二、會中服務

（一）會場服務

會場工作是會務的核心“軟件”，對會議整體質量有著重要的影響。要安排細心、周到者主持相關工作，把控質量。

（1）迎接報到。對小型會議，可先準備好報到表（工作人員用）、簽到表（花名冊），按先簽到，再發餐劵（代表用劵、司機用劵）、住房卡、出席證、車證及資料的程序，接待與會代表報到。代表較多時，分攤位、分類別進行報到，并采用簡單的記號簽到，“√”表示到會，“×”表示缺席，“/”表示代表出席，“0”表示請假。對大型會議，可采用電腦簽到。

（2）會場引導。代表較少不作排位或只作分類排位時，按由前及后的方式，引導與會者靠前就座，填滿空位，確保秩序井然。代表較多需作整體排位時，在會場入口處放置事先印制好的座位表，并在會場兩側（過道）設立行數指示標記，引導與會者順利就座。對與會領導、嘉賓的引導，按接待預案由相關人員負責，會前酌情引入貴賓室休息，開幕時引導其上主席臺或前排相應位置就座。

（3）會場合影。重要會議需要集體合影的，應列入會議議程安排，并事先準備平面布置圖及合影排位表。對內合影的位置安排：第一排一般為座位，第二排及后面各排為站位（相關人員呈階梯式站立，通常不安排人員蹲著參加合影）。第一排領導、嘉賓的人數不論是單數還是雙數，均按單主位原則排位，即排名第一位的領導居中，其他領導及嘉賓按排名順序分別安排在其左右兩邊。涉外（國際會議）合影的位置安排：一般以站位形式合影，會議舉辦地領導（主人）居中，按禮賓次序，以一號領導（主人）右手為上，主客雙方間隔排列，兩邊為主方人員把邊。攝影現場由一名工作人員擔任指揮，在相關會務人員的協助下，組織與會代表及時、有序地進入指定位置，避免蜂擁而上，保證攝影活動有條不紊地進行。

附圖

合影排位示意圖

1．一般會議（國內會議）合影排位：

2．涉外會議（國際會議）合影排位：

（3）會場催場。指定專人，現場跟進會議主講嘉賓、發言人，并根據議程推進或更改情況，及時催促主講人（發言人）上臺演講或就地發言，并注意提醒其把控發言時間。同時，及時招呼會間休息（茶歇）的與會代表進入會場繼續開會。

（4）會場應急。場內應急：通常在會場第二、第三排位置，預留機動座位給會場應急、機動人員使用。一則及時與主持人溝通、聯絡（通過紙條、短信等）；二則為前兩排與會領導和嘉賓傳遞臨時信息、提供保障性服務；三則隨時為與會代表提問提供無線話筒服務；四則監控會場、維持會場秩序，并靈活處置突發事件。場外應急：安排人員維持場外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜；酌情準備電力保障車，配備專業人士跟蹤服務，確保停電之后立即供電等。

（二）會見（會談）服務

會議舉辦方為體現對出席會議嘉賓的重視及禮遇，在會前或會中安排會見（會談），這也是常事。會見外賓的座位安排，按照國際慣例是主左客右（右為首，左為次），通常將翻譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序分別在主、賓的一側就座。會見內賓也可采用這一方法安排。此外，在非正式場合，或賓主雙方希望自由交談時，一般可圍坐圓桌進行平等交流，“圓桌會議”無主次之分，雙方（或多方）可不拘禮節、隨意商談（但要清楚以門為基準點，靠里面的位置是比較主要的座位）。

（三）生活服務

要做好吃、住、行等各個方面的保障服務，使與會代表有賓至如歸的感覺。

（1）飲食安排。會議餐飲以干凈、衛生、可口為原則，以安排自助餐為主、圍餐為輔，并提前預留用餐空間。要照顧少數民族代表、身體不適者的特殊需要，酌情將相關要求下達給酒店宴會部門。代表房間有配送水果的，可發溫馨提示告知。

（2）宴請排位。會議一般不安排宴請。確有需要的，可安排一次歡迎或歡送宴會。宴請內、外賓的排位是有明顯區分的，適用的原則不一樣，一個是以左為尊，一個是以右為尊，但目前一般都認同國際慣例，逐漸接受以右為尊的安排原則。所以現在宴請內、外賓的排位均可按國際慣例來操作。具體宴請排位包括桌次及座次的排位，桌次的安排，可按照“面門為上，以遠為貴，居中為尊，以右為佳”的規則進行；各餐桌之間的距離一般不少于1.5米，餐桌與主通道的距離不少于2米，與墻壁的距離不少于1.2米；座次的安排，同一張餐桌一般以面門居中者為上，對著門口、正中的位子為主位，其他座次以離主位的遠近而定高低，右高左低（各桌的主位是同一方向）。中餐宴會，如有副主陪（第二主人），副主陪的座位在主陪的對面，一號客人在主人的右手，二號客人在主人的左手，三號客人在副主陪的右手，四號客人在副主陪的左手，以此類推。需要指出的是，主人的位置如遇有特殊的場景因素（如用字畫或裝飾品另外標示主位的方位等），應視情況確定。另外，西餐宴會，一般習慣用長桌，安排男女交叉就座或男女分坐，女士優先，其他與常規宴席排位無異。

附圖

中、西式宴請排位示意圖

附圖

中式宴請桌次排列示意圖

（3）住宿安排。配置住房，要根據與會代表的職務、年齡、性別及健康狀況，區別對待，綜合考慮。副省級以上領導、重要嘉賓一般安排住套間，處級以上職務的代表、科研院校學術帶頭人、教授及外地嘉賓可安排住標準單間，生活有禁忌的少數民族代表也可安排住單間。老同志、女同志可盡量安排在向陽、通風、衛生條件好的樓層和房間。

（4）交通安排。會議期間，指定專人負責車輛調度工作，對車輛及駕駛員統一進行管理、調配，對路上交通進行疏導。代表住地離會場較遠時，可安排擺渡車來回接送與會人員，并知會代表按時乘車、按車號入座。要預留機動車輛，隨時保障領導、嘉賓用車；已納入接待安排的，按接待預案派人派車。

（5）乘車排位。在一些正式場合，乘車也有座次排序的規矩，一般以“靠門為上、居右為上、方便為上、安全為上”，講究近門為貴，右尊左低，駕駛員后面第一排通常為最佳位置。如車輛為小轎車，則一號嘉賓座位在司機的右后邊，二號嘉賓座位在司機的正后邊，隨員座位則在司機的旁邊，后邊中間座位空著（為末位），一般不安排人員。如車輛為商務車，從方便出入考慮，座位順序依次是：中排右座、中排左座、后排中座、后排右座、后排左座、副駕駛座。如車輛為中巴車，按慣例是離門近者為主座，司機后面第一排即前排為尊，由前而后，后面各排的座次依次遞減。每一排座位的座次，講究“右高左低”，自右向左依次遞減。當然，排座要照顧到領導、嘉賓的坐車習慣，尊重其本人對座位的選擇，他坐在哪里，哪里就是上座（如有的領導喜歡坐在司機正后面的座位上，那個位置隱秘性比較好，而且安全系數比較高）。另外，如果坐在商務車中排座位的嘉賓中途下車，隨行工作人員應請后排坐的嘉賓改坐中排座位，這會讓嘉賓體會到一種被尊重的感覺，也體現出一種會務精細化的服務。

附圖

七座商務車座次排列示意圖

（6）考察安排。安排參觀、考察，是會務工作一項必不可少的內容。要指定專人，對考察項目、行車路線、行車時間、中途休息點及用餐點提前進行設計和勘察。條件允許時，可將考察活動安排確定下來，事先編入會議手冊，讓代表一目了然。出發前，還要進一步統計參觀、考察人數，對人員進行編組，引導參觀者按車輛編號上、下車；途中，安排人員介紹注意事項，講解沿途人文景觀及考察項目背景情況；考察完畢，再次清點人數，防止代表走散、漏乘車或上錯車，保證考察人員平安歸來。

（7）行走排列。在領導、嘉賓步行時，一般行走規則是以前為尊、前方高于后方、中央高于兩側、內側高于外側。

地面行走位次：一般情況下，應讓領導（嘉賓）走在前面，主陪人員跟在其左后方1～1.5米處；在領導不認路的情況下，主陪人員可在其左前方1～1.5米處帶路，身體側向嘉賓，左手引導方向，不要背對嘉賓。

樓梯行走位次：上樓時領導（嘉賓）一般在前、主陪人員在后，下樓時主陪人員在前、領導（嘉賓）在后。對年紀較大的領導（嘉賓），主陪可在其外側適當攙扶。上下樓梯時如需引導，工作人員走在領導（嘉賓）左前方約三個臺階的距離，身體稍向后側，引導領導（嘉賓）單行行進和靠里單行。

上下電梯位次：電梯無人時，主陪人員先進入（按住電梯按鈕），領導（嘉賓）后進入；電梯有人時，領導（嘉賓）先進，主陪人員后入；出電梯時，領導（嘉賓）先出，主陪人員在后。

上下飛機位次：副省級以上領導（嘉賓）由于乘飛機可走貴賓通道直達飛機懸梯口，上飛機時，領導（嘉賓）一般先上懸梯（在艙門口與送機人員揮手道別），隨行人員后上；下飛機時，領導（嘉賓）一般先下懸梯（在艙門口與接機人員招手致意），隨行人員后下。

（8）看望安排。會議間隙，可由有關會務負責同志帶隊，分組探望有關嘉賓及會議代表，了解入住賓館相關的服務情況，征詢對會務工作的意見，發現問題，及時糾正，或在力所能及的范圍內加以改進。

（四）安全保障

保障與會代表的身體健康與生命安全是會務工作者的神圣職責，對此應高度重視、未雨綢繆、精心安排。

（1）醫療保障。設計醫療衛生應急預案，對疾病治療、環境衛生進行監督和檢查，對年老體弱者、患病代表給予特殊照顧，并指定就診醫院。必要時，在會場配備專職或兼職醫生，確保急病患者及時就醫。

（2）食宿保障。對重要領導、嘉賓，要制定菜譜，檢修餐廳設施，搞好室內衛生和餐具衛生，確保飲食安全。要檢修房間設施，使房內水、電、冷、暖設備處于有效控制狀態；酌情更新床上用品，去除房間異味，保證室內空氣清新；保證電話線暢通，并根據要求設置好房間電話，調試好電視頻道。房間需要擺放鮮花、盆景、食品、報紙、文房四寶的，要提前準備，及時供應。

（3）安全保衛。根據會議要求，制訂安全保衛工作方案時，準備工作要做得細致、扎實，慎之又慎，不遺漏任何一個細節。要與車站、機場保衛部門聯系，做好與會代表的安全接送工作；與酒店保衛部門聯系，做好會場、住所的安全保衛工作；與交警部門聯系，做好交通方面的安全保障工作。對高層次或大型會議，應商警衛（保衛）部門及公安部門共同完成保衛任務。保衛與會領導與國際友人的安全是工作的重點，要做到內緊外松，既不聲張，又不能有絲毫麻痹。如遇突發事件，要按照應急預案，果斷處置，避免不應有的安全事故發生。對特別重要領導、嘉賓，要事先了解其基本情況及生活習慣（起居、飲食、乘車、保健、文娛活動等），加強其警衛級別，安排好其警衛、交通、醫務等相應事宜，并提前對周邊環境布控，抓好抓實包括消防安全在內的安全防范工作，確保沒有“燈下黑”的安全死角。