【查找】命令的操作過程也適用于【替換】命令，因為【替換】命令不過是【查找】命令的一個擴充而已。如果要用其他內容替換所找到的內容，可在【查找】對話框中單擊

3．2．4．2替換

【替換】按鈕；也可以先關閉【查找】對話框，然后執行【編輯】菜單中的【替換】命令，或按Ctrl+H組合鍵，都會出現如圖所示的【替換】對話框。

替換文本的具體操作步驟如下：

1．替換為】文本框中輸入替換內容，必要的話可選中【區分大小寫】復選框，【區分大小寫】復選框對【查找內容】文本框中的文本起作用。PowerPoint2003將精確地插入用戶在【替換內容】文本框中輸入的替換內容，并匹配大小寫。

2．【全部替換】按鈕，【替換】命令會自動完成全部替換操作。若要逐一核實替換內容，則逐次單擊【查找下一個】按鈕，核實后再單擊【替換】按鈕。

如果單擊了【全部替換】按鈕后，發現不該這樣替換，可單擊【常用】工具欄中的【撤消】按鈕，或執行【編輯】菜單中的【撤消】命令，或按Ctrl+z組合鍵。如果單擊的是【替換】而非【全部替換】按鈕，則執行【撤消替換】命令只撤消最后一次替換。重復執行【撤消替換】命令可逐次撤消此前進行的替換。還可以單擊【撤消】按鈕右邊的下三角按鈕。會出現一個下拉列表，在該列表中可以有選擇地撤消一次或多次操作。

在PowerPoint2003中，通過連續單擊【撤消】按鈕，最多可以撤消前面的20次操作（PowerPoint2003的默認次數）。若想將該數目提高（最高可達l50次）或降低，可執行【工具】菜單中的【選項】命令，然后在出現的【選項】對話框中選擇【編輯】選項卡，如圖所示。在該對話框中可以改變【最多可取消操作數】的設置值。

當使用【撤消】按鈕或【撤消】命令取消所執行的操作后，【常用】工具欄中的【重復】按鈕和【編輯】菜單中的【重復】命令分別變為【重做】按鈕和【重做】命令，【重做】命令的名字隨最后執行的操作而改變，如【重做輸入】或【重做加粗】等。單擊【重做】按鈕或執行【重做】命令，可以快速恢復被撤消的操作。

例如，將“諾基亞”替換為“Nokia”后，單擊【撤消】按鈕可取消替換的操作，再單擊【重做】按鈕又恢復了替換的操作。如果執行的操作不能被重做，【重做】命令就會變為【無法重復】命令。相應地，【常用】工具欄中的【重做】按鈕也會變為【無法重復】按鈕，并呈低亮度顯示。

3．2．5重組文本

在大綱視圖中可以很方便地重新組織演示文稿的文本。可改變演示文稿中各主題的次序以及標題的次序，可以把一個主題下的層次標題移到另一個主題下面，以及刪除主題、復制主題和插入新主題。

3.2.5.1題的次序

選擇了一個主題或一個層次標題后，即可在演示文稿大綱中將它們上下移動，以改變其次序，使演示文稿大綱更符合論述的邏輯關系。

為移動整個主題，可按下列步驟進行操作。

1.將鼠標指針指向要選擇的主題前面的幻燈片圖標。

2.按住鼠標左鍵，上下拖動。拖動時，鼠標指針變為上下雙向箭頭。此時，會有一條水平線指示釋放鼠標左鍵時，主題將定位于何處。

3.釋放鼠標左鍵，該主題及其層次標題即被移動到新位置。

另外，還可以在【大綱】工具欄中，單擊【上移】或【下移】按鈕，上、下移動選擇的主題。事實上，若是用戶選擇了多個主題，則用【上移】按鈕或【下移】按鈕可以很方便地上、下移動它們。

使用【上移】或【下移】按鈕時，一次只能向上或向下移動一行。要想移動一個主題時，由于每個主題下還有幾個層次標題，那么就要連續多次單擊【上移】或【下移】按鈕。這時，就可以利用【大綱】工具欄中的【折疊】按鈕（可隱藏一個主題下的層次標題）或【全部折疊】按鈕（隱藏所有主題下的層次標題），先將主題下的層次標題隱藏，可明顯減少單擊次數。同樣-如果想讓層次標題再次出現，可單擊【大綱】工具欄中的【展開】按鈕（可展開——個主題下的層次標題）或【全部展開】按鈕（展開所有主題的層次標題）。

在大綱視圖中，除可改變整個主題的次序外，還可改變一個主題下面的層次標題的次序，將層次標題從一個主題下移到另一個主題下，操作步驟與移動主題類似，只要先選中層次標題即可。還可以用鍵盤來組織演示文稿大綱，按Alt+Shift+↑（或↓）組合鍵，可將選擇的文本上移或下移。

3.2.5.2左移或右移主題和層次標題

左移一個層次標題，它將成為一個新主題（即一張新幻燈片）；右移一個主題，它將成為一個層次標題；右移一個層次標題，它將成為下一級的層次標題。左移一個層次標題時，先選擇它，然后單擊【常用】工具欄中的【升級】按鈕（←）；或單擊層次標題的左側，按住鼠標左鍵，將層次標題向左拖動；還可以按鍵盤上的Alt+Shift+一組合鍵或Shift+Tab組合鍵操作。

如果要右移一個主題或層次標題，也應先選擇它，然后單擊【降級】按鈕；或單擊主題或層次標題的左側，按住鼠標左鍵，將其向右拖動；還可以按鍵盤上的Tab鍵或Alt+Shift+→組合鍵。

以上介紹的左移或右移方法，不但移動了被選擇的文本，而且移動了它下面的層次標題。如果只想移動一行文本，而將它下面的文本保留在原來的層次上，只需在要移動的主題或層次標題文本行中任意位置單擊，然后按Tab鍵則將該行右移，按Shift+Tab組合鍵則將該行左移，而其下面的層次標題不受影響。

3．2．6檢查演示文稿

輸入和修改完演示文稿后，在發布演示文稿之前還應檢查一下演示文稿，看看是否有拼寫錯誤及不合理的樣式。

3.2.6.1拼寫檢查

PowerPoint2003有自動拼寫檢查的功能，單擊【常用】工具欄中的【拼寫】按鈕、執行【工具】菜單中的【拼寫】命令或按F7鍵都可以啟動PowerPoint2003的【拼寫檢查】功能。當PowerPoint2003找到一個它認為拼寫錯誤的單詞時，就會出現【拼寫和語法】對話框。

被認為錯誤的單詞顯示在【不在詞典中】文本框中，在【建議】列表中列出了該單詞的一些可能的正確拼法，其中第一個也是可能性最大的一個呈高亮顯示，并出現在【更改為】文本框中。

如果系統查出的單詞拼寫實際上是正確的（例如，人名、公司名、地名等），只是PowerPoint2003不認識它，可以單擊【忽略】按鈕（忽略本次出現的單詞）或單擊【全部忽略】按鈕（忽略文本中所有的該單詞）。如果該單詞拼寫錯了，用戶想把它換成【更改為】文本框中的單詞，只需單擊【更改】按鈕即可。單擊【全部更改】按鈕后，全篇演示文稿中的該單詞都會被替換。

PowerPoint2003檢查完全部演示文稿后，會在屏幕上給出提示信息，單擊【確定】按鈕，返回到演示文稿大綱中。

3.2.6.2樣式檢查

應用樣式檢查功能可以檢查大小寫與句尾標點和視覺清晰度。但PowerPoint2003的【工具】菜單中沒有【樣式檢查】命令，如果要啟動樣式檢查，可以執行【工具】菜單中的【選項】命令，彈出【選項】對話框，并在該對話框中選擇【拼寫檢查和樣式】選項卡。

在【拼寫檢查和樣式】選項卡中單擊【樣式選項】按鈕，出現默認的【樣式選項】對話框，并選擇其中的【大小寫與句尾標點】選項卡。在該選項卡中可以更改演示文稿標題和正文的大小寫以及標點符號。

選擇【視覺清晰度】選項卡，就可以進行字體和可讀性的選項設置。可讀性檢查能保證演示文稿的易讀性，創建外觀清晰、觀點突出的幻燈片。當PowerPoint2003檢查幻燈片時，它以這些設置為基本依據，不符合這些條件的幻燈片將出現樣式檢查結果提示。

§§§第三節 使用自動更正功能

在輸入文本時，某些單詞常發生字母位置顛倒、字母缺少或字母大小寫的錯誤，使用自動更正功能能識別并自動改正這些錯誤。例如，輸入abbout或abotu，會自動將其更正為about。

執行【工具】菜單中的【自動更正】命令，出現如圖所示的【自動更正】對話框。在該對話框中，可以將某一單詞加入自動更正列表或從自動更正列表中刪除。例如，假設用戶經常將make寫成make，但PowerPoint2003的自動更正列表的錯誤中并沒有amke這個詞，所以，用戶必須自己添加上這種更正功能。

先選中【鍵入時自動替換】復選框，然后在【替換】文本框中輸入拼錯的單詞“amke”，在【替換為】文本框內輸入正確的單詞“make”，然后單擊【添加】按鈕。如果想刪除自動更正列表中的單詞，則先選擇該單詞，然后單擊【刪除】按鈕。

【自動更正】對話框中還有一個【例外項】按鈕，單擊【例外項】按鈕，會出現【“自動更正”例外項】對話框。在該對話框中可以設置某些單詞或字符后的首字母不大寫，或是允許某些單詞的開頭兩個字母全都大寫。

3．3．1普通視圖

在第一章中，我們已經介紹了普通視圖，普通視圖中窗口的絕大部分用于顯示單張幻燈片。在PowerPoint2003中，普通視圖和大綱視圖的窗口布局實際上是一樣的，只不過是各個視圖欄顯示的內容有所不同罷了。

PowerPoint2003之所以有這么多的視圖方式，是為了讓用戶在創建和編輯演示文稿時更加方便，用不同的視圖編輯演示文稿的不同部分。大綱視圖適合編輯演示文稿的大綱；普通視圖適合編輯演示文稿的單張幻燈片；幻燈片瀏覽視圖適合編輯演示文稿的整體效果；幻燈片放映視圖可以查看幻燈片的放映效果。

3．3．2編輯單張幻燈片

在普通視圖中編輯演示文稿文本時，可使用同大綱視圖中一樣的編輯方法和技巧。但是要注意以下兩點：

1.在普通視圖中，按Ctrl+↑組合鍵或Ctrl+↓組合鍵是把光標移到前一個或后一個段落；而在大綱視圖中，則是將光標移到前一個或后一個主題。

2.在普通視圖中，按Ctrl+Home組合鍵或Ctrl+End組合鍵是將光標移到當前文本對象（即單個占位符內的全部文本）的開頭或末尾；而在大綱視圖中，則是將光標移到整個演示文稿大綱的開始或末尾。但如果沒有激活任何占位符，則按Ctrl+home組合鍵移到第一張幻燈片，按Ctrl十End組合鍵移到最后一張幻燈片。

定位光標之后，就可以輸入文本了。同樣，按BackSpace鍵刪除光標左側的字符，按Delete鍵刪除光標右側的字符。

3．3．3移動、復制和刪除幻燈片

在PowerPoint2003的普通視圖中，和PowerPoint2000／2002一樣，不僅能刪除幻燈片，也能很方便地移動和復制幻燈片。PowerPoint2003的普通視圖窗口中的絕大部分用于顯示一張幻燈片，但屏幕的左邊也有很小的幻燈片略圖窗口，用于顯示演示文稿的主題（每個主題即代表一張幻燈片）。所以，在普通視圖中能像在大綱視圖中一樣方便地移動和復制幻燈片，只不過如果要移動和復制層次標題時，就必須擴大屏幕左邊的大綱視圖窗口（實際上，此時的普通視圖和大綱視圖是一樣的）。

另外，在普通視圖、大綱視圖和幻燈片瀏覽視圖中都可以使用【剪貼板】任務窗格。

單擊任務窗格右上角的按鈕，就會出現下拉菜單。然后，在該下拉菜單中執行【剪貼板】命令，就會出現【剪貼板】任務窗格。

利用【剪貼板】任務窗格可以很方便地實現【粘貼】命令，并且可以選擇粘貼的內容.單擊【全部粘貼】按鈕，可將【剪貼板】中所有的內容全部粘貼到演示文稿中；單擊【全部清空】按鈕，可以清除剪貼板中所有的內容。在該剪貼板中最多可以存儲最近的24次【復制】和【剪切】命令的內容。

§§§第四節 使用文本框

要給幻燈片上的圖形或其他對象做一些解釋時，除了可以添加標注外，還可以在對象旁邊添加文本框，輸入一些文字作為文本注解，以便觀眾理解幻燈片的內容。

3．4．1繪制文本框

文本框的繪制方法與繪制自選圖形并沒有什么區別，可以按以下步驟操作：

1.在【繪圖】工具欄上單擊【文本框】按鈕或【豎排文本框】按鈕。

2.將鼠標指針指向要畫文本框的一個角上。

3.按住鼠標左鍵，向所畫文本框的對角位置拖動。

4.釋放鼠標左鍵，所畫的文本框就出現在幻燈片上。

拖動時按住Shift鍵，可以畫出一個正方形的文本框；按住Ctrl鍵，然后拖動鼠標，可以畫一個以第一個單擊的點為中心的文本框；按住Shift+Ctrl組合鍵，然后拖動鼠標，可以畫一個以第一個單擊的點為中心的正方形文本框。