ABC時間管理法如何應用

要想學會使用ABC時間管理法，可以按照以下步驟和原則進行：

1．劃分事務級別

根據事務的重要性來規定優先順序，對每一項工作做重要性分析：這件事是不是有助于達到我的長期目標或短期目標？做出判斷之后，再根據判斷確定事務的級別。

A級事務

非常有助于達到目標的，即為最重要的事務，將其標注為A--必須做的事，是指與實現自己的目標相關的關鍵事務，比如管理性指導、重要的客戶約見、重要的期限臨近、能帶來領先優勢或成功的機會。

A級事務都是必須在短期內完成的任務。一旦完成，A級事務就會產生顯著的效果。而如果沒完成，那么嚴重的、令人沮喪的甚至是災難性的后果就有可能發生。A級事務的關鍵是立刻行動起來去實施。

B級事務

如果對于達到目標具有一般的意義，即為次重要的事務，將其標注為B——應該做的事，是指具有中等價值的事務，這類事務有助于提高個人或組織的業績，但不是關鍵性的。

B級事務應該在短期內完成。雖說不如A級事務那樣緊迫，但它仍然很重要。這些工作可以在一定期限內相應地推遲。若規定的完成期限較短，就應該將它們很快提升為A級。

C級事務

如果對達到目標起的作用不大，即為不重要的事務，將其標注為C——可以做的事，是指價值較低的一類事務，無論這些事務多么有趣和緊急，都應該拖后處理。

C級事務是可以推遲，但不會造成嚴重后果的工作。該事務中的有些工作甚至可以無限期的推遲。但其它一些事務，尤其是那些有較長時間限制的事務，也會隨著完成期限的臨近最終轉變為A級別或B級別。

2．看各級事務所占的比例及價值，而不是看其在整體中所占的百分比。

總體來說，ABC三級事務在事務總量中所占的比例及價值是這樣的：

A級事務約占任務和工作總量的15%，這是你必須集中精力完成的事務。對所達到的目標而言，它真正的價值高達65%。

B級事務約占事務與工作總量的20%，你完成事務的價值也是20%。

C級事務占事務總量的65%，你完成這級事務的價值僅為15%。

3．靈活運用“ABC時間管理法”

（1）增加級別

如果你認為以上3個級別不足以涵蓋你的具體情況，你還可以再加一個級別，即D級事務。

D級事務是指那些理論上甚至不需要完成的工作。它們沒有最后期限，完成這些事固然很好，但不完成也沒關系。因為你可以完全無視這些事的存在，它們不會給你帶來任何不利的影響。

不過，進行D級事務也有一定的好處，它們往往會讓你有意外的收獲。比如，閱讀一本舊雜志時恰巧有一篇很有意義的文章；購買一盞臺燈完全改善了你的工作環境；在文具店閑逛時發現一種簡化文件歸檔的工具；重新閱讀手機使用說明時找到一些新功能等。

（2）細分級別

對于一些人來說，把任務只分成A、B、C三級是遠遠不夠的，且這樣劃分會有太多的A級或C級任務。為了解決這個問題，你可以將各個級別進一步劃分，比如A分為A1、A2、A3；B分為B1、B2、B3……當然，A1要比A2更重要一些，A2也比A3更重要一些；B級事務也是如此。

舉個例子，你明天想完成6項事務，其中有兩項A級事務，這兩項中有一項是最重要的，那么就把它分為A1，另一項則分為A 2；如果B級中也有幾項事務，也按照這種方法劃分。

我們在工作或從事其他活動時，難免有不按重要順序辦事的傾向，習慣總使人優先做令人愉快或者方便的事，而往后推延不感興趣的或者較為復雜的事。學習了ABC時間管理法后，請你立即動手在便條或日記本里寫下這樣一段話：“我明天必須做的事情是①②③④⑤……”按重要和緊急程度給它們細分級別，你會發現自己將變得精力充沛起來。其實用這種方法管理你的時間，你的時間和精力并沒有因此而增加，只是把有限的精力和時間用在最需要的地方而已。這樣堅持下去，你的學習效率不提高就不正常了。