有效使用日志

良好清晰的日志系統是必需的。許多正式系統將常規日志與待辦事項清單的復雜版本相結合。這類系統收效很好，原因之一在于它們如同活頁系統一樣，在開頭很方便地完整顯示一整天的預約安排和待辦事項。

工作中，許多混亂往往是源于無法區分哪一個是主要日志。桌面日志經常放在辦公室，而另一個日志可能放在行政人員的口袋里，而且墻上與計算機里的計劃表有時候還會重復。在適當的情況下，需要與行政人員和秘書定期更新日志，明確彼此已經溝通清楚并理解對方的任務。不起眼的小事也會對效率產生影響。日志應該具有如下一些特征。

■顯示全部細節，當然還要足夠清楚。一個叫作“R B午餐”（R B Lunch）的入口處標識給出的信息很少——它在哪里？在什么時間？外出時是否能聯系？持續時間是多久？在三個星期內你能否記得“R B”指的是什么？我知道一個更糟糕的案例，某人在日志中寫下“牛津”（Oxford），時間跨度是兩天。他離開后大概就住進了一家酒店，留的卻是辦公室的聯系方式。當他的一個孩子遭遇車禍后，他得到消息已經是兩天之后了。從那之后他的日志記得格外清晰。

■顯示為某事預留多長時間（這將有助于決定哪些事項可以與之匹配）。

■用鉛筆記錄，以便后期修改，防止造成字跡混亂。

日志的計劃功能非常實用。當然，沒有日志我無法進行工作。任何人在運用日志來掌握一定時期的事情整體概況和具體進展時，都會發現它是一個非常有用的工具。預約日志和時間管理系統之間最重要也是最有效的區別在于，是否用來安排所有（或大多數）工作時間，而不僅僅是約定見面。此外還需要補充兩點：一是任務時間，實際上是留給特定項目的工作時間；二是思考時間，經常發生的情況是，規劃和創造性工作并沒有時間展開，只能利用會客和會議的間隙。如果你為工作中的突發事件和被動應對的部分預留反應時間，并與滾動計劃相關聯，那么你將變得更有條理，并能更好地判斷事情的進展情況，確定是否能在最終期限前完成任務。

最后還有兩點。日志是重要的工具，要受到保護和尊重。因此，它也是保存其他關鍵信息、電話號碼和你需要放在手邊的數據的好地方，只要你不覺得日志因變得太厚和難以管理而成為一種負擔。

計算機和各種電子產品正在逐漸替代以上這些活動。比如你與六個同事召開會議，有些同事甚至不在同一個城市，你也只需點擊網絡系統上的按鈕即可，非常節省時間。即使如此，但對于許多人來說，個人日志或計劃本在任何有鉛筆的地方都可使用，且永遠是幫助他們有效工作的一部分。當然，不管要記錄的信息是什么，需要使用日志系統的想法是相同的。