開頭（或結尾）。

6.按Ctrl+A組合鍵，選定所有文本。

7.按Shift+Home（或End）組合鍵，可選中從光標到該行的開頭（或結尾）間的內容。

8.按Ctrl+Shift+Home（或End）組合鍵，可選中從光標到該演示文稿大綱的開頭（或結尾）間的內容。

9.按Shift+→（或←）組合鍵，每次向前或向后選中一個字符。

10.按Shift+↑（或↓）組合鍵，向前（或向后）選中一行。

11.按Ctrl+Shift+→（或←）組合鍵，每次選擇一個單詞。

3．2．3修改文本

輸入文本時經常需要修改，按鍵盤上的Backspace鍵可刪除剛剛輸入的字符。選擇這些文本后，則可用新輸入的內容替換它們。

和其他Windows應用程序一樣，在PowerPoint中，通過右擊鼠標能顯示快捷菜單，從中可以找到修改文本的方法。下面就是這樣的示例。

1.如果要插入新文本，先定位插入點，再輸入所需文本。

2.如果要將文本從一個位置復制到另一個位置，可以先選中它，然后選擇下列4種操作中的一種。

（1）單擊【常用】工具欄中的【復制】按鈕，再將光標移到該復制文本將出現的位置，然后單擊【粘貼】按鈕。

（2）用鼠標右擊要選擇的文本，先在快捷菜單中執行【復制】命令，然后將光標移到復制文本要出現的位置，再次右擊，并執行快捷菜單中的【粘貼】命令。

（3）執行【編輯】菜單中的【復制】命令，再將光標移到該復制文本將出現的位置，然后執行【編輯】菜單中的【粘貼】命令。

（4）先選中文本，按Ctrl+c組合鍵復制，再將光標移到該復制文本將出現的位置按Ctrl+V組合鍵，實現文本的粘貼。

3.如果要在演示文稿的大綱中移動文本，也應先選中它，然后執行下列4種操作中的任意一種。

（1）執行【編輯】菜單中的【剪切】命令，將光標移到文本將出現的位置，然后執行【編輯】菜單中的【粘貼】命令，實現文本的移動。

（2）在大綱視圖中，可先選擇該文本，直接將其拖動到所需位置。

（3）在幻燈片視圖中，則可使用【常用】工具欄中的【剪切】和【粘貼】按鈕。

先單擊【常用】工具欄中的【剪切】按鈕，再將光標移到文本將出現的位置，然后單擊【粘貼】按鈕。

（4）按Ctrl+X組合鍵，再將光標移到文本將出現的位置，按Ctrl+V組合鍵，實現文本的移動。

4.如果要刪除文本，應先選中它，然后按Delete鍵．或執行【編輯】菜單中的【清除】命令。

5.如果要刪除一張或幾張幻燈片，可執行下列操作中的一種。

（1）在大綱視圖下，先將光標移到該張幻燈片文本的任意位置。然后執行【編輯】菜單中的【刪除幻燈片】命令。

（2）在普通視圖或幻燈片視圖下，執行【編輯】菜單中的【刪除幻燈片】命令，可刪除當前顯示在窗口中的幻燈片。

（3）在幻燈片瀏覽視圖下，可以先選中多張幻燈片，然后執行【編輯】菜單中的【刪除幻燈片】命令，可以一次刪除多張幻燈片。

3．2．4查找和替換

在演示文稿中有時需要改變一些數據或人名，但卻不想在整個演示文稿中一個一個地查找然后修改，這時就可以使用PowerPoint2003的查找和替換功能。例如，可以用【查找】命令在演示文稿中查找一個客戶的名字，然后用【替換】命令．用一個新客戶的名字取代查找到的名字。除幻燈片放映視圖外，在其他任何視圖中都可執行【查找】和【替換】命令。

3.2.4.1查找

要查找指定的文本，可以執行下面的操作步驟。

1.執行【編輯】菜單中的【查找】命令，或按Ctrl+F組合鍵，出現【查找】對話框，如圖所示。

2.在【查找內容】文本框中輸入要查找的全部或部分文本。

如果有特殊要求。例如，要查找人名White（懷特）但不想查找white（白色）時，應選擇【區分大小寫】復選框。要查找整個單詞而不是某個單詞的一部分時應選擇【全字匹配】復選框，【全字匹配】意味著，如果【查找】命令認為White或white符合查找條件，則White"s、Whit、wh等都不符合查找條件。

3．單擊【查找下一個】按鈕，即從光標處開始在所有的幻燈片中搜尋，并使所找到的第一個對象高亮顯示。如果該對象不是所要查找的內容，則再次單擊【查找下一個】按鈕。如果沒有找到所要查找的內容，屏幕上會出現一段信息，提示用戶沒有找到所需內容。