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整理你的文件夾

接下來該怎么處理剛完成的這些文件夾呢?再把它們堆在桌子上?當然不是。我們要建立一個收納系統(tǒng)。

現在你可以用各種你喜歡的方式收拾你的文件。只要你知道你的收納系統(tǒng)在哪兒,你就能找到你的文件了。這才是真正重要的。

把工作時會用到的文件夾放在桌子的鋼絲架上,這樣你就可以輕而易舉地拿到它們了。

在書桌上,你可以為這些文件夾準備3個小架子。一個架子用來存放目前正在處理的需要文件;第二個用來存放偶爾處理的長期項目;第三個架子則是存放參考文件,比如辦公室信息資料、委托人信息資料等。

其他的東西你都放在書桌抽屜里,或者是文件柜里。你使用適合自己需要的文件系統(tǒng)進行組織,這種方法相當簡單:你桌上的資料都是目前正在處理的需要文件;而輔助資料的文件夾則放在書桌抽屜里,其上用任務的名稱進行標注——沒有其他的要求了。當書桌上的文件越來越多時,你就把文檔移到抽屜里。書桌上的文件必須是簡潔有用的。

其他東西,準確地說,是所有東西,都以同樣的方式整理好:使用任務名稱進行標注,存放在文件柜里。

另外,你可以把舊文件收在一個專門的柜子里。那么你又如何整理這個柜子呢?你可以用字母排序法。這樣就一點也不會弄亂了。文件也可以按字母排序。這樣甚至當你不在辦公室時,其他人也會輕易地找到它們。或者你也可以按時間或內容來排列,這也是可取的方法。

任務

這種系統(tǒng)方法很容易建立并且便于使用。試試看,你將會發(fā)現這種或者其他類似的方法可以幫你節(jié)約不少時間。

提示

如果你進行了合適的整理,那么你就可以在手頭保留所需資料,以便進行快速而便捷的修改。你會發(fā)現,用這種方法可以使你的工作效率大大提高。

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