事務清單：提高時間效能

有個名叫約翰·戈達德的美國人，當他15歲的時候，就把自己一生要做的事情列了一份清單，被他稱為“生命清單”。在這份排列有序的清單中，他給自己定下所要攻克的127個具體目標，比如，探索尼羅河、攀登喜馬拉雅山、讀完莎士比亞的著作、寫一本書等。在44年后，他以超人的毅力和非凡的勇氣，在與命運的艱苦抗爭中，終于按計劃一步一步地實現了106個目標，成為一名卓有成就的電影制片人、作家和演說家。

如果能學會寫出每天的事務清單，則時間的效能可以大幅提高。

（1）每天清晨把一天要做的事都列出清單

如果你不是按照做事順序去做事情的話，那么你的時間管理也不會是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個清單出來。這個清單包括公務和私事兩類內容，把它們記錄在紙上、工作簿上或是其他什么上面。在一天的工作過程中，要經常地進行查閱。

（2）把接下來要完成的工作也同樣記錄在你的清單上

在完成了開始計劃的工作后，把下面要做的事情記錄在你的每日清單上面。如果你的清單上內容已經滿了，或是某項工作可以轉天來做，那么你可以把它算作明天或后天的工作計劃。你知道為什么有些人告訴你他們打算做一些事情，最后卻沒有完成的原因嗎？這是因為他們沒有把這些事情記錄下來。

（3）對當天沒有完成的工作進行重新安排

現在你有了一個每日的工作計劃，而且也加進了當天要完成的新的工作任務。那么，對一天下來那些沒完成的工作項目又將作何處置呢？你可以選擇將它們順延至第二天，添加到你明天的工作安排清單中來。但是，希望你不要成為一個做事拖拉的人，每天總會有干不完的事情，這樣，每天的任務清單都會比前一天有所膨脹。如果事情的確重要，沒問題，轉天做完它。如果沒有那么重要，你可以和與這件事有關的人講清楚你沒完成的原因。

（4）記住應赴的約會

使用你的記事清單來幫你記住應赴的約會，這包括與同事和朋友的約會。工作忙碌的人們失約的次數比準時赴約的次數還多。如果你不能清楚地記得每件事都做了沒有，那么一定要把它記下來，并借助時間管理方法保證它能夠按時完成。如果你的確因為有事而不能赴約，可以提前打電話通知你的約會對象。

（5）把未來某一時間要完成的工作記錄下來

你的記事清單不可能幫助提醒你去完成在未來某一時間要完成的工作。比如，你告訴你的同事，在兩個月內你將和他一起去完成某項工作。這時你就需要有一個辦法記住這件事，并在未來的某個時間提醒你。其實為了保險起見，你可以使用多個提醒方法，一旦一個沒起作用，另一個還會提醒你。

（6）把做每件事所需要的文件材料放在一個固定的地方

隨著時間的流逝，你可能會完成很多工作任務，這就要注意保持每件事的有序和完整。一般把與某一件事有關的所有東西放在一起，這樣需要查找時，將會非常方便。當徹底完成了一項工作時，把這些東西集體轉移到另一個地方。

（7）清理你用不著的文件材料

把新用完的工作文件放在抽屜的最前端，當抽屜被裝滿的時候，清除在抽屜最后面的文件。換句話說，保留一個抽屜的文件，總量不會超出這個范圍。有的人會把所有的文件都保留著，這些沒完沒了的文件材料最后會成為無人問津的廢紙，很多文件可能都不會再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括你的工作手冊或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文件。

（8）定期備份并清理計算機

對保存在計算機里的文件的處理方法也和上面所說的差不多。也許，你保存在計算機里95%的文件打印稿可能還會在你的手里放3個月。定期地備份文件到光盤上，并馬上刪除機器中不再需要的文件。