1.5 商業(yè)論證與效益管理計劃★

1.應用解析

項目商業(yè)文件（Business Documents）的開發(fā)是項目正式啟動前進行的論證分析工作，包括商業(yè)論證與效益管理計劃兩個部分內容。

（1）商業(yè)論證（Business Case）

商業(yè)論證可以理解為書面的可行性研究報告，用來論證項目啟動的必要性、可行性和合理性。其主要內容包括商業(yè)需求分析（項目要解決什么問題）和成本效益分析（投入產出比如何，以及是否值得），同時還包括對項目的規(guī)模、地點等關鍵要素做出的最基本的判斷和選擇。

商業(yè)論證列出了項目啟動的目標和理由，是后續(xù)制定項目章程等管理活動的依據(jù)，并且為衡量項目是否成功和進展奠定了基礎。

如果商業(yè)論證的結果不理想，那么也可以不啟動項目。

（2）效益管理計劃（Benefit Management Plan）

效益管理計劃同樣是一種書面文件，用來明確定義項目的效益和實現(xiàn)方式，從而確保效益能夠實現(xiàn)。“效益”（Benefit）也翻譯為“收益”，即項目給組織帶來的利益或價值。PMI目前非常強調效益這一概念，讀者也一定要重視。

傳統(tǒng)觀點認為，只要能夠實現(xiàn)項目管理計劃規(guī)定的范圍、進度、成本和質量等指標，項目就應該判定為成功。但由于環(huán)境變化日益迅速，項目雖已實現(xiàn)管理指標，但是并未給組織帶來預期價值的情況屢見不鮮，這種情況不能視為真正的成功。

因此，新觀點越來越強調效益的重要性，也就是要求項目不僅要實現(xiàn)管理指標，還要給組織帶來切實的利益，如此才能真正判定為成功。這就需要在啟動前定義項目的目標效益、明確效益與組織戰(zhàn)略的關系、規(guī)定效益的測量指標并指定責任人。效益責任人在整個項目周期中，負責跟蹤記錄、監(jiān)督和報告效益的實現(xiàn)情況。

上述內容都包含在效益管理計劃內。效益管理計劃的制定和維護是一項迭代活動。

（3）項目商業(yè)文件的要點

項目商業(yè)文件是制定項目章程的前提條件，即《指南》中“4.1制定項目章程”這一過程的“輸入”。它明確了項目的效益目標，給出了項目的基本要素，因此，在后續(xù)編制項目章程的時候，應該參考項目商業(yè)文件提供的信息。

項目商業(yè)文件的制定和維護通常由發(fā)起人負責。發(fā)起人可以自己完成，也可以委托具有相關知識和分析技能的商業(yè)分析師來完成。項目經理與商業(yè)分析師之間應該是合作伙伴關系，即項目經理應尊重商業(yè)分析師的專業(yè)判斷，不要越俎代庖。項目經理對于項目商業(yè)文件可以提出建議和見解，但往往不會深度參與其制定工作。

項目經理與發(fā)起人共同確保項目章程、項目管理計劃和效益管理計劃在整個項目生命周期內始終保持一致。

2.經典例題

例題1.29

項目發(fā)起人和項目經理正在為新的能源廠制定項目章程。有多個廠址可供考慮，但可能影響項目成本。若要選擇最合適的廠址，項目發(fā)起人和項目經理必須首先執(zhí)行下列哪一項工作？

A.商業(yè)需求

B.項目范圍說明書

C.項目預算

D.商業(yè)論證

【思路解析】廠址的選擇是項目開展的關鍵要素，因此需要進行商業(yè)論證，以明確各個廠址的選擇對成本、資源、收益等各方面因素的影響，再以此為基礎制定項目章程。

【參考答案】D

例題1.30

一個項目經理被任命去完成一個時間緊迫的項目，他發(fā)現(xiàn)，項目并沒有實施過商業(yè)論證和效益管理計劃，這時他應該如何做？

A.制訂項目管理計劃

B.更新商業(yè)文件

C.告知發(fā)起人

D.制定項目章程

【思路解析】項目時間緊迫，但是商業(yè)文件還沒有制定，這就意味著項目章程無法完成，更無法進行后續(xù)的規(guī)劃工作。

在遇到商業(yè)文件缺失時，項目經理應該與發(fā)起人進行溝通，請他委托商業(yè)分析師來完成工作，不能越俎代庖直接插手。

【參考答案】C

例題1.31

項目發(fā)起人非常注意與客戶一起制定效益分析和范圍。任命的項目經理后來按時按預算完成項目。項目發(fā)起人應該如何向客戶確保最終可交付成果達到預期目標？

A.查閱工作分解結構（WBS）確認所有工作包已經完成

B.向客戶指出，由于滿足了進度計劃和預算要求，該項目取得成功

C.要求分配的效益負責人在書面報告中提供他們的反饋以進行驗證

D.向客戶提供在項目結束時使用的一份清單，列出所有已解決的事項

【思路解析】“可交付成果達到預期目標”指的不僅是范圍、進度、成本和質量這幾個項目管理指標，還包括更高層次的項目成功標準——效益。發(fā)起人既然特別關注效益，就應該在效益管理計劃中指定負責人，在項目過程中持續(xù)關注效益、確保實現(xiàn)效益。由效益負責人在收尾時對項目效益進行總結和反饋，是確認效益實現(xiàn)狀況的良好方式。

選項A指的是項目的范圍內的工作全部完成，選項B指的是進度和成本符合要求，都是項目管理計劃層面的績效，低于效益目標。

【參考答案】C

例題1.32

項目經理需要確保項目管理方法緊扣商業(yè)文件的意圖。當在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)項目的階段成果與項目效益管理計劃的價值要求不符合時應如何做？

A.暫停項目

B.向發(fā)起人匯報情況，請求支持

C.調整效益管理計劃，使之與項目階段成果相符合

D.分析偏差，與發(fā)起人共同確保章程、項目管理計劃和效益管理計劃在整個項目生命周期內始終保持一致

【思路解析】項目經理要實現(xiàn)項目管理目標，更要給組織創(chuàng)造效益。如果發(fā)現(xiàn)按照現(xiàn)有計劃繼續(xù)執(zhí)行已經無法創(chuàng)造預期效益，項目經理應該對計劃進行調整。選項D是關于此事的標準說法。選項C的做法是削足適履，邏輯顛倒了。

【參考答案】D

例題1.33

下面哪項不是制定項目章程需要依據(jù)的？（選2個）

A.效益管理計劃

B.項目進度計劃

C.事業(yè)環(huán)境因素

D.組織過程資產

E.風險管理計劃

【思路解析】效益管理計劃是商業(yè)文件的一部分，是制定章程所必須依據(jù)的。此外，事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產也都是制定項目章程需要考慮的。這三項都表現(xiàn)為“制定項目章程”這個過程的輸入。

項目進度計劃和風險管理計劃都是項目管理計劃的組成部分，需要依據(jù)章程來制訂。

【參考答案】BE

例題1.34

根據(jù)商業(yè)論證，項目必須在12個月內完成，以便最大限度地提高經濟效益。在審查商業(yè)論證之后，項目經理識別到一些制約因素，這些制約因素將導致無法在此時間范圍內完成項目。項目經理應該怎么做？

A.在項目章程中包括12個月的項目持續(xù)時間

B.在考慮到這些制約因素的影響后，在項目章程中更新修訂后的完成日期

C.通知管理層無法實現(xiàn)項目時間表

D.與管理層開會討論此事并最終確定行動計劃

【思路解析】項目的最終目標是創(chuàng)造效益，因此，項目經理應該努力完成商業(yè)論證給出的進度要求；但現(xiàn)實情況中又存在著影響實現(xiàn)目標的制約因素。

這個矛盾不解決，項目不能貿然啟動，也不能直接推遲，比較好的方式是通過和關鍵相關方的溝通來確定方案，即選項D。這其實就是創(chuàng)建項目章程時相關方通過溝通達成共識的過程。

【參考答案】D