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建立一份通訊錄

你得不停地給人們打電話、發郵件，還得不停地寫備忘錄和信函，所以你需要一種快速的方法來查閱你的通訊錄，或者獲取他們的相關信息。

有些人習慣于一直使用一本書面的通訊錄。是的，一個書面的通訊錄，可以隨身攜帶，效果很好。唯一的缺點是它是一份書面的記錄，而不是電子資料。

現在有一種應用軟件，可以建立電子通訊錄，這樣使用起來可就方便多了。通過這種方法，使你的計算機可以更有效地工作。現在這類軟件非常多。如果你使用的是MicrosoftOffice，那么很可能你還擁有Outlook。它不僅可以使你建立一份姓名/地址/電話的通訊錄，還可以添加像生日以及電子郵件地址之類的個人信息。你可以最大限度地使用它們來記錄與別人的聯系情況。

因為這是電子資料，所以它可以減少你的尋找時間，還可以記錄你的電話呼叫、辦公室訪問、作出的決定等等。這使你每次給別人打電話或者拜訪某人時，都可以擁有有效的信息。這個方法使你再不需要查找所有存在筆記里的信息了，而且筆記還可能會不小心錯放在某個地方的文件夾里。

這些產品的共同優點就是它們都是電子數據，你可以迅速輸出信息、轉換為文字處理文件、轉換為標簽，還可以轉換成資料庫以及電子數據表。與這些電子通訊錄相比，書面通訊錄查找起來就太慢了。

除此之外，因為這是數字信息，所以你可以非常簡便地更新，不會再出現手忙腳亂的狀況了。