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定期挑選并清除你的文檔

有些人如果沒有資料在手頭就無法處理事情，他們的辦公室或小隔間里塞滿了各種文件。你見過這樣的人嗎？我有一個朋友，他就不愿意扔掉任何資料，因此他的辦公室塞滿了各種的文件。

通常情況下，這不會是一個太嚴重的問題。但是，當太多的資料累積起來，你就會不知道哪樣東西放在哪個地方了。這就導致了混亂，以至于最后你不能掌控你的工作環(huán)境。所以，每當有人向我的朋友拿某份資料時，他是有的——而且他知道他有這樣東西，只是他每次都要花費時間去尋找，這就浪費了額外的時間。怎么辦？

舍棄某些文件。在一個公司里，總是會有很多的書面文件，包括備忘錄、研究性文件、草稿文件等。這些舊的、已經(jīng)沒用的東西積攢下來會占用很大的空間，如果不小心把新的一份資料放到它們里面，那再找到它可是一項巨大的工程。如果每個月都有一天，公司里的每一個人都瀏覽一遍他們的文件，然后把某些資料清理出去，那這個問題就被解決了。他們必須得對這些文件毫不留情。

同時，他們得把那些具有長期價值的文件保留下來：工作樣本、最終報告、基礎研究文件。那些用來完成最終文件的資料都要被扔掉：舊的備忘錄（原則是指超過3年的）、個人的會議及電話筆記、研究調(diào)查、舊的會面記錄……所有這些資料都不要了。

我們都有一些草稿文件，它們是形成最終文件的基礎。我們把它們給他人傳閱，獲得相關評論，做好紅色的標記和修正，最后編輯出一份最終文件以供使用。這樣一來二去，一份文件的草稿可能就有好幾份。

那么我們?nèi)绾翁幚砟切┎莞逦募兀看蠖鄶?shù)人是將它們歸檔！為什么？它們已經(jīng)沒有用了。但是正確的做法應該是扔掉這些資料！

草稿文件應該只保留到最終文件投入使用或者批準通過為止。草稿的整理也是非常占用時間的，而且那么多草稿積累下來，也會占用一定的空間。一旦這些情況發(fā)生了，這些草稿文件就應該用碎紙機切碎或者以其他方式處置。沒有任何理由再保留這些已經(jīng)作廢的草稿材料。

不要長期存放每一樣東西，而應該保留那些具有長期價值的文件。需要注意的是，為了保護公司的機密或客戶的利益，所有這些文件都要用碎紙機切碎。