分批處理任務

大部分工作的麻煩在于，待辦事項清單本身難以管理，除非任務可以分批次完成。高效時間管理的首要原則是將任務進行分類。專屬系統(tǒng)都有自己的方法，但是衡量其是否有效的唯一標準是是否適合你。我傾向于認為，比這些系統(tǒng)的精確配置更重要的是類別的數(shù)量，簡單、理想的類別數(shù)量是三個或四個，因為這是可控的。你如何定義這些類別并不太重要，比如可以定義為：

■優(yōu)先（priority）；

■重要（important）；

■立即行動（action now）；

■獲取更多信息（obtain more information）；

■閱讀（reading）。

以上這些是一種類別命名方法（有些能夠完美管理時間的人也會用A、B、C進行分類）。你可能還需要歸檔（file），以及其他行動類的類別名稱，如電話（telephone）、寫作（write）、討論（discuss）（可能分為電子郵件或報告之類的類別）；同時根據(jù)你的業(yè)務還可以分類為提案（proposals）、報價（quotations）以及使用產(chǎn)品、部門或系統(tǒng)的名稱。實現(xiàn)這些分類首先要做一定的書面工作，重要的是在這一階段要制定多少個適合自己的分批處理標題，這與如何整理你的辦公桌并不沖突。只要你愿意，可控的分批數(shù)量能夠與你辦公桌上的文件盤數(shù)量一致，或者給文件本身做出標記更使其易于區(qū)分。（順便說一下，對于辦公室公用的材料，謹慎使用顏色區(qū)分，因為有一部分人是色盲。）從邏輯上來看，如約見之類的大部分事情通常可以歸為一類。