三、會后工作

（一）離會服務

為避免代表產生“會散茶涼”的感覺，要有始有終，做好代表離會善后工作。

（1）退場引導。要開啟所有退場通道，引導與會代表及車輛有秩序地離場，避免出現擁擠現象。某些領導（嘉賓）由于身體不適，有時無法先行離會，要打破常規，安排與會人員先行離開。

（2）返程服務。協助代表訂好返程機票、車票、船票，并提醒代表結算住地消費賬目，歸還借用物品，清點隨身攜帶物品。對外地代表，安排好送行車輛，酌情將其送到機場、車站、碼頭，待其啟程后再返回。對個別因工作需要，仍需留在住地的代表，要協助酒店安排好后續食宿事務。

（3）代表送別。與會代表離會時，工作人員要熱情洋溢送其到大門口、電梯口甚至送上車，幫其安放好行李物品，并關好車門。為體現禮貌，工作人員待其乘車離開自己的視線后，才好轉身離去。

（二）會場清理

會議結束后，要及時撤除會場的臨時性布置（如背景板、橫幅、盆景等），清點一切用具、用品，能再次使用的要歸庫保管，屬租用的設備、器材要及時退還，屬代表遺漏的物品要設法使其物歸原主。此外，會場桌椅、地面要清掃干凈，使其恢復原樣。

（三）宣傳跟進

會后要跟進新聞媒體發稿，并將相關報道內容收集、匯總、整理，交有關人員存檔；跟進舉辦單位網站的信息更新工作，促使有關人員在相應版塊或專欄，將會議整體情況用圖文并茂的形式，系統地進行宣傳、展示和報道。

（四）成果推廣

要鞏固會議成效，提高會議影響力和成果輻射力，應專門對會議相關成果進行深化、推廣。

（1）對會議進行總結，發表會議概況性文章。

（2）對會議觀點進行梳理，形成會議成果綜述，在相關主流媒體上刊登，爭取產生后續效應。

（3）將會議文字材料按專題進行匯編，供有關單位及領導（嘉賓）參考使用。

（4）酌情組織有關專家有針對性地提煉若干對策、建議，上報當地政府或上級部門。

（5）通過內刊、內參，對會議所涉敏感內容部分作適當剖析與報告。

（五）文件歸檔

按照一會一卷的原則，對會議文件資料進行分類整理，有秩序、有系統地加以編排，立卷歸檔。一般根據時間順序和重要程度進行案卷排列，填寫卷內文件編目、備考表及案卷標題，并對所存案卷按事項分類設立卡片，作為索引。根據存檔的要求，既要保存每一份紙質文檔，又要保存相應的電子文檔。

（六）財務決算

會議結束，應按會前經費預算計劃，進行會議開支財務決算。對會議所涉開支項目，如會場布置及場租費、飲食（茶點）費、住宿費、交通費、嘉賓講課費、宣傳（新聞發布會）費、資料印刷費、設備視聽費、通訊聯絡費、外賓禮品費、考察費、勞務（司儀、翻譯、快遞、搬運）費、辦公用品（文具、道具、工具）費、雜費（接待費）等，要一一進行核對、統計，對超出預算金額又無正當理由的開支，不予結算和報銷。

（七）會務總結

會務總結一般以開總結會的方式進行。全體工作人員參加會議，談體會，找不足，總結經驗與教訓，在總結中改進和提升自己，從而提高辦會整體水平。在開好總結會的基礎上，要寫出書面的會務總結，并呈有關領導審閱后，作為案卷歸檔。