會議組織者應具備的3種能力

會議策劃能力

會議組織者的職責遠不止單純按流程推進會議這么簡單。他還需要明確會議召開的必要性和目的，有針對性地安排會議議程（見圖1-2）。議程內容要涉及會議的方方面面，如討論步驟、討論方式等，以確保討論結果得到參會人員的一致認同。

圖1-2　會議議程示例

會議策劃是會議組織工作中極為重要的一個部分，決定著會議的成敗。本書將在第2章中詳細介紹策劃會議議程的方法。

會議引導能力

會議當天，會議組織者應嚴格遵循既定議程推進會議，提醒發言人按順序發言，梳理參會人員的意見，精準把控時間，將議程上列出的任務逐項完成。然而，在實際會議中往往會出現意想不到的情況，這時就需要會議組織者隨機應變，將會議進程引入正軌，以實現會議目的。

其他參會人員不需要關注會議議程，但應該積極參與討論、踴躍發表意見。會議組織者與其他參會人員各司其職，會議才能達成既定目標。

氛圍營造能力

如果在會議中，會議組織者眉頭緊皺、一臉苦相，參會人員雙手抱胸、緊靠椅背，可以想見，會議的氣氛一定是壓抑的。當上司和下屬同時出席會議時，前者確實會對后者產生一種權力壓迫。有的上司總是認為下屬的能力不足，往往聽不進下屬的意見，會表現出不耐煩。

這時，會議組織者可以站出來，引導大家平等地發表意見。關于氛圍營造的要點，本書將在第7章中進行詳細介紹。